- 1 - Christiane Bétie Directrice de la surveillance, p.i. Le traitement des plaintes à la Commission d’accès à l’information du Québec Réunion de l’AFAPDP.

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1 - 1 - Christiane Bétie Directrice de la surveillance, p.i. Le traitement des plaintes à la Commission d’accès à l’information du Québec Réunion de l’AFAPDP à Bruxelles Le 25 juin 2015

2 - 2 - Plan de la présentation 1.Statistiques et types de demandes d’enquête 2.L’analyse préliminaire des plaintes 3.Le processus de traitement des plaintes et des enquêtes à la CAI 4.La mise en place d’activités par secteur

3 - 3 - La CAI en chiffres 2 lois: secteur public et secteur privé 2 sections: juridictionnelle et surveillance 60 employés (le Québec compte plus de 8 millions d’habitants) Direction de surveillance 10 analystes enquêteurs 1 adjointe administrative 1 gestionnaire 2 commissaires

4 - 4 - Statistiques

5 - 5 - Les types de demandes d’enquête Secteur privé 64% des plaintes concernent la collecte de renseignements personnels (location de logement, enquête lors de la pré- embauche, services de téléphonie, etc.) 25% des plaintes concernent la communication de renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées (par exemple: expertise médicale) 9% des plaintes concernent des situations autres, telles que la vidéosurveillance ou les mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements personnels au sein d’une entreprise

6 - 6 - Les types de demandes d’enquête Secteur public 15% des plaintes concernent la collecte de renseignements personnels (collecte d’identifiants pour obtenir des services) 69% des plaintes concernent la communication de renseignements personnels (expertise médicale communiquée entre organismes, renseignements financiers, etc.) 16% des plaintes concernent des situations autres, telle que le traitement des demandes d’accès à des documents ou la diffusion de l’information

7 - 7 - - Inspection (promotion des bonnes pratiques, recommandations) - Enquête (ordonnance et recommandation) - Demande d’information (documenter une problématique) Moyens mis à la disposition de la Commission pour exercer ses fonctions de surveillance Depuis 2014, la Commission s’est fixé pour objectif de mener des activités par secteur dans le but de promouvoir les bonnes pratiques ou de documenter des problématiques particulières qui touchent un secteur d’activité défini

8 - 8 - Analyse préliminaire: quelques questions pour orienter l’intervention -La plainte touche-t-elle directement l’intérêt personnel du plaignant? -La plainte touche-t-elle l’intérêt collectif ou général, s’agit-il d’une situation qui dépasse la plainte d’un particulier? -Y-a-t-il une enquête ou une inspection en cours ou à venir sur la même pratique ou la même entreprise? -Est-ce un problème récurrent ou qui touche une industrie en particulier? -L’intervention de la CAI est-elle urgente? Y a t-il une pratique à laquelle la CAI doit mettre fin rapidement? - Quel est l’effet recherché : dissuasif, préventif, curatif?

9 - 9 - La direction de surveillance tente toujours de régler la problématique qui lui est soumise avant d’utiliser ses pouvoirs d’enquête: -En transmettant la jurisprudence à la partie visée par la plainte -En suggérant à la partie visée de modifier sa pratique afin de se conformer aux exigences de la Loi

10 - 10 - 11 À chaque étape, l’organisme/entreprise peut se conformer et proposer une modification de pratique (règlement à l’amiable) à la satisfaction de la CAI La DS effectue le suivi des ordonnances rendues par la CAI RÉCEPTION D’UNE PLAINTE ÉCRITE ANALYSE PRÉLIMINAIRE FERMETURE MANDAT D’ENQUÊTE/ ASSIGNATION À UN ENQUÊTEUR ENQUÊTE - Cueillette d’information relative au manquement observé - Rédaction d’un rapport factuel d’enquête validé par la partie visée RAPPORT FACTUEL et DOCUMENTATION SOUMIS À UN COMMISSAIRE EN SURVEILLANCE PLAINTE NON FONDÉE PLAINTE semble FONDÉE FERMETURE AVIS D’INTENTION CAI OBSERVATIONS de la PARTIE VISÉE ORGANISME/ENTREPRISE MODIFIE SA PRATIQUE À LA SATISFACTION DE LA CAI OU OBSERVATIONS SUPPLÉMENTAIRES CONVAINQUENT LA CAI ORGANSIME/ENTREPRISE NE SE CONFORME PAS PAS DE MANQUE DE CONFORMITÉ À LA LOI OU MODIFICATION DE LA PRATIQUE À LA SATISFACTION DE LA CAI MANQUE DE CONFORMITÉ APPARENT À LA LOI ORDONNANCE de la CAI DÉCISION FINALE FERMETURE PLAINTE IRRECEVABLE PAS DE CONSENTEMENT PLAIGNANT PAS PERS. INTÉRESSÉE CAI PAS BON FORUM

11 - 11 - Les activités par secteur: pour faire plus avec moins Voici certains éléments qui nous amènent à considérer une activité par secteur: -Le nombre de plaintes est élevé sur un même enjeu -La problématique et les enjeux concernent un secteur d’activité spécifique (ex: logement, pré-embauche, assurance) -Il s’agit d’une pratique ou d’une problématique récurrente -Le nombre de personnes touchées est élevé Objectif visé par l’activité : Donner une portée plus grande à notre intervention, rejoindre un public plus large que le plaignant et la partie visée, sensibiliser, dresser un portrait d’une situation dans un secteur d’activité

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13 - 13 - Merci de votre attention