CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Formation Comptabilité analytique V1.0 Date : 22 et 23 septembre 2009.

CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Formation Comptabilité analytique V1.0 Date : 22 et 23 septembre 2009

Suivi des flux primaires
Sommaire Introduction Rappel sur les données d’organisation structurelle de BFC Société, plan de compte, périmètre analytique… Une comptabilité analytique, pourquoi faire ? Suivi des flux primaires Processus et impacts analytiques Le suivi dans BFC Les données de base (Natures comptables primaires, centres de coûts et OTP) Les prévisions budgétaires (Pré budgets) Les analyses Questions / Réponses

Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture
Sommaire Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture Pourquoi ? Le suivi dans BFC Principes généraux Les natures comptables secondaires Les écritures analytiques Les opérations analytiques Les opérations d’imputation (FMCAC) Les répartitions globales (description des cycles et processus) La saisie des temps (données de base et processus) Les analyses Questions / Réponses Les évolutions potentielles de BFC Le coût complet des contrats (principes de mise en œuvre) Le coût complet prévisionnel (principes de mise en œuvre) Le compte de résultat analytique

Formation Comptabilité analytique INTRODUCTION

Rappel sur les données d’organisation structurelle de BFC (1/4)
Introduction : Rappel sur les données d’organisation structurelle de BFC (1/4) Le CNRS - une entité juridique : Un code société (comptabilité générale) Un périmètre analytique (comptabilité analytique) Un périmètre financier (comptabilité budgétaire) Une organisation d’achat centrale (Achats) - 19 délégations régionales (19 ACS) + l’ACP : 20 domaines d’activités (comptabilité générale) 20 organisations d’achats (Achats) 20 organisations commerciales (Ventes) unités de recherche et administratives : 1800 divisions

Introduction : Rappel sur les données d’organisation structurelle de BFC (2/4) Les domaines comptables Société Z900 Plan d’évaluation ZFR Plan de comptes ZPCG Périmètre analytique 9000 Périmètre financier 9000 Domaine d’activité Délég Domaine d’activité Délég Domaine d’activité Domaine d’activité 0020 Domaine d’activité 0009 Domaine d’activité 0002 Agence comptable principale DR Paris B

Introduction : Rappel sur les données d’organisation structurelle de BFC (3/4) DDA - DR16 (PMA) Le domaine Achat Organisation d’achat centrale 9999 Société Z900 Paris A Midi Pyrénées … Org. d’achat 0001 Org. d’achat 0014 Org. d’achat Délégation Division 0001 Struct. Opérat Division Labo Division 0014 Division Labo Division Labo Division Struct. Opérat Division Labo Division Labo Division Labo Division 0050 Struct. Opérat Division 0352 Domaine d’activité 0001 Domaine d’activité 0014

Introduction : Rappel sur les données d’organisation structurelle de BFC (4/4) Société Z900 Le domaine Ventes Midi Pyrénées Paris A … Organisation Commerciale 0014 Organisation Commerciale 0001 Division Labo Division Labo Division Labo Division Labo Division Labo Division Labo Division 0014 Division 0001 Domaine d’activité 0014 Domaine d’activité 0001

Une comptabilité analytique, pourquoi faire ?
Introduction : Une comptabilité analytique, pourquoi faire ? Au-delà de l’expression budgétaire (par adresses agrégées) - Permettre l’expression d’un besoin budgétaire prévisionnel par destination & nature - Permettre l’expression d’un besoin budgétaire prévisionnel mettant en relation les dépenses et les recettes Au-delà de l’analyse comptable (par nature) - Suivre les dépenses et les recettes constatées (engagées et réalisées) par destination & nature Au-delà de l’analyse budgétaire (par adresses d’imputation) - Suivre les dépenses en relation avec les recettes par destination & nature Au-delà de tout autre type d’analyse - Suivre les coûts internes de l’entreprise (Suivi des temps…) - Calculer des coûts complets par unités (prévisionnels et réels) Calculer des coûts complets par projets (prévisionnels et réels) Établir des comptes de résultats et des analyses de marges

Formation Comptabilité analytique Suivi des flux primaires

Suivi des flux primaires : Processus et impacts analytiques (1/4)
Définition Dépenses Achats externes (commande – service fait – contrôle facture) Achats internes Ordres de missions Charges liées aux salaires (SIRH) Amortissements … Recettes Subvention pour charge de service publique (FI) Facturation des contrats et commandes clients (SD) Recettes internes

Suivi des flux primaires : Processus et impacts analytiques (2/4)
L’exécution des dépenses Commande Service fait Facture hors SF Facture avec SF XLAB Demande d’achat C Commande d’achat M Réception C, A M, A C C, M, A Facture Paiement Engagement AE Engagement analytique BFCE Rejet commande R Conso AE Cons CP D 6xxx C 408 Réel analytique D 408 C 401 D 401 C 512 Cons AE Cons CP D 6xxx Réel Anal. Si charges supp. XLAB C = Création A = Annulation M = modification R = rejet

Missions hors OM permanent Prise en charge de l’avance
Suivi des flux primaires : Processus et impacts analytiques (3/4) Missions hors OM permanent Ordre de mission Facture Facture Xlab C M C S Contrôle CMOD à posteriori Ordre de mission Prise en charge de l’avance Saisie des frais réels /liquidation Comptabi-lisation Règlement BFCE Consommation AE D 6256xx C 4xxx et 47211xx Maj. des AE Conso des CP Réel Analytique 6256xx Impact budgétaire analytique Écritures comptables D 47211x C 4xxx L’ordre de mission est envoyé d’XLAB en création ou suppression. (pas de modification). A l’arrivée dans BFC, l’autorisation d’engagement budgétaire est généré. L’avance est générée dans BFC au lancement du batch, ce qui induit que la mission passe du statut « Demande acceptée » « à décompter » à « demande acceptée » « Transféré FI » => une pièce comptable est créée automatiquement et envoyée directement au processus de paiement automatique (type de pièce RM). L’avance est payée au maximum 30 jours avant le départ de l’agent en mission. Une fois les frais réels saisis et la mission autorisée à passer en comptabilisation, la mission est entièrement comptabilisée avec une reprise automatique de l’avance si celle-ci a été générée automatiquement. La comptabilisation finale a un impact sur les crédits de paiement budgétaire, le réel CO et la comptabilité générale. La dernière étape est la remontée de la facture de mission vers XLAB (une pièce comptable BFC devient une facture de mission XLAB, il n’y a pas de facture de mission à proprement parler dans BFC). La facture de mission peut arriver dans XLAB en création ou en modification. C = Création S = Suppression M = Modification R = Rejet

Création commande (manuelle)
Suivi des flux primaires : Processus et impacts analytiques (4/4) L’exécution des recettes Commande Exécution de la prestation Labo Création commande (manuelle) C Saisie facture Édition Facture Encaissement BFCE Impact budgétaire analytique Écritures comptables Cons prév Recette D 411 C 700 Réel Analytique D 5xx C 411 XLAB C = Création

Suivi des flux primaires : Le suivi dans BFC (1/15)
Les données de base Les natures comptables primaires Elles permettent de tracer la nature de la dépense ou de la recette. Elles représentent le niveau le plus fin de l’information. Elles correspondent aux comptes généraux. L’existence de la NC primaire rend obligatoire l’imputation analytique lors d’une comptabilisation sur le compte général correspondant Tous les comptes généraux ne sont pas concernés : Les comptes de charge  Natures comptables primaires de dépense Les comptes de produits  Natures comptables primaires de recette Les natures comptables primaires statistiques Elles permettent de tracer des dépenses/recettes inscrites au bilan (investissements/subventions) Les comptes de d’investissement  Natures comptables primaires statistiques Les comptes de subvention  Natures comptables primaires statistiques L’existence de la NC primaire statistique ne rend pas obligatoire l’imputation analytique lors d’une comptabilisation sur le compte général correspondant !

Les données de base Les centres de coûts Le centre de coût représente une structure responsable vis-à-vis de ces dépenses. Il représente une entité structurelle de l’entreprise, stable dans le temps (au moins un exercice). Il représente le niveau le plus fin d’analyse des dépenses de structure (service informatique ou service micro-informatique…). Le centre de coût est un collecteur de coûts Ces coûts peuvent être pré budgétés, engagés, réels, Ces coûts représentent les flux primaires des dépenses de structure (salaires, énergie, amortissements) Le centre de coût peut être un collecteur de recettes C’est le cas actuellement pour la subvention d’état et pour les écritures d’ajustements de CA Les groupes de centres de coûts Les centres de coûts sont organisés en hiérarchies Une Hiérarchie Standard obligatoire représentant le principal axe d’analyse des fais généraux Des hiérarchies alternatives permettent de gérer d’autres axes d’analyse Ces hiérarchies sont constituées de Groupes de Centres de Coûts Les groupes de centres permettent de réaliser des sélections partielles

Les données de base La Hiérarchie Standard des centres de coûts TOTAL_CNRS TOT-DIR A0325 Rsce & Cptce Tech A Rsce & Cptce Tech Unités administratives centrales DIR-SO DIR-IDF PAAA0325 Rsce & Cptce Tech A0014 Del Midi Pyr. A D14 Aff. Géné Unités administratives régionales A D14 Sce Info R0229 Ctre Anthropo R Ctre Anthropo Unités de recherche DIR-IDF A Grpes de C.Cts (agrégation) C.Cts (Imputation) PACR0229 Ctre Anthropo

Les données de base Les OTP La gestion d’un projet est constituée de 4 objets : Identification projet Dates de référence de l'ensemble du projet Paramètres de planification (dates, coûts) Cadre organisationnel (Société, division,domaine d’activité ...) 1-Définition projet 2-OTP Le QUOI Structure hiérarchique Base de l'organisation et de la coordination Budgétisation, imputation, facturation Responsabilités 3- GRAPHE OU RESEAU Le COMMENT Activités organisées, charges Liaisons, contraintes Ressources Ordonnancement, planification 4-JALONS Evénement significatif

Les données de base La définition de projet Elle pilote la numérotation du projet Elle porte les dates clés du projet Date de début et Date de fin du projet Elle porte les références de l’entité pilote du projet Domaine d’activité (Délégation Régionale) Division (Unité) Elle permet de typer le projet Contrat avec ou sans encours, avec ou sans ajustement de CA OIP Le statut de la définition de projet conditionne le statut de l’ensemble du projet

Les données de base La structure OTP (Organigramme Technique de Projet) Elle est constituée d’Eléments d’OTP (EOTP) Elle représente l’organisation opérationnelle et/ou financière du projet Chaque EOTP peut être collecteur de coûts et/ou de recettes Ces coûts et recettes peuvent être pré budgétés, engagés ou réalisés Ces coûts et recettes sont liés directement à la réalisation du projet Chaque EOTP est relié à une entité organisationnelle Domaine d’activité (Délégation Régionale) Division (Unité) Centre de coût responsable (Unité) … Chaque EOTP possède sa propre gestion de statut

Les données de base Les jalons Ce sont des indicateurs permettant de déclencher des évènements Les jalons de facturation permettent de créer automatiquement les échéances de facturation La facturation client est déclenchée par la confirmation des jalons. Ce sont des indicateurs permettant de signaler des actions à réaliser Les jalons sont associés à des dates permettant de définir : les dates prévisionnelles, les dates révisées les dates réelles

Les données de base Les projets dans BFC Les projets sont utilisés pour : - Les Contrats à suivi individualisé, soumis à la comptabilisation à l’avancement ou non - Les Autres Dépenses Opérationnelles des laboratoires - Les dépenses FMCAC des délégations régionales - Les Colloques suivis - Les Opérations d’Investissements Programmés - Les TGE - TGIR Des modèles de structure ont été fournis par le projet. - Pour les contrats - Pour les Colloques - Pour les OIP Ces modèles pilotent à la fois la structuration de l’OTP et les fonctionnalités autorisées par EOTP.

Les données de base Les projets dans BFC LES OIP LES CONTRATS LES COLLOQUES LES CONVOCATIONS DE L’AC Les Autres Dépenses Opérationnelles

Nature comptable Primaire
Suivi des flux primaires : Le suivi dans BFC (10/15) Les données de base Les principales relations entre données de base ; Dérivation budgétaire Lien direct Comptabilité Générale Comptabilité Analytique Comptabilité Budgétaire Compte général Nature comptable Primaire Compte Budgétaire Programme CB Elément d’OTP Domaine d’ Activité Centre Financier Centre de coûts Domaine fonctionnel

Les prévisions budgétaires (pré budgets) Les versions de pré budgets Les versions de pré budgets permettent, dans l’absolu, de mémoriser dans le système des hypothèses de prévisions budgétaires élaborées par les responsables d’unités et/ou de projets. Ces prévisions budgétaires concernent aussi bien les dépenses que les recettes. - Les versions de pré budgets sont créées par exercice. Les états d’analyse permettent de comparer différentes versions de pré budgets. Il est ainsi possible de comparer différentes hypothèses d’un même exercice ou la même hypothèse d’un exercice à l’autre. La saisie du pré budget se fait toujours : pour une version pour un exercice pour une période (pour la version XLA la période doit être égale à celle de la MEP correspondante) pour une destination analytique (EOTP dans BFC) pour une nature comptable

Les prévisions budgétaires (pré budgets) Les versions de pré budgets dans BFC - La version « 0 » : Analyse comparative à posteriori : Le pré budget en version « 0 » est utilisé pour exprimer les prévisions budgétaires en matière de dépenses et de recettes dans le cadre du suivi des contrats et des OIP. Il permet au contrôleur de gestion d’un contrat de visualiser pour toutes les unités concernées l’avancement des dépenses réelles (et engagées) par rapport au prévisions faites en début d’exercice ou en début de contrat. Pour les contrats avec ajustement de CA, le pré budget en version « 0 » est la base de calcul du montant d’ajustement de CA à comptabiliser en fin trimestre.. Pour les opérations immobilières il correspond à l’expression des besoins en AE, puis au montant des crédits en AE répartis pour les dépenses. Pour les recettes, il correspond à l’expression des prévisions de recettes. - La version « CP » : Analyse comparative à posteriori : Le pré budget en version « CP » est utilisé pour exprimer uniquement les prévisions budgétaires en matière de dépenses dans le cadre des opérations immobilières de type OIP. Il correspond à l’expression des besoins en CP, puis au montant des crédits en CP délégués

Les prévisions budgétaires (pré budgets) Les versions de pré budgets dans BFC - La version « XLA » : Cohérence de l’interface XLAB de mise en place des crédits : Le pré budget en version « XLA » est utilisé pour exprimer uniquement les prévisions budgétaires en matière de dépenses. Il est utilisé exclusivement pour toutes les opérations faisant l’objet d’un suivi budgétaire (Programme CB) et analytique (EOTP). Il permet de ventiler l’écriture budgétaire de mise en place de crédit (par unité et programme CB) sur les différentes origines de crédits de la base XLAB correspondantes (détail par code de gestion 1 = EOTP). Son existence est donc liée à l’interface de mise en place des crédits dans les bases XLAB.

Les analyses Différents types d’analyses dans BFC - Les analyses des postes individuels pour les centres de coûts ou les EOTP : PI de type pré budget (CJI4 pour les EOTP) PI de type engagements de dépenses (KSB2 pour les centres de coûts et CJI5 pour les EOTP) PI de type réalisé (KSB1 pour les centres de coûts et CJI3 pour les EOTP)

Les analyses Différents types d’analyses dans BFC - Les analyses comparatives pré budget / Engagé / Réalisé pour les centres de coûts ou les EOTP : La partie gauche permet de naviguer dans les hiérarchies d’OTP ou de centres de coûts La partie droite affiche le résultat pour l’objet sélectionné L’utilisation de groupe de NC permet de gérer des sous totaux

Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture: Pourquoi
Elaborer un coût complet - des délégations régionales des unités de recherche des chercheurs des contrats et autres activités opérationnelles Elaborer un compte de résultat du CNRS des délégations régionales des unités administratives et de recherche

Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture :
Le suivi dans BFC (1/6) Principes généraux Le coût complet des chercheurs : Le calcul du coût complet des chercheurs d’une unité met en regard les composantes du coût complet de cette unité et le nombre de chercheurs de cette même unité. Définition du coût complet d’une unité de recherche : - Ensemble des dépenses propres à l’unité Dépenses liées à l’activité de recherche de l’unité Dépenses propres aux bon fonctionnement de l’unité (entretien, énergie, personnel…) - Quotte part des dépenses des unités administratives de rattachement unités administratives régionales Unités administratives centrales

Le suivi dans BFC (2/6) Principes généraux Les dépenses propres à l’unités : - Les dépenses liées à l’activité de recherche Les dépenses de fonctionnement sur contrats suivis ou banalisés (imputations primaires sur EOTP). Les temps passés par les chercheurs sur les contrats de recherche (imputations secondaires sur EOTP) - Les dépenses liées au bon fonctionnement de l’unité Les dépenses de fonctionnement liées aux frais généraux d’entretien, énergie, gardiennage… (imputations primaires sur EOTP 9ADO de l’unité) Les charges salariales (imputations primaires sur centre de coût « Paye ») Les amortissements des immobilisations de l’unité (Imputations primaires sur centre de coût)

Le suivi dans BFC (3/6) Principes généraux Les dépenses des unités administratives de rattachement : - Les dépenses des délégations régionales Les dépenses de fonctionnement liées aux frais généraux des unités constituant la délégation régionale (imputations primaires sur centre de coût) Les dépenses de frais de mission liées aux CAC (imputations primaires sur EOTP FMCAC) Les charges salariales (imputations primaires sur centre de coût « Paye ») Les amortissements des immobilisations de la délégation (imputations primaires sur centre de coût) - Les dépenses des unités administratives centrales Les dépenses de fonctionnement liées aux frais généraux des unités administratives centrales (imputations primaires sur centre de coût) Les amortissements des immobilisations des unités administratives centrales (imputations primaires sur centre de coût)

Le suivi dans BFC (4/6) Principes généraux Construction du coût complet des unités - Construction du coût complet des délégations Répercuter les dépenses de FMCAC sur les centres de coûts des délégations (Opération d’imputation) Répercuter les dépenses des unités administratives centrales sur les centres de coûts des délégations (Répartition globale) - Le coût complet des unités Répercuter les dépenses des délégations sur les centres de coûts des unités de recherche, (Répartition globale). Les dépenses ainsi répercutées tiennent compte des FMCAC et des dépenses des unités administratives centrales.

Le suivi dans BFC (5/6) Les données de base Les opérations analytiques (« flux secondaires ») permettent de transférer des charges (et/ou des recettes) d’un objet analytique vers un autre. La gestion de ces transferts se fait par l’intermédiaire de natures comptables secondaires. Les natures comptables secondaires : Elles ne correspondent pas aux comptes généraux. Elles sont porteuses à la fois du débit et du crédit et assurent par ce biais le rôle de véhicule entre un objet analytique émetteur et un récepteur. Elles permettent de tracer la nature de la dépense d’origine (personnel, FMCAC…) Elles représentent le niveau le plus fin de l’information pour les imputations secondaires. Dans BFC, leur codification commence toujours par 9 Les caractéristiques de ces natures comptables font qu’elles sont dédiées à une opération analytique particulière (saisie des temps, répartition globale…). Elles peuvent aussi être créées pour faciliter la saisie du pré budget.

Le suivi dans BFC (6/6) Les écritures analytiques Différentes opérations analytiques permettent de générer ces écritures : - Les opérations d’imputations permettant de déverser les EOTP sur d’autres objets - Les répartitions globales, permettant de déverser des centres de coûts sur d’autres centres de coûts - Les saisies d’activités permettant de transférer des coûts d’une centre de coût vers un autre objet par une déclaration de quantité - La gestion de coûts additionnels permet de transférer des coûts des centres de coûts vers des EOTP Les écritures analytiques présentent toujours les mêmes caractéristiques : - Une et une seule nature comptable secondaire porteuse du débit et du crédit - Un objet analytique émetteur des coûts transférés - Un objet analytique récepteur des coûts transférés - Comme pour les pièces comptables, ces écritures portent une date comptable et donc un exercice et une période.

Les opérations analytiques (1/15) Les Opérations d’Imputation (FMCAC) Définition des « Opérations d’Imputation » - Elles permettent de générer des écritures analytiques de transfert de charges de 1 ou plusieurs EOTP(s) vers un ou plusieurs objet(s) récepteurs(s). - Elles utilisent des natures comptables secondaires codifiées dans BFC « 921nnnnn ». - Elles s’appuient sur des règles d’imputations librement définissables - La périodicité d’exécution est mensuelle Cas d’utilisation dans BFC : - La gestion des FMCAC Cas particulier d’utilisation dans BFC : Ces opérations sont mises en œuvre mais non utilisées dans BFC pour 2 processus comptables : - La gestion des encours de production pour certains contrats suivis - La mise en immobilisation en cours des charges imputées sur des OIP dont la réalisation des travaux est gérée par le CNRS

Les opérations analytiques (2/15) Les Opérations d’Imputation (FMCAC) La gestion des FMCAC : - Les dépenses de missions dans le cadre des FMCAC sont imputées sur une structure OTP dédiée (9CACCNRS) - Les EOTP se situent au croisement « Unité qui convoque / Délégation convoquée » - Une règle d’imputation définie au niveau de l’EOTP permet de le relier au centre de coût de la délégation concernée

Les opérations analytiques (3/15) Les Opérations d’Imputation (FMCAC) La gestion des FMCAC : - La règle d’imputation est définie à partir : de bases d’origines permettant de définir les natures comptables de dépenses à prendre en compte pour calculer le montant à déverser de natures comptables secondaires (1 NCS par base d’origine) vecteur de l’écriture analytique de types d’objets analytiques récepteurs du montant imputé (1 récepteur par base d’origine)

Les opérations analytiques (4/15) Les Opérations d’Imputation (FMCAC) La gestion des FMCAC : - les écritures générées permettent de visualiser la nature comptable utilisée ainsi que l’EOTP d’origine et le centre de coût. - L’analyse du centre de coût de la délégation permet donc d’intégrer et d’isoler les coûts provenant des FMCAC.

Les opérations analytiques (5/15) Les Répartitions Globales Définition des « Répartitions globales » - Elles permettent de transférer tout ou partie des charges imputées sur un centre de coût vers un ou plusieurs centres de coûts « récepteurs ». - Cette répartition s’appuie sur des règles de ventilation librement définissables et décrites dans des « Cycles de répartition ». - Les écritures de transfert générées utilisent des natures comptables secondaires codifiées dans BFC « 942nnnnn ». - La périodicité d’exécution de ces répartitions est mensuelle Cas d’utilisation dans BFC : - Répartition des dépenses des unités administratives centrales sur les Délégations régionales. - Répartition des dépenses des unités administratives régionales sur les unités de recherche propres à la délégation émettrice. Cas particulier d’utilisation dans BFC :

Les opérations analytiques (6/15) Les Répartitions Globales La gestion des dépenses des unités administratives : - Les dépenses de fonctionnement des unités administratives sont imputées sur des centres de coûts. - La répartition de ces dépenses se fait en 2 temps : 1) Répartition des U.A.Centrales vers les DR 2) Répartition des DR vers les U. de recherche de la DR - La seconde étape tient compte du résultat de la première, mais aussi de l’opération d’imputation des FMCAC. - Les principes retenus sont les suivants : Etape 1 : Répartition de la totalité des charges d’un centre émetteur via une seule nature comptable secondaire. Etape 2 : Les règles de répartitions sont différentes pour : Les dépenses propres à la délégation Les dépenses de type FMCAC de la délégation Les charges provenant de l’Etape 1

Les opérations analytiques (7/15) Les Répartitions Globales La gestion des dépenses des unités administratives centrales :

Les opérations analytiques (8/15) Les Répartitions Globales La gestion des dépenses des unités administratives régionales :

Les opérations analytiques (9/15) Les Répartitions Globales La clé de répartition : Le poids budgétaire des unités réceptrice est défini comme clé de répartition des charges administratives. Le poids budgétaire d’une unité correspond à la somme des dépenses réalisées par cette unité au cours de l’exercice précédent. Cette donnée est issue de l’analyse des centres financiers. Les valeurs sont chargées dans BFC sous la forme de données de type pré budget (version « RS ») d’un ratio statistique « PDSBDG ». Ce ration est déclaré au niveau des cycles de répartition .

Les opérations analytiques (10/15) Les Répartitions Globales - les écritures générées permettent de visualiser la nature comptable utilisée ainsi que le centre de coûts d’origine et le centre de coûts récepteur. - L’analyse du centre de coût de la délégation permet donc d’intégrer et d’isoler les coûts provenant des FMCAC.

Les opérations analytiques (11/15) La Saisie des Temps ou « Saisie d’Activités » Définition des « Saisies d’Activités » - Elles permettent d’exprimer une activité en quantité : temps passé, nbr de photocopies… - L’unité d’œuvre de ces quantités est librement définissable. - Ces quantités sont valorisées à partir d’un taux défini pour l’activité et l’unité (centre de coûts) fournisseur de cette activité. - La saisie d’une activité en quantité, permet donc de créer des transferts de charges d’un centre de coût prestataire, vers un objet analytique consommateur de l’activité. - La saisie de l’activité se fait à l’aide d’une donnée de base appelée « Type d’activité » - Les écritures de transfert générées utilisent des natures comptables secondaires codifiées dans BFC « 943nnnnn ». - La périodicité de ces saisies est variable. Cas d’utilisation dans BFC : - Saisie des temps chercheurs Cas particulier d’utilisation dans BFC :

Les opérations analytiques (12/15) La Saisie des Temps ou « Saisie d’Activités » Les « Types d’activités » : Ils permettent de saisir des quantités valorisées. Ils peuvent représenter un profil métier (concepteur, analyste…) ou technique (machine X ou moyen technique Y) dont « l’utilisation » est exprimée en quantité et pour lequel il est possible de définir un taux de valorisation. Le taux de valorisation d’une activité est définie pour le couple. Type d’activité – Centre de Coût d’appartenance de la ressource Un type d’activité est associé à une unité d’œuvre (heure, jour, unités, litre…) et à la nature comptable secondaire qui sera utilisée.

Les opérations analytiques (13/15) La Saisie des Temps ou « Saisie d’Activités » Principes : - La grille de valorisation des temps chercheurs est modélisée dans BFC. - Chaque grade est modélisé par un type d’activité : - Les taux de valorisation sont chargées à partir de fichiers excel et sont mémorisés sont la forme de données de type pré budget version « 0 ») pour le couple centre de coût (de l’unité) – Type d’activité. . - Le chargement des taux est indispensable pour la saisie des temps.

Les opérations analytiques (14/15) La Saisie des Temps ou « Saisie d’Activités » Principes de saisie : - Différentes transactions permettent de saisir des temps dans SAP. Pour BFC, le choix s’est porté sur la saisie la plus simple. Permet de choisir entre une saisie individuelle et une saisie sous forme de liste.  Les dates et la période sont renseignées par défaut. Saisissez un texte d’en-tête pour la pièce (en référence au contrat concerné de préférence).  Saisissez la variante de saisie « Activité des chercheurs».  Renseignez les champs manuellement (centre émetteur, type d’activité, fonds, domaine fonctionnel émetteur, etc). Double cliquez sur la ligne pour afficher les détails de la saisie.   

La Saisie des Temps ou « Saisie d’Activités »
Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture : Les opérations analytiques (15/15) La Saisie des Temps ou « Saisie d’Activités » - les écritures générées permettent de visualiser la nature comptable utilisée ainsi que le centre de coûts d’origine et le centre de coûts récepteur.

Les analyses (1/5) Les analyses propres aux opérations analytiques Imputations Liste des règles d’imputation

Les analyses (2/5) Les analyses propres aux opérations analytiques Saisie des temps Liste des types d’activités Liste des taux de valorisation des temps chercheurs

Les analyses (3/5) Les analyses propres aux opérations analytiques Répartitions globales L’analyse financière des centres de coûts émetteurs, en fin de répartition permet de constater que ceux-ci sont entièrement soldés à la fin de la période clôturée. Pour cela, un groupe de centre de coûts a été créé.

Les analyses (4/5) Les analyses propres aux opérations analytiques Répartition globale Liste des poids budgétaires

Les analyses (5/5) Les analyses propres aux opérations analytiques Le coût complet des chercheurs État préparatoire

Les évolutions potentielles de BFC :
Le coût complet des contrats – Principes de mise en œuvre (1/5) Situation actuelle Les coûts imputés sur contrats - Achats directement liés à la réalisation du contrat - Dépenses issues de missions effectuées dans le cadre de la réalisation du contrat - Dépenses de personnel financées par le contrat - Achats internes Les coûts qui devraient déjà être imputés sur certains contrats : - Temps passé par les chercheurs Les coûts qui manquent : - Une quotte part de tout ou partie des frais de fonctionnement des unités administratives du CNRS

Le coût complet des contrats – Principes de mise en œuvre (2/5) Axes d’évolution Analyser et déployer la « Saisie des temps chercheurs » La mise en œuvre de cette fonctionnalité, à minima sur les contrats Européens, est indispensable. - La fonctionnalité actuelle n’est pas utilisée parce que : Les DR n’ont pas l’information en temps voulu L’information, lorsqu’elle est connue n’est pas jugée fiable Les taux de valorisation ne sont pas complets et ne sont pas à jour Il n’y a pas de volonté de faire appliquer ce suivi. Le sujet est délicat… - Comment améliorer les choses Revoir le définition du besoin , Améliorer l’ergonomie en envisageant d’autres transactions Sensibiliser et impliquer les différents acteurs Mettre en place un suivi du respect des délais de saisie Généraliser ce suivi à l’ensemble des contrats individualisés Déporter la saisie dans les unités

Le coût complet des contrats – Principes de mise en œuvre (3/5) Axes d’évolution Revoir la gestion des « Achats internes » - Cas d’emploi : Les achats internes concernent par exemple : des locations de salles des réservations de chambres dans les centres d’hébergement du CNRS des prestations de reprographies des achats internes de fluides. … - Gestion actuelle : Ces flux internes, correspondant à l’utilisation de moyens propres au CNRS sont gérés par des flux primaires de dépenses et de recettes. Si ces achats internes sont actuellement correctement imputés sur les contrats, la contre partie en recette ne vient pas diminuer les dépenses primaire originelles. Celles-ci risquent donc, dans le schéma actuel, d’être prises en compte 2 fois. Exemple : Un campus a une activité de location de chambres. Le centre de coûts du campus (Axxxx001) est imputé de euros de coûts. L’unité vend à un labo de recherche une location de chambre pour 500 euros. Le labo enregistre un achat imputé sur contrat pour 500 euros L’unité administrative enregistre une recette pour 500 euros sur son EOTP 9ADOxxxx. Le cycle de répartition des frais des unités administratives ne tient compte que des charges sur centres de coûts ( euros).

Le coût complet des contrats – Principes de mise en œuvre (4/5) Axes d’évolution Revoir la gestion des « Achats internes » - Comment améliorer les choses : Une gestion « analytique » de tout ou partie de ces flux permet de tracer une partie de la répartition des coûts de fonctionnement des unités administratives en fonction des prestations fournies aux autres unités, dans le cadre de la gestion de contrats ou non. Exemple : Un campus a une activité de location de chambres. La location d’une chambre pour x nuits, au titre d’un contrat, peut-être exprimée par une saisie d’activité permettant de quantifier et valoriser la prestation interne. Cette prestation est alors vue comme une utilisation des ressources du CNRS et génère un transfert de charge de l’unité administrative vers le contrat.

Le coût complet des contrats – Principes de mise en œuvre (5/5) Axes d’évolution Affecter une quotte part des frais de fonctionnement « les coûts additionnels » - Une fois utilisées toutes les techniques permettant de tracer au plus près de la réalité l’utilisation des ressources du CNRS dans le cadre des contrats : Saisie des temps chercheurs, utilisation de moyens techniques, locations… Il reste à définir qu’elles sont les charges de fonctionnement non encore affectées aux contrats et que l’on souhaite inclure dans le calcul du coût complet. La technique permettant de calculer et d’affecter une quotte part de ces charges au niveau des contrats est celle des « Coûts Additionnels ». Le principe de cette technique est le suivant : La base de calcul se trouve dans les charges imputées sur le contrat Il faut définir et appliquer un taux de majoration à cette base Il faut indiquer une nature comptable secondaire et le centre de coût émetteur dans lequel on va puiser la charge

Les évolutions potentielles de BFC : Le coût complet prévisionnel
Principes de mise en œuvre Définition - Le coût complet prévisionnel s’appuie sur les données de pré budget en lieu et place des données réelles. - Les règles et les outils utilisés peuvent être les mêmes que ceux utilisés dans le cadre du coût complet réel. Pré requis : - Une gestion exhaustive et fiable des pré budgets (centres de coûts, contrats, 9ADO…) Avantages : - Il permet de faire des simulations de calcul de coûts complets en faisant varier des hypothèses de travail. - Lorsqu’elles sont mémorisées, ces hypothèses permettent de les comparer avec l’exécution réelle.

Les évolutions potentielles de BFC : Le compte de résultat analytiques
Principe de mise en œuvre Définition - Le compte de résultat d’un contrat est issu de la juxtaposition du coût complet d’un contrat et de ses recettes. Pré requis : - Imputer les recettes sur contrats - Calculer le coût complet du contrat Principe : - L’analyse par OTP permet de mettre en regard les dépenses directes et indirectes d’un contrat et ces recettes. - Cette analyse peut-être faite aussi bien sur la base des données réelles que sur celle des données de prévision budgétaire. - Les critères de sélection des états d’analyses financières des OTP permettent aussi l’obtention d’un compte de résultat pour des ensemble de contrats.

CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Formation Comptabilité analytique V1.0 Date : 22 et 23 septembre 2009.

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