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LASSISTANTE DE DIRECTION. UNE ORGANISATION EFFICACE DE SON TEMPS Permet de : Avoir une meilleure vue densemble, de son activité et des priorités Agir.

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1 LASSISTANTE DE DIRECTION

2 UNE ORGANISATION EFFICACE DE SON TEMPS Permet de : Avoir une meilleure vue densemble, de son activité et des priorités Agir plutôt que de réagir Surmonter son stress Prendre du temps libre Atteindre ses objectifs

3 Mes critères de gestion du temps Limportant est souvent dissimulé, caché au milieu de la « pile » des urgences. LURGENT cache souvent LIMPORTANT LURGENT chasse souvent LIMPORTANT

4 LImportant et LUrgent Nous avons souvent intérêt à nous poser 3 questions : Quest ce qui est vraiment important pour moi, que dois je faire, et que personne ne peut faire à ma place? Quest ce qui est urgent et que je dois faire avant toute choses? Quest ce que je peux déléguer?

5 Mes critères de gestion du temps LURGENT LURGENT ACTION IMMEDIATE REALISATION ET RESULTATS RAPIDES SATISFACTION / VALORISATION

6 Mes critères de gestion du temps LIMPORTANT et LURGENT LURGENT, cest le présent : Il commande laction, le résultat immédiat, Le QUANTITATIF, Il nécessite dagir vite. LIMPORTANT, cest le futur : Cest le futur, le court, moyen ou long terme. Il privilégie la réflexion, le qualitatif avant dagir Cest ce qui a un intérêt, un enjeu, un rôle considérable, mais qui ne nécessite pas forcément dêtre accompli tout de suite.

7 Le temps maîtrisé Sélection des tâches à accomplir et évaluation de la durée des activités. Planification de 60 % du temps : temps maîtrisé 60 % activités planifiées 20 % activités imprévues 20 % activités libres (réflexion, créativité, lecture,…)

8 Limportant et lurgent Important – peu urgent Le Futur Réflexion+++ Action+ Peu important – peu urgent Le Futur Réflexion + Action + Important Urgent – Le Présent Réflexion +++ Action +++ Peu important – urgent Le Présent Réflexion ++ Action +++

9 La planification Planifier pour : Atteindre mieux et plus vite mes buts, quils soient personnels ou professionnels Gagner du temps Avoir une vue densemble et donc, pouvoir anticiper Prévoir et agir dans le calme

10 Planification La planification permet de prévoir, de déterminer les étapes qui nous conduisent vers un objectif que nous nous sommes fixés. LA PLANIFICATION DEMANDE DU TEMPS ET DE LA REFLEXION.

11 Planifier son travail Planifier cest : Se donner les moyens de rester maître de la situation. La planification concrètement établie, va nous aider à : - Avoir une vue densemble des étapes à effectuer Avoir un instrument de contrôle tout au long du déroulement, garder lessentiel en tête Progresser dans la bonne direction en réglant rapidement les écarts enregistrés au cours de laction

12 Planifier cest aussi : Anticiper et enrichir sa confiance en soi Mettre en évidence les tâches prioritaires et déterminer les tâches à déléguer Gérer son temps au mieux

13 Gestion du temps : Principe de la planification écrite Plan de la journée Sélection des tâches REALISATION

14 Définition des priorités : Planification des tâches par ordre dimportance pour : Soccuper des tâches essentielles Faire les tâches selon leur degré durgence Se concentrer sur la tâche Atteindre les objectifs fixés Écarter et déléguer les tâches Avoir réglé les affaires essentielles à la fin de la journée.

15 Principe de la planification Écrire noir sur blanc ce que lon a décidé de faire : Les gains : –Allégement du travail et de la mémoire –Auto motivation (maîtrise) –Concentration –Contrôle de son activité –Plus de chance de réussite.

16 La PLANIFICATION 1- Jorganise chaque journée le matin ou la veille 2- Je la planifie sur une fiche journalière 3- Je note sur la fiche toutes les tâches qui me traversent lesprit et les catégorise immédiatement UI/uI/Ui/ui 4- Je fixe des temps passerelles entrent deux rendez-vous 5- Je comptabilise « grossièrement » les durées par catégories 6- Je définis un ordre de priorité 7- Je consulte ma fiche en permanence pour rayer les tâches accomplies 8- Je consacre mon temps aux tâches les plus urgentes et importantes 9- Je tiens compte de mon rythme de travail.

17 LAgenda : 1- Je garde lagenda en permanence avec moi. 2- Je gère mon temps avec un seul moyen centraliser : agenda, organiseur électronique, logiciel informatique 3- Je ne noie pas les rendez-vous dans une masse dannotations 4- jécris lheure ainsi que les coordonnées 5- je note le début et la fin de chaque rendez-vous 6- jécris au crayon à papier 7- je note les tâches quotidiennes à accomplir dans mes fiches journalière et pas sur mon agenda 8- Je me réserve des « temps personnels » 9- Je fais apparaître des marges entre plusieurs créneaux 10- Je sauvegarde les informations en cas de perte.

18 Le classement : Mon classement doit obéir aux trois principes suivant : –Une place pour chaque document –Chaque document à sa place –Un classement ne doit rien à la mémoire, mais tout à la logique –Un document mal classé est considéré comme un document perdu

19 Classement : 1- je me dote dun classement formalisé 2- Je claque mon classement sur celui dun collège organisé 3- Je note sur les documents la date de leur élimination possible 4- Je classe au fur et à mesure 5- Je ne laisse pas les corbeilles pleines 6- Je supprime les classements sauvages pour tout document important 7- Je ne manipule pas un document plus de trois fois 8- Je crée des grosses catégories 9- Jélimine de mon bureau ce qui ne concerne pas la tâche et le laisse propre systématiquement tous les soirs.

20 Dire non : Une METHODE Annoncer ce « non » fermement et délicatement : Je suis désolée, ce nest pas possible ! Donner les raisons objectives (sans justification de soi) Proposer une solution et trouver un accord Exprimer le bénéfice commun

21 Optimiser le téléphone 1- Je regroupe mes appels, et organise des séquences téléphone 2- Jannonce rapidement lobjet de lappel 3- Je marque la fin de lentretien par une formule chaleureuse 4- Je filtre mes appels 5- Je prend des notes précises et classe immédiatement les infos 6- Jai un répertoire unique 7- Jexploite les possibilités de mon poste téléphonique fixe ou portable 8- Quand je suis en entretien ou en réunion, je lannonce sur linstant 9- Je questionne sur la disponibilité de mon interlocuteur 10 – Jutilise mon téléphone portable pour les urgences.

22 LEMETTEUR - LE RECEPTEUR Une information : LE RECEPTEUR LIdée : Ses mots, sa culture Son vécu, son environnement, Ses relations DECODE La carte du monde LEMETTEUR LIdée : Ses mots, sa culture Son vécu, son environnement, Ses relations CODE La carte du monde

23 Les étapes dune communication interpersonnelle : Lécoute La Reformulation Le Questionnement Le Feed-back Une situation de communication est un aller – retour, chacun est à la fois émetteur et récepteur.

24 Bien communiquer cest : ECOUTER : Activement en faisant comprendre a lautre que vous lécoutez : Oui….effectivement….en effet…. REFORMULER : Afin de vérifier que lon est bien sur la même longueur donde. QUESTIONNER : Pour obtenir des informations précises, les questions a poser : CQQCOQP…soit : Combien, Qui, Quoi, Comment, Où, Quand, Pourquoi. ET EN GENERAL, AIDER LA PERSONNE A EXPOSER SA DEMANDE.

25 En communication, il y a au moins 9 risques de ne pas sentendre : Ce que je pense Ce que je veux dire Ce que je crois dire Ce que je dis Ce que vous voulez entendre Ce que vous entendez Ce que vous croyez comprendre Ce que vous voulez comprendre Ce que vous comprenez.

26 CRITERES DE COMMUNICATION AFFIRMATIVE : Capacité découte Capacité dexpression Capacité de conviction Capacité a exprimer ses émotions

27 UN OBJECTIF : 1 Quest ce que je veux ? 2 Quest ce que cela me donnera? 3 A quoi saurai-je que jai atteint mon objectif? 4 Y a-t-il un inconvénient à latteindre? 5 De quelles ressources ai-je besoin? 6 Quelles sont les étapes à parcourir? 7 Par quoi commencer maintenant?

28 Lempathie : La communication débute grâce à un déclencheur émotionnel, cest-à-dire un décodage parfait afin de mettre linterlocuteur dans le confort : Cest lempathie

29 Lorganisation : Il sagit de dépasser son organisation personnelle, afin daccéder à lorganisation du territoire sur lequel on se trouve : Ajuster son organisation aux orientations stratégiques de lentreprise Se sentir inclus à part entière a lentreprise.

30 Repérer les comportements : LAgressif Le Passif LAffirmatif

31 Le PASSIF : Le comportement passif cest : Celui qui prend un faible temps de parole (5% environ) Parle doucement, son timbre de voix est faible, Il nécoute pas ses besoins Espère quon les comprennent Ne regarde pas en face, baisse les yeux A une posture voûtée, Reste en retrait……

32 LAGRESSIF : Cest celui qui parle beaucoup (trop, environ 95 %) Il parle fort, (trop fort) Le rythme de voix est rapide (trop) Sa tenue est rigide, froide, Son regard est perçant Il ne respecte pas les besoins des autres…….

33 LAFFIRME Il parle de manière équilibré (50/50%) Il écoute les besoins des autres Il a le regard franc Il sexprime clairement, Il sait ce quil veut Sa voix est claire et ferme Sa posture est décontractée Il est dans la négociation avec lautre…. Les autres…..

34 Ma relation à mon hiérarchique : 1- Je ne le sollicite pas dés que je laperçois 2- je lui soumets mes problèmes avec des options de solutions 3- je prend en note les décisions arrêtées 4- jose négocier mon temps 5- je fonctionne par rendez-vous pour le rencontrer 6- je lui fais préciser les limites dautonomie de mes missions 7- jécris plutôt que de linterrompre dans son travail 8- jétablis des rapports 9- je ne prends pas ses silences pour des réponses sûres 10- je linforme des mes absences à venir

35 Gérer son stress 1- Je suis perfectionniste sur « limportant » mais pas sur le « non important » 2- Je travaille a chaud 3- Je suis financier de mon temps, plus que comptable de mon temps 4- Je ne gagne pas du temps contre les autres 5- Je concilie rigueur et souplesse 6- Je mise sur mes points forts pour compenser mes points faibles 7- Je reste prudent sur le temps partagé 8- Je favorise le travail ininterrompu 9- Jévite de refaire deux fois la même chose.


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