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GESTION COLLABORATIVE DU COURRIER Mont-de-Marsan samedi 26 avril 2014.

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1 GESTION COLLABORATIVE DU COURRIER Mont-de-Marsan samedi 26 avril 2014

2 Gestion collaborative du courrier La dématérialisation : 6 ans déjà Depuis 2005, mise en place de la plate-forme mutualisée de dématérialisation des marchés publics, Depuis 2007, lALPI est Tiers de Télétransmission agréé avec sa plate-forme ACTES, En 2011, lALPI mettra à disposition sa plate-forme darchivage électronique à valeur probante. 26/04/2014

3 Gestion collaborative du courrier Le traitement du courrier Quelques collectivités disposent aujourdhui dun outil de gestion du courrier. Elles traitent donc leurs courriers de manière manuelle avec les risques et les conséquences inhérents à ce type de traitement de linformation : Perte de documents, Manque de traçabilité (Qui a le document ? A-t-on répondu à ce courrier ? Quand ? Qui ? Etc…), Photocopies inutiles et coûteuses, Allongement de la diffusion de linformation (sites distants par ex), Recherches lourdes et fastidieuses (perte de temps), Etc… 26/04/2014

4 Gestion collaborative du courrier Dématérialisation du courrier : les enjeux Les enjeux principaux de la dématérialisation du courrier peuvent se résumer en quelques points : Accélérer le traitement de linformation, Sécuriser et tracer linformation entrante et sortante, Partager linformation plus facilement, Supprimer les tâches fastidieuses, Réduire les coûts de gestion, Améliorer les relations avec le public/citoyens/tiers (charte qualité, charte Marianne). 26/04/2014

5 Gestion collaborative du courrier La mise en place de loutil Enquête menée auprès des adhérents pour évaluer la demande, Résultat de lenquête : positif, Rédaction du cahier des charges, Mise en concurrence pour la fourniture du progiciel, Sélection du candidat. 26/04/2014

6 Gestion collaborative du courrier Nos critères de choix Un même outil qui sadapte à toutes tailles de collectivités, Pas dinstallation « lourde » pour les utilisateurs finaux (navigateur web), Mode hébergé (avec possibilité dinstallation sur site), Compatibilité avec les outils bureautiques existants (MS Office, Open Office), Interopérabilité (site internet, intranet, logiciels métiers…), Bien évidemment, aux fonctionnalités formulées sur notre CCTP. 26/04/2014

7 Gestion collaborative du courrier La solution retenue Nous avons choisi de faire confiance à la société ODYSSEE INGENIERIE avec sa solution de gestion du courrier ACROPOLIS 26/04/2014

8 Gestion collaborative du courrier Naviguer à 360° dans vos informations 26/04/2014

9 Gestion collaborative du courrier Les principales fonctionnalités (1) Numérisation Numérisation unitaire ou par lot des courriers incluant les fonctions de reconnaissance de codes-barres et OCR Enregistrement/Classement Enregistrement dès larrivée du courrier / Intégration des courriels possible, Qualification des courriers / Champs personnalisés, Gestion dune base de contacts, Gestion des utilisateurs internes à chaque collectivité, Classement des courriers dans des dossiers ou plan de classement. 26/04/2014

10 Gestion collaborative du courrier Les principales fonctionnalités (2) Circulation électronique des documents « arrivés », « départs », « internes » Diffusions nominatives des courriers / Diffusions par services, Diffusion par courriel possible, Diffusions des courriers par lutilisation de circuits de traitement, Diffusions aux utilisateurs avec des droits restreints (« pour traitement » / « pour information »). 26/04/2014

11 Gestion collaborative du courrier Les principales fonctionnalités (3) Consultation et traitement des courriers Consultation pour un utilisateur de plusieurs chronos courriers (selon sa fonction), Enregistrement et formalisation de la réalisation des courriers départs (Modèles de documents et champs de fusion) / Fonction de publipostage, Gestion des absences / délégations, Ajout de commentaires tout au long du traitement du courrier. 26/04/2014

12 Gestion collaborative du courrier Les principales fonctionnalités (4) Suivi du traitement Traçabilité des différentes actions opérées sur les courriers entrants, sortants et internes pour disposer rapidement de létat davancement du traitement dun courrier, Système dalertes pour garantir les délais de traitement, Statistiques. 26/04/2014

13 Gestion collaborative du courrier Les principales fonctionnalités (5) Modes de recherche (contacts, documents) Recherche rapide, Recherche multicritères, Recherche intégrale, Evolutivité / Interopérabilité Adaptabilité de lapplication aux évolutions organisationnelles des collectivités, Archivage des courriers : le versement sera possible vers la plate-forme ARCHILAND. 26/04/2014

14 Gestion collaborative du courrier Mettre en place un projet de dématérialisation du courrier Préparation du projet : phase préparatoire à ne surtout pas négliger. Constitution de léquipe « référente » pour ce projet, Déterminer les objectifs, le périmètre et les priorités, Etude de lorganisation du travail (autour du courrier) déjà en place dans la collectivité. Selon les cas : – On conserve lorganisation en place, – On améliore lorganisation en place, – On élabore une nouvelle organisation. 26/04/2014

15 Gestion collaborative du courrier Mettre en place un projet de dématérialisation du courrier Réalisation Paramétrages, Validations, Recettes, Formations utilisateurs référents. Phase de test Mise en pratique du logiciel, Ajustement des paramétrages. Mise en production 26/04/2014

16 Gestion collaborative du courrier Exemple Courriers arrivés 26/04/2014 Les courriers sont scannés et transmis au serveur de lALPI. CourrierFACTCV Une fiche descriptive est créée par courrier scanné. La fiche doit être complétée de quelques informations : - Expéditeur - Objet du courrier - Type de document reçu (CV, Facture, etc…) Les courriers peuvent être visés par la direction avant leur diffusion vers les services. CV Ressources humaines DIFFUSION Auto Manuelle Factures Comptabilité Courriers Service Autre

17 Gestion collaborative du courrier Exemple Courriers départs 26/04/2014 Courrier 3 Courrier 2 Courrier 1 Les courriers peuvent être élaborés depuis Acropolis ou depuis le poste de lutilisateur. Les courriers peuvent être visés par la direction avant la mise au parapheur. Les courriers peuvent être scannés. Grâce à la reconnaissance par code barre, vos courriers scannés et signés seront automatiquement intégrés dans Acropolis. M. Dupond s Papiers

18 Gestion collaborative du courrier Plus dinformations ALPI - M. Guillaume BOULOM e Tel: /04/2014


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