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Les Archives : leur place dans le Knowledge Management Martine DEJEAN Bureau van Dijk Information Management Juriconnexion - Paris, le 17 novembre 2005.

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1 Les Archives : leur place dans le Knowledge Management Martine DEJEAN Bureau van Dijk Information Management Juriconnexion - Paris, le 17 novembre 2005

2 Plan Archives ? Archives : objectifs et missions Gestion dArchives Gestion dArchives et Records Management KM ? KM objectifs KM organisation Pour conclure

3 « Ensemble de documents quels que soient leurs date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale ou par tout service ou organisme public ou privé, dans lexercice de leur activité » (loi sur les archives n°79_18 du 03/12/1979) Norme NF Z énonce les précautions à prendre pour quun document électronique puisse avoir une valeur légale et celle de la loi du 13 mars 2000 sur la signature électronique font apparaître de nouvelles attentes et donc de nouvelles contraintes en matière darchivage « Support de la connaissance à un moment donné dans un environnement donné » Archives ?

4 Archives Objectifs / Missions Droits et devoirs de lorganisme (cadre réglementaire) Responsabilité de lorganisme Services « supports » aux différents métiers de lorganisme en assurant la conservation, la mise à disposition et la diffusion des fonds documentaires régulièrement enrichis Valeur économique temps et espace Ressource documentaire Outil de communication en interne et en externe Capitalisation et transmission de la connaissance et de lexpérience Valeur patrimoniale

5 Gestion dArchives Production annuelle estimée (étude BVD) : Papier = 5ml soit 1ml darchives intermédiaires / salarié Electronique = 500 Mo Gestion des entrées : enregistrement des entrées de document notamment les versements indépendamment de la description détaillée de leur contenu, par article ou par groupe darticles (conserve le document dans son contexte) Gestion des espaces Gestion des services versants Gestion des éliminations et des révisions (utilité actuelle et future) Description et indexation des documents : =>données descriptives normes, ISAD ;ISAAR =>contrôle du vocabulaire de description : thesaurus Recherche documentaire Gestion des communications

6 Gestion dArchives et Records Management ISO Le records management est une fonction dorganisation et de gestion de lensemble de documents quels que soient leur forme ou leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale dans lexercice de ses activités ou de ses obligations légales. Il concerne lensemble des documents à archiver, essentiels ou utiles dans la conduite de ses activités. Prendre en charge le document dès sa création jusquà son sort final,** Conserver le document dans son contexte ou en lien avec lui. Garantir la conservation des documents et leur restitution dans les délais et sur des supports adaptés Assurer la traçabilité du document Communiquer le document selon les droits daccès associés. ** impact du document numérique (nom?)

7 Knowledge Management ? « La gestion des connaissances est la mise en place dans les organisations dun environnement favorisant le partage, lacquisition, la création et la transmission des savoirs et savoir faire afin de leur permettre dobtenir un avantage compétitif. » Plate-forme KM : Implications et Convergence des aspects: Socioculturels Structurels (processus, méthodes) Technologiques Vers les entreprises apprenantes (La 5ème discipline) Le champ dapplication du KM est étendu à tous les domaines dactivité de lentreprise Production, management, affaires réglementaires, DAF...

8 KM Objectifs 80% des connaissances métiers et opérationnelles résident dans les mémoires Anticiper la perte des savoirs utiles à lactivité de lorganisme Partager et transmettre les connaissances tacites Eviter les répétitions Mutualiser les expériences Enrichir la connaissance globale de lentreprise Passer du savoir individuel au savoir collectif Gagner du Temps Réduire les coûts Facteurs incitateurs =>La compétitivité =>Louverture des marchés (socioculturels) =>Le développement des technologies (TIC, Intranet / Internet…) et ….

9 KM Organisation Politique managériale = Questions clés : Quelles sont les missions de lorganisme ? Quelles forces ? Quelles faiblesses ? Stratégie, Axes de développement Pérennité des activités Cadre réglementaire Ressources cognitives ? Législation : droit dauteur ? Intégrer une logique dinvestissement et de rentabilisation sur limmatériel

10 Pour Conclure… Les archives sont à considérer comme support de la connaissance à un instant donné Conservation et enrichissement de la connaissance de lorganisme =>Prise en compte des connaissances tacites après formalisation Guide des Bonnes pratiques Records Manager + Knowledge Manager + … gestion des informations gestion des connaissances gestion des expertises Vers les plate-formes de gestion des savoirs ? Les archives ne doivent plus être considérées comme des stocks ou strates successifs dinformation mais les éléments essentiels à la dynamique de la connaissance dans lorganisation


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