Gestion budgétaire de la représentation TRAINING LAF 2009 Johan Pans

Training LAF Objectifs: A la fin de la formation, le participant sera capable de: 1. Elaborer le budget de la représentation 1. Expliquer la structure du budget de la représentation, comprendre le contenu des catégories et lignes budgétaires 2. Maîtriser l’utilisation des comptes généraux spécifiques liés aux lignes budgétaires 3. Elaborer le budget de la représentation avec les outils fournis 2. Lire et analyser le rapport de suivi budgétaire 1. Interpréter le rapport afin de prendre les mesures nécessaires 3. Elaborer la prévision et révision budgétaire, rédiger le narratif de façon transparente 4. Gérer les Service Level Agreements 1. Elaborer un SLA 2. Incorporer les chiffres du SLA dans le budget 3. Introduire les chiffres du SLA dans la comptabilité 5. Traiter, dans la comptabilité, les activités spéciales et les Volontaires

Training LAF Contenu 1. Cadre général 2. Elaboration du budget de la représentation 3. Analyse de l’état des lieux budgétaire 4. Faire un forecast et la révision budgétaire, ainsi que rédiger le narratif de façon transparente 5. Service Level Agreement 6. Points particuliers: 1. Activités spéciales 2. Volontaires (SVCD)

Training LAF Contenu  Porta Nigra  Atomium  Victoria Tower  Big Ben

Training LAF Procédure Préparation RR Budget  Ensemble avec le draft du CAP: draft budget Y+1 Négociations en fonction des moyens budgétaires consolidés disponibles  Pour le 31 janvier Y+1: Approbation budget Y+1 Procédure Préparation RR Forecast  Pour le 15 septembre Y Procédure Révision budgétaire RR  Pour le 15 septembre Y Procédure Préparation budget consolidé RR & HQ  Pour le 31 mars Y: Draft budget Y+1  Pour le 30 septembre Y: version finale Y+1 2 versions: Version interne et versions DGD CTBDGD Cycle des processus budgétaires des représentations 1 Cadre général

Training LAF Cadre général Allocation de base principale - Article 5 - Projets * Chiffre d’affaires budgété > 150 mio € : 20 mio € forfaitaire Chiffre d’affaires budgété < 150 mio € : 19 mio € forfaitaire Autres allocations de base (article 6 & 9) 12% des frais opérationnels IS (article 7) Défini par convention *Indexé anuellement Financement des frais de gestion CTB

Training LAF Financement

Training LAF Cadre général Budget interne 2009

Training LAF Cadre général Chiffres 2008

Training LAF Elaboration du budget de la représentation  Structure du budget de la représentation  Outils:  Instructions de travail  Template en excel  Rapport de suivi budgétaire A-1  Template pour le narratif

Training LAF Elaboration du budget de la représentation Structure du budget de la représentation Catégorie Ligne budgétaire Code comptable

Training LAF Catégorie Ligne budgétaire Code comptable 03 Frais de fonctionnement 03_06 - Fournitures de bureau et autres Fournitures informatiques 2 Elaboration du budget de la représentation Structure du budget de la représentation

Training LAF catégories: 1. Investissements 2. Personnel 3. Frais de fonctionnement 2 Elaboration du budget de la représentation Structure du budget de la représentation

Training LAF Lien de 1 à 1 entre ligne budgétaire et compte comptable, sauf pour:  02_02 Personnel local  03_05 Missions  03_07 Formation 2 Elaboration du budget de la représentation Structure du budget de la représentation

Training LAF Avantages du système actuel:  Passif & facile à utiliser: valeur par défaut automatiquement remplie sur base du compte général introduit pour la plupart des écritures  Très peu de travail supplémentaire dans le cadre de l’élaboration d’un rapport de suivi budgétaire  Rapportage possible sur base d’un codage dur des liens entre comptes comptables et lignes budgétaires, sauf pour missions, frais de personnel local et formations 2 Elaboration du budget de la représentation Structure du budget de la représentation

Training LAF Désavantages du système actuel:  Il ne s’agit que d’un regroupement des comptes comptables selon leur nature des frais  Utilisation inefficace des outils déjà présents (axes analytiques)  Passif, pas d’imputation budgétaire selon destination des frais.  Système budgétaire restreint, car nature des frais (code comptable) = destination des frais (ligne budgétaire) 2 Elaboration du budget de la représentation Structure du budget de la représentation

Training LAF Elaboration du budget de la représentation : Outils  Instructions de travail: envoyées annuellement ensemble avec le template, modifiées chaque année en fonction des nouveautés et erreurs fréquentes éventuelles  Template en Excel: completé avec les dernières données (si disponibles)  Rapport de suivi A-1: exécution budgétaire A-1 pour avoir une vue réaliste  Template pour narratif: à nouveau introduit après une année d’essai sans narratif  Données historiques détaillées se trouvant en Navirep (voir module compta)

Training LAF Elaboration du budget de la représentation : Chiffres de la proposition budgétaire  Dépenses effectives du passé: Frais de fonctionnement récurrents, par exemple électricité, gaz, eau, fournitures de bureau, téléphone, …  Les engagements et contrats: Les loyers, charges locatives, internet, …  Impact des activités spécifiques: Missions, formations régionales organisées par/dans une représentation, formations personnel local dépassant le budget octroyé, activités spécifiques de marketing ou représentation (SPOC, 10 ans CTB…)

Training LAF Budget: même principe que la comptabilité: Comptabilité de décaissement. Budgeter sur base des décaissements prévus durant la période budgétaire en fonction des engagements, contrats et activités spécifiques, fonctionnement. Exemples: 1ère année de location des bureaux avec un contrat de 3 ans: Bail annuel: EUR, du 01/07/09 au 30/06/2012 Paiement: préalable par trimestre À budgeter en: 2009: EUR2010: EUR2011: EUR 2012: EUR 2 Elaboration du budget de la représentation : Chiffres de la proposition budgétaire

Training LAF Elaboration du budget de la représentation : 01 Investissements: budgétisation Prix unitaire 250 EUR et durée de vie économique </= 1 an : 03 frais de fonctionnement 03_06 Fournitures de bureau Fournitures informatiques 03_10 Autres frais de fonctionnement Petit équipment Exemples: 10 memory sticks à 30 EUR/pièce, GSM </= 250, petit mobilier, licences antivirus renouvlables annuellement, … A reprendre sur le ‘Extra inventory list’

Training LAF Prix unitaire > 250 EUR et durée de vie économique > 1 an : Investissement:  01_01 Véhicules  01_02 Mobilier, Installation, Machines et Outillage  01_03 Matériel informatique  01_04 Travaux Aménagements 2 Elaboration du budget de la représentation : 01 Investissements: budgétisation

Training LAF  Budgeter le prix d’acquisition total, toutes taxes incluses, frais de transport, installation, …  Ne pas reprendre les ammortissements des acquisitions de l’année Y dans le budget Y+1  Entamer à temps la procédure d’achat (marché public) des investissements, car aucun report du budget année Y vers année Y+1: un engagement ne suffit pas, car on travaille avec une comptabilité de décaissement: date de décaissement = imputation sur l’exercice budgétaire de la date de décaissement. 2 Elaboration du budget de la représentation : 01 Investissements: budgétisation

Training LAF Commande de 3 PC au 12/12/2009. Livraison le 14/12/2009, date facture 16/12/2009, paiement au 20/12/2009: Imputés sur le budget 2009 Commande de 3 PC au 20/12/2009. Livraison le 28/12/2009, date facture 06/01/2010, paiement au 20/01/2010: Imputés sur le budget 2010 Commande de 3 PC au 12/12/2009. Livraison le 20/12/2009, date facture 23/12/2009, paiement au 03/01/2010: Imputés sur le budget Elaboration du budget de la représentation : 01 Investissements: budgétisation

Training LAF Plus-values sur ventes des immobilisés (amortis) = augmentation des moyens financiers ‘cash’ de la représentation, mais = pas d’augmentation du budget d’investissement par défaut! À voir cas par cas avec HQ 2 Elaboration du budget de la représentation : 01 Investissements: budgétisation plus-values

Training LAF Exemple: Budgétisation d’une voiture: Voiture actuelle: complètement amortie, valeur comptable 0 EUR Nouvelle voiture: prix d’achat estimé: EUR Prix de vente estimé pour voiture amortie: EUR A budgéter: Prix d’achat estimé – prix de vente attendu: EUR Si initialement EUR budgété parce que le prix de vente n’était pas connu, le budget ne devient pas EUR mais EUR! 2 Elaboration du budget de la représentation : 01 Investissements: budgétisation plus-values

Training LAF Elaboration du budget de la représentation : 02 Personnel: 02_01 Payroll Bxl Le budget élaboré par la représentation ne reprend pas les frais du personnel directement rémunéré par HQ: le personnel des représentations avec un contrat avec le siège: contrat de travail d’expatrié  Représentant Résident (a.i.)  Program Officer international  MAF  … Il est entièrement géré par le Siège.

Training LAF Nouveau pour l’élaboration du budget 2010: Fourniture du détail approfondi pour chaque chiffre par fonction et par personne selon template: étalement par élément contractuel de rémunération:  Salaire brut  Impôts sur revenus  Cotisations sociales  Assurances liées au contrat de travail (maladie, …)  Participation contractuelle dans frais de transports,  Primes  … Possibilité de modification du plan comptable dans le courant de Elaboration du budget de la représentation : 02 Personnel: 02_02 Personnel local

Training LAF Elaboration du budget de la représentation : 02 Personnel: 02_02 Personnel local

Training LAF Codes comptables:  Personnel représentations  Impôt personnel ResRep  Cotisations sociales  Divers frais Pers RR En combinaison avec les codes budgétaires :  02_02_0X Et l’axe analytique A06 Collaborateur CTB -N° mat. A utiliser pour l’imputation des éléments de rémunération contractuels par individu! 2 Elaboration du budget de la représentation : 02 Personnel: 02_02 Personnel local

Training LAF Personnel: 02_02 Personnel local: Pratiquement en Navirep:

Training LAF Elaboration du budget de la représentation : 03 Frais de fonctionnement 03_01 - Bureaux  Charges locatives: Charges (communs) contractuellement redevables comme précisé dans le bail, donc pas de montants reçus via un SLA

Training LAF _02 - Electricité, gaz, eau, …, et entretien bureaux  E & R locaux: Y inclus les frais de gardiennage, jardinage, nettoyage, … effectués par un sous-traitant. En cas de personnel propre (contrat de travail avec la représentation): 02_02 Personnel local 2 Elaboration du budget de la représentation : 03 Frais de fonctionnement

Training LAF _03 - Frais fonctionnement matériel roulant  Taxe de roulage: Toutes taxes pour la mise en fonction du véhicule. Donc pas les frais de péages durant missions ou courses, parking, … Imputables sur:  Missions - Transport (avion,…)  Frais de transports 2 Elaboration du budget de la représentation : 03 Frais de fonctionnement

Training LAF _05 Missions 2109_INT - Missions Internationales 2109_LOC - Missions locales 2 Elaboration du budget de la représentation : 03 Frais de fonctionnement

Training LAF : activité: Missions09: Année 2109_LOC: missions locales sur le terrain, par staff Représentation ou RR 2109_FORM: Missions de formation régionales ou internationales (p.ex. Séminaire LAF, séminaire processus, …) 2109_INT: missions internationales par RR ou son mandaté (p.ex. RR-week, … 2109_001: Mission d’appui sur frais de gestion effectuée par un membre du personnel du siège 2 Elaboration du budget de la représentation : 03 Frais de fonctionnement

Training LAF Valeurs érronées utilisées en 2008: 02_0102_02_0102_02_0202_02_03 02_02_0402_02_0502_0403_03 03_0603_0703_102106_ _ _ _ _ _ _ _ _ _FORM2107_INT2107_LOC2108_ALL A_MG_22_AA_R0_22_A 2 Elaboration du budget de la représentation : 03 Frais de fonctionnement

Training LAF Valeurs érronées utilisées en 2009: 2108_FORM 2108_INT 2108_LOC Dès que le décaissement est en 2009, automatiquement à imputer sur budget Donc automatiquement 2009_XXX 2 Elaboration du budget de la représentation : 03 Frais de fonctionnement

Training LAF Comptes généraux à utiliser pour l’imputation des frais de missions: 2109_INT _FORM _LOC – (22013 SVCD)  Missions - Transport (avion,…)  Missions – Assurances  Missions - frais d'Hotel  ( Mission frais représentation)  Missions-Indemnités (per diem)  Missions - Formalités adm.  Missions - Varia 2 Elaboration du budget de la représentation : 03 Frais de fonctionnement

Training LAF _06 - Fournitures de bureau et autres  Fournit. de bureau & imprimés: papier, stylos, disquettes, cdr&dvd vierges, agrafeuses, perforatrices, feutres, …  Fournitures Photocopieuses:Toners de photocopieuses et cartouches d’imprimantes  Fournitures informatiques: petit équipement informatique < 250 EUR: memorysticks, claviers, souris, imprimantes < 250 EUR, antivirus dont le prix d’acquisition est supérieur à 250 EUR mais renouvelable chaque année  Frais de cantine: boissons & aliments pour le personnel ou l’accueil des visiteurs, fontaines d’eau 2 Elaboration du budget de la représentation : 03 Frais de fonctionnement

Training LAF _07 - Formation  Frais de formation pers. Local: frais d’inscriptions pour le personnel avec un contrat de travail avec la Représentation CTB. Si budget insuffisant, formuler une demande sur base d’un plan de compétence/carrière envers HR pour une augmentation de ce poste. Par exemple: cours sur plusieurs années, …  2109_FORM - Missions de formation: Déterminé par le siège sur base des propositions élaborées par les departements au siège. 2 Elaboration du budget de la représentation : 03 Frais de fonctionnement

Training LAF _08 - Honoraires et consultance  Consultants & Sous-traitances: Uniquement prestations intellectuelles: frais de notaires, avis juridiques, jury de recrutement, … Gardiennage, jardinage, nettoyage, réparation de matériel et locaux, ramassage d’ordures, …: 03_02 Electricité, eau, gaz, … et entretien bureaux 2 Elaboration du budget de la représentation : 03 Frais de fonctionnement

Training LAF _10 – Autres frais de fonctionnement  Frais de transports: petits frais de transports non-liés aux missions (péages, parking, …)  Frais de séminaires: séminaire facilité par 1 fournisseur, tous les éléments (catering, salle, location matériel, …) sont repris sur une facture du fournisseur.  Cost sharing Funds: les revenus/réallocations générés par les Service Level Agreements 2 Elaboration du budget de la représentation : 03 Frais de fonctionnement

Training LAF Analyse de l’état de lieu budgétaire Interprétation du rapport de suivi budgétaire en vue de la préparation de la prévision/révision budgétaire: règles Le budget total accordé pour une catégorie (investissements, personnel et frais de fonctionnement) ne peut être dépassé. Par contre, une ligne budgétaire peut être dépassée, en tenant compte des conditions suivantes :  Le dépassement d’une (des) ligne(s) budgétaire(s) ne cause(nt) pas de dépassement au niveau de la catégorie budgétaire.  Le dépassement est de 20% maximum  Une explication pertinente peut être fournie. (cfr. Narratif)

Training LAF Analyse de l’état de lieu budgétaire Auto-vérification:  L’exhaustivité des données: Toutes les comptabilités de toutes les banques et caisses de toutes les périodes envoyées vers HQ? Toutes avances/montants ouverts sont régularisés?  L’exactitude des données: Toutes les transactions imputées sont-elles bien imputées sur les budgets (centre de coûts) adéquats  Trimestriellement, Feedback du LAF vers RR avec les points d’attention. (mensuellement àpd septembre)

Training LAF Elaboration du forecast et révision budgétaire  Envoyer la comptabilité à temps! Trop de retard = Analyse inefficace et erronée  Compléter le narratif avec des mots et chiffres clefs. Pas d’information ou information insuffisante = questions supplémentaires par HQ.  Fourniture de chiffres réalistes sur base:  des dépenses réalisées au moment de l’élaboration de la révision/du forecast  des engagements contractuels à décaisser durant le reste de l’exercice budgétaire: loyers, personnel, …  Investissements planifiés à décaisser durant le reste de l’exercice budgétaire

Training LAF Elaboration du forecast et révision budgétaire Montants non-décaissés = usage inefficace des moyens octroyés = Budget inutilisé = Non-réalloué vers autre centre de coûts nécessitant des moyens supplémentaires, pas de report possible BUDGET INUTILISE = PERDU !Importance d’une prévision/révision réaliste! Ne pas calculer de marge de sécurité! En cas de circonstances exceptionnelles, contacter HQ

Training LAF Service Level Agreement Définition  Formalisation d’un accord négocié entre 2 parties (preneur de service & fournisseur de service) concernant  La qualité, les responsabilités, les garanties, les pénalités, … des services ou prestations concernés: niveau de service

Training LAF Contrat entre 2 entités (en général la représentation et un projet, mais aussi entre projets) - Représenté par ces mandatés (Représentant résident, chef de projet, directeur de la cogestion, …) - Pour la fourniture: - D’infrastructure - De prestations de service: - Services généraux - Services d’appui technique (SLA entre projets) 5 Service Level Agreement Service Level Agreement à la CTB

Training LAF Des prestations de service généraux/d’appui technique ou la mise à disposition d’infrastructure pour laquelle l’entité bénéficiaire aurait dû faire appel aux fournisseurs tiers ou aurait dû engager du personnel propre. - Donc pas pour des services (et frais y liés) par défaut fournis par la représentation aux projets executés pour l’Etat belge (soutien du LAF, ResRep SMCL, PO, …): sauf pour des projets IS 5 Service Level Agreement Service Level Agreement à la CTB

Training LAF Le support (direct et indirect) fourni par la représentation aux projets exécutés pour l’Etat belge (LAF, PO, RR, …: financé sur les frais de gestion CTB (voir cadre général) Pour IS: à prendre en compte dans le SLA, car pas à financer par l’Etat belge, mais par le bailleur de fonds du projet: via réallocations, montants déterminés dans le SLA. 5 Service Level Agreement Service Level Agreement à la CTB

Training LAF  Bénéficier des économies d’échelles  Mise en place rapide avec peu de formalités administratives  Valorisation du know-how présent dans la maison, augmentation de l’efficience du personnel local mis en place  Flexibilité entre contractants Plus de flexibilité en fonction de la durée des projets, modalités en cas de rupture,... 5 Service Level Agreement Pourquoi?

Training LAF  Finance (comptabilité, caisse, payements, …)  Administratif (secrétariat, réception, …)  Logistique (achats, gestion voitures, …)  Support ICT  Ressources humaines (contrats, …)  Autres 5 Service Level Agreement Services généraux

Training LAF Service Level Agreement Mise à disposition des infrastructures de la représentation:  Espace de bureau  m²  Charges locatives (loyers, assurances)  Entretien et réparation (produits, contrat de maintenance, …)  Eau, électricité & gaz  Investissements d’aménagements des bureaux: cloisons, airco, groupe électrogène, …

Training LAF  Télécommunication (téléphone, internet, fax,…)  Matériel informatique (PC, imprimante, …)  Matériel de bureau (photocopieuse, imprimante centrale, frigo, …  Voitures  Frais de fonctionnement voitures (essence, assurance, maintenance, …)  Fournitures de bureau (papier, cdr’s, cantine,  Autres 5 Service Level Agreement Mise à disposition des infrastructures de la représentation:

Training LAF  Mise à disposition d’un membre du staff du personnel local pour des tâches prédéterminées (comptable, assistant administratif, logisticien, chauffeur, …)  AT Budget Support loue un espace bureau à la Représentation si l’espace est disponible et inutilisé  En même temps, il utilise la connexion internet, l’électricité, l’imprimante, les fournitures de bureau, … achetés/payés par la représentation 5 Service Level Agreement Exemples

Training LAF SLA entre la représentation et un projet: Projet: une augmentation de charges des moyens généraux pour le projet, à comptabiliser sur le compte général via PHQ (voir module comptabilité) Représentation: une diminution de charges (frais de gestions, montant négatif), à budgétiser en fonction du type de service fourni:  Services généraux  Infrastructure 5 Service Level Agreement Charges et produits générés par Service Level Agreement

Training LAF Services généraux: Catégorie 2 Personnel:  Personnel Payroll HQ: Ligne budgétaire 02_01 compte général Réalllocation Art5-Art7-Art9 Budgétairement intégré et comptabilisé par HQ 5 Service Level Agreement Charges et produits générés par Service Level Agreement

Training LAF Services généraux: Catégorie 2 Personnel:  Personnel local: Ligne budgétaire 02_02_0X (la fonction liée, p.ex. 02_02_02 LAF) compte général Répartition article 5,6 & 7 Budgétairement à intégrer par la Représentation dans son budget, comptabilisé par HQ 5 Service Level Agreement Charges et produits générés par Service Level Agreement

Training LAF Services d’infrastructure: Ligne budgétaire 03_10 Code comptable Cost Sharing Funds Budgétairement à intégrer par la Représentation dans son budget, comptabilisé par HQ 5 Service Level Agreement Charges et produits générés par Service Level Agreement

Training LAF Donc jamais en compensation de la nature des frais!: Loyer (2) (1) Internet 216 (4) (1) 180 (2) 180 (3) Service Level Agreement Charges et produits générés par Service Level Agreement

Training LAF Nouveau à partir de 2009: Tous les Service Level Agreements sont imputés par le siège! To do: envoyer une copie des SLA en vigueur vers Exercice: Elaboration d’un SLA entre la représentation et un projet IS pour un AT qui occupera un bureau à la représentation, et ensuite intégrer les montants dans le budget. 5 Service Level Agreement Charges et produits générés par Service Level Agreement

Training LAF  Exemples:  Formation régionale, séminaire régional  10 ans CTB  Sur base d’un budget (séparé) préalablement approuvé par le comité de direction  Instructions de budgétisation et comptabilisation établies et envoyées par HQ. 6 Points particuliers 6a Budget Représentation et les activités spécifiques

Training LAF Points particuliers 6a Budget Représentation et les activités spécifiques Exemple: Séminaire régional SEN Processs Management:

Training LAF Points particuliers 6a Budget Représentation et les activités spécifiques Exemple: 10 ans CTB: 2 Scénarios: 1.Augmentation du budget de la représentation pour organisation de l’activité spécifique ou 2.Imputation budgétaire sur le centre de coûts 162M qui coordonnera la mise à disposition des moyens pour l’organisation de l’activité spécifique et qui en fera le suivi budgétaire.

Training LAF Points particuliers 6a Budget Représentation et les activités spécifiques Exemple: 10 ans CTB: Scénario 1: La représentation reçoit un budget adapté et comptabilise les dépenses sur son budget (centre de coûts 21XXXREPXXX) et avec une ligne budgétaire 220XX (pour spécifier l’activité) transmis par HQ:

Training LAF Points particuliers 6a Budget Représentation et les activités spécifiques Exemple: 10 ans CTB: Scénario 2: Le budget est géré par le département Marketing du siège: imputation sur leur budget (centre de coûts 162M) avec une ligne budgétaire 220XX (pour spécifier l’activité) transmise par HQ:

Training LAF Points particuliers 6b Budget Représentation et les Volontaires Volontaires gérés par/à la représentation: PAS d’impact budgétaire, donc rien à budgétiser pour le volontaire:  Charges/dépenses/investissements pour le volontaire sont comptabilisés avec des valeurs analytiques spécifiques:  A02 Centre de coûts: 21XXXREPXXX  A03 Ligne budgétaire: SVCD  A06 Collaborateur CTB -N° mat.: 10XXX (le N° matricule du volontaire)  Ecriture de réallocation en diminution des charges effectuée par HQ ( EUR sur Cost sharing funds avec A03 Ligne budgétaire: SVCD)

Training LAF Cfr Workshop SVCD 6 Points particuliers 6b Budget Représentation et les Volontaires

Training LAF Q & R

Training LAF The END