Séance d’information pour les chefs de campagne Nouveaux chefs de campagne 25 avril 2016

Ordre du jour Objectifs de la séance Présentation Présentations des 3 principaux bénéficiaires Aperçu de la CCMTGC Structure, votre rôle, rôles clés et échéanciers Outils de la campagne Conclusion 2

… quelques autres points amusants... Education….a 3X Win from Tradex Birthday Party! Good news….Opt-In to learn more! Elements of the Best Canvass…Ever 3

Objectifs de la séance Offrir aux chefs de campagne les compétences de base pour mener une campagne de collecte de fonds efficace  Comprendre la CCMTGC, ses principaux bénéficiaires et les avantages de la campagne  Comprendre son rôle et celui de l’équipe d’appui  Commencer sa propre campagne avec certaines stratégies clés et un plan de haut niveau  Accéder aux ressources mises à votre disponibilité  Connecter avec vos gestionnaires de comptes 4

Présentations 1.Nom 2.Ministère 3.Participation ou expérience antérieure – CCMTGC, secteur caritatif, bénévolat 5

Aperçu de la CCMTGC Inauguration de la CCMTGC en 1997 par le Conseil du Trésor Campagne donnant le choix au donateur, géré par les employés fédéraux dans l’ensemble du Canada Trois bénéficiaires désignés dans la RCN : Centraide Ottawa - Centraide Outaouais - PartenaireSanté Possibilité d’appuyer n’importe quel organisme de bienfaisance canadien enregistré (plus de ) Campagne nationale gérée par Centraide Ottawa et plus de 80 Centraide canadiens locaux 6

Structure actuelle de la CCMTGC 7

Résultats de la campagne dans la RCN de 2015 (*inclus les retraités) $ Health Partners 4

Rôle du chef de la campagne Superviser tous les aspects de la campagne dans leur ministère (c.-à-d., gestion de projets) Créer une équipe de chefs naturels provenant de l’ensemble du ministère Recruter des bénévoles et s’assurer qu’ils reçoivent une formation Obtenir les leçons retenues du ou des chefs de campagne antérieurs Favoriser la participation des employés et demander des commentaires Croire en la campagne et l’appuyer 9

Rôle du chef de la campagne Élaborer des objectifs de campagne, des stratégies et des plans Surveiller le progrès en organisant des rencontres hebdomadaires avec l’équipe principale Faire état du progrès – Équipe de la haute direction et gestionnaire adjoint de la CCMTGC Mettre en œuvre des stratégies d’intervention Célébrer les succès, reconnaître et remercier les bénévoles Travailler avec l’agent des communications pour préparer les demandes des Prix de reconnaissance de la CCMTGC 10

Création de l’équipe 11

Co-chef de campagne (Député) Rôle recommandé dans le cadre du plan de relève Offrir du soutien au chef de campagne Bonnes aptitudes en planification, en gestion et en organisation 12

Trésorier Excellente aptitude à utiliser Excel et porte attention aux détails Assure la gestion appropriée et le fonctionnement des procédures administratives et financières de la campagne Élabore et gère un processus interne visant à recueillir et à vérifier les formulaires de don, les formulaires d’activités spéciales et les chèques 13

Trésorier Prépare et soumet les enveloppes des trésoriers comprenant les formulaires de don dûment remplis, les formulaires d’activités spéciales et les fonds connexes Gère divers rapports – suivi quotidien des résultats de la campagne Fait état des résultats à haute direction, aux chefs de campagne et à l’équipe principale 14

Agent des communications Développe une stratégie et un plan de communications pour la campagne Obtient de l’aide en matière de méthodes de communications et de relations publiques Participe à l’élaboration d’un message personnalisé et pertinent Crée de la visibilité et de la sensibilisation par divers moyens : affiches, bulletins d’information, courriels, Twitter, intranet, discours, histoires et autres 15

« Le CIC redonne aux communautés » « Ensemble, nous sommes brillants » « Campagne de charité des employés de Services partagés Canada » « Dans les petits pots se trouvent les meilleurs onguents » « Créer une vague de changement dans notre communauté »

« Inventif de nature » « Faire une différence dans votre communauté » « Tout le monde peut être le superhéros d’une personne »

Coordonnateurs de directions générales / Chefs d’équipe Les coordonnateurs de directions générales et les chefs d’équipe gèrent les relations entre le chef de campagne, le trésorier et les solliciteurs Les coordonnateurs de directions générales et les chefs d’équipe sont idéalement des représentants de votre structure organisationnelle – cherchez les chefs naturels qui s’engagent dans la campagne Motivent et encouragent les solliciteurs 18

Coordonnateurs de directions générales / Chefs d’équipe Organisent des équipes chef d’équipe-solliciteurs – fournir des listes de sollicitation, de la formation et de l’aide Font état du progrès et de l’état de la sollicitation au chef d’équipe, au trésorier et à l’équipe principale Remettent les formulaires de don dûment remplis, les formulaires d’activités spéciales et les fonds connexes au trésorier ou au sous- trésorier en suivant le processus défini par le trésorier 19

Coordonnateur des activités spéciales Planifie et gère les activités spéciales ministérielles – échéances Gère un groupe de bénévoles dans le but d’aider avec la planification et l’exécution Travaille en étroite collaboration avec l’agent des communications pour assurer la promotion Travaille en étroite collaboration avec le trésorier pour déterminer les licences. Fait les demandes de permis et de licences nécessaires. S’assure que le trésorier est au courant de l’échéancier des activités. Remplis les formulaires d’activités spéciales et soumet les fonds connexes 20

Prochaine génération – YPN/GenNext Élabore des stratégies permettant d’impliquer les jeunes employés dans la campagne (sollicitation) – Exploiter les réseaux existants Trouver des façons d’utiliser l’énergie et la créativité des jeunes employés Favoriser la sensibilisation de la communauté et inculquer un sens de la propriété du succès de la campagne 21

Solliciteurs La clé du succès de la campagne – Appuie la campagne et y croit; a de très bonnes compétences interpersonnelles Avise les employés des bienfaits de la CCMTGC et de la façon dont ils peuvent faire une différence Permet à tous les employés de faire un don en les engageant et en faisant un suivi avec tous les employés sur sa liste Répond à toutes les questions des employés 22

Solliciteurs Fait le suivi auprès des employés (ferme la boucle) – obtient un oui ou un non Fait le suivi de toutes les réponses de sollicitation; fait rapport à son chef d’équipe Examine les formulaires de don pour s’assurer qu’il sont dûment remplis Soumet les formulaires de don et les fonds connexes à son chef d’équipe, à son coordonnateur de direction générale, à son sous-trésorier ou à son trésorier – suivre le processus 23

Stratégies de sollicitation Assigner 1 solliciteur par tranche d’environ 10 ou 15 employés S’assurer que les solliciteurs participent à la formation S’assurer que tous les employés ont l’occasion de faire un don à l’appui de leur communauté Créer un dynamisme en créant des sollicitations éclairs Offrir des incitatifs (le cas échéant) pour les donateurs précoces Établir des kiosques de sollicitation dans des zones stratégiques (c.-à-d., à trafic élevé) 24

Recrutement de bénévoles pour la campagne de charité …nous sommes à la recherche de gens qui…  … sont intéressés à travailler sur un projet qui influence positivement notre communauté  … peuvent réseauter efficacement avec 10 ou 20 personnes dans le ministère  … peuvent aider leurs collègues à naviguer efficacement le formulaire de don en ligue ou papier (as des médias sociaux)  …sont prêts à s’engager pendant 3 heures à l’appui des œuvres de charité – formation et sollicitation  …croient dans le travail des organismes de bienfaisance  …sont intéressés par une expérience dans le domaine caritatif  … ont une expérience dans le domaine caritatif ou une histoire à partager Si vous avez coché au moins 4 des cases ci-dessous, la campagne de financement de cette année pourrait être pour vous! Communiquer avec Anne directement au pour savoir comment participer!

Rôles – Autres secteurs de soutien RH – Mise à jour des organigrammes et des listes d’employés pour établir le nombre de bénévoles/solliciteurs requis et pour leur assigner une liste de sollicitation TI – L’équipe est requise pour faire en sorte que ePledge est accessible dans les milieux de travail des employés – Listes blanches – L’équipe peut aussi aider de diverses autres façons – création de raccourcis ePledge sur les postes de travail, présentations vidéo dans les salles de conférences et les aires communes, etc. Administratif – Mieux connus lorsque les réunions d’équipe ont lien et que l’on connait le nombre d’employés dans le ministère 26

Échéancier de haut niveau 27 Nota : Les dates sont approximatives. Consultez les dates clés pour obtenir des précisions sur la formation et les tournées « Le voir, c’est le croire ».

August/août Sept/sept. Campaign Timeline / Échéancier de la campagne Oct/oct. Stimulate/Educate What Can invest bring! Stimuler – éduquer Ce que l’investissement nous apporte! Donate Pledge Donner Promesse de don Celebrate Special Events Célébrer Activités spéciales Communicate/Communiquer

Pratiques exemplaires Personnalisez votre campagne de façon à ce qu’elle résonne – « C’est notre campagne, notre communauté » Engagez tous les employés et encouragez-les à partager leur histoire Concentrez-vous sur la sollicitation – Effectuez une sollicitation individuelle en premier Reconnaissez vos réalisations, petites ou grandes 29

Prix de reconnaissance La CCMTGC reconnaît la contribution exceptionnelle des employés fédéraux et des ministères par l’entremise des Prix de reconnaissance Vous présentez une demande – représente le mieux la réussite de votre ministère Les finalistes et les lauréats sont choisis en fonction des renseignements dans la demande et des résultats Les demandes sont examinées par le sous-comité de reconnaissance et de prix – membres du cabinet de la CCMTGC de la RCN 30

Aperçu des ressources de la campagne

Gestionnaires de comptes de la CCMTGC Un gestionnaire de comptes de la CCMTGC est assigné à chaque ministère, agence et société d’État Engagez-les régulièrement – Invitez-les à vos rencontres d’équipe principale hebdomadaires et à vos activités Gardez-les à l’affût de l’état de votre campagne – Ils ont de l’expérience et peuvent vous aider à élaborer des stratégies de réussite 32

Site Web de la CCMTGC Ajoutez le site Web gcwcc-cctmg.org à vos favoris campagne/trousse-de-campagne campagne/trousse-de-campagne Source d’information précieuse sur tout ce dont vous (et votre équipe) aurez besoin pour gérer la campagne – Documents de référence – Boîte à outils – Formulaires – Bureau des conférenciers; articles sur prêt – Modèles 33

Ressources Demandez un conférencier de l’un de nos principaux bénéficiaires (ou organisme financé) afin qu’il offre une expérience de première main des services offerts Le conférencier permet aux employés de voir comment leur don a un effet direct sur la vie des personnes dans notre communauté 34 Bureau des conférenciers Tournées « Le voir, c’est le croire » C’est l’occasion de voir de première main l’effet de votre don Du 28 juin au 29 août

Articles sur prêt Obtenez du matériel de campagne gratuitement pour augmenter la visibilité pendant les activités spéciales – Bannières – Drapeaux de nylon – Tabliers Demandez des articles sur prêt à l’aide du formulaire de demande qui se trouve sur le site Web Soumettez les demandes tôt et fournissez un échéancier afin que nous puissions vous accommoder le mieux possible 35

Liens y_is_dead_wrong (en anglais seulement) y_is_dead_wrong changees/ changees/ preuve-vivante-%C2%BB?_ga= preuve-vivante-%C2%BB?_ga=

Conclusion Autres questions? Commentaires? 37