Gestion du temps Une boîte à outil pour directeurs débordés.

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1 Gestion du temps Une boîte à outil pour directeurs débordés.
 Claude Wachtelaer, Inspecteur - coordinateur – instruction publique Schaerbeek

2 Ceux qui emploient mal leur temps sont les premiers à se plaindre de sa brièveté.
La Bruyère, Caractères.

3 Il n’y a que 24 heures dans une journée
Renoncer à l’idée que l’on pourra tout faire Savoir perdre du temps pour en gagner Aller à l’essentiel Faire la chasse aux chronophages

4 Quel est votre rapport au temps ?
Arrivez-vous toujours à l’heure ? Finissez-vous votre travail dans les délais ? Retrouvez-vous facilement vos affaires ? Quittez-vous votre travail à une heure normale ? Disposez-vous de suffisamment de temps pour votre famille ? Avez-vous le sentiment de maîtriser les choses ?

5 Exercice Classer du plus dérangeant au moins dérangeant les causes de perturbations suivantes : Les parents Les collègues Les visiteurs Le téléphone Les courriels Le courrier Les enfants Autres (à préciser)

6 Se connaître Chacun organise sa journée différemment Par choix
Fluctuation des périodes d’efficacité Investissement personnel Équilibre Travail/vie privée Par contrainte Déplacements Horaire des enfants ou du partenaire Organisation du travail

7 la loi de Pareto Ou Loi des 80/20
20 pour cent de votre temps produisent 80 pour cent des résultats acquis

8 … et quelques autres plus on dispose de temps pour accomplir un travail, plus ce travail prend de temps. (loi de Parkinson). Quand les urgences représentent 50 % du travail quotidien, les priorités et l’efficacité se perdent. (loi de l’urgence). Dossiers et documents s’entassent jusqu’à remplir l’espace disponible pour le rangement. (loi de Douglas). Rien n’est aussi simple qu’il n’y paraît, chaque chose prend plus de temps qu’il n’y paraît. (loi de Murphy)

9 Faire un travail en continu prend moins de temps que de faire le même travail en plusieurs fois. (loi de Carlson). Au-delà d’un seuil de travail horaire, l’efficacité du temps passé décroît. (loi d’Illich). Il y a un moment pour tous, et un temps pour chaque chose. (loi de l’Ecclésiaste).

10 À quoi passez-vous votre temps ?
Comment occupez-vous les 24 heures d’une journée ? Sommeil Travail Repas Déplacements Loisirs Etc.

11 Identifier les espaces de liberté pour en profiter
Gérer les contraintes pour les limiter au maximum Objectif : dégager le plus possible de temps sur lequel vous exercez un contrôle réel

12 La méthode ABC A1 A2 B2 A3 B1 B3 C1 C2 C3 Très urgent Urgent
Moins urgent Très important A1 A2 B2 Important A3 B1 B3 Moins important C1 C2 C3

13 Traitez rapidement, si pas immédiatement, les tâches de niveau A
Traitez rapidement les tâches de niveau B ou déléguez-les Les tâches de type C. constituent ce qu’on appelle la routine elles peuvent souvent être déléguées

14 exercice Jeudi 25 septembre:
Recevoir des parents pour une inscription en maternelle Téléphoner au PO pour demander 20 bancs pour une nouvelle classe Passer la commande pour les repas de la semaine prochaine Recevoir un représentant en jus de fruits frais Lire la nouvelle circulaire « Culture à l’école » Abonner l’école à la revue « Philéas et Autobulle » Discuter le problème de l’ouverture de la porte avec le concierge Prendre rendez-vous avec la zone de police pour les parrainages Discuter le cas d’un élève avec une titulaire de première (dyslexie ?) Réapprovisionner la machine à café Vérifier la pertinence d’une demande de congé de circonstance (personnel enseignant) Demander un RV à l’échevin (préparation de la fête du centenaire de l’école en mai)

15 La méthode A.P.T.I.S. Activités et tâches de la journée Priorités
À sélectionner en fonction de la liste maîtresse. Limiter leur nombre. Priorités Hiérarchiser selon la méthode ABC. Temps Tenir compte de la loi de Murphy. Imprévus Prévoir une réserve pour les imprévus. Attention la loi d’urgence. Suivi. Attention aux tâches systématiquement reportées.

16 La méthode S.A.G.E.S. Simplification Anticipation Groupage
Simplifier les procédures de travail. Ne faire que ce qui est nécessaire à la réalisation des objectifs. Anticipation Rassembler à l’avance tous les éléments nécessaires à la mise en œuvre d’un projet Groupage Rassembler les tâches et composantes présentant des points communs et les traiter simultanément

17 Économie de mouvement Économie de travail standardisation
Améliorer la disposition du bureau et des espaces de rangement. Mettre l’essentiel à portée de main. Économie de travail Déléguer les tâches chaque fois que possible standardisation Utiliser des projets ou des procédures préexistantes afin de ne pas constamment réinventer la roue.

18 Les outils de gestion du temps
Des feuilles volantes Un carnet de notes Un agenda simple Un agenda-planning Un PDA Un ordinateur … peu importe au fond

19 Les outils Choisissez Ce que vous préférez Ce que vous maîtrisez
Ce que vous pouvez vous (faire) offrir ;-) Mais utilisez ce que vous avez choisi !

20 Les agendas papier Avantages Inconvénients Pas trop coûteux
Facile à utiliser Pas encombrant Niveau de sophistication variable Inconvénients Beaucoup de corrections = perte de lisibilité Pas de connectivité Perdu ? Pleurez !!!

21 Les PDA Avantages Inconvénients
Les informations peuvent être sauvegardées sur un ordinateur Clarté des informations Toutes les fonctionnalités bureautiques Connectivité (courriels, Internet) Inconvénients Prix Coût d’utilisation si connecté Utilisation compliquée (parfois) Fragilité

22 LES VOLEURS DE TEMPS Le papier Le téléphone Les courriels
Les collègues Les parents Les visiteurs

23 La méthode E.T.A.L.O. Éliminer Transmettre archiver/ classer
Le meilleur ami de l’homme… c’est la corbeille à papier! Transmettre Si l’on ne peut pas jeter, peut-on transmettre ? archiver/ classer Un bon système de classement doit pouvoir être adapté et régulièrement et dégraissé périodiquement Lancer l’action À partir de documents triés selon le système ABC Ordre Chaque soir, vérifier le bureau afin qu’il soit le plus en ordre possible pour le lendemain

24 Le téléphone Quelques risques Les interruptions incessantes
La volatilité des informations La gestion de la durée des conversations

25 Les courriels Avantages Coût réduit Vitesse
Pratique : destinataires multiples, choix du moment de la réponse. Archivage commode Informel.

26 Les courriels Inconvénients Surcharge de communication
Communication de piètre qualité Confidentialité limitée Risque de spams et de virus Perte de repères temporels accentuant le stress (les réponses devraient arriver presque instantanément) Loi des retours : beaucoup de messages envoyés = beaucoup de réponses reçues. Soyons sélectifs.

27 Gestion:courrier entrant
Utiliser des filtres antispams et des systèmes de priorité Traiter vos courriels régulièrement et à des périodes déterminées Désactiver les sons du courrier entrant Traiter les courriels à l’écran Créer des fichiers d’attente selon les types de priorité Créer des fichiers pour classer les différentes catégories de messages comme pour les documents papier

28 Gestion : courrier sortant
Préparez vos messages L’objet du message doit être précisé Scinder le message en paragraphe Être bref Être clair, précis et ciblé. N’attendez pas une réponse immédiate Pas plus d’un thème par message Si nécessaire, insérer des liens Internet pertinents Créer des listes de distribution pour regrouper des destinataires habituels

29 Courriels: prudence ! Attention la gestion des destinataires :
N’envoyez vos messages qu’à ceux qui en ont vraiment besoin N’oubliez pas que votre message peut être transmis à un destinataire que vous n’aviez pas prévu Les destinataires en copie doivent comprendre pourquoi ils reçoivent le message

30 Protéger son bureau Un directeur d’école considère qu’il est trop souvent dérangé. Il décide de faire installer un ‘huissier électrique’ à sa porte. Comment, comme enseignant de l’école ressentiriez vous cette décision ? Vous paraît-elle normale, excessive, choquante ? Quelles sont vos stratégies pour gérer ce problème ?

31 Les collègues Entrent-ils à tout moment dans le bureau ?
Leur fixez-vous des rendez-vous ? Quand leur ils vous exposent un problème, leur répondez-vous parfois ‘on en reparlera à tel moment de la journée’ ? Acceptent-ils d’être parfois reçus après la fin des cours ?

32 Les parents La porte de votre bureau leur est-elle toujours ouverte ?
Donnez-vous des rendez-vous ? Limitez-vous la durée de l’entretien en disant ‘je peux vous accorder un quart d’heure’ ou ‘je suis désolé mais à 10h00, je devrai aller dans telle classe’ ? Réorientez-vous rapidement les parents vers d’autres interlocuteurs plus adéquats ?

33 Les visiteurs Avez-vous une politique restrictive ou ouverte pour l’accueil des visiteurs ? Avez-vous des critères de tri pour éliminer les importuns Cela vous gène-t-il de refuser un rendez-vous ?

34 Quelques conseils pratiques

35 Gérer l’agenda papier Je garde l’agenda en permanence avec moi.
Je ne noie pas les rendez-vous dans une masse d’annotations. J’écris l’heure du rendez-vous ainsi que les coordonnées Je note le début et la fin de chaque rendez-vous J’écris au crayon. Je me réserve des ‘temps personnels’. Je fais apparaître des marges confortables entre plusieurs rendez-vous. Je sauvegarde de les informations en cas de perte.

36 Gérer l’agenda informatique
Je connais dans le détail des fonctionnalités principales. Je gère mon temps avec un seul moyen centralisé. J’affiche la plupart des barres d’outils. Je sors de ma tête en saisissant toutes les tâches je crée des formulaires personnalisés. Je me réserve dès temps personnels. Je fais apparaître les marges confortables entre les rendez-vous. Je crée des liens hypertextes pour retrouver les documents nécessaires. Je sauvegarde régulièrement.

37 Bien planifier sa journée
J’organise chaque journée le matin ou la veille. Je planifie ma journée sur une fiche journalière. Je catégorise mes tâches. Je fixe des temps passerelle entre deux rendez-vous. Je comptabilise grossièrement les durées par catégorie Je définis un ordre de priorité. Je consulte ma fiche en permanence pour relayer les tâches accomplies. Je donne la priorité aux tâches les plus urgentes et importantes. J’applique un coefficient de temps maîtrisé. Je tiens compte de mon rythme de travail.

38 L’esprit ‘gestion du temps’
Je travaille à chaud. Je ne gagne pas du temps contre les autres. Je concilie rigueur et souplesse. Je mise sur mes points forts pour compenser mes points faibles. Je reste prudent sur le temps partagé et le travail d’équipe. Je favorise le travail ininterrompu. J’évite de refaire deux fois la même chose

39 Gérer le classement Je crée un classement formalisé.
Un document mal classé est considéré comme un document perdu. Je note sur les documents la date de leur élimination possible. Je classe au fur et à mesure Je ne laisse pas les corbeilles pleines. Je supprime les classements sauvages pour tous de documents importants. Je ne manipule pas un document plus de trois fois (classé, jeter, transmettre). Je crée de grosses catégories. Je laisse mon bureau propre systématiquement tous les soirs.

40 Gérer les interruptions
J’évite de trop me déplacer. Je décale mes horaires. Je négocie mon temps. Je privilégie l’écrit plutôt que l’oral. Je demande systématiquement si je ne dérange pas. Je privilégie la messagerie et les courriels. J’établis un journal d’interruptions

41 Ponctualité et déplacements
Je considère l’attente comme un plaisir. J’avance ma montre de cinq à 10 minutes. Je prépare mes affaires bien avant le départ j’évite de passer au bureau Je repère les lieux avant le rendez-vous. J’étudie le moyen de transport le mieux adapté. je limite les déplacements au maximum

42 Et alors ? (devoir pour la prochaine fois)
Maintenant que je sais tout cela: En quoi ces conseils vont-ils m’aider ? Pourquoi tout cela relève-t-il du bla-bla théorique ? Expliquez, par des exemples pratiques, pourquoi tout ce qui vous a été raconté aujourd’hui, ne marchera pas.

43 Une approche pathologique de la GdT
Quatre maladies: La tempsdinite : Inflammation du temps La lifophilie : prioriser l’urgence La chronophagie : se manger son temps L’ouïte : dire oui quand il faudrait dire non

44 La tempsdinite Expression favorite : « je manque de temps »
Causes probables : difficulté à bien évaluer la durée des tâches à accomplir, les délais à prévoir et les échéances à respecter. Vous souffrez de tempsdinite si vous éprouvez de la difficulté à : • Prévoir une durée réaliste pour les tâches à accomplir à vos priorités • Evaluer si les échéanciers des projets demandés sont réalistes ou non • Prévoir une marge de sécurité pour les imprévus et les urgences • Visualiser à l’avance votre emploi du temps hebdomadaire ou mensuel • Synchroniser vos priorités et votre disponibilité avec celles des autres  On soigne la tempsdinite en sachant planifier son temps et ses mandats ou projets.

45 La lifophilie Difficulté à faire ce qu’on avait prévu de faire, à terminer ce qu’on a commencé, à se concentrer sur un dossier à la fois. Expression favorite : « vite, c’est urgent » Causes probables : difficulté à s’arrêter. Aime agir sous tension. Carbure à l’adrénaline. Trouve l’action valorisante que la planification. Difficulté à se centrer sur ses priorités. Confond l’urgent avec l’important. Si c’est urgent, c’est automatiquement important. Difficulté à penser au long terne et à se discipliner au quotidien.

46 La lifophilie La lifophile allume autant de feux qu’il en éteint. Il perd beaucoup de temps (ou en fait perdre aux autres) à chercher des renseignements dans les piles de dossiers qui s’entassent sur son bureau. Les tâches importantes mais non urgentes (priorités e type 2 telles que projets à long terme, améliorations, formation, prévention, ménage des dossiers…) sont continuellement reportées. Il disperse son énergie et épuise son entourage. Il finit ses journées sur les rotules, mais redémarre le lendemain tel une formule 1. Malheur à celui qui relève d’un gestionnaire lifophile.

47 lifophilie Vous souffrez de liphophilie si vous éprouvez de la difficulté à : • Avoir accompli en fin de journée ce que vous aviez prévu le matin • Réaliser vos priorités à cause des nombreux imprévus ou urgences • Trouver du temps pour les tâches importantes mains non urgentes • Terminer au fur et à mesure les tâches ou dossiers commencés • Faire le ménage de votre bureau : mettre de l’ordre dans vos documents papier ou électroniques : améliorer votre système de classement  On soigne la lifophilie en sachant se concentrer et se discipliner

48 La chronophagie Difficulté à ne pas être dérangé, interrompu constamment dans son environnement de travail Expression favorite : « pas moyen d’être tranquille » Causes probables : imprécision ou non disponibilité de l’information nécessaire à la réalisation du travail. Informationite ( tout le monde informe tout le monde sur tout) ou réunionite aïgue (problème-réunion, urgence-réunion, idée géniale-réunion…) Manque de mécanismes formels de coordination des projets. On pratique un sport d’équipe aves de régles de courtoisie. Multiplication inutile et mauvaise utilisation des outils de communication : téléphone, téléavertisseur, téléphone mobile, courrier électronique, télécopieur. Surpeuplement ou manque d’espace de travail : bureaux, salles de réunion, zone d’accueil des visiteurs…

49 La chronophagie Vous souffrez de chronophagie si vous éprouvez de la difficulté à : • Ne pas être interrompu fréquemment par le téléphone qui sonne • Ne pas être dérangé continuellement par des collègues de travail, vos employés, des visiteurs non attendus • Gérer le volume de messages électroniques que vous recevez • Faire respecter par les autres des règles de fonctionnement et des comportements agréables et productifs

50 La chronophagie On soigne la chronophagie en aménageant son environnement de travail pour réduire le bruit, les va-et-vient, les réunions de corridor, en réduisant (limiter la durée) et en prévenant (limiter la fréquence) les interruptions causées par les chronophages: Electroniques : téléphones, téléavertisseur, cellulaire, courrier électronique Biologiques : collègues, supérieurs, visiteurs… Papivores : courrier, paperasse, dossiers qui encombrent le bureau

51 L’ouïte : dire oui quand il faudrait dire non
Difficulté à dire « non » aux nouvelles demandes des supérieurs ou des clients, même si l’on est déjà surchargé. Difficulté à négocier avec son patron et ses clients Expression favorite : « je n’ai pas le choix »

52 L’ouïte : dire oui quand il faudrait dire non
Causes probables : manque de confiance en soi. Recherche la valorisation dans le regard de l’autre. Difficulté à s’affirmer, à négocier, à affronter les réactions de mécontentement. Pour irraisonnée de déplaire, de paraître incompétent, de donner l’impression de ne pas vouloir collaborer. La personne qui souffre de ouïe aigues appréhende les pires conséquences : être moins aimé, être pénalisé lors de l’évaluation du rendement, perdre son emploi, se retrouver tout seul.

53 L’ouïte : dire oui quand il faudrait dire non
Vous souffrez de ouïte si vous éprouvez de la difficulté à : Refuser des demandes irréalistes ou des échanciers trop serrés Renégocier avec votre supérieur une charge de travail trop élevée Faire accepter par vos clients ( internes ou externes) que vous ne pouvez pas les servir dans les temps, ni à la dernière minute Ne pas toujours faire passer les demandes et les priorités des autres avant les vôtres Equilibrer votre temps professionnel et personnel On soigne l’ouïte en sachant négocier, en développant sa confiance en soi et apprenant en à dire non

54 Notes de synthèse. ISPB2013GESTTPS