Présentation du service GESTION ADMINISTRATIVE

Quelles personnes constituent le service Les personnes qui travaillent dans ce service, sont : Myriam HADJOUT Emmanuelle MARTINEZ Carole PREVOT

Les missions du service, sont : Le secrétariat de Direction, Le secrétariat pour les équipes et les services, Le secrétariat du Master CCP, La gestion des Ressources Humaines du laboratoire

Les principales activités liées à ces missions sont : Pour le secrétariat de Direction :  L’assistance sur les dossiers complexes (Enquêtes tutelles, contrat de service DR, RI, Elections labo, appels d’offre, Labex,…),  Saisie de la demande de ressources DIALOG et suivi du dialogue de gestion, organisation et préparation EAOM,  Organisation des réunions (DIR et CdL) et rédactions des CR,  Aide à la préparation du dossier d’évaluation AERES  Archivage des documents administratifs (décisions, notes,…) et mis en ligne

Les principales activités liées à ces missions sont (suite) : Pour le secrétariat des équipes et des services :  Distribution du courrier,  Diffusion des informations,  Alimentation de l’intranet labo (formulaires, papier en- tête, CR CdL, etc.)  Elaboration/conception de documents-type internes (formulaires offre de stage, formulaire congés, etc.)  Assistance logistique à l’organisation d’évènements (réservation d’hôtels, salles, vidéoprojecteurs, etc.)

Les principales activités liées à ces missions sont (suite) : Pour le secrétariat du Master CCP :  Gestion des inscriptions (attestations, lettres acceptation, réunions étudiants, etc.)  Organisation des cours (Planning, gestion de l’emploi du temps)  Suivi de la scolarité (notes, accueil, organisation examens, etc.)  Gestion de la bibliothèque du Master  Suivi des stages et organisation soutenances

Les principales activités liées à ces missions sont (suite) : Dans le cadre de la gestion de R.H. :  Recrutement : préparation des dossiers et accès campus (permanents et non permanents, visiteurs, stagiaires)  Suivi de carrière : assistance SIRHUS, CRAC, attestations, informations situation agents, etc.  Suivi des congés et CET  Administration R.H. : réponses enquêtes, suivi règlementation, mise à jour Labintel, suivi des effectifs, tableaux de bord, organigramme, etc.  Gestion des stages : diffusion des demandes, suivi des conventions, gratifications.

Fonctionnement du service : Répartition par activités : Myriam : mi-temps après-midi  Secrétariat Master,  Gestion des stages,  Suivi des congés,  Gestion crédits UM2  SIFAC

Fonctionnement du service : Répartition par activités : Emmanuelle : mi-temps après-midi jusqu’au 30 juin 2013  Aide à l’organisation d’évènements,  Gestion des fournitures,  Dépôt des demandes d’intervention,  Distribution du courrier,  Négociation du contrat de service Elis (eau)

Fonctionnement du service : Répartition par activités : Carole :  Secrétariat de Direction,  Activités du secrétariat d’équipes et de services : o Diffusion information o Alimentation de l’intranet labo o Elaboration/conception de documents-type internes  Gestion des ressources humaines : o Recrutement : Préparation des dossiers, o Accueil des nouveaux entrants, o Administration RH

L’avenir…  Départ d’Emmanuelle le 30 juin ! Remplacement au 1 er septembre sur un support CDD mi-temps de 10 mois…