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LOGO 1 Sauvegarde, archivage et sécurisation des fichiers.

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1 LOGO 1 Sauvegarde, archivage et sécurisation des fichiers

2 LOGO 2 Différence entre les termes enregistrement – sauvegarde - archivage Enregistrement : mise en mémoire (perte du travail en cas de coupure de courant) Sauvegarde : duplication et mise en sécurité des données pour restaurer en cas de problème (copie temporaire) Archivage : procédé de conservation des données fiable et fidèle dans le temps (copie permanente)

3 LOGO 3 Quest-ce que la gestion électronique des documents ? Ensemble de techniques permettant d, de et de distribuer sous forme électronique l'ensemble des documents et informations INTERNES et/ou EXTERNES de lentreprise. Ensemble de techniques permettant dorganiser, de gérer et de distribuer sous forme électronique l'ensemble des documents et informations INTERNES et/ou EXTERNES de lentreprise.

4 LOGO 4 Quelles sont les sources de documents ? Les documents peuvent être : Des documents électroniques par nature. Des documents papier transformés par numérisation en documents électroniques.

5 LOGO 5 Intégrer des documents électroniques dans le système Intégrer des documents dans le système GED On peut intégrer dans le système de GED des documents électroniques par nature issus des applications informatiques de lentreprise : sous format texte sous toutes les autres formes de fichier électronique (vidéo, son, image…) audio textuels vidéo images courriels Internet Disque dur multimédia compression

6 LOGO 6 Les formats de fichiers

7 LOGO 7 Entrer des documents non électroniques dans le système Entrer des documents dans le système GED Il sagit de tous les documents que lentreprise utilise et qui ne sont pas des documents électroniques. Ils sont numérisés et dématérialisés. Acquérir par numérisation Acquérir par numérisation Acquérir par numérisation

8 LOGO 8 Organiser laccès aux documents du système On doit pouvoir trouver facilement et rapidement les documents pour les utiliser en fonction des besoins de lentreprise. Métadonnées Plan de classement ou arborescence

9 LOGO 9 Les métadonnées Ensemble structuré dinformations servant à décrire une ressource ex : date, auteur, titre, mots clés…

10 LOGO 10 Exemple de métadonnées dans MS Office Renseignement des métadonnées par le menu : Fichier – Propriétés Possibilité de demander lors de lenregistrement du document : Outils – Options – Enregistrement /Général– Demander les propriétés du document

11 LOGO 11 Exemple de métadonnées dans un logiciel photo Caractéristiques de lappareil photo et de la prise de vue (marque, objectif, focale, vitesse, date, heure…) Données non modifiables Mots clés à saisir par lutilisateur Données modifiables

12 LOGO 12 Bien nommer les fichiers choisir un nom suffisamment explicite éviter les caractères accentués, les signes de ponctuation, les espaces (préférer _ ) si dates, utiliser la date américaine 4 mars identifier clairement les différentes versions dun même document

13 LOGO 13 Classer les documents dans une arborescence Classer dans une arborescence Il faut ensuite classer les documents dans une organisation de dossiers informatiques qui constitue larborescence des dossiers et fichiers.

14 LOGO 14 Exemple de larchivage du courrier départ et arrivée dans une communauté de communes Classer les documents dans une arborescence

15 LOGO 15 Stocker les documents et les protéger Les documents indexés et classés sont stockés dans des serveurs de stockage qui doivent être protégés des virus, des erreurs de manipulation, etc. Stocker et protéger les documents Entreprise spécialisée en stockage Ou dans lentreprise Parefeu Anti virus Serveur avec mot de passe

16 LOGO 16 Les supports de stockage (1-2) CD / DVD / BluRay (Sony, Philips) ou HD DVD (Toshiba – support abandonné) Capacité : CD 700 Mo DVD 4 à 16 Go Blu Ray 54 Go HVD (futur) > 1 To Durée de vie : CD et DVD gravés 2 à 5 ans Blu Ray 50 ans Disque dur Capacité : 40 Go à 1 To Durée de vie : 100 ans en théorie 20 ans maximum en pratique Cartouche / Bande Capacité : en moyenne de 400 Go à 1,6 To Durée de vie : environ 30 ans

17 LOGO 17 Sauvegarde en ligne Capacité : illimitée Durée de vie : limitée à la durée de labonnement Clé USB Capacité : de 64 Mo à 12 Go Durée de vie : en théorie 10 ans mais support peu fiable Autres critères de choix :. vitesse de sauvegarde. fiabilité du support. coût. facilité daccès aux données Unités de mesure de la capacité (en caractères) : 1 Ko = environ 1 millier 1 Mo = environ 1 million 1 Go = environ 1 milliard 1 To = environ mille milliards Les supports de stockage (2-2)

18 LOGO 18 La conservation des supports Vérification, à intervalles réguliers, de létat des informations Nécessité de double sauvegarde (le disque dur externe est actuellement le support le plus fiable) Renouvellement régulier des sauvegardes

19 LOGO 19 Alimenter les bases de données de lentreprise « Alimenter » les bases de données de lentreprise Tous les documents indexés, classés et stockés enrichissent les bases de données des applications logicielles administratives, techniques, commerciales et comptables de lentreprise.

20 LOGO 20 Utiliser des documents dans lentreprise Pour pouvoir utiliser le système GED, les salariés de lentreprise doivent pouvoir chercher, trouver facilement et rapidement les différents documents électroniques en utilisant des moteurs de recherche. Mots clés Opérateur s

21 LOGO 21 Exemple : Recherche de mots clés dans MS Office Par le menu : Fichier – Rechercher – Recherche avancée - Propriétés : mots clés, nom du fichier, sujet… - Condition : mot exact ou contient le mot - Valeur : une à plusieurs - Opérateurs et/ou - Emplacement - Types de fichiers

22 LOGO 22 Le travail collaboratif Accès aux données et sécurisation Entreprise spécialisée en stockage Laccès aux données est sécurisé par des mots de passe et des droits ou restrictions particulières Droit décriture & de lecture Données protégées Droit de lecture

23 LOGO 23 Un format sécurisé : le PDF Le logiciel adobe acrobat édite les textes au format PDF sécurisé à des fins darchivage en apposant une signature numérique aux documents

24 LOGO 24 Norme NF Z sur larchivage électronique Garanties : Pérennité conservation très longue Intégrité contenu non altéré ou modifié Sécurité confidentialité, absence de danger Traçabilité localisation, historique

25 LOGO 25 Norme NF Z sur larchivage électronique Buts de la norme Parer aux risques dobsolescence (support détérioré, logiciel ou matériel de lecture disparu…) Parer aux risques de contentieux Créer un état en matière darchivage électronique

26 LOGO 26 La durée de conservation des supports

27 LOGO 27 Exemple dun logiciel de GED Source

28 LOGO 28 A voir sur le web


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