Attachés de Projet (PJAS) Nouvel Accord Procedure adaptée I. Schmid GTPA - 21.09.2010.

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1 Attachés de Projet (PJAS) Nouvel Accord Procedure adaptée I. Schmid GTPA - 21.09.2010

2 Nouvel Accord Template Nouvel Accord appelé “Project Administration Agreement” établi en collaboration avec les Juristes HR et DG remplace l’ancien « Agreement »

3 Nouvel Accord Template (2) Différences par rapport a l’ancien accord: - Accord cadre et non plus accord personnalisé. Les informations relatives au personnel envoyé sont déjà mentionnées dans le « Assocation Proposal » - Validité de l’accord lié a la durée du projet (et non à la durée maximale du contrat de la personne envoyée) - Pas besoin de refaire un accord pour chaque nouvelle personne venant de cet institut. Ils seront déjà couvert par cet accord cadre.

4 Procedure adapté Enregistrement de tous les accords par FP-FI comme contrat “K”. Demande du numéro faite par HR-RPM Nouveaux accords scannés et sauvegardés sur un serveur central

5 Accord Template Special Si le Département requiert un accord avec un institut d’un pays non-Europeen il faudrait me contacter en avance. Dans ce cas 2 clauses seront a rajouter :

6 Cas particuliers L’ établissement de cet accord n’est pas nécessaire 1.Dans le Dép. PH, si il s’agit d’une des grandes expériences et si la collaboration avec cet institut est déjà couverte par un Mémorandum of Understanding (MoU) 2.Si un accord a déjà été signe (ex. Medaustron) et qui contient une clause que l’institut puisse envoyer des PJAS.

7 Procedure for PJAS contracts 1 Initiative d’accueillir des PJAS émane du Département. La personne mandate est en contact avec l’institut désireux d’envoyer des PJAS 2 DAO prépare le dossier: PAF, formulaire d’enregistrement, association proposal, project administration agreement * (agreement) si applicable 3 HR-RPM vérifie le dossier (compliance with SRR: conditions d’emplois, assurance…) et demande a FP un numéro K 4 Directorat approuve le PAF and et si applicable l’agreement (S. Lettow, S. Bertolucci, S. Myers) 5 Records office établit le contrat 6 HR-RPM signe le contrat du PJAS et scan le agreement pour le publier sur les pages HR consultable pour tous les départements * Si l’institut modifie l’accord template celui-ci est à envoyer au DG-legal service pour approbation avant d’envoyer le dossier complet a HR-RPM

8 Procedure Vous pouvez consulter la procedure en detail dans le admin e-guide: