Dakar, Sénégal du 11 au 15 janvier 2010 Contributions

Objectifs de la Séance  Définir « contribution »  Identifier les règlements de l’USAID qui s’appliquent aux contributions  Déterminer les contributions autorisées et non autorisées  Comptabilisation/documentation des contributions  Déclaration de la contribution à l’USAID

Avez-vous des contributions?  Qui parmi vous avez des contributions obligatoires dans votre accord de coopération avec USAID?  Activité « ONG »: –Mettez-vous avec les membres de votre organisation et décrivez les différentes sources (les montants/budgets) auprès desquelles vous pensez obtenir vos contributions? –Quels sont vos plans pour obtenir ces contributions?

Une contribution, c’est… « La partie des coûts du projet ou du programme qui n’est pas financée par le gouvernement fédéral américain» [Source : 22 CFR Définitions]

Objectif des Contributions  Favoriser l’atteinte des objectifs du programme  S’assurer que le récipiendaire développera sa capacité organisationnelle pour la mobilisation des ressources externes  Promouvoir un développement durable  Accroitre les impacts du programme  Démontrer l’ apport du récipiendaire

Quelles sont les conséquences quand les contributions ne sont pas suffisantes? Que se passera-t-il si vous n’obtenez pas les contributions identifiées dans l’accord?  Réduction du financement : 1.L’AO peut réduire le montant du financement future; 2.Si la subvention est expirée ou résiliée, récipiendaire se devra de rembourser la différence à USAID.

Critères – Admissibilité des Contributions La contribution doit : Être vérifiable dans les dossiers du récipiendaire –Vous devez avoir des archives semblables à ceux des archives comptables (documents justificatifs, etc..) Ne doit pas être inclus à titre de contributions pour tout autre projet financé par le gouvernement américain fédéral Nécessaire et raisonnable pour la réalisation appropriée et efficace des objectifs du programme Autorisé en vertu des principes de coûts applicables Ne doit pas être payé par une autre subvention du gouvernement américain ou à travers la récupération indirecte des coûts administratifs Inclus dans le budget approuvé

Exemples de Contributions  Argent, biens ou services  Fonds dépensés par une source autre que le gouvernement américain  Travail des bénévoles  Dons en équipement, en immeubles et en terrains  Revenu du programme (doit recevoir l’approbation écrite de l’USAID)

Dons en argent, biens ou services  Les dons en fournitures comprennent les articles, tels que les immobilisations corporelles, les fournitures de bureau, les fournitures de laboratoire, les logiciels et les coûts d’électricité et d’eau.  Exemples : dons de condoms, ordinateurs pour le travail de la subvention et brochures.  La valorisation des contributions doivent être raisonnable et ne pas dépasser la juste valeur du marché.  Remarque : Le statut sur l’origine des contributions n’est pas applicable, ainsi que les restrictions sur les marchandises.

Fonds provenant d’autres sources que le Gouvernement Américain  Utilisation de fonds ne provenant pas du gouvernement américain peuvent être utiliser comme contributions.  Exemples : Le Fonds Mondial, fondation privée, sous-récipiendaire de l’organisation, fonds propres de l’organisation, etc.  Contribution = dépense (pas revenu)

Travail : Temps Bénévole  L’activité doit appuyer l’exécution du programme  Les services peuvent être de tout niveau de compétence tant le travail est pertinent aux objectifs du programme  Le temps doit être comptabilisé à l’aide de feuilles de pointage ou d’un mécanisme semblable  Les salaires doivent être justifiés - –Cherchez dans l’organisation le salaire payé pour un travail semblable –Si cela n’est pas disponible – regardez ensuite les taux sur le marché du travail

Dons en équipement, immeubles et terrains  Normalement, seule la dépréciation pour l’équipement et les immeubles peut être présentée (déterminée conformément aux règlements comptables de l’organisation). La valeur intégrale de l’équipement ou le juste coût de location du terrain peut être acceptable si approuvé par AO. –La valeur ne peut pas dépasser la juste valeur du marché pour un bien du même âge et dans le même état au moment du don.  Exemples : véhicules motorisés, serveurs, etc.

Documents justificatifs par type de contribution Type de contribution au partage des coûts ÉvaluationDocuments justificatifs Services bénévolesLes tarifs des services bénévoles doivent être cohérents avec ceux payés pour un travail semblable au sein de l’organisation (si le poste n’existe pas au sein de l’organisation, utilisez la valeur du marché) 1.Feuille de pointage signée indiquant les heures travaillées, et 2.Le calcul du tarif selon l’évaluation du temps Dons en fournituresJuste valeur du marché des fournitures au moment du don 1.Lettre de donation, et 2.Évaluation des fournitures données à partir des prix en catalogue ou sur Internet, des factures ou des soumissions pour les mêmes fournitures

Documents justificatifs par type de contribution Type de contribution au partage des coûts ÉvaluationDocuments justificatifs Dons en équipement, en immeubles ou en terrains Normalement, seulement la dépréciation (conformément à la politique de l’organisation). La valeur de l’équipement et le juste prix de location d’un terrain sont autorisés avec l’approbation préalable de l’AO (il faut fournir le règlement financier interne) 1.Lettre qui indique les dons, et 2.Prix comparables du marché ou d’un catalogue, ou 3.Évaluation indépendante de la valeur Cofinancement de projetCoût réel encouru1.Lettre du donateur qui indique le montant du don, ou une copie de l’entente ou du contrat, et 2.Copie de la facture payée par le donateur. Contributions LiquidesValeur monétaire (du coût réel encouru)1.Lettre du donateur qui documente le montant donné et le nom du projet appuyé, et 2.Un relevé bancaire qui indique la date et le montant reçu par le titulaire de la subvention

« Flow Down » des Contributions  Les exigences des contributions varient selon le récipiendaire  La contribution est souvent partagée avec les sous-récipiendaires et reflétée dans leurs accords  Le système de déclaration pour les sous- récipiendaires doit être clairement défini

Contributions

Avez-vous des contributions?  EN Y REPENSANT…  ACTIVITÉ ONG: –Comment modifierez-vous vos contributions après les informations reçues? –Comment réviserez-vous votre plan?

Règlements d’USAID  22 CFR (organisations américaines)  Clauses Standard d’USAID  USAID ADS  Statuts de l’USAID - « Partenariat de l’USAID avec les organisations privées et bénévoles pour le développement international»

Questions?