116ème GTPA - 09.07.2015 #Nom / DepRemarque 1L. Van Cauter-Tanner / J. Kotzian (BE) Sais-tu quand les DAOs auront accès aux dossiers électroniques ? Pour.

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1 116ème GTPA - 09.07.2015 #Nom / DepRemarque 1L. Van Cauter-Tanner / J. Kotzian (BE) Sais-tu quand les DAOs auront accès aux dossiers électroniques ? Pour le moment, nous devons archiver tous les contrats chez nous. Contrats eFiles 3N. Thiers / J. Tolomeo (IT) Maintenant que les contrats des nouveau MP sont envoyés par email, les IDs ne sont plus mentionnés sur les contrats, cela cause un problème lors des enregistrements APT : = impossible d’enregistrer la personne tant que les records office ne l’a pas enregistrée dans oracle, donc il faut contrôler à chaque fois et cela nous fait perdre du temps. = risque de confondre les personnes qui ont le même nom, les IDs mentionnés sur les contrats nous donnent la certitude d’enregistrer les bonnes personnes. Est-ce qu’il serait possible de rajouter les IDs sur les contrats comme auparavant ? 4V. Brunner (PH) Au niveau de PH et concernant la réception des nouveaux contrats, nous avons remarqué que le nr ID des personnes ne figure plus sur le contrat. Cela nous pose problème pour préparer l’arrivée des personnes notamment quand il s’agit de noms de nationalités étrangères comme les espagnols, portugais ou les pays nordiques. Ce serait bien de pouvoir l’ajouter. 2F. Ziesler / E. Perrin (EN) Avec les e-files nous sommes bombardées de mails et d’échanges de mails entre HR et les candidats : serait-il possible de ne recevoir que les e-contrats sans toutes les discussions intermédiaires en tout cas pour les MPA

2 116ème GTPA - 09.07.2015 #Nom / DepRemarque 5L. Van Cauter-Tanner / J. Kotzian (BE) Le projet de mettre en place une base de données unique avance-t-il ? Accords Rappels automatiques #Nom / DepRemarque 6L. Van Cauter-Tanner / J. Kotzian (BE) Fin de droit de conduire un véhicule CERN Des nouvelles concernant un email automatique adressé aux personnes concernées ? (ex. : comme pour les cartes FR) 7GTPA du 30 avril 2015 Fin de travail à temps partiel Les DAOs souhaitent recevoir la copie de l’email rappelant aux titulaires la fin de leur travail à temps partiel. #Nom / DepRemarque 8GTPA du 30 avril 2015 Proposition d’intégrer dans la procédure un tableau récapitulatif des conditions applicables aux différents programmes des boursiers. Procédure des boursiers

3 116ème GTPA - 09.07.2015 Procédure des étudiants doctorants #Nom / DepRemarque 9L. Van Cauter-Tanner / J. Kotzian (BE) DOCT – remboursement voyages pour les superviseurs des universités : Pourrions-nous mettre en place une approche commune suivie par tous les départements ? Ex. : Remboursement 2 jours / une nuit + voyage ? Subsistance max. de 206.- CHF/Jour ? 10L. Van Cauter-Tanner / J. Kotzian (BE) Changement de statut Les Fellows Marie Curie peuvent maintenant devenir DOCT (approuvé lors du dernier TSC) Ne faudrait-il pas ajouter ce point dans nos procédures ? #Nom / DepRemarque 11L. Van Cauter-Tanner / J. Kotzian (BE) FTEC Mettre à jour la procédure pour les trainees espagnols (mentionner entre autres qu’ils n’ont pas droit au voyage d’arrivée remboursé par le CERN). Procédure des stagiaires

4 116ème GTPA - 09.07.2015 Procédure des congés de maladie #Nom / DepRemarque 14C. Paris (DGS) Est ce que l'on pourrait aborder un point sur les certificats médicaux qu'HR nous demande de reprendre et corriger depuis 2012. #Nom / DepRemarque 13F. Ziesler / E. Perrin (EN) Pour les Summer students, il n’y pas eu une information globale et synchronisée sur les différentes catégories et nous avons vu arriver des personnes sans avoir été prévenues. Arrivées des étudiants d’été Superviseurs pour induction #Nom / DepRemarque 12F. Ziesler / E. Perrin (EN) Nous avons accepté de retoucher la liste des e-monthly induction for Fellows and staffs. Erwin demande maintenant de corriger manuellement dans EDH, avant leur arrivée, les superviseurs non corrects : nous avions déjà dit que ces corrections doivent être faites en amont, et ne sommes pas d’accord pour faire ces corrections manuelles qui font perdre du temps et ne sont plus modifiables automatiquement.

5 116ème GTPA - 09.07.2015 Procédure des attachés de projet – POUR INFORMATION a) Les attachés de projet doivent être employés au minimum à 55% par leur organisme d’origine et ce dernier ne peut être une entreprise commerciale. Les étudiants ne sont pas éligibles pour bénéficier d’un contrat d’attaché de projet. A noter : lorsqu’un attaché de projet est employé par son institut à temps partiel, le pourcentage de temps de travail du contrat d’association avec le CERN ne saurait excéder le pourcentage de temps de travail avec l’institut. b) Formulaire complété :