FORMATION DIRECTEUR DES ACHATS 03 mai 2016

Présentation ENSAM Contexte Organisation de la fonction achat Mise en place concrète de la politique achat

PRESENTATION ENSAM

4 L'Ecole Nationale Supérieure d'Arts et Métiers est une "Grande Ecole d'Ingénieurs fondé en 1780 par le duc de La Rochefoucauld Liancourt. C'est un établissement Public à Caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPCSCP) placé sous la tutelle du Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche. L’ENSAM est un établissement unique coordonné par une Direction Générale, et comprend 8 campus et 4 instituts répartis sur le territoire français. Ses missions principales : l'enseignement et la recherche L’ENSAM a pour mission principale la formation initiale d'ingénieurs généralistes aux disciplines du génie mécanique, du génie énergétique et du génie industriel (2 programme de master recherche, plus de 20 spécialités de masters recherche, une vingtaine de mastères spécialisées, des études doctorales,…). L’ENSAM dans son ensemble représente étudiants (dont 900 étrangers), agents dont 400 enseignants. Budget annuel autour de 100 millions d’euros.

5 PRESENTATION ENSAM

CONTEXTE

7 Avant 2013 : Chaque campus était une structure autonome. Les marchés étaient passés directement par les campus. Au 01 janvier 2013 : Nouveau décret faisant de l’ENSAM un établissement unique avec un seul pouvoir adjudicateur représenté par la direction générale. -Passation des marchés supérieur à 25 KE par la direction générale (service marchés). -Centralisation et pilotage des marchés informatiques par la DSI, de la formation par les DRH, des abonnements et de la documentation par la direction et de la com. -Marchés inférieurs à 25 KE laissés à la main des centres. Constat : Multiplicité des marchés par campus (1 procédure = 1 marché = 1 campus). Pas de rationalisation par domaine d’achat, ni d’effet de massification. Difficulté constaté sur la définition des besoins par les campus = Mise en place de formation pour une initiation aux marchés publics, mise en place de documents types (fiche définition des besoins, CCTP type, fiche suivi,…), mise en place d’un dialogue budgétaire. 01 janvier 2015 = Mise en place d’un outil financier = Sirepa, permettant le suivi financier et le suivi des marchés Août 2015 = Création d’une fonction achat centralisé : d’une logique juridique à une logique achat 2016 = Mise en place d’une politique achat avec une fonction achat identifié

ORGANISATION DE LA FONCTION

9 ORGANISATION DE LA FONCTION ACHAT La mise en œuvre d’une Politique Achat efficiente et de stratégies achats est souvent dépendante de l’organisation humaine affectée à la fonction Achat. Cette organisation peut suivre trois modèles : centralisé, décentralisé ou mixte. Avant 2013 = Décentralisé Si la décentralisation rend plus complexe l’application de la Politique Achats de l’établissement et la conception de stratégies Achats globales, elle permet néanmoins une meilleure compréhension des enjeux métiers par les Acheteurs. De même, le travail de « pédagogie Achats » auprès des services prescripteurs s’effectue plus aisément, entrainant une meilleure implication des prescripteurs et à une valorisation de la fonction Achat. Pb rencontré : pas de politique achat nationale 2013 = Centralisé Un service Achat centralisée permet une vision plus indépendante des achats (indépendance par rapport aux directions opérationnelles) et une approche globale des Achats. La centralisation des Achats favorise en outre une plus grande transversalité des achats et l’homogénéisation des pratiques comme des outils au sein d’un établissement. Pb rencontré : Ce mode d’organisation a conduit l’ENSAM à certaines lourdeurs administratives et des procédures plus complexes. De même, le recensement des besoins des directions métiers est en général plus délicat, les acheteurs étant moins au centre des problématiques métiers. En outre, les services prescripteurs ont parfois eu tendance à se déresponsabiliser et à réduire leur implication dans le processus Achat.

10 ORGANISATION DE LA FONCTION ACHAT Depuis = Mixte L’ENSAM, actuellement, a opté pour une organisation mixte avec une organisation : -Centralisée sur les familles Achats dont la massification, standardisation est opportune (type achat de fournitures récurrentes) -Décentralisée pour les Achats métiers spécifiques et non transversaux (par exemple la réalisation d’études complexes), -Externalisée pour certains domaines (centrale d’Achat, utilisation d’un groupement de commande). -La fonction achat est actuellement positionné en N-3 par rapport au DG.

11 ROLE DE LA PERFORMANCE ACHAT A L’ENSAM TITRE DE LA SLIDE Etablit la cartographie des achats et met en place le plan d’action d’achat Organise la fonction achat au sein de l’établissement : Définit la politique d’achat en cohérence avec la stratégie globale de l’établissement Définit le processus et l’organisation des achats dans l’établissement Suit l’évolution de la réglementation et adapte le processus d’achat en conséquence Assure l’efficacité des achats au sein de l’établissement : En mettant en œuvre les dispositifs permettant d’organiser le recensement des besoins En participant au processus d’achat pour passer les contrats et piloter l’exécution des marchés En optimisant l’ensemble des achats effectués par l’établissement sous les aspects qualité, coûts, délais, services dans le respect de la réglementation de l’achat public En assurant la diffusion des méthodes et outils d’achat En assurant le suivi de la performance des achats de son établissement En participant à l’élaboration des systèmes d’information relatifs aux achats En réalisant une veille sur les marchés économiques

12 ROLE DE LA PERFORMANCE ACHAT A L’ENSAM TITRE DE LA SLIDE Un gestionnaire achat et marché Relai entre la direction des achats et les prescripteurs : Contribue à l’application des marchés publics au sein de l’établissement Met en œuvre les procédures d’achat de l’établissement Contact direct du fournisseur : Suit l’exécution de l’achat tant en logistique (réception, échange, litige…) qu’en comptabilité (constatation du service fait…) -Dans les campus, les RAF (Responsables administratifs et financiers) sont les relais achats de la direction générale et assurent la fonction achat au niveau local (achat inférieur à 25 KE). Ils sont également en lien avec les plateformes régionales achats (PRA) de l’Etat pour la mutualisation régional de segment achat, hors DAE.

MISE EN PLACE CONCRETE DE LA POLITIQUE ACHAT

14 Politique achat MISE EN PLACE DE LA POLITIQUE ACHAT -La politique Achat consiste, selon le fascicule X publié par l’AFNOR à définir des « orientations et intentions générales, relatives aux achats et approvisionnements, d’un organisme, telles qu’elles sont formulées par la direction de l’organisme acheteur ». Plus simplement, elle consiste à définir sur une période donnée des axes stratégiques déclinés en objectifs opérationnels et à en mesurer la performance. -La politique d'achat est la feuille de route du Directeur Achats, la définition des priorités d’achats en fonction des activités de l’établissement. -La formalisation d’une politique achats traduit, dans l'achat public, le passage d’une logique juridique, centrée sur la sécurisation des procédures, vers une logique globale intégrant des objectifs de performance économique, qualité, délais et développement durable.

15 LES ETAPES CLES MISE EN PLACE DE LA POLITIQUE ACHAT -1/ Avoir un outil de suivi financier = Pour l’ENSAM, SIREPA -2/ Mettre en place une nomenclature des achats : Mise en place de la nomenclature NACRES en 2016 à l’ENSAM -3/ Effectuer une cartographie de ces achats : La cartographie d'un portefeuille achats permet au Directeur des achats de disposer d'une photographie des consommations par segments, clients internes et fournisseurs. L'analyse du portefeuille permet l'identification des familles à fort enjeux et permet d'identifier les angles d'amélioration de la politique d'achats. Analyse à effectuer avec la méthode dite de Pareto, détaillée en A,B,C : -20 % des dépenses représentent 80 % des achats -30 % des dépenses représentent 15 % des achats -50% des dépenses représentent 5 % des achats

16 MISE EN PLACE DE LA POLITIQUE ACHAT -4/ Etablir un plan d’action ; Le plan d'action achats est la feuille de route du directeur des achats permettant de planifier les projets et leurs grandes phases (état des lieux, réflexions sur les leviers, mise en œuvre) et d'identifier, suivre et mesurer les opportunités concrètes de gains, sur tous les segments. (Fichier annexe) : -5/ Planifier et programmer ses achats ; La programmation des achats repose sur l'anticipation, la valorisation et l'anticipation des besoins regroupés au sein de programmes stratégiques d'acquisitions de fournitures, de services ou de travaux. Elle vise à donner une visibilité sur les actions qui devront être entreprises à court ou moyen terme en fonction d’une part de la prévision des ressources disponibles et d’autre part des besoins à satisfaire. Une fois la programmation établie, les marchés ou les actes d'achat doivent être planifiés. (Fichier annexe) -6/ Mise en place d’indicateurs Les gains achats ou économiques mesurent les effets des politiques achats mises en oeuvre : baisse de prix, réduction du cou ̂ t global, cou ̂ ts évités... Ils ne mesurent pas la totalité des effets budgétaires (fluctuation des prix, nouveaux achats liés à une nouvelle activité ou à l'innovation, évolution de la fiscalité...). Par opposition au gain achat, le gain budgétaire mesure les économies réelles sur le budget par comparaison complète entre exercices budgétaires et ne vaut donc que pour les dépenses récurrentes. LES ETAPES CLES

17 Communication MISE EN PLACE DE LA POLITIQUE ACHAT La mise en place d’une politique achat passe par de la communication : Il faut vendre la fonction achat en permanence. A l’ENSAM, la fonction achat est mis en avant par : -4 journées (plénière) par an afin de présenter la politique achat et les actions programmés aux campus -Achat info : Périodique trimestrielle à destination des membres du Codir, des directeurs et chefs de services du siège, des directeurs campus et Responsables administratifs et financiers campus : Information sur les nouveautés, sur le suivi de la planification des achats, sur les résultats obtenus,… -Flash info spécifique -Mise en place d’un livrable « Déontologie achat»

18 Actions menées ou en cours MISE EN PLACE DE LA POLITIQUE ACHAT -Signature de la convention DAE pour se rattacher à leurs marchés ; -Rattachement au marché Electricité de la DAE (12 % d’économies, soit 260 KE/an) -Signature de la convention inter-opérateur UGAP -Externalisation de marchés sans plus-value à l’UGAP : fournitures de bureaux et papier ; -Mise en place outil de commande en ligne UGAP -Mise en place d’un nouveau marché GAZ (septembre 2016) piloté en interne jusqu’en janvier 2018 (passage au marché interministériel DAE) -Mise en place d’un nouveau marché voyage (déplacement et hôtellerie) : Mise en place d’un marché SBT, d’un marché alloti déplacement et hôtellerie, d’un marché carte logée.

19 MISE EN PLACE DE LA POLITIQUE ACHAT Soutien de votre hiérarchie pour mener ceci à bien Nous avons la chance d’avoir le soutien de notre hiérarchie. Notre direction générale est très sensible à une amélioration et une uniformisation continue de nos achats afin de réaliser des économies budgétaires, aussi bien en fonctionnement qu’en investissement. Notre plan d’action achat est validé par notre direction générale, ce qui nous permet d’avoir un appui hiérarchique primordiale à sa mise en place. Difficultés et obstacles rencontrés « On adore la révolution mais on a horreur du changement » et « C’était mieux avant ». Il est difficile de provoquer un changement quand des habitudes ont été prises. D’où une nécessaire communication, permanente et positive, pour changer les mentalités. Difficulté également sur le niveau des agents qui n’est pas uniforme et de différents horizons : mise en place d’un plan de formation et d’accompagnement. Bilan – Marges de progrès : Vendre la fonction achat en permanence Prévoir une directive opérationnelle achat par année, mise en place d’une planification des achats pour les campus, refonte des outils communs (analyse des offres, contrôle qualité marché, fiche négociation, ….), rattachement au RIE (réseau interministériel de l’état) pour bénéficier notamment des outils de la DAE, poursuivre le plan de formation achat.

20 Sous-titre de la slide – 3 lignes max QUELQUES CHIFFRES Quelques chiffres : Consommations annuelles en Articles de bureau pour un agent administratif = 60 à 80 € HT Consommations annuelles sur les 3 familles produits Articles de bureau, papier et consommables informatiques pour un agent administratif = 180 à 200€ HT Le coût moyen de passation de commande pour le secteur public est de 150€ pour les commandes matérialisées. Coût d’un appel d’offres = Environ 10 à 12 KE. Coût d’un MAPA = Environ 6 à 8 KE. Ministère agriculture : 37 ramettes, soit environ 100 euros par agent par an Ministère intérieur : 18 ramettes par an par agent Ministère écologie : 12 ramettes La moyenne se situe autour de 17 à 18 ramettes. Et vous ?

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