Le poste de bed manager – les questions à poser Quelle évolution de carrière ? Quels facteurs clés de succès ? Quelles missions ? Quel profil ? Quelles difficultés ? BED MANAGER Quel parcours professionnel ? Quelle unité de rattachement ? Quel lien hiérarchique ? Quel savoir faire ? Quelles activités / tâches à exercer ? Quel savoir être ?

Quelle mission (sa raison d’être) ? Le poste de "bed manager", doit permettre d'optimiser l'organisation des hospitalisations. Il est là pour gérer les lits et les parcours patient (intra-hospitalier). En contact avec tous les services, il a une vision à court et moyen termes des entrées et sorties et place les patients dans les unités de soins au mieux en fonction des demandes et des contraintes de chacun. Quel est le profil type ? Pas de profil type IDE, secrétaire médicale, cadre de santé, agent d’accueil administratif (BE) etc … Quel est le parcours professionnel souhaité ? Une certaine ancienneté dans l’hôpital, avec une expérience dans plusieurs services ou des missions transversales, ce qui permet d’avoir un réseau et de connaitre le fonctionnement de l’hôpital et notamment les flux patients. Connaissance générale du système de santé (facultatif) Quelles connaissances (savoir faire) ? Connaissance des flux hospitaliers Connaissance du parcours patient Connaissance de la pathologie et des soins (un minimum) Respect des procédures de la Cellule d’ordonnancement. Travail en équipe Méthodologie d’analyse de situation Connaissances détaillées des organisations des services Informatique Quelles qualités souhaitées (savoir être) ? Réactivité Savoir travailler sous tension Aptitude à prendre une décision et à la mettre en œuvre Capacité à gérer le conflit - Sens de l’écoute et du dialogue Art de la Négociation Savoir se positionner Esprit d’équipe Goût pour la communication Capacité à entretenir un réseau relationnel avec les acteurs clés  (médecins, cadres, équipes) Pédagogie Accepter le refus sans le prendre pour soi Rigueur Grande disponibilité Savoir rendre compte

Quelles activités / tâches à exercer ? Recueillir l’information : Relevé des lits, sur site ou à partir d’un outil informatique Recueil des mouvements de la nuit (matin) Participation aux staffs des urgences et/ou des services Visite physique dans les services pour rencontrer les équipes et recenser l’information Centralisation des informations relatives à l’hospitalisation du patient en programmé. Rendre compte : Transmission de la disponibilité des lits aux urgences et / ou des services en temps réel Saisie dans le logiciel (mise à jour des entrées et sorties prévisionnelles et réelles) Transmission des informations aux cadres de nuit Pilotage (tableau de bord de la performance de la cellule) Accueil téléphonique de qualité à l’ensemble de ses interlocuteurs Affecter et orienter les patients : Affectation des patients programmés – UHCD dans les lits en fonction de la disponibilité et de la DPS Edition de la liste des patients sortants Participation, en collaboration avec l’encadrement de proximité, à la gestion des flux patients Programmation de l’hospitalisation du patient consultant en fonction des plages opératoires et de la disponibilité des lits Facilitation de l’adéquation entre la programmation des actes techniques et l’hospitalisation du patient Participation à l’orientation des patients entrés en urgence selon les règles d’hébergement définies Instauration d’une relation privilégiée personnalisée et adaptée aux patients si contact patient – assez rare Responsabilité du respect des processus cibles « entrée » et « sortie » des patients Responsabilité du respect du processus d’ouverture et de fermeture des lits dans l’établissement Promouvoir la démarche : Promotion de la démarche de gestion des lits dans les services Manager : Gestion des situations conflictuelles Reporting auprès de la Direction des problématiques récurrentes

Quelle unité de rattachement ? Avoir un rattachement hiérarchique hors pôle et fonctionnel dans le pôle Rattachement hiérarchique : DG/Directeur des soins Eviter un lien hiérarchique direct avec le responsable d’unité médical Rattachement fonctionnel : Cadre de pôle/ Cadre des consultations Affecter le gestionnaire de lit à un pôle ou à une unité qu’elle connait de préférence Proximité géographique : Positionnement central dans l’hôpital A proximité des services A proximité des consultations Quelles sont les difficultés et les contraintes du postes ? Adhésion médicale et paramédicale Ressaisie informatique Architecture de l’hôpital (pavillonnaire, multi site) Gestion de l’aval et des délais d’acceptation des lits SSR Respect des règles d’hébergements Quels facteurs clés de succès ? Ne pas négliger l’accompagnement du sentiment de perte d’identité des services et de dépossession de missions par les cadres Impliquer les praticiens dans des groupes de travail Assurer une permanence de fonctionnement de la cellule la nuit, le week-end et pendant les périodes de congés Veiller à la diffusion auprès des unités de soins des informations sur l’affectation de lit Communiquer régulièrement auprès des praticiens et des cadres sur les résultats obtenus et les écarts de respect des pratiques définies Quelle évolution de carrière après cette fonction ? Poste à occuper entre 2 ou 4 ans car usant psychologiquement Réflexion à avoir pour inscrire ce nouveau métier dans une filière de gestion des flux (approvisionnements, bloc opératoire) et de structuration de processus