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Laurence Leroux Service des Thèses, SCD Rennes 2 Gaid Thirion CDETR, SCD Rennes 2 Février 2008 Maîtrise de linformation scientifique : La publication électronique.

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1 Laurence Leroux Service des Thèses, SCD Rennes 2 Gaid Thirion CDETR, SCD Rennes 2 Février 2008 Maîtrise de linformation scientifique : La publication électronique des thèses Ecole Doctorale Rennes 2

2 Publication électronique des thèses Introduction : les enjeux 1 - le cadre national A – Les textes de références B - Les acteurs du dispositif 2 - le cadre de l'Université Rennes 2 A - Les modalités du dépôt B - Les recommandations C – Les outils de rédaction 3 – la diffusion A - Les plateformes et les formats B - Les outils de structuration

3 Vous allez produire une thèse, soit : un document à valeur administrative qui sert à la délivrance d'un diplôme et d'un titre un travail scientifique, reflet de l'activité de recherche de la communauté scientifique Un état de votre recherche à un instant donné De son signalement et de son accessibilité dépend la future notoriété du nouveau chercheur Dans quelle mesure le choix du support a-t-il une importance ? Publication électronique des thèses Introduction : les enjeux

4 Comparaison de consultation Thèses papier : consultations évaluées en moyenne à 1 fois tous les 10 ans Thèses en ligne : (Diane Le Hénaff) Plus de 1000 chargements par jour comptabilisés par larchive du CCSD qui comprend 4000 thèses Une thèse téléchargée 8 fois par mois en moyenne pour larchive Pastel qui en comprend 636 Comment expliquer cette différence ? Publication électronique des thèses Introduction : les enjeux

5 Thèse papier : signalement et accessibilité Signalement obligatoire dans le Sudoc Microfichage seul possible (1 an 1/2 de fabrication) Consultation et accès : Sur place à luniversité de soutenance Dans les bibliothèques de la discipline (microfiche) Prêt à dautres bibliothèques par le PEB (consultation sur place) Publication électronique des thèses Introduction : les enjeux

6 Thèse électronique : signalement et accessibilité Signalement obligatoire dans le Sudoc avec lien au fichier Signalement sur plateformes de diffusions Consultation et accès immédiat : En ligne : En Intranet En Extranet Sur Internet Publication électronique des thèses Introduction : les enjeux

7 Caractéristiques du dépôt électronique Rapidité daccès et de consultation (24 h/24 ; 365 j/365) Large signalement (moissonnage OAI) Enrichissement possible des supports (audio, vidéo, etc…) Garanties de pérennité (archivage national par le CINES) Publication électronique des thèses Introduction : les enjeux

8 La mise en ligne des documents de recherche sinscrit dans de le cadre : Du rapport Isaac sur luniversité numérique (janvier 2008) Objectif : 100 % des documents numériques pour 100 % des étudiants De la création de lUniversité Européenne de Bretagne (2007) Mise en ligne des thèses réalisées dans le cadre du collège doctoral international Publication électronique des thèses Introduction : les enjeux

9 Le dépôt électronique contribue à la notoriété du nouveau docteur et à la visibilité scientifique des établissements Suppose en vue de la mise en ligne : de structurer son document pour faciliter le référencement de présenter selon des normes et formats la mise en place de procédures de référencement propres à lédition électronique : Dépôt /Archivage et pérennisation de connaître les aspects juridiques liés à la mise en ligne Publication électronique des thèses Introduction : les enjeux

10 1 - Le cadre national A - Les textes de références Publication électronique des thèses

11 1985 : arrêté ministériel sur les modalités de dépôt papier des thèses, instituant un bordereau type de signalement 2000 : circulaire instituant un cadre de diffusion des thèses sur Internet ainsi que leur signalement par les établissements dans les catalogues collectifs nationaux Publication électronique des thèses le cadre national : les textes de références

12 2001 : établissement par le Ministère de léducation nationale et le ministère de la recherche dun guide pour la rédaction des thèses destiné aux doctorants 2005 : circulaire précisant le rôle des acteurs de létablissement (école doctorale, bibliothèque), de lABES, du CINES, sur les modalités de dépôt des thèses Publication électronique des thèses le cadre national : les textes de références

13 2006 : arrêté du 7 août 2006 qui définit : les modalités de dépôt papier OU électronique Laissé au choix de létablissement le signalement Dans le Sudoc et dans STAR (dépôt électronique) larchivage Sur les serveurs du CINES (Centre Informatique National de lEnseignement Supérieur) Publication électronique des thèses le cadre national : les textes de références

14 2006 : arrêté du 7 août régissant : La diffusion de ces documents Formats et plateforme selon le choix de létablissement Le guide du doctorant Revu en 2007 pour intégrer les références électroniques Le bordereau de signalement Intègre maintenant les droits dauteur 1er février 2008Abes : (onglet thèses)www.abes.fr Publication électronique des thèses le cadre national : les textes de références

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20 1 - Le cadre national B - Les acteurs du dispositif Publication électronique des thèses le cadre national : les acteurs du dispositif

21 Létablissement de soutenance Lécole doctorale Le jury de soutenance Le doctorant Le service commun de documentation Les organismes nationaux LABES Le CINES LANRT Publication électronique des thèses le cadre national : les acteurs du dispositif

22 Lécole doctorale : rôle administratif, de linscription à lorganisation de la soutenance Chargée de l'enregistrement du doctorant dans Apogée Chargée du signalement dans le Fichier central des thèses en cours de Paris X – Nanterre pour les disciplines autres que scientifiques (1er février Pour les disciplines scientifiques : Thesa répertorie les thèses en cours dans les grandes écoles (http:// thesa.inist.fr)http:// thesa.inist.fr Chargée du dépôt papier et électronique (avant soutenance) Publication électronique des thèses le cadre national : les acteurs du dispositif 1er février 2008

23 Publication électronique des thèses le cadre national : les acteurs du dispositif Lécole doctorale : gestion administrative, de linscription à lorganisation de la soutenance Relai entre le directeur de thèse, les membres du jury et le doctorant, pour les pré-rapports et l'organisation de la soutenance Enregistrement de la décision du jury Transmission des exemplaires papier, des bordereaux et avis du jury, du dépôt électronique au service commun de documentation en vue du signalement

24 Le jury de thèse : validation scientifique et délivrance du titre de docteur Avant soutenance : les membres du jury dressent un pré- rapport concernant la thèse A lissue de la soutenance, le jury : décide de valider ou invalider la thèse est seul habilité à demander des corrections dans un délai de 3 mois peut demander la confidentialité (décision finale du Président duniversité) Na plus à se prononcer sur la diffusion Pourquoi ? Publication électronique des thèses le cadre national : les acteurs du dispositif

25 Le doctorant : auteur, auquel sappliquent depuis 2006 les droits moraux, inaliénables et perpétuels : Responsabilité morale du contenu de loeuvre Responsabilité de lacquittement des droits dauteur et droits voisins pour les documents utilisés dans lœuvre Droit de diffusion et divulgation au public de lœuvre, avec possibilité darrêt de diffusion à tout moment Droit au respect du nom Droit de modification et dadaptation Publication électronique des thèses le cadre national : les acteurs du dispositif

26 Le doctorant : auteur, auquel sappliquent depuis 2006 les droits patrimoniaux 70 ans durant : Droit de reproduction (obligation dautorisation pour la numérisation, reproduction sous forme de cédérom ou autre…) Droit de représentation Droit de citation Publication électronique des thèses le cadre national : les acteurs du dispositif

27 Le droit dauteur sapplique à la thèse après soutenance pour protéger loeuvre du docteur. Ce même droit doit être également respecté pour tous les documents utilisés dans le cadre de la réalisation de la thèse, que celle-ci soit sur papier ou sur support électronique… Publication électronique des thèses le cadre national : les acteurs du dispositif

28 Droit de citation : 3 critères à respecter : Citation courte : caractère de brièveté de la citation par rapport à la globalité de loeuvre citée Place restreinte de la citation par rapport à la globalité du document réalisé Obligation de citer les auteurs et la source Utilisation dans un but informatif ou pédagogique Publication électronique des thèses le cadre national : les acteurs du dispositif

29 Droit dexploitation dune image : Copie dune image : relève du droit patrimonial Modification dune image : relève du droit moral Demande dautorisation de diffusion par écrit En cas de refus ou de coût onéreux, possibilité de cryptage Obligation de citation des auteurs et sources Publication électronique des thèses le cadre national : les acteurs du dispositif

30 Droit dexploitation de données en ligne Un document trouvé sur le Web peut être consulté librement, cela ne signifie pas quil est libre de droit et réutilisable comme tel Certains articles sont soumis à licence (bases de données, bouquets de revues électroniques, etc...) Un document quelquil soit est soumis au droit dauteur, droit moral, droit patrimonial Publication électronique des thèses le cadre national : les acteurs du dispositif

31 Quelques conseils : Toujours citer la source de lextrait Pour un article faisant lobjet dune publication, vérifier les droits cédés à léditeur Sil ny en a pas, sassurer pour une utilisation électronique que lextrait entre dans le cadre de la courte citation ou demander lautorisation de lauteur Publication électronique des thèses le cadre national : les acteurs du dispositif

32 Quelques conseils : Vérifier les mentions concernant les conditions dutilisation sur le site Mention de DR (droits réservés) : signifie que le document est mis en ligne sans autorisation Mentions Creative commons Autorisation de lauteur pour lutilisation libre du document sous conditions symbolisées par des logos Cf : Publication électronique des thèses le cadre national : les acteurs du dispositif

33 Les logos :

34 Attribution : signature de lauteur initial (mention du nom dauteur obligatoire) Non Commercial : interdiction dutilisation commerciale de lœuvre sans autorisation de l'auteur No derivative works : changements, modifications, traductions de lœuvre soumis à lautorisation de lauteur Share alike : si modifications autorisées, obligation de rediffuser selon la même licence Publication électronique des thèses le cadre national : les acteurs du dispositif

35 Droit applicable jusquen décembre 2008… A compter de janvier 2009, clause dexception pour la recherche Cf : auteur/bibliotheque.htmwww.educnet.education.fr//legamedia/droit- auteur/bibliotheque.htm Cf : Le guide pratique du droit dauteur : utiliser en toute légalité / Anne-Laure Stérin. Maxima, 2007 Publication électronique des thèses le cadre national : les acteurs du dispositif

36 Le Service commun de documentation : gestion documentaire Chargé du signalement dans le Sudoc 1er février 2008www.sudoc.abes.fr/www.sudoc.abes.fr/ dans le catalogue de l'établissement de soutenance Chargé de la conservation et de l'archivage des exemplaires de soutenance, quelquen soit le support Chargé de la communication, de la diffusion et de la reproduction des exemplaires Publication électronique des thèses le cadre national : les acteurs du dispositif

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39 Les organismes nationaux : L'ABES (Agence bibliographique de l'enseignement supérieur) Chargée de promouvoir les travaux de recherche au niveau national et international (gestion du Sudoc) Chargée de la mise en place du logiciel STAR dans le cadre du dispositif de dépôt électronique des thèses 1er février 2008www.abes.fr/www.abes.fr/ Publication électronique des thèses le cadre national : les acteurs du dispositif

40 Les organismes nationaux : Le CINES (Centre informatique national de l'enseignement supérieur) : Chargé de l'archivage perenne des thèses déposées via le logiciel STAR Chargé de diffuser les thèses déposées sur les plates-formes définies par l'établissement de soutenance Publication électronique des thèses le cadre national : les acteurs du dispositif

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42 Les organismes nationaux : L'ANRT (Atelier national de reproduction des thèses) : Chargé de la reproduction sur microfiche de la version imprimée des thèses soutenues Chargé de la diffusion des microfiches réalisées à toutes les bibliothèques universitaires françaises selon la discipline Chargé de la reproduction des thèses sur papier « à la carte » (payant et possible si l'auteur en a donné le droit ) Publication électronique des thèses le cadre national : les acteurs du dispositif

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44 Tous ces acteurs appliquent les directives ministérielles en respectant les avis émis par le jury de soutenance et les autorisations accordées par le docteur Publication électronique des thèses le cadre national : les acteurs du dispositif

45 2 - le cadre de lUniversité Rennes 2 A – les modalités du dépôt Publication électronique des thèses Le cadre de lUniversité Rennes 2

46 La mise en place du projet à Rennes 2 Phase expérimentale Dépôt électronique systématique depuis septembre 2007 La version papier demeure la version officielle Evolution : présentation aux labos de recherche et aux directeurs de recherche, au CS et CA de lUniversité Les modalités de dépôt Les particularités du dépôt électronique Le cadre du dépôt à Rennes 2 Publication électronique des thèses Le cadre de lUniversité Rennes 2

47 Dépôt diffusion Dépôt électronique : lauteur remet à lÉcole doctorale tous les fichiers composant la thèse, y compris ceux non diffusables Dépôt éventuel de version de diffusion La diffusion : sauf en cas de confidentialité prononcée par le Président dUniversité, la diffusion sur Internet est soumise à lautorisation de lauteur Diffusion minimale = communauté de Rennes 2 (intranet et extranet) Publication électronique des thèses Le cadre de lUniversité Rennes 2

48 Les services ressources : LEspace Recherche (Bureau des thèses) Le Service des Thèses du Service Commun de Documentation La CDETR (cellule de diffusion électronique des travaux de la recherche) Publication électronique des thèses Le cadre de lUniversité Rennes 2

49 Doctorant les exemplaires destinés au jury 3 exemplaires papier destinés au SCD le bordereau national denregistrement la version électronique complète la version électronique diffusable le formulaire de dépôt électronique le contrat de diffusion DEPOSE Bureau des thèses de lEspace Recherche Publication électronique des thèses le dépôt électronique : 2 mois avant la soutenance

50 Le Bureau des thèses de lEspace Recherche les 3 exemplaires papier le bordereau national denregistrement la version électronique complète la version électronique diffusable le formulaire de dépôt électronique le contrat de diffusion TRANSMET Service des thèses (SCD) Publication électronique des thèses le dépôt électronique : après la soutenance

51 Service des thèses (SCD) Version électronique diffusable - Version électronique diffusable - Docs annexes - Formulaire de dépôt - Contrat de diffusion SIGNALE LA THÈSE DANS LE SUDOC TRANSMET Service informatique SCD CDETR SUIVI DES DEPOTS SUR INTERNET, CAS ECHEANT, DEPOT DE LA THESE SUR TELTEL MISE EN LIGNE EN INTRANET Publication électronique des thèses le dépôt électronique : après la soutenance

52 RESULTAT La thèse est signalée et accessible : dans le Sudoc dans les plates-formes de diffusion choisies (TEL-HAL) Dans Google scholar (moissonnage OAI du portail Sudoc et de HAL) Dans OAIster (moissonnage OAI de TEL ) Publication électronique des thèses Le cadre de lUniversité Rennes 2

53 2 - le cadre de lUniversité Rennes 2 B – les recommandations Publication électronique des thèses Le cadre de lUniversité Rennes 2

54 Publication électronique des thèses Pour se préparer à la diffusion Demander les autorisations de diffusion pour les documents extérieurs à insérer dans votre travail Regrouper les images dans un fichier particulier, ne pas les intégrer au texte Réaliser votre thèse sans ajout de collage Nommer significativement les fichiers Regrouper votre travail sous un seul fichier de préférence, comprenant les couvertures, accompagné le cas échéant dun fichier image Utiliser les formats RTF ou PDF de préférence pour le dépôt Utiliser des polices de caractères non payantes Publication électronique des thèses Le cadre de lUniversité Rennes 2

55 Plus généralement : Bien choisir votre titre de thèse (mots indexés) Respecter les normes de présentation des thèses détaillées sur le Guide du doctorant Traduire votre résumé français en anglais à lidentique Rédiger votre page de titre selon le modèle fourni par lécole doctorale Utiliser une feuille de style pour effectuer votre rédaction Publication électronique des thèses Le cadre de lUniversité Rennes 2

56 2 - le cadre de lUniversité Rennes 2 C – les outils de rédaction Publication électronique des thèses Le cadre de lUniversité Rennes 2

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58 2 outils en ligne : Redacthese (http://redacthese.pbwiki.com) Redacthesehttp://redacthese.pbwiki.com Cursus - outils et guide - redacthese (environnement ENT de lUniversité) Publication électronique des thèses Le cadre de lUniversité Rennes 2

59 Publication électronique des thèses la diffusion : les modalités Autres exemples : Thèse en ligne, mode demploi, site de luniversité de Toulouse 1Toulouse 1 Rédiger sa thèse, site de luniversité Lyon 2 Lyon 2 Un modèle pour la thèse, site Edel de lUniversité de PoitiersEdel Publication électronique des thèses Le cadre de lUniversité Rennes 2

60 3 - La diffusion A - Les plateformes et les formats Publication électronique des thèses la diffusion

61 Dans le cadre du mouvement du libre accès, les établissements développent leurs outils de diffusion : Archimer, outil local utilisé par Ifremer, Archimer Cyberdocs, outil utilisé notamment à Lyon 2,Lyon 2 E-prints, outil utilisé notamment à Université Louis Pasteur de StrasbourgUniversité Louis Pasteur TEL, outil mis en place par le CCSD, actuellement utilisé par Rennes 2 TEL Publication électronique des thèses le processus de dépôt électronique Publication électronique des thèses la diffusion : les plateformes et les formats

62 TEL : serveur géré par le CCSD ( Centre pour la communication scientifique directe) qui dépend du CNRS Favorise l'auto-archivage perenne des documents (disponibles sous 24 heures) Un document déposé ne peut être retiré Convertit du RTF vers PDF ou TeX/LaTeX vers PS contrôle de lisibilité des formats et des données Moissonnage OAI de TEL par le portail Sudoc Publication électronique des thèses la diffusion : les outils Publication électronique des thèses la diffusion : les plateformes et les formats

63 Formats de diffusion : PDF (format ouvert mais propriétaire dAdobe pour la lecture) PDF (X)HTML (langage définissant la structure dun document, dont les limites ont été montrées par le passage à Unicode) (X)HTML XML (format souple, perenne et le plus adapté à la consultation) XML LaTeX (format intégrant des polices de caractères contenant des symboles spécifiques aux sciences ; non convertible en XML pour linstant) LaTeX

64 3 - La diffusion B - Les outils de structuration Publication électronique des thèses la diffusion : les outils de structuration

65 Les formats utilisés pour larchivage et la diffusion des thèses électroniques (PDF ou XML) nécessitent de déposer un document « stylé », cest-à-dire structuré dès sa conception. Lutilisation dune feuille de style est indispensable pour la mise en ligne en XML et conseillé pour une mise en ligne en PDF

66 Publication électronique des thèses la diffusion : les outils de structuration Feuille de style : Document modèle à télécharger, doté dune barre doutils spécifique, qui permet de faciliter la structuration dun document, tout en laissant le choix des styles typographiques (polices, interligne, marges, etc…) A utiliser au début de sa rédaction, plutôt que de styler une fois le document terminé

67 Publication électronique des thèses la diffusion : les outils de structuration Pourquoi utiliser une feuille de style ? Lors de la création de votre document, la feuille de style vous permet : de gagner en lisibilité en homogénéisant la présentation du texte ; de faciliter la gestion document et la rédaction en automatisant certaines fonctions, par exemple : la numérotation des titres, la création et la mise à jour de la table des matières, etc. De plus, utiliser une feuille de style, c'est déjà envisager la diffusion de son travail sur Internet.

68 Publication électronique des thèses la diffusion : les outils de structuration Où trouver le modèle de document à utiliser ? Nous nous basons sur la feuille de style mise à disposition par l'Université Lyon 2. Vous pouvez télécharger le modèle sur ce site : Comment l'installer ? A partir du site thèses de l'Université Lyon 2, choisissez le modèle correspondant au logiciel et au système d'exploitation que vous utilisez couramment.l'Université Lyon 2

69 Publication électronique des thèses la diffusion : les outils de structuration Comment l'utiliser ? Les recommandations suivantes concernent la procédure à suivre pour les utilisateurs de Microsoft Word sur PC. La procédure est sensiblement la même pour les utilisateurs de mac. Préalable Il est important de comprendre que les styles proposés lors de l'utilisation de la feuille de style servent à structurer votre document. Vous restez donc entièrement maître de sa mise en forme.

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71 Publication électronique des thèses la diffusion : les outils de structuration Appliquer les styles chaque élément de votre thèse doit obligatoirement se voir appliquer l'un des styles proposés dans la barre d'outil spécifique à la feuille de style. Par défaut, un style est appliqué à l'ensemble d'un paragraphe.

72 Publication électronique des thèses la diffusion : les outils de structuration Modifier les styles Feuille de style sobre mais possibilité de modifier à volonté les paramètres de mise en page associés à chaque style (police, taille, alignement, etc.). Attention néanmoins à NE JAMAIS MODIFIER LE NOM DES STYLES. Pour modifier les caractéristiques d'un style, il convient de suivre la procédure précise

73 Les projets à venir : Projet de réalisation, dans le cadre du PRES, dune plate-forme de conversion et de diffusion en XML des thèses soutenues dans les universités et établissements supérieurs de Bretagne En amont, projet de mise en place dune formation à lutilisation dune feuille de style pour tous les publics concernés par ce projet Projet de mise en place dune assistance aux doctorants : vous pouvez dores et déjà contacter la CDETR Projet dobligation de dépôt électronique obligatoire des thèses soutenues à Rennes 2 Publication électronique des thèses Evolution en vue…

74 Des questions ?...


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