FORMATION À ENDNOTE URFIST Bretagne et Pays de la Loire Marie-Laure MALINGRE 23 mai 2008.

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1 FORMATION À ENDNOTE URFIST Bretagne et Pays de la Loire Marie-Laure MALINGRE 23 mai 2008

2 23/05/2008URFIST Rennes2 Formation à EndNote Plan 1/ Introduction : fonctions et caractéristiques générales de loutil 2/ La base de données EndNote 3/ La saisie de références 4/ Limport de références 5/ La gestion des références de la base 6/ La mise en forme par les styles bibliographiques 7/ Lutilisation dEndNote avec Word 8/ Fonctionnalités complémentaires et outils daide

3 Formation EndNote 1. Introduction

4 23/05/2008URFIST Rennes4 Formation à EndNote 1/ Introduction A la base de toute recherche : Le travail de citation Confrontation aux énoncés et travaux précédents, concernant le même sujet de recherche ou des sujets connexes crédibilité scientifique Réseau de citations intégrées dans la publication citations dans le texte notes de bas de page bibliographie

5 23/05/2008URFIST Rennes5 Formation à EndNote 1/ Introduction Les principales étapes Recherche documentaire et exploration de la littérature scientifique sur le sujet de recherche Bases de données Recherche dans le web Récupération et stockage de références bibliographiques Constitution dun corpus de références Identification et description précises des documents référencés

6 23/05/2008URFIST Rennes6 Formation à EndNote 1/ Introduction Les principales étapes (suite) : Exploitation des références Citations dans le texte de la thèse et notes de bas de page Élaboration de la bibliographie Réutilisation des références pour dautres travaux : communications à des congrès, articles de revues spécialisées … Mise en forme des références En conformité avec des normes décriture et de présentation

7 23/05/2008URFIST Rennes7 Formation à EndNote 1/ Introduction Les normes : Norme ISO 690 (Norme AFNOR NF Z 44-005 de 1987 pour les publications imprimées, livres et publications en série, leurs parties composantes et les brevets) Norme 690-2 (Norme AFNOR Z 44-005-2) de 1998, pour les documents électroniques Protocole MLA (Modern Language Association of America) Protocole APA (American Psychological Association) Pratiques mises en œuvre par les universitaires et les étudiants dans leurs travaux Usages mis en place par les éditeurs de livres et de revues

8 23/05/2008URFIST Rennes8 Formation à EndNote 1/ Introduction 1.1. Les fonctions dEndNote (Thomson ISI ResearchSoft, http://www.endnote.com )http://www.endnote.com Le logiciel de gestion de références bibliographiques, outil dassistance et de gestion pour : La recherche documentaire Lorganisation et lexploitation de la documentation personnelle La rédaction et la publication scientifiques

9 23/05/2008URFIST Rennes9 Formation à EndNote 1/ Introduction La recherche documentaire : Recherche sous EndNote et récupération directe de références issues de bases de données distantes Intégration de références sous EndNote directement à partir des interfaces de recherche de bases de données Recherche sur des bases de données distantes et import des fichiers de résultats sous EndNote via des filtres dimport On peut aussi récupérer sous EndNote des bibliographies rédigées avec un traitement de texte et des bases élaborées sous dautres logiciels bibliographiques

10 23/05/2008URFIST Rennes10 Formation à EndNote 1/ Introduction Lorganisation et lexploitation de la documentation personnelle : Gestion sur un micro-ordinateur des fichiers de références bibliographiques organisés au sein de bases de données, permettant : La saisie manuelle de références (aides à la saisie) et lintégration dobjets (tableaux, graphiques); limport de références Le lien au texte intégral La modification et la mise à jour des références La recherche dans les références Le classement des références Le formatage bibliographique des références Lexport des données sous dautres formats Le partage des données

11 23/05/2008URFIST Rennes11 Formation à EndNote 1/ Introduction La rédaction et la publication scientifique : Interface directe avec le traitement de texte Word permettant : de choisir un format dédition déterminé = style de créer des citations dans le texte en cours de rédaction de générer une bibliographie, soit à la suite du texte (article, thèse…), soit indépendamment de tout texte Délaborer divers produits documentaires

12 23/05/2008URFIST Rennes12 Formation à EndNote 1/ Introduction 1.2. La version X.1 dEndNote Les nouveautés de la dernière version : Une interface améliorée permettant de grouper des références, dafficher tous les noms dauteurs… Une fonction de recherche rapide pour effectuer des recherches globales. la possibilité dimport/export de la table RefType, permettant de retrouver ses préférences utilisateur sur un autre ordinateur.

13 23/05/2008URFIST Rennes13 Formation à EndNote 1/ Introduction Capacités Nombre de bibliothèques : illimité Nombre de références par bibliothèque : illimité Nombre de champs par référence : un maximum de 52 prédéfinis dont 7 personnalisables Nombre de caractères maximal par champ : 64 Ko soit environ 16 pages de texte Nombre de types de référence : 42, dont 3 non définis 3 index de capacité illimitée (auteurs, nom de revues, mots clés) Jusqu à 500 groupes pour catégoriser les références

14 23/05/2008URFIST Rennes14 Formation à EndNote 1/ Introduction 1.3. Rappels de quelques notions de base Bibliothèque Référence Type de référence Champ Répertoire EndNote Menus EndNote

15 23/05/2008URFIST Rennes15 Formation à EndNote 1/ Introduction Bibliothèque : Cest la base de données contenant lensemble des références destinées à composer la liste bibliographique. Chaque bibliothèque constitue un fichier (format.enl) et lon peut créer autant de bibliothèques que nécessaire. Référence : Chaque enregistrement de la base (ou bibliothèque) est une référence et correspond à la notice permettant de décrire un document donné. Chaque référence EndNote stocke linformation qui sera utilisée pour constituer une bibliographie (chaque référence reçoit un numéro unique qui ne change jamais à lintérieur de la base).

16 23/05/2008URFIST Rennes16 Formation à EndNote 1/ Introduction Type de référence Chaque type de document (article de revue, ouvrage, thèse, rapport…) correspond à un type particulier de notice ou de référence, caractérisé par un ensemble de champs contenant les données descriptives adéquates. Champ Chaque notice ou enregistrement de la base est constitué de champs (« Fields »), contenant des données de même type (nom dauteur, titre…) et variant selon la catégorie de document (ouvrage, revue…). Pour chaque type de référence, des champs peuvent être modifiés, détruits ou ajoutés.

17 23/05/2008URFIST Rennes17 Formation à EndNote 1/ Introduction Répertoire EndNote, il contient les dossiers : Connections : fichiers de connexion à des bases externes (.enz) Examples : fichiers exemples, de démonstration = bases (.enl) Filters : filtres dimport (.enf) Palm : liaison PDA Palm OS Spell : dictionnaires pour correction orthographique Styles : styles bibliographiques pour lédition des citations et des bibliographies (.ens) Templates : modèles word aidant à la rédaction pour des revues (.dot) Term Lists : listes de termes (auteurs, mots-clés et journaux dans 3 grandes disciplines thématiques (.txt)

18 23/05/2008URFIST Rennes18 Formation à EndNote 1/ Introduction Menus EndNote, principales options File : créer, ouvrir, fermer une base de données, en faire une copie, exporter une base EndNote, importer des données dans une base EndNote, imprimer des références sélectionnées, créer un fichier compressé de la bibliothèque. Edit : couper, copier, coller, sélectionner, copier des groupes de références pour les coller dans un traitement de texte (Copy Formatted), changer du texte, gestion des styles bibliographiques (Output Styles), des filtres dimportation (Import Filters), des fichiers de connexion (Connection Files), paramétrages (Préferences).

19 23/05/2008URFIST Rennes19 Formation à EndNote 1/ Introduction References : Créer, éditer, détruire, rechercher des références Se déplacer dune référence à lautre, voir toutes les références, voir/masquer les références sélectionnées, trier les références Modifier des champs Insérer une image, un objet Créer des groupes et ajouter des références à un groupe Trouver les doublons, Créer, ouvrir un lien vers un fichier PDF, une page web

20 23/05/2008URFIST Rennes20 Formation à EndNote 1/ Introduction Tools : CWYW : intégrer des citations dans un texte word et générer la bibliographie Online Search : se connecter à une base distante Subject Bibliography : créer une bibliographie thématique Format Paper : mettre en forme des fichiers au format RTF Manuscript Templates : utiliser des modèles Word conformes aux normes des revues Open, Define, Link Term Lists : gestion des listes de termes Show Toolbar : afficher la barre doutils Show Preview, Hide Preview : afficher, masquer les références sélectionnées selon le style défini Recover Library : réparer une base endommagée Data Visualization : utilisation de RefViz

21 Formation EndNote 2. La base de données EndNote

22 23/05/2008URFIST Rennes22 Formation à EndNote 2/ La base de données EndNote Structure de la base de données ou bibliothèque EndNote : Nombre illimité de références (depuis la version 8) 42 types de références, dont : le type générique (Generic) = type de référence qui inclut les champs non spécialisés disponibles sur EndNote et constituant la base de tous les champs spécifiques utilisés dans les différents types de référence. 3 types libres 52 champs possibles dans chaque référence

23 23/05/2008URFIST Rennes23 Formation à EndNote 2/ La base de données EndNote Les types de référence EndNote spécifiques : 1. Ancient Text 2. Artwork 3. Audiovisual Material 4. Bill 5. Book 6. Book Section 7. Case 8. Chart or Table 9. Classical Work 10. Computer Program 11. Conference Paper Propositions de traduction : = Texte ancien = Oeuvre dart = Document audiovisuel = Projet de loi = Livre = Contribution / Chapitre = Jurisprudence = Graphique ou Tableau = Classiques = Logiciel = Communication à un congrès

24 23/05/2008URFIST Rennes24 Formation à EndNote 2/ La base de données EndNote 12. Conference Proceedings 13. Dictionary 14. Edited book 15. Electronic Article 16. Electronic Book 17. Encyclopedia 18. Equation 19. Figure 20. Film or Broadcast 21. Government Document = Actes de congrès = Dictionnaire = Ouvrage collectif = Article de revue électronique = Livre électronique = Encyclopédie = Equation = Figure, illustration = Film et émission radio = Document officiel =

25 23/05/2008URFIST Rennes25 Formation à EndNote 2/ La base de données EndNote 22. Grant 23. Hearing 24. Journal Article 25. Legal Rule or Regulation 26. Magazine Article 27. Manuscript 28. Map 29. Newspaper Article 30. Online Database = Bourse = Audience = Article de périodique = Règle juridique = Article de magazine = Manuscrit = Carte = Article de presse = Base de données en ligne

26 23/05/2008URFIST Rennes26 Formation à EndNote 2/ La base de données EndNote 31. Online Multimedia 32. Patent 33. Personal communication 34. Report 35. Statute 36. Thesis 37. Unpublished Work 38. Webpage = Document en ligne multimédia = Brevet = Communication non publiée = Rapport = Loi = Thèse = Littérature grise = Page Web

27 23/05/2008URFIST Rennes27 Formation à EndNote 2/ La base de données EndNote Les champs dune référence Champs communs à différents types de référence Champs spécifiques à chaque type de référence Principaux champs : Author : auteur Editor : éditeur scientifique Publisher : éditeur commercial Year : année Title : titre Journal : périodique Volume : volume Issue : numéro Pages : pages Date : complément de date Short Title : titre abrégé

28 23/05/2008URFIST Rennes28 Formation à EndNote 2/ La base de données EndNote Alternate Journal : nom de périodique abrégé Original Publication : titre original Reprint Edition : Réimpressions (titre et année de publication du document original) Reviewed Item : compte- rendu (titre et auteur des œuvres critiquées) Accession Number : numéro daccès de la référence dans la base bibliographique Call Number : cote Label : utilisable dans plusieurs cas de figure (n° de tiré à part par exemple) Keywords : mots clés Abstract : résumé Notes : commentaires URL : liens hypertextes Author Address : adresse de lauteur Series Title : collection …

29 23/05/2008URFIST Rennes29 Formation à EndNote 2/ La base de données EndNote Gestion des types de référence et des champs Menu Edit > Preferences >Reference Types Accès à la fenêtre des types de références

30 23/05/2008URFIST Rennes30 Formation à EndNote 2/ La base de données EndNote Menu déroulant permettant de faire apparaître les différents types de référence et leurs champs et de créer de nouveaux types (unused) Type modèle donnant tous les champs pour lensemble des types de référence Possibilité de modifier les champs, den supprimer, de créer des champs personnalisés (custom)

31 23/05/2008URFIST Rennes31 Formation à EndNote 2/ La base de données EndNote Création / Ouverture dune bibliothèque EndNote Offre au démarrage Créer une nouvelle base (nommer la bibliothèque et lenregistrer) Ouvrir une base existante Via le Menu : File > New File > Open > Nom de la Base

32 23/05/2008URFIST Rennes32 Formation à EndNote 2/ La base de données EndNote présence dune image référence Pour voir une référence dans un style donné Nombre de références affichées sur nombre total Groupes de références

33 23/05/2008URFIST Rennes33 Formation à EndNote 2/ La base de données EndNote Se déplacer dans les références Pour sélectionner une référence et se déplacer vers une autre référence, cliquer sur la référence souhaitée, ou utiliser les flèches verticales + Home / End pour aller à la 1ère / la dernière référence. Pour sélectionner plusieurs références conjointes, cliquer sur une référence et faire glisser sur les références suivantes. Pour sélectionner un ensemble de références disjointes : Ctrl + clic Pour tout sélectionner : Edit > Select All Visualisation dune référence dans un style défini Tools > Show Preview Affichage de certaines références Sélectionner les références + Menu References > Show Selected References

34 23/05/2008URFIST Rennes34 Formation à EndNote 2/ La base de données EndNote : une référence Auteur, année, identifiant unique Champs de la référence Type de référence Naviguer dans les références

35 23/05/2008URFIST Rennes35 Formation à EndNote 2/ La base de données EndNote : création Base vide Grille de saisie des références Conseil : faire une ou plusieurs sauvegardes de la base créée : File > Save a Copy.

36 23/05/2008URFIST Rennes36 Formation à EndNote 2/ La base de données EndNote Configuration de la bibliothèque Menu Edit > Préférences Libraries : choix dune bibliothèque au lancement dEndNote Display Fonts : police et taille des caractères Reference Types : choix dun type par défaut + modification Temporary Citations : format des citations temporaires Sorting : classement des références Formatting : options de formatage Display Fields : champs affichés Duplicates : critères de reconnaissance des doublons Folder Locations : répertoires par défaut Term Lists : préférences pour les listes de termes

37 Formation EndNote 3. La saisie des références

38 23/05/2008URFIST Rennes38 Formation à EndNote 3/ La saisie des réferences Création dune référence Menu References + New Reference; saisir ensuite les informations dans les différents champs de la notice. Les références sont automatiquement sauvegardées lorsquelles sont fermées (ou File > Save). Une fois la notice sauvegardée, le premier nom dauteur, lannée et le n° de la notice apparaissent en haut de la fenêtre dans la barre de titre. Pour créer une nouvelle notice, fermer la notice qui vient dêtre rédigée ; sélectionner de nouveau New Reference dans le Menu References et saisir les données dans les champs adéquats. En fermant la référence, la fenêtre de la base affiche la liste des notices déjà saisies.

39 23/05/2008URFIST Rennes39 Formation à EndNote 3/ La saisie des réferences Saisie manuelle des informations Police par défaut = 12 Point Arial Ponctuation entre les champs générée automatiquement par EndNote Touche de tabulation (Tab et Shift Tab)pour naviguer entre les champs Commencer par choisir le type de référence dans le menu déroulant Reference Type Saisir les données dans les champs en respectant les règles décriture préconisées par EndNote Tous les champs ne sont pas forcément utilisés (supprimer les champs inutiles via la fenêtre de Préférences concernant les types de référence)

40 23/05/2008URFIST Rennes40 Formation à EndNote 3/ La saisie des réferences Règles décriture Author et Editor : Un seul auteur par ligne Nom, Prénom Initiales des prénoms séparées par des points ou espaces Collectivités auteurs suivies dune virgule Noms composés : van Houten, Charles / Smith, Alfred, Jr … (utiliser les options de tri pour exclure du classement les particules) Pour les œuvres anonymes, laisser le champ auteur à blanc (traité par le formatage de la bibliographie) Entrer tous les noms dauteur, cest EndNote qui choisira de tronquer la liste avec « et al » ou « and others » selon le style

41 23/05/2008URFIST Rennes41 Formation à EndNote 3/ La saisie des réferences Year Années sur 4 chiffres Title (+ Secondary, Tertiary, AlternateTitle) Pas de point à la fin Pas de retour chariot (titre et sous-titre dans le même champ, séparation par « : » La casse et le style introduits ne seront pas modifiés au reformatage dans un autre style Journal Name À saisir en entier, voir la liste de termes (forme abrégée dans Alternate Journal) Alternate Journal Forme abrégée

42 23/05/2008URFIST Rennes42 Formation à EndNote 3/ La saisie des réferences Pages 2 formats possibles : 534-536 ou 534-6 (sans la mention pages, p. ou pp.) Dates Date de publication à saisir selon le style bibliographique souhaité, car EndNote ne convertit pas cette information. Ex : Février 2006 Short Title Saisir titre abrégé de larticle (habituellement les premiers mots) Original Publication Toute information sur la publication originale qui devrait paraître dans la citation (cf. styles APA, Turabian, MLA, Chicago)

43 23/05/2008URFIST Rennes43 Formation à EndNote 3/ La saisie des réferences Reprint Edition Titre original et année de publication, entrer les informations telles quelles devront apparaître dans les références formatées. Reviewed item Titre de lœuvre recensée et son auteur Accession Number Saisir le n° denregistrement de la référence dans la banque de données interrogée Call Number Pour saisir une cote de bibliothèque

44 23/05/2008URFIST Rennes44 Formation à EndNote 3/ La saisie des réferences Edition 1st, 2nd, 1ère, 2ème… : saisir linformation de la façon dont on veut que cela apparaisse dans la bibliographie, car ce champ nest pas formaté par EndNote Label Prévu initialement pour saisir des styles de citation, que EndNote ne sait pas créer Souvent utilisé pour un usage spécifique : besoin dun champ supplémentaire (cf. date dentrée dans la bibliothèque, etc.)

45 23/05/2008URFIST Rennes45 Formation à EndNote 3/ La saisie des réferences Keywords Choisir une règle décriture (majuscules / miniscules) et sy tenir Choisir un type de séparateur et sy tenir [voir Delimiters dans la fenêtre ouverte par Tools > Open Term Lists > Keyword Term List (onglet Lists) + Retour chariot] Notes, Abstracts 32 000 caractères maximum pour ces champs comme pour les autres (avec une limite de 64 000 caractères par référence) URL Saisir une adresse par ligne Lien dynamique (vers site web, messagerie, fichiers image, graphique, texte intégral…)

46 Formation à EndNote 4. Limport de références

47 23/05/2008URFIST Rennes47 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences EndNote permet un import automatique de références : Depuis dautres bases EndNote Depuis des bases créées sous dautres logiciels de gestion bibliographiques (Bases Procite ou Reference Manager) Depuis des fichiers de références sauvegardés à lissue de recherches dans des bases de données distantes et importés automatiquement grâce à des filtres dimport Depuis les interfaces de saisie de certaines bases de données qui permettent dexporter directement les résultats vers EndNote Sous EndNote même, par une connexion directe à des bases de données distantes (grâce à des fichiers de connexion)

48 23/05/2008URFIST Rennes48 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences 4.1 Import direct depuis les interfaces de recherche (bouton dexport) Exemples : Portails de revues : ScienceDirect (Elsevier), Erudit Bases de données commerciales : Historical Abstracts (ABC Clio); les bases EBSCO (Academic Search Premier, Business Source Premier, MLA, PsycINFO, SocINDEX…), etc Interfaces publiques de BDD : Eric (http://www.eric.ed.gov/)http://www.eric.ed.gov/ Google Scholar …

49 23/05/2008URFIST Rennes49 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences

50 23/05/2008URFIST Rennes50 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences 4.2 Import via les filtres dimport (> 600 filtres) Chaque base de données a ses propres modalités dorganisation, des filtres différents sont donc nécessaires pour chaque base Sauvegarde de fichiers en format texte depuis les sources Import dans EndNote par le Menu File > Import (options dimport). Choisir lun des filtres proposés par EndNote Un filtre est sélectionné pendant le processus dimportation pour indiquer à EndNote comment interpréter linformation dans le fichier de données Le filtre intègre linformation contenue dans chaque référence aux champs correspondants dans EndNote

51 23/05/2008URFIST Rennes51 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences Import via les filtres dimport 2 éléments à prendre en considération : Comment télécharger les données dans le bon format de sortie Quel filtre dimportation utiliser pour importer les données dans EndNote Le gestionnaire de filtres Pour accéder à la liste des filtres, choisir Import Filters du Menu Edit et sélectionner Open Filter Manager On peut modifier des filtres, en créer sils manquent sous EndNote, ou en récupérer sur le réseau Site EndNote : http://www.endote.comhttp://www.endote.com Université du Québec à Chicoutimi : http://www.uqac.ca/zone08/FiltresEN.htm http://www.uqac.ca/zone08/FiltresEN.htm …

52 23/05/2008URFIST Rennes52 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences Sélectionner tous les filtres comme favoris pour y accéder rapidement lors de limport Voir les propriétés dun filtre avec la possibilité de les modifier Sélectionner ce filtre comme favori

53 23/05/2008URFIST Rennes53 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences La procédure dimport Choisir le fichier à importer Choisir le filtre Options concernant limport des doublons Codage du texte du fichier à importer (ANSEL pour formats MARC)

54 23/05/2008URFIST Rennes54 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences La fenêtre du filtre de PsycINFO / EBSCO

55 23/05/2008URFIST Rennes55 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences La ligne « About This Filter » Name = nom du fichier, il peut être modifié (par File > Save as) Based on = informations utilisées pour créer le filtre (lien vers le site web où se trouvent les instructions Category = pour créer des filtres par catégorie ou fournisseur. Created / Last modified = mentions de date Comments and Limitations = peut contenir des informations facilitant limport (par ex. manière de récupérer les données)

56 23/05/2008URFIST Rennes56 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences La ligne « Templates » Son usage : Créer des correspondances entre les étiquettes du fichier texte à importer et les champs EndNote Pour chaque type de référence Demander que le contenu de certaines étiquettes ne soit pas récupéré en utilisant loption {IGNORE} Insérer des étiquettes / Champs : Insert Fields

57 23/05/2008URFIST Rennes57 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences La ligne « Author Parsing » ( champ Author) Name Order = ordre dans lequel doivent être repris le nom et le prénom de lauteur Interpreting First Name As = 3 valeurs possibles : Smart : EndNote applique son algorithme, sil y a 3 lettres majuscules contigues ou moins, ces lettres sont importées en tant quinitiales, sinon elles le sont en tant que nom complet Whole Names Initials Only

58 23/05/2008URFIST Rennes58 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences Author Name Separators Between Authors : Défini par défaut à Smart Reconnaît comme séparateurs « ; » « ^ » « | » pour déterminer la fin dun nom dauteur Si cela ne convient pas définir le séparateur qui convient Author Name Separators Last & First Names Loption Smart reconnaît comme séparateurs lespace, la virgule et le point. Définir éventuellement dautres séparateurs Parenthetical Data in Author Field Pour importer ou non des données mentionnées entre parenthèses au niveau du nom dauteur (dates par ex.)

59 23/05/2008URFIST Rennes59 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences La ligne « Continuation Lines » EndNote ignore les lignes non précédées dune étiquette, sauf si la ligne est la ligne suivante du texte de départ. Exemple : AB- A single-subject research design that used multiple baselines across behaviors compared traditional adaptations to computers.

60 23/05/2008URFIST Rennes60 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences Options « Ignore Indents : Untagged lines are always a continuation of the preceding line » = toutes les lignes du texte seront importées selon les étiquettes, les lignes qui nont pas détiquette se suivent, appartiennent à la même étiquette. « Continuation lines must be indented » = pour définir le nombre despaces dans la marge gauche pour la ligne continue. En choisissant loption « Smart Indent Identification », limportation sera correcte. Possibilité de définir lindentation au niveau des lignes suivantes pour un champ donné (à gauche du champ).

61 23/05/2008URFIST Rennes61 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences La ligne « Reference Type » Default Reference Type = définit quel type de référence adopter sil nest pas possible didentifier le type de référence dune notice Identifier = Pour importer un fichier de résultats issus de plusieurs bases de données = létiquette fournisseur + nom du fournisseur et létiquette base de données et le nom de la base.

62 23/05/2008URFIST Rennes62 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences La ligne Editor Parsing Option analogue à loption « Author Parsing » sapplique aux champs : « Editors » Translators » « Other Authors » qui correspondent aux noms de champs génériques : « Secondary Author » « Tertiary Author » « Subsidiary Author »

63 23/05/2008URFIST Rennes63 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences La ligne « Field Editing » Permet de définir comment convertir, pour un champ donné, un texte qui est en lettres majuscules Options : Sentence : le 1er mot en majuscule Headline : chaque mot a une majuscule à linitiale Lowercase format : tout en minuscules Do NOT Lowercase : laisser en majuscules Permet de définir les caractères à ôter lors de limport.

64 23/05/2008URFIST Rennes64 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences « MARC Records » Pour définir les règles dimport concernant les notices en format MARC. « Record Layout » Pour définir la manière dont EndNote délimite les enregistrements. Smart record identification (étiquette précédée dun blanc ou dune ligne indépendante) Blank line separates records First Tag Last Tag Each Record ends with Each Record starts with

65 23/05/2008URFIST Rennes65 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences La Ligne «Source Parsing» Champ Source = champ complexe et hétérogène Permet didentifier létiquette du champ Source Permet davoir plusieurs options de traitement du champ Source dans les Templates de Journal Article Toutes les informations qui ne sont pas importées correctement, sont importées dans le champ Note, avec la mention « Using Smart Source Parsing ».

66 23/05/2008URFIST Rennes66 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences 4.3 Utilisation des fichiers de connexion (environ 1500 fichiers de connexion) Interrogation de bases de données distantes directement depuis EndNote par les fichiers de connexion Rapatriement des références dans la bibliothèque EndNote EndNote utilise pour cela un protocole de recherche dinformation appelé Z39.50 (cf. accès à des catalogues de bibliothèques + bases de données) Intègre le protocole TCP/IP ainsi quune surcouche autorisant linterrogation et le rapatriement des données Utilisation du Menu Tools > Online Search

67 23/05/2008URFIST Rennes67 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences

68 23/05/2008URFIST Rennes68 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences Après avoir sélectionné une source, on obtient un menu de recherche. A lissue de la requête, les références saffichent (toutes ou celles dont on a demandé la visualisation). Utiliser le menu de copie des références : Copy [all, 1, 3] Reference(s) To > New Library / Choose Library ou la Bibliothèque courante. Créer une « base tampon »

69 23/05/2008URFIST Rennes69 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences Le « Connection Manager» (Menu Edit) Voir les propriétés du fichier de connexion Permet de gérer les fichiers de connexion

70 23/05/2008URFIST Rennes70 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences Il est nécessaire quun ensemble de paramètres soient définis pour les fichiers de connexion

71 23/05/2008URFIST Rennes71 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences Paramètres de connexion Server Nom du site serveur Server Address Adresse internet qui permet de réaliser la connexion Database Nom de la base de données qui apparaîtra lors de la connexion Database Name Nom de la base de données localement (pour sélectionner la base sur le serveur distant)

72 23/05/2008URFIST Rennes72 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences Paramètres de connexion (suite) Element Set Normalement F pour Full ou B pour Brief Port ID Port de sortie au niveau internet Record Syntax = manière dont sont stockées les informations, format standard déchange en bibliographie (USMARC, UNIMARC…) Text ANSEL, cest le format classique utilisé avec le format USMARC UNICODE : spécifie un n° unique pour chaque caractère, quelle que soit la plate-forme, le logiciel et la langue. User ID : Nom dutilisateur si le site demande une authentification Password

73 23/05/2008URFIST Rennes73 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences Search Attributes = manière dinterroger la base distante Search Field Name : nom du champ qui apparaît dans la fenêtre de recherche Use : n° didentifiant pour lindex sur lequel doit être réalisé la recherche (obligatoire alors que les autres attributs sont souvent vides dans les options par défaut du serveur)

74 23/05/2008URFIST Rennes74 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences Relation : relation entre les termes recherchés dans lindex Position : position du terme recherché dans le champ de lenregistrement de type MARC Structure : structure des termes tels que mots ou phrases Truncation : options de troncature disponibles Completeness : indique si le terme recherché doit être le sous champ complet dans lenregistrement de type MARC correspondant au champ recherché Les connexions peuvent poser problème sur les sites équipés de Firewall. Sadresser dans ce cas à ladministrateur internet.

75 23/05/2008URFIST Rennes75 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences 4.4 Données qui ne sont pas dans un format propre à limport : 3 possibilités : Remettre en forme les données avec le traitement de texte (pour bibliographie importante, plus de 40 références) Copier coller chaque ensemble de données dans les champs EndNote Saisir manuellement les données dans EndNote

76 23/05/2008URFIST Rennes76 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences Remise en forme du texte Création dun fichier délimité par des tabulations Fichier dont chaque référence est délimitée par un retour chariot et les champs de la référence sont séparés par des tabulations Option dImport = « Tab Delimited »

77 23/05/2008URFIST Rennes77 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences Préparation des données Séparer les noms dauteur par un point-virgule ou par 2 slash « // » Vérifier la présence dun champ indiquant le type de référence (si différents types) = indiquer des types de référence EndNote Transformer le fichier en fichier délimité par des tabulations (.txt) Dans le traitement de texte, rajouter 2 lignes au fichier Import Dans EndNote : File > Import avec option Tab Delimited

78 23/05/2008URFIST Rennes78 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences 1ère ligne = * nom de référence EndNote et retour chariot Exemple : *Journal Article Dans le cas où il ny a pas de fichier séparé par type de référence, définir chaque type de référence individuellement; la 1ère ligne doit être dans ce cas : *Generic 2ème ligne = noms de champ EndNote : *Generic Reference Type Author Year TitleSecondary Title

79 23/05/2008URFIST Rennes79 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences Remise en forme du texte Création dun fichier avec des étiquettes = Insérer des étiquettes devant certains champs pour pouvoir les importer dans EndNote Création dun filtre dimport pour lire les étiquettes Exemple : Insertion de létiquette XX- devant chaque début de référence Utilisation de la fonction Rechercher et Remplacer de Word : rechercher les retours chariot et insérer létiquette XX- suivie dun espace Rechercher 2 retours chariot = « ^p^p » et remplacer par « ^pXX- » avec la commande Edition > Remplacer Enregistrer au format texte Créer un nouveau filtre (avec ligne vide dans Record Layout) Importer les données

80 23/05/2008URFIST Rennes80 Formation à EndNote 4/ Limport de réferences Remise en forme du texte Création dun fichier avec des étiquettes compréhensibles par EndNote et directement importables Format dimport conforme aux règles Refer/BibIX (import Option) Chaque champ de données est précédé par une étiquette identifiante : % suivi dune lettre majuscule ; chaque référence est séparée par une ligne vide %AAuthor (un nom par ligne) %BSecondary Title %CPlace Published %DYear %EEditor/Secondary Author %FLabel %IPublisher %JJournal Name %KKeyword %LCall Number %MAccession Number %NNumber (Issue) %PPages %STertiary Title %TTitle …

81 Formation EndNote 5. La gestion des références

82 23/05/2008URFIST Rennes82 Formation à EndNote 5/ La gestion des références

83 23/05/2008URFIST Rennes83 Formation à EndNote 5/ La gestion des références Visualiser / Masquer des références Visualiser : Sélectionner les références les références les plus intéressantes et choisir Show Selected References du Menu References : la fenêtre de la base ne montre plus que les références demandées. Masquer : Sélectionner les références à masquer et choisir Hide Selected References : elles disparaissent de la fenêtre Pour revenir à lensemble de la liste de références, choisir References > Show All References

84 23/05/2008URFIST Rennes84 Formation à EndNote 5/ La gestion des références Modification de références Pour ouvrir et modifier une référence, double-cliquer dessus ou sélectionner la référence et choisir Edit References du Menu Reference Le Menu Window affiche toute base ou référence ouverte, dont lintitulé peut être sélectionné pour faire apparaître en premier plan la fenêtre considérée

85 23/05/2008URFIST Rennes85 Formation à EndNote 5/ La gestion des références Destruction de références Supprimer une référence Sélectionner la référence à supprimer et choisir Delete References du Menu References ou Cut/ Clear du Menu Edit Attention : ne pas détruire de références qui ont été utilisées dans des papiers Supprimer les doublons = références ayant en commun le contenu des champs : Author, Year, Title et Reference Type Choisir le Menu Reference > Find Duplicates, puis supprimer

86 23/05/2008URFIST Rennes86 Formation à EndNote 5/ La gestion des références Tri des références Par défaut, lordre de classement est lordre alphabétique dauteur Pour changer lordre : Cliquer sur lintitulé du champ à trier dans la fenêtre de références Ou bien choisir Menu References > Sort References

87 23/05/2008URFIST Rennes87 Formation à EndNote 5/ La gestion des références Créer un groupe pour répartir ses références Ajouter des références dans un groupe

88 23/05/2008URFIST Rennes88 Formation à EndNote 5/ La gestion des références Changer le texte, pour corriger une forme erronée Menu Edit > Change Text

89 23/05/2008URFIST Rennes89 Formation à EndNote 5/ La gestion des références Changer les champs : change le contenu dun champ pour les références affichées Menu References > Change and Move Fields Possibilités : Insérer le texte à la fin du contenu du champ Insérer le texte au début du contenu du champ Remplacer le contenu du champ par le texte Détruire le contenu dun champ + Onglet Move Fields

90 23/05/2008URFIST Rennes90 Formation à EndNote 5/ La gestion des références Liens vers une page web, un fichier sur le disque dur (texte intégral, pdf, doc, image) Utiliser les champ URL, File Attachments et Figure Saisir lURL de la page web Lien vers un fichier References > File Attachments > Attach File Lien vers une illustration : References > Figure > Attach Figure Ouvrir L URL References> URL > Open URL Ouvrir le fichier References> File Attachments > Open File Ouvir le fichier image References> Figure > Open Figure

91 23/05/2008URFIST Rennes91 Formation à EndNote 5/ La gestion des références Recherche de références dans une bibliothèque Fenêtre de recherche Localisation de références spécifiques ou de groupes de références par la commande de recherche Pour commencer une recherche, choisir Search References du Menu References

92 23/05/2008URFIST Rennes92 Formation à EndNote 5/ La gestion des références Les éléments de la fenêtre de recherche Le référent de la requête = le terme de recherche + le champ + la bibliothèque Les boutons : permettent dajouter, dinsérer ou détruire des éléments de requête Le menu déroulant des champs : permet de préciser dans quel champ le terme doit être cherché Menu déroulant des opérateurs numériques et de troncature (contient, est, est moins / plus grand…) Opérateurs booléens Match Case (respect ou non de la casse) Match Word (terme exact ou non) Set Default / Restore Default (sauvegarde de la configuration) Save Search / Load Search : enregistrer des requêtes pour les charger lorsquon en a besoin

93 23/05/2008URFIST Rennes93 Formation à EndNote 5/ La gestion des références La recherche seffectue dans une base à la fois Combinaison de recherches séparées Add to showing references, lorsquune requête a déjà été faite et que lon veut ajouter les résultats dune nouvelle requête aux précédents résultats Search showing references, pour restreindre une recherche aux références courantes de la fenêtre de bibliothèque Omit from showing references, pour cacher les résultats dune recherche parmi les références de la base Sauvegarde des stratégies de recherche Save Search (fichier.enq) + Load Search

94 Formation EndNote 6. Les styles bibliographiques

95 23/05/2008URFIST Rennes95 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Le principe : EndNote propose des styles qui contiennent un ensemble dinstructions permettant de formater : Les citations de références + les notes de bas de page Les bibliographies correspondantes : listes bibliographiques, listes de figures, de tableaux EndNote propose environ 3000 styles reprenant les normes décriture des grandes revues scientifiques Ils définissent la forme sous laquelle apparaîtront les références avec Format Bibliography, Print, Export, Copy Formatted = noms des champs, ponctuation/caractères spéciaux et texte

96 23/05/2008URFIST Rennes96 Le principe (suite) On peut modifier un style ou en créer de nouveaux. Les fichiers styles sont des fichiers.ens Cest le Style Manager qui permet de gérer les styles Par défaut 4 styles génériques saffichent dans le menu déroulant : Annotated Citation = Auteur et date de publication Bibliographie = Auteur, date, titre,… triés par ordre alphabétique (résumé après chaque référence) Author-Date : même principe, mais sans les résumés Numbered style : citations numérotées, bibliographie affichée par ordre chronologique des numéros de citation Show All Fields : les références sont affichées comme elles ont été saisies avec tous les champs et leurs intitulés Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques

97 23/05/2008URFIST Rennes97 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Le Style Manager (Menu Edit > Output Styles) : liste les noms de tous les styles disponibles, classés par ordre alphabétique de revues ou par catégories de revues Marquer un ou tous les styles comme favoris Editer un style pour en voir les propriétés

98 23/05/2008URFIST Rennes98 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Il faudra créer un style pour chaque type de document = chaque type de référence Options : About this style : informations sur le style Anonymous Works : paramétrage pour les œuvres anonymes Pages Numbers : choix décriture de la pagination Journal Names : forme abrégée ou complète Citations : forme des citations Bibliography Footnotes Figures & Tables

99 23/05/2008URFIST Rennes99 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Création dun style / Modication dun style existant Sélectionner les champs qui safficheront (Insert Field) et introduire la ponctuation Opérer différents paramétrages : nom des auteurs, séparateurs entre les auteurs, ordre des noms, initiale de prénom Pour voir les modalités de présentation, sélectionner les Templates

100 23/05/2008URFIST Rennes100 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Le style « Generic » Permet de formater les types de référence qui nauraient pas été définis dans le style. Chaque style doit comporter un style Generic qui pourra être utilisé quand un type de référence naura pas de style défini Pour trouver des styles : http://www.endnote.com/support/enstyles.asp http://www.endnote.com/support/enstyles.asp

101 23/05/2008URFIST Rennes101 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Les 4 règles fondamentales concernant le style Dépendance élémentaire : BMJ Nimporte quel texte qui nest pas séparé dun nom de champ par un espace ordinaire dépend du champ adjacent. Cf. Volume (Issue):Pages Les parenthèses apparaissent dans la référence mise en forme seulement sil y a un numéro dissue : BMJ 326 (7384):339 (sinon : BMJ 316 1643-1646)

102 23/05/2008URFIST Rennes102 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Le champ précédent prend lascendance sur le champ suivant Quand la ponctuation apparaît entre 2 champs sans espace, elle dépend du champ précédent. Ex : (Issue):Pages le deux points dépend du champ « Issue ». Donc sil ny a pas de N°, les deux points napparaissent pas.

103 23/05/2008URFIST Rennes103 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Le premier espace après le champ est dépendant du champ. Les espaces supplémentaires sont indépendants. Tous les espaces supplémentaires consécutifs sont indépendants et apparaîtront tout le temps dans la mise en forme des références. ex : pour le style Author. (2 espaces) (Year), on aura en anonyme (2002). Personalities in Paleontology… (remarque : un espace indépendant peut être forcé à être dépendant sur un champ adjacent en utilisant le caractère de mise en forme spéciale) Le texte indépendant apparaît toujours dans la bibliographie ex : le texte ed derrière le champ Edition et séparé par un espace

104 23/05/2008URFIST Rennes104 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Les caractères spéciaux 4 caractères spéciaux de mise en forme permettent de moduler la mise en œuvre des styles bibliographiques (disponibles par le bouton Insert Field) : Lespace de non rupture () : lie les textes ou la ponctuation à un champ. Pour obtenir ce caractère : CTRL+Alt+Barre despace (Windows) (Link Adjacent Text) Barre verticale (|) : sépare les éléments qui sont normalement dépendants entre eux (Forced Separation) Apostrophe arrière (`) : identifie les textes qui ne seront pas interprétés en tant que champ Accent circonflexe (^) : sépare les versions simples et multiples de labels qui apparaissent avec les auteurs, les éditeurs ou les champs de pages (Singular / Plural)

105 23/05/2008URFIST Rennes105 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Paramétrages des styles Liste dauteurs «Author List» Définit la manière dont les noms de lauteur et de léditeur vont apparaître Options : Ponctuation entre les noms Nombre de noms inclus dans la liste et texte à utiliser si la liste est abrégée (« et al »)

106 23/05/2008URFIST Rennes106 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Paramétrages des styles Noms dauteurs Options : Ordre du nom et du prénom Utilisation du prénom complet ou des initiales et composition des initiales Choix de lettres en majuscules pour les noms dauteur Application : Auteur / citation Auteur / bibliographie Editeur / bibliographie

107 23/05/2008URFIST Rennes107 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Paramétrages des styles Citations = ce qui va apparaître comme citation dans le texte : Apparence des noms dauteur pour la première citation et pour les occurrences suivantes Ponctuation utilisée pour séparer de multiples citations

108 23/05/2008URFIST Rennes108 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Paramétrages des styles Bibliographie / Layout Le préfixe de la référence comprend des champs ou du texte qui vont précéder toutes les références de la bibliographie (cf. N°) Ex : « Start Each reference with » / Insert Field : Bibliography Number + ponctuation additionnelle Le Menu Reference Suffix contient des champs ou du texte qui suivent les références (End Each Reference with)

109 23/05/2008URFIST Rennes109 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Paramétrages des styles Page Numbers Contrôle lapparence du n° de pages Options : Dont change pages number (ne pas modifier le n° de page) Show only first page number (afficher uniquement la 1ère page) Abbreviate last page number (abréger la dernière page) Show full range of pages (afficher lintervalle complet) …

110 23/05/2008URFIST Rennes110 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Paramétrages des styles Ordre de la bibliographie Bibliography > Sort Order pour modifier le classement des références de la bibliographie

111 23/05/2008URFIST Rennes111 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Paramétrages des styles Apparence du nom de revue : Journal Names Options : Full Journal Name Abbreviation 1, 2 or 3 Dont replace Remove periods (enlève les points des nom de revues) Abbreviate Journal Article Only

112 23/05/2008URFIST Rennes112 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Modification des Templates : chaque champ pour chaque type de référence, en suivant les règles de style

113 Formation EndNote 7. Lutilisation dEndNote avec Word

114 23/05/2008URFIST Rennes114 Formation à EndNote 7/ Lutilisation dEndNote avec Word Cite While You Write : le principe EndNote permet, au cours de la rédaction dun texte sous Word, de citer automatiquement une référence en faisant appel à la bibliothèque concernée. Le logiciel permet aussi de générer une bibliographie avec Word.

115 23/05/2008URFIST Rennes115 Formation à EndNote 7/ Lutilisation dEndNote avec Word Word est doté doutils permettant le CWYW : voir le Menu Outils > EndNote + Find Citation(s) Go To EndNote Format Bibliography Insert Selected Citation(s) Edit Citation(s) Insert Note Edit Library Reference(s) Remove Field Codes Export Travelling Library Find Figure(s) Generate Figure List Cite While You Write Preferences

116 23/05/2008URFIST Rennes116 Formation à EndNote 7/ Lutilisation dEndNote avec Word Insérer des citations dans un texte Word Sous EndNote : Sélectionner la ou les référence(s) à introduire Aller dans Word et choisir le Menu Outils > EndNote X1 > Insert Selected Citation(s) Sous EndNote : Sélectionner les références souhaitées Utiliser le menu Cite While You Write > Insert Selected Citation(s) Sous Word : Choisir le Menu Outils > EndNote X1 > Find Citation(s) Dans la boîte de dialogue EndNote Insert Citations, faire la recherche dans la fenêtre Find + Search La liste des références apparaît Insérer la citation (bouton Insert)

117 23/05/2008URFIST Rennes117 Formation à EndNote 7/ Lutilisation dEndNote avec Word Insérer la référence

118 23/05/2008URFIST Rennes118 Formation à EndNote 7/ Lutilisation dEndNote avec Word Les références sont alors insérées dans le texte : Citation dans le texte bibliographie = Selon le style choisi

119 23/05/2008URFIST Rennes119 Formation à EndNote 7/ Lutilisation dEndNote avec Word La bibliographie peut être générée automatiquement au fur et à mesure de linsertion des citations dans le texte (Outils > EndNote X1 > Format Bibliography > Instant Formatting) Si les citations ne sont pas automatiquement formatées (option précédente désactivée par Turn off), que la bibliographie nest pas mise à jour à chaque insertion, et pour formater la bibliographie avec un style donné, sélectionner dans Word loption Format Bibliography (choix du style).

120 23/05/2008URFIST Rennes120 Formation à EndNote 7/ Lutilisation dEndNote avec Word Possibilité de personnaliser avec Outils > EndNote X1 > Format Bibliography > Layout Pour générer une bibliographie indépendante, sélectionner les citation + Copy Formatted et Coller dans Word. On peut aussi exporter des bibliographies à partir de la commande Export du Menu File (TXT, RTF, HTML, XML).

121 23/05/2008URFIST Rennes121 Formation à EndNote 7/ Lutilisation dEndNote avec Word Pour modifier le contenu dune citation particulière (sous Word) : Positionner le curseur dans la citation (grisée) Choisir Outils > Edit Citation

122 23/05/2008URFIST Rennes122 Formation à EndNote 7/ Lutilisation dEndNote avec Word Insérer des images Sous EndNote, on peut insérer des fichiers images dans les types de Référence « Figure » par : Reference > Figure > Attach Figure, ainsi que leurs légendes dans le champ Caption Sous Word, on utilisera Outils > Find Figure : la recherche seffectuera sur les données du champ Caption Limage sinsère dans le texte, la légende de limage correspond au champ Caption

123 23/05/2008URFIST Rennes123 Formation à EndNote 7/ Lutilisation dEndNote avec Word Les Templates de Word Les « Manuscript Templates », accessibles par le Menu Tools dEndNote sont des modèles Word conçus pour aider à rédiger un article scientifique selon les normes des revues.

124 23/05/2008URFIST Rennes124 Formation à EndNote 7/ Lutilisation dEndNote avec Word Suivre les étapes proposées pour la rédaction selon un style choisi.

125 Formation EndNote 8. Fonctionnalités complémentaires et outils daide

126 23/05/2008URFIST Rennes126 Formation à EndNote 8/ Fonctionnalités complémentaires, Outils daide Création et gestion de termes EndNote donne la possibilité de créer des listes de termes avec pour objectif d'aider à la création des références. 3 sortes de listes : - Auteurs - Noms de revues - Mots clés Lorsque l'on saisit les références et qu'une forme correspond à un terme des différentes listes dans le champ approprié, le logiciel propose cette forme déjà rencontrée et enregistrée. Le comportement automatique affectant les listes apparaît dans les préférences et peut être modifié par ce biais (Menu Edit > Preference) :

127 23/05/2008URFIST Rennes127 Formation à EndNote 8/ Fonctionnalités complémentaires, Outils daide

128 23/05/2008URFIST Rennes128 Formation à EndNote 8/ Fonctionnalités complémentaires, Outils daide Au départ, les listes sont vides; lorsque des références sont entrées (saisies, importées, collées), EndNote met à jour automatiquement les listes de termes qui reçoivent alors les noms d'auteur, de revue, les mots clés mentionnés dans la base. Par ailleurs, en saisissant des données correspondant à des entrées de listes, si la forme existe déjà dans une liste, EndNote complète le mot en allant chercher les formes stockées dans ses listes. Si un nom entré n'est pas encore dans la liste, il apparaît en rouge; lorsque la référence est fermée ou sauvegardée, le nouveau terme est ajouté à la liste.

129 23/05/2008URFIST Rennes129 Formation à EndNote 8/ Fonctionnalités complémentaires, Outils daide QUELQUES POINTS IMPORTANTS Les listes de termes sont stockées dans la base courante et ne concernent que cette base. Une base doit être ouverte avant de pouvoir éditer ses listes de termes. EndNote donne la possibilité de créer jusqu'à 31 listes supplémentaires par base de données. Il n'y a pas de limite au nombre de termes dans une liste de termes. Un terme peut comporter jusqu'à 253 caractères. Les termes peuvent être copiés d'une liste et collés dans une autre. Les listes de termes peuvent être importées et exportées.

130 23/05/2008URFIST Rennes130 Formation à EndNote 8/ Fonctionnalités complémentaires, Outils daide Par défaut, les listes de termes sont automatiquement mises à jour par les termes entrés dans les références (nouveaux termes en rouge); pour annuler cette fonctionnalité, voir les Préférences. Les listes de termes peuvent être liées à des champs spécifiques, de façon que EndNote associe la bonne liste au champ en édition. Les listes peuvent fonctionner avec ou sans la propriété "Auto- entry"; par défaut Auto-entry est activée et Endnote dans ce cas suggère le terme le plus proche du terme saisi dans la référence. La liste des termes concernant les noms de revues contient les diverses formes de noms de revues qui peuvent être utilisées lors de la création de la bibliographie. EndNote propose 3 listes de revues (Humanités, Médecine et Chimie) qui peuvent être importées.

131 23/05/2008URFIST Rennes131 Formation à EndNote 8/ Fonctionnalités complémentaires, Outils daide Ajout de termes dans une liste Mise à jour automatique des listes avec les saisie des références. Ajout manuel d'un terme dans la liste : dans le Menu Tools, choisir Open Term Lists et sélectionner la liste à modifier, puis New Term et entrer le terme + Save Term ; à la fin : OK

132 23/05/2008URFIST Rennes132 Formation à EndNote 8/ Fonctionnalités complémentaires, Outils daide Copie de termes entre listes (par copier coller à partir des listes de termes). Copie de termes à partir d'autres sources (copier / coller à partir d'un article en cours de rédaction par exemple; s'il s'agit de plusieurs mots, il est nécessaire de séparer les termes par des retours chariot). Mise à jour manuelle des listes de termes (si mise à jour automatique désactivée) : Option Define Term Lists + sélectionner la liste ; puis par le bouton Update List dans la boîte de dialogue Terms List / onglet Lists. S'applique à toutes les références ou seulement aux références sélectionnées (option à cocher).

133 23/05/2008URFIST Rennes133 Formation à EndNote 8/ Fonctionnalités complémentaires, Outils daide Import de termes dans les listes de termes, à partir des fichiers textes proposés par EndNote pour les noms et abréviations de noms de revues (Chimie, Médecine, Humanités). A partir du Menu Tools, choisir Define Terms Lists et sélectionner la liste à laquelle on veut ajouter des termes. Cliquer sur Import List, sélectionner le fichier et cliquer sur OK. Si deux formes d'un même nom ont été entrés par erreur dans les références et par conséquent dans la liste des termes, il est possible de supprimer la forme erronée en cliquant sur Delete Term; il faudra ensuite corriger la base : utiliser l'option Change Text du Menu Edit. (On peut aussi modifier des termes par Edit Term).

134 23/05/2008URFIST Rennes134 Formation à EndNote 8/ Fonctionnalités complémentaires, Outils daide Insertion des termes dans les références Le logiciel propose automatiquement le premier terme de la liste comparable avec le début de la forme en cours de saisie. en utilisant les flèches haut et bas du clavier, s'affichent le terme possible précédent ou suivant dans la liste des termes. insertion de termes de la liste dans la référence sans que la fonctionnalité de suggestion des termes soit activée : positionner le point d'insertion à l'endroit où l'on souhaite ajouter le terme + Menu Tools > Open Term Lists + sélection de la liste désirée + double-clic sur un terme pour l'insérer directement dans la référence.

135 23/05/2008URFIST Rennes135 Formation à EndNote 8/ Fonctionnalités complémentaires, Outils daide Utilisation des listes pour la recherche Pour vérifier la correction du terme envisagé, on peut utiliser les listes de termes avec la commande de recherche de EndNote 1/ Dans le Menu References, choisir Search References et changer le premier élément du menu déroulant = sélectionner Author 2/ Dans le Menu Tools, choisir Open Term Lists + Authors Term List et double-cliquer sur un terme pour l'insérer dans la fenêtre de recherche 3/ Cliquer sur Search pour rechercher les références correspondantes

136 23/05/2008URFIST Rennes136 Formation à EndNote 8/ Fonctionnalités complémentaires, Outils daide Autres actions sur les listes : Détruire une liste (Define Term Lists > Delete List) Renommer une liste (Define Term Lists > Rename List) Créer une nouvelle liste de termes (Define Term Lists > Create List) Lier les listes de termes aux champs Menu Tools > Link Term Lists Exporter (Define Term Lists > Export List) et imprimer les listes de termes (ouvrir et imprimer le fichier à partir de Word par exemple, après conversion)

137 23/05/2008URFIST Rennes137 Formation à EndNote 8/ Fonctionnalités complémentaires, Outils daide Listes des termes des revues mettre à jour la liste des revues (nom de la revue, nom abrégé), soit par une procédure automatique, soit en utilisant Open Term Lists > Journals Term List, puis New Term et les champsFull Journal et Abbreviation 1, 2, 3. Les formes abrégées peuvent être utiles dans les bibliographies et textes.

138 23/05/2008URFIST Rennes138 Formation à EndNote 8/ Fonctionnalités complémentaires, Outils daide Bibliographie thématique Tools > Subject bibliography Par exemple : sélectionner les Keywords (tous les mots clés) Bibliographie ordonnée par mots clés Bibliographie thématique paramétrable par le bouton « Layout »