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Comment généraliser la dématérialisation dans les cabinets ?

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Présentation au sujet: "Comment généraliser la dématérialisation dans les cabinets ?"— Transcription de la présentation:

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3 Comment généraliser la dématérialisation dans les cabinets ?

4 Quest-ce que la dématérialisation ? Pourquoi dématérialiser ? Comment généraliser la dématérialisation ? Conclusion / débat SOMMAIRE

5 1)Transfert en support numérique des documents papiers et gestion des flux numériques (entrants et sortants) 2)Gestion des documents numériques (GED) Quest-ce que la dématérialisation ?

6 Transfert en support numérique des documents papiers et gestion des flux numériques (entrants et sortants) Documents bureautiques (word, excel…) Reconnaissance de caractères Connecteurs GED Web Clients, Tiers Cabinet

7 La GED permet : -De récupérer les flux numériques -De les organiser -De les sécuriser -De les archiver -De les restituer et les partager Gestion des documents numériques (GED)

8 -Malgré nous la plupart des flux sont en train de se dématérialiser (EDI, signature électronique, facture électronique, mails, Internet…) -Cette généralisation entrainera forcément une automatisation de ce qui constitue notre mission de base : la saisie -Pour continuer à maitriser les flux (aujourdhui papiers demain numériques) la généralisation de la dématérialisation est indispensable Pourquoi dématérialiser ?

9 Cela permet également : -une meilleure organisation interne par la mise en place de procédures -Une centralisation de linformation -Une sécurisation des données Pourquoi dématérialiser ?

10 1)Création dun cahier des charges 2)Agrément de prestataires 3)Communication / déploiement dans les cabinets Comment généraliser la dématérialisation ?

11 Il devra contenir : -Les procédures à mettre en place au sein du cabinet -Les fonctionnalités minimums requises pour la GED -Les fonctionnalités minimums requises pour nos logiciels de productions -Un planning dintervention -Un budget Création dun cahier des charges

12 -Comment on numérise ? Le client / le collaborateur / les 2 ? -Comment on intègre les pièces dans la GED ? -Quels pièces sont intégrées ? -Définir une structure de dossier -Qui gère les droits daccès ? -Qui créé les dossiers ? -Quels documents sont ouverts aux clients ou restent internes au cabinet ? Les procédures à mettre en place au sein du cabinet

13 -Exemple de structure de dossier

14 GED : les pré-requis -Reconnaissance de caractères -Indexation et moteur de recherche « full text » -Gestion complexe des droits daccès -Intégration de tous types de fichiers -Moteur dimpression de la GED à partir dautres applications -Enregistrement direct dans la GED à partir des principaux outils bureautiques et de nos logiciels de production -Accès en ASP

15 Logiciels de production : les pré-requis -Boutons de raccourcis pour un accès direct aux documents du dossier en-cours dans la GED -Indexer lécriture à la pièce comptable située dans la GED -Enregistrement / impression direct des documents dans la GED

16 Planning dintervention Il faut compter minimum 6 mois dintervention pour un déploiement complet de la GED. Les étapes indispensables : - Créer un groupe de travail « dématérialisation » en y intégrant au moins 1 collaborateur -Faire la sélection des prestataires (GED, Prod, consulting) - Rédiger le guide des procédures - Installer et paramétrer les logiciels - Former les collaborateurs - Alimenter la GED - Sassurer que les procédures sont bien respectées

17 Budget Un budget global devra être mise en place intégrant : -Le coût du matériel (scanner, serveur GED…) -Le coût des logiciels (GED, connecteurs …) -Le coût des consultants -Les temps passés en interne

18 Agrément des prestataires Pour être agréés les prestataires devront signer une charte précisant quils sengagent à : -Respecter le cahier des charges prédéfini -Appliquer des tarifs négociés « ECF » -Respecter des délais dintervention restreints en cas de panne

19 Agrément des prestataires Nous avons identifié 3 types de prestataires : -Les éditeurs de logiciels (GED, production, bureautique…) -Les vendeurs de matériel (Scanners, serveurs …) -Les consultants pour laccompagnement dans la mise en place de la dématérialisation

20 Communication / déploiement dans les cabinets Si cette proposition vous intéresse, nous pouvons mettre en place un groupe de travail afin de rédiger : -Le cahier des charges -La charte des partenaires A lissu de ce travail, il faudrait quun ou deux cabinets soient prêts à tester loffre et ensuite nous lancerons une campagne de communication auprès de la profession pour promouvoir cette offre.

21 CONCLUSION La dématérialisation de nos cabinets partielle ou totale à moyen terme est indispensable pour la survie de notre profession. Plusieurs questions se posent : - Quel niveau de dématérialisation ? - La valeur juridique des documents électronique ? - Comment archiver les fichiers EDI ? - Comment archiver les documents signés numériquement ? Pour répondre à toutes ces questions et beaucoup dautres PLACE AU DEBAT


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