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Formation Comptabilité Analytique– v1.0 1 CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Formation Comptabilité analytique V1.0 Date : 22 et 23 septembre.

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1 Formation Comptabilité Analytique– v1.0 1 CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Formation Comptabilité analytique V1.0 Date : 22 et 23 septembre 2009

2 Formation Comptabilité analytique – v Introduction Rappel sur les données dorganisation structurelle de BFC Société, plan de compte, périmètre analytique… Une comptabilité analytique, pourquoi faire ? 2.Suivi des flux primaires Processus et impacts analytiques Le suivi dans BFC Les données de base (Natures comptables primaires, centres de coûts et OTP) Les prévisions budgétaires (Pré budgets) Les analyses Questions / Réponses Sommaire

3 Formation Comptabilité analytique – v Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture Pourquoi ? Le suivi dans BFC Principes généraux Les natures comptables secondaires Les écritures analytiques Les opérations analytiques Les opérations dimputation (FMCAC) Les répartitions globales (description des cycles et processus) La saisie des temps (données de base et processus) Les analyses Questions / Réponses 4.Les évolutions potentielles de BFC Le coût complet des contrats (principes de mise en œuvre) Le coût complet prévisionnel (principes de mise en œuvre) Le compte de résultat analytique Questions / Réponses Sommaire

4 Formation Comptabilité Analytique– v1.0 4 Formation Comptabilité analytique INTRODUCTION

5 Formation Comptabilité Analytique– v1.0 5 Le CNRS - une entité juridique : Un code société (comptabilité générale) Un périmètre analytique (comptabilité analytique) Un périmètre financier (comptabilité budgétaire) Une organisation dachat centrale (Achats) - 19 délégations régionales (19 ACS) + lACP : 20 domaines dactivités (comptabilité générale) 20 organisations dachats (Achats) 20 organisations commerciales (Ventes) unités de recherche et administratives : 1800 divisions Introduction : Rappel sur les données dorganisation structurelle de BFC (1/4)

6 Formation Comptabilité analytique – v1.0 6 Domaine dactivité Délég Domaine dactivité Délég Domaine dactivité Société Z900 Domaine dactivité 0002 Domaine dactivité 0009 Domaine dactivité 0020 Plan de comptes ZPCG Périmètre financier 9000 Plan dévaluation ZFR Périmètre analytique 9000 Agence comptable principale DR Paris B Les domaines comptables Introduction : Rappel sur les données dorganisation structurelle de BFC (2/4)

7 Formation Comptabilité analytique – v1.0 7 … Midi Pyrénées Paris A Société Z900 Org. dachat 0001 Division 0001 Struct. Opérat Division Labo Division Labo Division Labo Division 0050 Struct. Opérat Org. dachat 0014 Division 0014 Division Labo Division Labo Division Labo Division 0352 Org. dachat Délégation Division Struct. Opérat Organisation dachat centrale 9999 Domaine dactivité 0001 Domaine dactivité 0014 DDA - DR16 (PMA) Introduction : Rappel sur les données dorganisation structurelle de BFC (3/4) Le domaine Achat

8 Formation Comptabilité analytique – v1.0 8 Paris AMidi Pyrénées Division Labo Division Labo Division Labo Division 0001 Organisation Commerciale 0001 … Société Z900 Division Labo Division Labo Division Labo Division 0014 Organisation Commerciale 0014 Domaine dactivité 0014 Domaine dactivité 0001 Introduction : Rappel sur les données dorganisation structurelle de BFC (4/4) Le domaine Ventes

9 Formation Comptabilité Analytique– v1.0 9 Au-delà de lexpression budgétaire (par adresses agrégées) - Permettre lexpression dun besoin budgétaire prévisionnel par destination & nature - Permettre lexpression dun besoin budgétaire prévisionnel mettant en relation les dépenses et les recettes Au-delà de lanalyse comptable (par nature) - Suivre les dépenses et les recettes constatées (engagées et réalisées) par destination & nature Au-delà de lanalyse budgétaire (par adresses dimputation) - Suivre les dépenses en relation avec les recettes par destination & nature Au-delà de tout autre type danalyse - Suivre les coûts internes de lentreprise (Suivi des temps…) - Calculer des coûts complets par unités (prévisionnels et réels) - Calculer des coûts complets par projets (prévisionnels et réels) - Établir des comptes de résultats et des analyses de marges Introduction : Une comptabilité analytique, pourquoi faire ?

10 Formation Comptabilité Analytique– v Formation Comptabilité analytique Suivi des flux primaires

11 Formation Comptabilité analytique – v Introduction Rappel sur les données dorganisation structurelle de BFC Société, plan de compte, périmètre analytique… Une comptabilité analytique, pourquoi faire ? 2.Suivi des flux primaires Processus et impacts analytiques Le suivi dans BFC Les données de base (Natures comptables primaires, centres de coûts et OTP) Les prévisions budgétaires (Pré budgets) Les analyses Questions / Réponses Sommaire

12 Formation Comptabilité Analytique– v Définition Dépenses Achats externes (commande – service fait – contrôle facture) Achats internes Ordres de missions Charges liées aux salaires (SIRH) Amortissements … Recettes Subvention pour charge de service publique (FI) Facturation des contrats et commandes clients (SD) Recettes internes … Suivi des flux primaires : Processus et impacts analytiques (1/4)

13 Formation Comptabilité Analytique– v Lexécution des dépenses Commande XLAB BFCE Demande dachat C Commande dachat M Service fait Rejet commande R R C = CréationA = Annulation M = modificationR = rejet Réception C, A Conso AE Cons CP D 6xxx C 408 Réel analytique Engagement AE Engagement analytique Facture avec SF Facture hors SF C C, M, A M, A Facture D 408 C 401 Cons AE Cons CP D 6xxx Réel Anal. Si charges supp. Paiement D 401 C 512 Suivi des flux primaires : Processus et impacts analytiques (2/4)

14 Formation Comptabilité analytique – v Xlab BFCE C = CréationS = Suppression M = ModificationR = Rejet D 47211x C 4xxx Saisie des frais réels /liquidation Impact budgétaire Impact analytique Écritures comptables Ordre de mission C Prise en charge de lavance Facture D 6256xx C 4xxx et 47211xx Maj. des AE Conso des CP Réel Analytique 6256xx Contrôle CMOD à posteriori S C M Consommation AE Comptabi- lisation Règlement Facture Missions hors OM permanent Suivi des flux primaires : Processus et impacts analytiques (3/4)

15 Formation Comptabilité Analytique– v Lexécution des recettes Labo XLAB BFCE Création commande (manuelle) C C = Création Cons prév Recette D 411 C 700 Réel Analytique Édition Facture D 5xx C 411 Impact budgétaire Impact analytique Écritures comptables Commande Exécution de la prestation Saisie facture Encaissement Suivi des flux primaires : Processus et impacts analytiques (4/4)

16 Formation Comptabilité analytique – v Introduction Rappel sur les données dorganisation structurelle de BFC Société, plan de compte, périmètre analytique… Une comptabilité analytique, pourquoi faire ? 2.Suivi des flux primaires Processus et impacts analytiques Le suivi dans BFC Les données de base (Natures comptables primaires, centres de coûts et OTP) Les prévisions budgétaires (Pré budgets) Les analyses Questions / Réponses Sommaire

17 Formation Comptabilité Analytique– v Les données de base Les natures comptables primaires Elles permettent de tracer la nature de la dépense ou de la recette. Elles représentent le niveau le plus fin de linformation. Elles correspondent aux comptes généraux. L existence de la NC primaire rend obligatoire limputation analytique lors dune comptabilisation sur le compte général correspondant Tous les comptes généraux ne sont pas concernés : Les comptes de charge Natures comptables primaires de dépense Les comptes de produits Natures comptables primaires de recette Les natures comptables primaires statistiques Elles permettent de tracer des dépenses/recettes inscrites au bilan (investissements/subventions) Tous les comptes généraux ne sont pas concernés : Les comptes de dinvestissement Natures comptables primaires statistiques Les comptes de subvention Natures comptables primaires statistiques Lexistence de la NC primaire statistique ne rend pas obligatoire limputation analytique lors dune comptabilisation sur le compte général correspondant Suivi des flux primaires : Le suivi dans BFC (1/15) !

18 Formation Comptabilité Analytique– v Les données de base Les centres de coûts Le centre de coût représente une structure responsable vis-à-vis de ces dépenses. Il représente une entité structurelle de lentreprise, stable dans le temps (au moins un exercice). Il représente le niveau le plus fin danalyse des dépenses de structure (service informatique ou service micro-informatique…). Le centre de coût est un collecteur de coûts Ces coûts peuvent être pré budgétés, engagés, réels, Ces coûts représentent les flux primaires des dépenses de structure (salaires, énergie, amortissements) Le centre de coût peut être un collecteur de recettes Cest le cas actuellement pour la subvention détat et pour les écritures dajustements de CA Les groupes de centres de coûts Les centres de coûts sont organisés en hiérarchies Une Hiérarchie Standard obligatoire représentant le principal axe danalyse des fais généraux Des hiérarchies alternatives permettent de gérer dautres axes danalyse Ces hiérarchies sont constituées de Groupes de Centres de Coûts Les groupes de centres permettent de réaliser des sélections partielles Suivi des flux primaires : Le suivi dans BFC (2/15)

19 Formation Comptabilité Analytique– v Les données de base La Hiérarchie Standard des centres de coûts Suivi des flux primaires : Le suivi dans BFC (3/15) TOTAL_CNRS TOT-DIR DIR-SODIR-IDF A0014 Del Midi Pyr. R0229 Ctre Anthropo R Ctre Anthropo PACR0229 Ctre Anthropo A D14 Aff. Géné A D14 Sce Info A Rsce & Cptce Tech A0325 Rsce & Cptce Tech PAAA0325 Rsce & Cptce Tech Unités administratives centrales Unités administratives régionales Unités de recherche DIR-IDF A Grpes de C.Cts (agrégation) C.Cts (Imputation)

20 Formation Comptabilité Analytique– v Les données de base Les OTP La gestion dun projet est constituée de 4 objets : Suivi des flux primaires : Le suivi dans BFC (4/15) 1-Définition projet – Identification projet – Dates de référence de l'ensemble du projet – Paramètres de planification (dates, coûts) – Cadre organisationnel (Société, division,domaine dactivité...) 3- GRAPHE OU RESEAU Le COMMENT – Activités organisées, charges – Liaisons, contraintes – Ressources – Ordonnancement, planification 4-JALONS Evénement significatif Le QUOI – Structure hiérarchique – Base de l'organisation et de la coordination – Budgétisation, imputation, facturation – Responsabilités 2-OTP

21 Formation Comptabilité Analytique– v Les données de base La définition de projet Elle pilote la numérotation du projet Elle porte les dates clés du projet Date de début et Date de fin du projet Elle porte les références de lentité pilote du projet Domaine dactivité (Délégation Régionale) Division (Unité) Elle permet de typer le projet Contrat avec ou sans encours, avec ou sans ajustement de CA OIP Le statut de la définition de projet conditionne le statut de lensemble du projet Suivi des flux primaires : Le suivi dans BFC (5/15)

22 Formation Comptabilité Analytique– v Les données de base La structure OTP (Organigramme Technique de Projet) Elle est constituée dEléments dOTP (EOTP) Elle représente lorganisation opérationnelle et/ou financière du projet Chaque EOTP peut être collecteur de coûts et/ou de recettes Ces coûts et recettes peuvent être pré budgétés, engagés ou réalisés Ces coûts et recettes sont liés directement à la réalisation du projet Chaque EOTP est relié à une entité organisationnelle Domaine dactivité (Délégation Régionale) Division (Unité) Centre de coût responsable (Unité) … Chaque EOTP possède sa propre gestion de statut Suivi des flux primaires : Le suivi dans BFC (6/15)

23 Formation Comptabilité Analytique– v Les données de base Les jalons Ce sont des indicateurs permettant de déclencher des évènements Les jalons de facturation permettent de créer automatiquement les échéances de facturation La facturation client est déclenchée par la confirmation des jalons. Ce sont des indicateurs permettant de signaler des actions à réaliser Les jalons sont associés à des dates permettant de définir : les dates prévisionnelles, les dates révisées les dates réelles Suivi des flux primaires : Le suivi dans BFC (7/15)

24 Formation Comptabilité Analytique– v Les données de base Les projets dans BFC Les projets sont utilisés pour : - Les Contrats à suivi individualisé, soumis à la comptabilisation à lavancement ou non - Les Autres Dépenses Opérationnelles des laboratoires - Les dépenses FMCAC des délégations régionales - Les Colloques suivis - Les Opérations dInvestissements Programmés - Les TGE - TGIR Des modèles de structure ont été fournis par le projet. - Pour les contrats - Pour les Colloques - Pour les OIP Ces modèles pilotent à la fois la structuration de lOTP et les fonctionnalités autorisées par EOTP. Suivi des flux primaires : Le suivi dans BFC (8/15)

25 Formation Comptabilité Analytique– v Les données de base Les projets dans BFC Suivi des flux primaires : Le suivi dans BFC (9/15) LES CONTRATS LES OIP LES COLLOQUES LES CONVOCATIONS DE LAC Les Autres Dépenses Opérationnelles

26 Formation Comptabilité Analytique– v Les données de base Les principales relations entre données de base ; Suivi des flux primaires : Le suivi dans BFC (10/15) Comptabilité Générale Comptabilité Analytique Comptabilité Budgétaire Compte généralNature comptable Primaire Elément dOTP Centre de coûts Compte Budgétaire Centre Financier Domaine fonctionnel Domaine d Activité Programme CB Dérivation budgétaire Lien direct

27 Formation Comptabilité analytique – v Introduction Rappel sur les données dorganisation structurelle de BFC Société, plan de compte, périmètre analytique… Une comptabilité analytique, pourquoi faire ? 2.Suivi des flux primaires Processus et impacts analytiques Le suivi dans BFC Les données de base (Natures comptables primaires, centres de coûts et OTP) Les prévisions budgétaires (Pré budgets) Les analyses Questions / Réponses Sommaire

28 Formation Comptabilité Analytique– v Les prévisions budgétaires (pré budgets) Les versions de pré budgets - Les versions de pré budgets permettent, dans labsolu, de mémoriser dans le système des hypothèses de prévisions budgétaires élaborées par les responsables dunités et/ou de projets. - Ces prévisions budgétaires concernent aussi bien les dépenses que les recettes. - Les versions de pré budgets sont créées par exercice. - Les états danalyse permettent de comparer différentes versions de pré budgets. Il est ainsi possible de comparer différentes hypothèses dun même exercice ou la même hypothèse dun exercice à lautre. - La saisie du pré budget se fait toujours : - pour une version - pour un exercice - pour une période (pour la version XLA la période doit être égale à celle de la MEP correspondante) - pour une destination analytique (EOTP dans BFC) - pour une nature comptable Suivi des flux primaires : Le suivi dans BFC (11/15)

29 Formation Comptabilité Analytique– v Les prévisions budgétaires (pré budgets) Les versions de pré budgets dans BFC - La version « 0 » : Analyse comparative à posteriori : Le pré budget en version « 0 » est utilisé pour exprimer les prévisions budgétaires en matière de dépenses et de recettes dans le cadre du suivi des contrats et des OIP. Il permet au contrôleur de gestion dun contrat de visualiser pour toutes les unités concernées lavancement des dépenses réelles (et engagées) par rapport au prévisions faites en début dexercice ou en début de contrat. Pour les contrats avec ajustement de CA, le pré budget en version « 0 » est la base de calcul du montant dajustement de CA à comptabiliser en fin trimestre.. Pour les opérations immobilières il correspond à lexpression des besoins en AE, puis au montant des crédits en AE répartis pour les dépenses. Pour les recettes, il correspond à lexpression des prévisions de recettes. - La version « CP » : Analyse comparative à posteriori : Le pré budget en version « CP » est utilisé pour exprimer uniquement les prévisions budgétaires en matière de dépenses dans le cadre des opérations immobilières de type OIP. Il correspond à lexpression des besoins en CP, puis au montant des crédits en CP délégués Suivi des flux primaires : Le suivi dans BFC (12/15)

30 Formation Comptabilité Analytique– v Les prévisions budgétaires (pré budgets) Les versions de pré budgets dans BFC - La version « XLA » : Cohérence de linterface XLAB de mise en place des crédits : Le pré budget en version « XLA » est utilisé pour exprimer uniquement les prévisions budgétaires en matière de dépenses. Il est utilisé exclusivement pour toutes les opérations faisant lobjet dun suivi budgétaire (Programme CB) et analytique (EOTP). Il permet de ventiler lécriture budgétaire de mise en place de crédit (par unité et programme CB) sur les différentes origines de crédits de la base XLAB correspondantes (détail par code de gestion 1 = EOTP). Son existence est donc liée à linterface de mise en place des crédits dans les bases XLAB. Suivi des flux primaires : Le suivi dans BFC (13/15)

31 Formation Comptabilité analytique – v Introduction Rappel sur les données dorganisation structurelle de BFC Société, plan de compte, périmètre analytique… Une comptabilité analytique, pourquoi faire ? 2.Suivi des flux primaires Processus et impacts analytiques Le suivi dans BFC Les données de base (Natures comptables primaires, centres de coûts et OTP) Les prévisions budgétaires (Pré budgets) Les analyses Questions / Réponses Sommaire

32 Formation Comptabilité Analytique– v Les analyses Différents types danalyses dans BFC - Les analyses des postes individuels pour les centres de coûts ou les EOTP : PI de type pré budget (CJI4 pour les EOTP) PI de type engagements de dépenses (KSB2 pour les centres de coûts et CJI5 pour les EOTP) PI de type réalisé (KSB1 pour les centres de coûts et CJI3 pour les EOTP) Suivi des flux primaires : Le suivi dans BFC (14/15)

33 Formation Comptabilité Analytique– v Les analyses Différents types danalyses dans BFC - Les analyses comparatives pré budget / Engagé / Réalisé pour les centres de coûts ou les EOTP : La partie gauche permet de naviguer dans les hiérarchies dOTP ou de centres de coûts La partie droite affiche le résultat pour lobjet sélectionné Lutilisation de groupe de NC permet de gérer des sous totaux Suivi des flux primaires : Le suivi dans BFC (15/15)

34 Formation Comptabilité analytique – v Introduction Rappel sur les données dorganisation structurelle de BFC Société, plan de compte, périmètre analytique… Une comptabilité analytique, pourquoi faire ? 2.Suivi des flux primaires Processus et impacts analytiques Le suivi dans BFC Les données de base (Natures comptables primaires, centres de coûts et OTP) Les prévisions budgétaires (Pré budgets) Les analyses Questions / Réponses Sommaire

35 Formation Comptabilité analytique – v Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture Pourquoi ? Le suivi dans BFC Principes généraux Les natures comptables secondaires Les écritures analytiques Les opérations analytiques Les opérations dimputation (FMCAC) Les répartitions globales (description des cycles et processus) La saisie des temps (données de base et processus) Les analyses Questions / Réponses 4.Les évolutions potentielles de BFC Le coût complet des contrats (principes de mise en œuvre) Le coût complet prévisionnel (principes de mise en œuvre) Le compte de résultat analytique Questions / Réponses Sommaire

36 Formation Comptabilité Analytique– v Elaborer un coût complet - des délégations régionales - des unités de recherche - des chercheurs - des contrats et autres activités opérationnelles Elaborer un compte de résultat - du CNRS - des délégations régionales - des unités administratives et de recherche - des contrats et autres activités opérationnelles Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture: Pourquoi

37 Formation Comptabilité analytique – v Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture Pourquoi ? Le suivi dans BFC Principes généraux Les natures comptables secondaires Les écritures analytiques Les opérations analytiques Les opérations dimputation (FMCAC) Les répartitions globales (description des cycles et processus) La saisie des temps (données de base et processus) Les analyses Questions / Réponses 4.Les évolutions potentielles de BFC Le coût complet des contrats (principes de mise en œuvre) Le coût complet prévisionnel (principes de mise en œuvre) Le compte de résultat analytique Questions / Réponses Sommaire

38 Formation Comptabilité Analytique– v Principes généraux Le coût complet des chercheurs : Le calcul du coût complet des chercheurs dune unité met en regard les composantes du coût complet de cette unité et le nombre de chercheurs de cette même unité. Définition du coût complet dune unité de recherche : - Ensemble des dépenses propres à lunité Dépenses liées à lactivité de recherche de lunité Dépenses propres aux bon fonctionnement de lunité (entretien, énergie, personnel…) - Quotte part des dépenses des unités administratives de rattachement unités administratives régionales Unités administratives centrales Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture : Le suivi dans BFC (1/6)

39 Formation Comptabilité Analytique– v Principes généraux Les dépenses propres à lunités : - Les dépenses liées à lactivité de recherche Les dépenses de fonctionnement sur contrats suivis ou banalisés (imputations primaires sur EOTP). Les temps passés par les chercheurs sur les contrats de recherche (imputations secondaires sur EOTP) - Les dépenses liées au bon fonctionnement de lunité Les dépenses de fonctionnement liées aux frais généraux dentretien, énergie, gardiennage… (imputations primaires sur EOTP 9ADO de lunité) Les charges salariales (imputations primaires sur centre de coût « Paye ») Les amortissements des immobilisations de lunité (Imputations primaires sur centre de coût) Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture : Le suivi dans BFC (2/6)

40 Formation Comptabilité Analytique– v Principes généraux Les dépenses des unités administratives de rattachement : - Les dépenses des délégations régionales Les dépenses de fonctionnement liées aux frais généraux des unités constituant la délégation régionale (imputations primaires sur centre de coût) Les dépenses de frais de mission liées aux CAC (imputations primaires sur EOTP FMCAC) Les charges salariales (imputations primaires sur centre de coût « Paye ») Les amortissements des immobilisations de la délégation (imputations primaires sur centre de coût) - Les dépenses des unités administratives centrales Les dépenses de fonctionnement liées aux frais généraux des unités administratives centrales (imputations primaires sur centre de coût) Les charges salariales (imputations primaires sur centre de coût « Paye ») Les amortissements des immobilisations des unités administratives centrales (imputations primaires sur centre de coût) Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture : Le suivi dans BFC (3/6)

41 Formation Comptabilité Analytique– v Principes généraux Construction du coût complet des unités - Construction du coût complet des délégations Répercuter les dépenses de FMCAC sur les centres de coûts des délégations (Opération dimputation) Répercuter les dépenses des unités administratives centrales sur les centres de coûts des délégations (Répartition globale) - Le coût complet des unités Répercuter les dépenses des délégations sur les centres de coûts des unités de recherche, (Répartition globale). Les dépenses ainsi répercutées tiennent compte des FMCAC et des dépenses des unités administratives centrales. Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture : Le suivi dans BFC (4/6)

42 Formation Comptabilité analytique – v Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture Pourquoi ? Le suivi dans BFC Principes généraux Les natures comptables secondaires Les écritures analytiques Les opérations analytiques Les opérations dimputation (FMCAC) Les répartitions globales (description des cycles et processus) La saisie des temps (données de base et processus) Les analyses Questions / Réponses 4.Les évolutions potentielles de BFC Le coût complet des contrats (principes de mise en œuvre) Le coût complet prévisionnel (principes de mise en œuvre) Le compte de résultat analytique Questions / Réponses Sommaire

43 Formation Comptabilité Analytique– v Les données de base Les opérations analytiques (« flux secondaires ») permettent de transférer des charges (et/ou des recettes) dun objet analytique vers un autre. La gestion de ces transferts se fait par lintermédiaire de natures comptables secondaires. Les natures comptables secondaires : Elles ne correspondent pas aux comptes généraux. Elles sont porteuses à la fois du débit et du crédit et assurent par ce biais le rôle de véhicule entre un objet analytique émetteur et un récepteur. Elles permettent de tracer la nature de la dépense dorigine (personnel, FMCAC…) Elles représentent le niveau le plus fin de linformation pour les imputations secondaires. Dans BFC, leur codification commence toujours par 9 Les caractéristiques de ces natures comptables font quelles sont dédiées à une opération analytique particulière (saisie des temps, répartition globale…). Elles peuvent aussi être créées pour faciliter la saisie du pré budget. Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture : Le suivi dans BFC (5/6)

44 Formation Comptabilité analytique – v Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture Pourquoi ? Le suivi dans BFC Principes généraux Les natures comptables secondaires Les écritures analytiques Les opérations analytiques Les opérations dimputation (FMCAC) Les répartitions globales (description des cycles et processus) La saisie des temps (données de base et processus) Les analyses Questions / Réponses 4.Les évolutions potentielles de BFC Le coût complet des contrats (principes de mise en œuvre) Le coût complet prévisionnel (principes de mise en œuvre) Le compte de résultat analytique Questions / Réponses Sommaire

45 Formation Comptabilité Analytique– v Les écritures analytiques Différentes opérations analytiques permettent de générer ces écritures : - Les opérations dimputations permettant de déverser les EOTP sur dautres objets - Les répartitions globales, permettant de déverser des centres de coûts sur dautres centres de coûts - Les saisies dactivités permettant de transférer des coûts dune centre de coût vers un autre objet par une déclaration de quantité - La gestion de coûts additionnels permet de transférer des coûts des centres de coûts vers des EOTP Les écritures analytiques présentent toujours les mêmes caractéristiques : - Une et une seule nature comptable secondaire porteuse du débit et du crédit - Un objet analytique émetteur des coûts transférés - Un objet analytique récepteur des coûts transférés - Comme pour les pièces comptables, ces écritures portent une date comptable et donc un exercice et une période. Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture : Le suivi dans BFC (6/6)

46 Formation Comptabilité analytique – v Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture Pourquoi ? Le suivi dans BFC Principes généraux Les natures comptables secondaires Les écritures analytiques Les opérations analytiques Les opérations dimputation (FMCAC) Les répartitions globales (description des cycles et processus) La saisie des temps (données de base et processus) Les analyses Questions / Réponses 4.Les évolutions potentielles de BFC Le coût complet des contrats (principes de mise en œuvre) Le coût complet prévisionnel (principes de mise en œuvre) Le compte de résultat analytique Questions / Réponses Sommaire

47 Formation Comptabilité Analytique– v Les Opérations dImputation (FMCAC) Définition des « Opérations dImputation » - Elles permettent de générer des écritures analytiques de transfert de charges de 1 ou plusieurs EOTP(s) vers un ou plusieurs objet(s) récepteurs(s). - Elles utilisent des natures comptables secondaires codifiées dans BFC « 921nnnnn ». - Elles sappuient sur des règles dimputations librement définissables - La périodicité dexécution est mensuelle Cas dutilisation dans BFC : - La gestion des FMCAC Cas particulier dutilisation dans BFC : Ces opérations sont mises en œuvre mais non utilisées dans BFC pour 2 processus comptables : - La gestion des encours de production pour certains contrats suivis - La mise en immobilisation en cours des charges imputées sur des OIP dont la réalisation des travaux est gérée par le CNRS Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture : Les opérations analytiques (1/15)

48 Formation Comptabilité Analytique– v Les Opérations dImputation (FMCAC) La gestion des FMCAC : - Les dépenses de missions dans le cadre des FMCAC sont imputées sur une structure OTP dédiée (9CACCNRS) - Les EOTP se situent au croisement « Unité qui convoque / Délégation convoquée » - Une règle dimputation définie au niveau de lEOTP permet de le relier au centre de coût de la délégation concernée Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture : Les opérations analytiques (2/15)

49 Formation Comptabilité Analytique– v Les Opérations dImputation (FMCAC) La gestion des FMCAC : - La règle dimputation est définie à partir : de bases dorigines permettant de définir les natures comptables de dépenses à prendre en compte pour calculer le montant à déverser de natures comptables secondaires (1 NCS par base dorigine) vecteur de lécriture analytique de types dobjets analytiques récepteurs du montant imputé (1 récepteur par base dorigine) Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture : Les opérations analytiques (3/15)

50 Formation Comptabilité Analytique– v Les Opérations dImputation (FMCAC) La gestion des FMCAC : - les écritures générées permettent de visualiser la nature comptable utilisée ainsi que lEOTP dorigine et le centre de coût. - Lanalyse du centre de coût de la délégation permet donc dintégrer et disoler les coûts provenant des FMCAC. Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture : Les opérations analytiques (4/15)

51 Formation Comptabilité analytique – v Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture Pourquoi ? Le suivi dans BFC Principes généraux Les natures comptables secondaires Les écritures analytiques Les opérations analytiques Les opérations dimputation (FMCAC) Les répartitions globales (description des cycles et processus) La saisie des temps (données de base et processus) Les analyses Questions / Réponses 4.Les évolutions potentielles de BFC Le coût complet des contrats (principes de mise en œuvre) Le coût complet prévisionnel (principes de mise en œuvre) Le compte de résultat analytique Questions / Réponses Sommaire

52 Formation Comptabilité Analytique– v Les Répartitions Globales Définition des « Répartitions globales » - Elles permettent de transférer tout ou partie des charges imputées sur un centre de coût vers un ou plusieurs centres de coûts « récepteurs ». - Cette répartition sappuie sur des règles de ventilation librement définissables et décrites dans des « Cycles de répartition ». - Les écritures de transfert générées utilisent des natures comptables secondaires codifiées dans BFC « 942nnnnn ». - La périodicité dexécution de ces répartitions est mensuelle Cas dutilisation dans BFC : - Répartition des dépenses des unités administratives centrales sur les Délégations régionales. - Répartition des dépenses des unités administratives régionales sur les unités de recherche propres à la délégation émettrice. Cas particulier dutilisation dans BFC : Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture : Les opérations analytiques (5/15)

53 Formation Comptabilité Analytique– v Les Répartitions Globales La gestion des dépenses des unités administratives : - Les dépenses de fonctionnement des unités administratives sont imputées sur des centres de coûts. - La répartition de ces dépenses se fait en 2 temps : 1) Répartition des U.A.Centrales vers les DR 2) Répartition des DR vers les U. de recherche de la DR - La seconde étape tient compte du résultat de la première, mais aussi de lopération dimputation des FMCAC. - Les principes retenus sont les suivants : Etape 1 : Répartition de la totalité des charges dun centre émetteur via une seule nature comptable secondaire. Etape 2 : Les règles de répartitions sont différentes pour : Les dépenses propres à la délégation Les dépenses de type FMCAC de la délégation Les charges provenant de lEtape 1 Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture : Les opérations analytiques (6/15)

54 Formation Comptabilité Analytique– v Les Répartitions Globales La gestion des dépenses des unités administratives centrales : Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture : Les opérations analytiques (7/15)

55 Formation Comptabilité Analytique– v Les Répartitions Globales La gestion des dépenses des unités administratives régionales : Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture : Les opérations analytiques (8/15)

56 Formation Comptabilité Analytique– v Les Répartitions Globales La clé de répartition : Le poids budgétaire des unités réceptrice est défini comme clé de répartition des charges administratives. Le poids budgétaire dune unité correspond à la somme des dépenses réalisées par cette unité au cours de lexercice précédent. Cette donnée est issue de lanalyse des centres financiers. Les valeurs sont chargées dans BFC sous la forme de données de type pré budget (version « RS ») dun ratio statistique « PDSBDG ». Ce ration est déclaré au niveau des cycles de répartition. Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture : Les opérations analytiques (9/15)

57 Formation Comptabilité Analytique– v Les Répartitions Globales - les écritures générées permettent de visualiser la nature comptable utilisée ainsi que le centre de coûts dorigine et le centre de coûts récepteur. - Lanalyse du centre de coût de la délégation permet donc dintégrer et disoler les coûts provenant des FMCAC. Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture : Les opérations analytiques (10/15)

58 Formation Comptabilité analytique – v Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture Pourquoi ? Le suivi dans BFC Principes généraux Les natures comptables secondaires Les écritures analytiques Les opérations analytiques Les opérations dimputation (FMCAC) Les répartitions globales (description des cycles et processus) La saisie des temps (données de base et processus) Les analyses Questions / Réponses 4.Les évolutions potentielles de BFC Le coût complet des contrats (principes de mise en œuvre) Le coût complet prévisionnel (principes de mise en œuvre) Le compte de résultat analytique Questions / Réponses Sommaire

59 Formation Comptabilité Analytique– v La Saisie des Temps ou « Saisie dActivités » Définition des « Saisies dActivités » - Elles permettent dexprimer une activité en quantité : temps passé, nbr de photocopies… - Lunité dœuvre de ces quantités est librement définissable. - Ces quantités sont valorisées à partir dun taux défini pour lactivité et lunité (centre de coûts) fournisseur de cette activité. - La saisie dune activité en quantité, permet donc de créer des transferts de charges dun centre de coût prestataire, vers un objet analytique consommateur de lactivité. - La saisie de lactivité se fait à laide dune donnée de base appelée « Type dactivité » - Les écritures de transfert générées utilisent des natures comptables secondaires codifiées dans BFC « 943nnnnn ». - La périodicité de ces saisies est variable. Cas dutilisation dans BFC : - Saisie des temps chercheurs Cas particulier dutilisation dans BFC : Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture : Les opérations analytiques (11/15)

60 Formation Comptabilité Analytique– v La Saisie des Temps ou « Saisie dActivités » Les « Types dactivités » : – Ils permettent de saisir des quantités valorisées. – Ils peuvent représenter un profil métier (concepteur, analyste…) ou technique (machine X ou moyen technique Y) dont « lutilisation » est exprimée en quantité et pour lequel il est possible de définir un taux de valorisation. – Le taux de valorisation dune activité est définie pour le couple. Type dactivité – Centre de Coût dappartenance de la ressource – Un type dactivité est associé à une unité dœuvre (heure, jour, unités, litre…) et à la nature comptable secondaire qui sera utilisée. Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture : Les opérations analytiques (12/15)

61 Formation Comptabilité Analytique– v La Saisie des Temps ou « Saisie dActivités » Principes : - La grille de valorisation des temps chercheurs est modélisée dans BFC. - Chaque grade est modélisé par un type dactivité : - Les taux de valorisation sont chargées à partir de fichiers excel et sont mémorisés sont la forme de données de type pré budget version « 0 ») pour le couple centre de coût (de lunité) – Type dactivité..- Le chargement des taux est indispensable pour la saisie des temps. Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture : Les opérations analytiques (13/15)

62 Formation Comptabilité Analytique– v Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture : Les opérations analytiques (14/15) La Saisie des Temps ou « Saisie dActivités » Principes de saisie : - Différentes transactions permettent de saisir des temps dans SAP. Pour BFC, le choix sest porté sur la saisie la plus simple. Permet de choisir entre une saisie individuelle et une saisie sous forme de liste. Les dates et la période sont renseignées par défaut. Saisissez un texte den-tête pour la pièce (en référence au contrat concerné de préférence). Saisissez la variante de saisie « Activité des chercheurs». Renseignez les champs manuellement (centre émetteur, type dactivité, fonds, domaine fonctionnel émetteur, etc). Double cliquez sur la ligne pour afficher les détails de la saisie.

63 Formation Comptabilité Analytique– v La Saisie des Temps ou « Saisie dActivités » - les écritures générées permettent de visualiser la nature comptable utilisée ainsi que le centre de coûts dorigine et le centre de coûts récepteur. Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture : Les opérations analytiques (15/15)

64 Formation Comptabilité analytique – v Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture Pourquoi ? Le suivi dans BFC Principes généraux Les natures comptables secondaires Les écritures analytiques Les opérations analytiques Les opérations dimputation (FMCAC) Les répartitions globales (description des cycles et processus) La saisie des temps (données de base et processus) Les analyses Questions / Réponses 4.Les évolutions potentielles de BFC Le coût complet des contrats (principes de mise en œuvre) Le coût complet prévisionnel (principes de mise en œuvre) Le compte de résultat analytique Questions / Réponses Sommaire

65 Formation Comptabilité Analytique– v Les analyses propres aux opérations analytiques Imputations - Liste des règles dimputation Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture : Les analyses (1/5)

66 Formation Comptabilité Analytique– v Les analyses propres aux opérations analytiques Saisie des temps - Liste des types dactivités - Liste des taux de valorisation des temps chercheurs Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture : Les analyses (2/5)

67 Formation Comptabilité Analytique– v Les analyses propres aux opérations analytiques Répartitions globales - Lanalyse financière des centres de coûts émetteurs, en fin de répartition permet de constater que ceux-ci sont entièrement soldés à la fin de la période clôturée. - Pour cela, un groupe de centre de coûts a été créé. Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture : Les analyses (3/5)

68 Formation Comptabilité Analytique– v Les analyses propres aux opérations analytiques Répartition globale - Liste des poids budgétaires Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture : Les analyses (4/5)

69 Formation Comptabilité Analytique– v Les analyses propres aux opérations analytiques Le coût complet des chercheurs - État préparatoire Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture : Les analyses (5/5)

70 Formation Comptabilité analytique – v Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture Pourquoi ? Le suivi dans BFC Principes généraux Les natures comptables secondaires Les écritures analytiques Les opérations analytiques Les opérations dimputation (FMCAC) Les répartitions globales (description des cycles et processus) La saisie des temps (données de base et processus) Les analyses Questions / Réponses 4.Les évolutions potentielles de BFC Le coût complet des contrats (principes de mise en œuvre) Le coût complet prévisionnel (principes de mise en œuvre) Le compte de résultat analytique Questions / Réponses Sommaire

71 Formation Comptabilité analytique – v Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture Pourquoi ? Le suivi dans BFC Principes généraux Les natures comptables secondaires Les écritures analytiques Les opérations analytiques Les opérations dimputation (FMCAC) Les répartitions globales (description des cycles et processus) La saisie des temps (données de base et processus) Les analyses Questions / Réponses 4.Les évolutions potentielles de BFC Le coût complet des contrats (principes de mise en œuvre) Le coût complet prévisionnel (principes de mise en œuvre) Le compte de résultat analytique Questions / Réponses Sommaire

72 Formation Comptabilité Analytique– v Situation actuelle Les coûts imputés sur contrats - Achats directement liés à la réalisation du contrat - Dépenses issues de missions effectuées dans le cadre de la réalisation du contrat - Dépenses de personnel financées par le contrat - Achats internes Les coûts qui devraient déjà être imputés sur certains contrats : - Temps passé par les chercheurs Les coûts qui manquent : - Une quotte part de tout ou partie des frais de fonctionnement des unités administratives du CNRS Les évolutions potentielles de BFC : Le coût complet des contrats – Principes de mise en œuvre (1/5)

73 Formation Comptabilité Analytique– v Axes dévolution Analyser et déployer la « Saisie des temps chercheurs » La mise en œuvre de cette fonctionnalité, à minima sur les contrats Européens, est indispensable. - La fonctionnalité actuelle nest pas utilisée parce que : Les DR nont pas linformation en temps voulu Linformation, lorsquelle est connue nest pas jugée fiable Les taux de valorisation ne sont pas complets et ne sont pas à jour Il ny a pas de volonté de faire appliquer ce suivi. Le sujet est délicat… - Comment améliorer les choses Revoir le définition du besoin, Améliorer lergonomie en envisageant dautres transactions Sensibiliser et impliquer les différents acteurs Mettre en place un suivi du respect des délais de saisie Généraliser ce suivi à lensemble des contrats individualisés Déporter la saisie dans les unités Les évolutions potentielles de BFC : Le coût complet des contrats – Principes de mise en œuvre (2/5)

74 Formation Comptabilité Analytique– v Axes dévolution Revoir la gestion des « Achats internes » - Cas demploi : Les achats internes concernent par exemple : des locations de salles des réservations de chambres dans les centres dhébergement du CNRS des prestations de reprographies des achats internes de fluides. … - Gestion actuelle : Ces flux internes, correspondant à lutilisation de moyens propres au CNRS sont gérés par des flux primaires de dépenses et de recettes. Si ces achats internes sont actuellement correctement imputés sur les contrats, la contre partie en recette ne vient pas diminuer les dépenses primaire originelles. Celles-ci risquent donc, dans le schéma actuel, dêtre prises en compte 2 fois. Exemple : Un campus a une activité de location de chambres. Le centre de coûts du campus (Axxxx001) est imputé de euros de coûts. Lunité vend à un labo de recherche une location de chambre pour 500 euros. Le labo enregistre un achat imputé sur contrat pour 500 euros Lunité administrative enregistre une recette pour 500 euros sur son EOTP 9ADOxxxx. Le cycle de répartition des frais des unités administratives ne tient compte que des charges sur centres de coûts ( euros). Les évolutions potentielles de BFC : Le coût complet des contrats – Principes de mise en œuvre (3/5)

75 Formation Comptabilité Analytique– v Axes dévolution Revoir la gestion des « Achats internes » - Comment améliorer les choses : Une gestion « analytique » de tout ou partie de ces flux permet de tracer une partie de la répartition des coûts de fonctionnement des unités administratives en fonction des prestations fournies aux autres unités, dans le cadre de la gestion de contrats ou non. Exemple : Un campus a une activité de location de chambres. La location dune chambre pour x nuits, au titre dun contrat, peut-être exprimée par une saisie dactivité permettant de quantifier et valoriser la prestation interne. Cette prestation est alors vue comme une utilisation des ressources du CNRS et génère un transfert de charge de lunité administrative vers le contrat. Les évolutions potentielles de BFC : Le coût complet des contrats – Principes de mise en œuvre (4/5)

76 Formation Comptabilité Analytique– v Axes dévolution Affecter une quotte part des frais de fonctionnement « les coûts additionnels » - Une fois utilisées toutes les techniques permettant de tracer au plus près de la réalité lutilisation des ressources du CNRS dans le cadre des contrats : Saisie des temps chercheurs, utilisation de moyens techniques, locations… Il reste à définir quelles sont les charges de fonctionnement non encore affectées aux contrats et que lon souhaite inclure dans le calcul du coût complet. La technique permettant de calculer et daffecter une quotte part de ces charges au niveau des contrats est celle des « Coûts Additionnels ». Le principe de cette technique est le suivant : La base de calcul se trouve dans les charges imputées sur le contrat Il faut définir et appliquer un taux de majoration à cette base Il faut indiquer une nature comptable secondaire et le centre de coût émetteur dans lequel on va puiser la charge Les évolutions potentielles de BFC : Le coût complet des contrats – Principes de mise en œuvre (5/5)

77 Formation Comptabilité analytique – v Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture Pourquoi ? Le suivi dans BFC Principes généraux Les natures comptables secondaires Les écritures analytiques Les opérations analytiques Les opérations dimputation (FMCAC) Les répartitions globales (description des cycles et processus) La saisie des temps (données de base et processus) Les analyses Questions / Réponses 4.Les évolutions potentielles de BFC Le coût complet des contrats (principes de mise en œuvre) Le coût complet prévisionnel (principes de mise en œuvre) Le compte de résultat analytique Questions / Réponses Sommaire

78 Formation Comptabilité Analytique– v Principes de mise en œuvre Définition - Le coût complet prévisionnel sappuie sur les données de pré budget en lieu et place des données réelles. - Les règles et les outils utilisés peuvent être les mêmes que ceux utilisés dans le cadre du coût complet réel. Pré requis : - Une gestion exhaustive et fiable des pré budgets (centres de coûts, contrats, 9ADO…) Avantages : - Il permet de faire des simulations de calcul de coûts complets en faisant varier des hypothèses de travail. - Lorsquelles sont mémorisées, ces hypothèses permettent de les comparer avec lexécution réelle. Les évolutions potentielles de BFC : Le coût complet prévisionnel

79 Formation Comptabilité analytique – v Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture Pourquoi ? Le suivi dans BFC Principes généraux Les natures comptables secondaires Les écritures analytiques Les opérations analytiques Les opérations dimputation (FMCAC) Les répartitions globales (description des cycles et processus) La saisie des temps (données de base et processus) Les analyses Questions / Réponses 4.Les évolutions potentielles de BFC Le coût complet des contrats (principes de mise en œuvre) Le coût complet prévisionnel (principes de mise en œuvre) Le compte de résultat analytique Questions / Réponses Sommaire

80 Formation Comptabilité Analytique– v Principe de mise en œuvre Définition - Le compte de résultat dun contrat est issu de la juxtaposition du coût complet dun contrat et de ses recettes. Pré requis : - Imputer les recettes sur contrats - Calculer le coût complet du contrat Principe : - Lanalyse par OTP permet de mettre en regard les dépenses directes et indirectes dun contrat et ces recettes. - Cette analyse peut-être faite aussi bien sur la base des données réelles que sur celle des données de prévision budgétaire. - Les critères de sélection des états danalyses financières des OTP permettent aussi lobtention dun compte de résultat pour des ensemble de contrats. Les évolutions potentielles de BFC : Le compte de résultat analytiques

81 Formation Comptabilité analytique – v Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture Pourquoi ? Le suivi dans BFC Principes généraux Les natures comptables secondaires Les écritures analytiques Les opérations analytiques Les opérations dimputation (FMCAC) Les répartitions globales (description des cycles et processus) La saisie des temps (données de base et processus) Les analyses Questions / Réponses 4.Les évolutions potentielles de BFC Le coût complet des contrats (principes de mise en œuvre) Le coût complet prévisionnel (principes de mise en œuvre) Le compte de résultat analytique Questions / Réponses Sommaire


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