ANAP Gestion des lits ARS centre Mardi 4 Novembre 2014 C. GOIMBAULT, cadre supérieur de santé pôle de chirurgie Gestion des lits en chirurgie une expérimentation au CHAM

SOMMAIRE  Contexte et problématique  Établissements de règles d’hébergement  Un outil mis en place  Une organisation en regard de l’outil

Le pôle de chirurgie au CHAM  3 unités de chirurgie (80 lits)+ 1 unité d’ambulatoire (10 places)  9 spécialités différentes :  4 spécialités fortes : Orthopédie, Urologie, Viscéral et ORL  5 autres types d’activité : stomatologie, ophtalmologie, cardiologie, endoscopie sous AG, Pose de PAC

2014 : une année de restructuration du pôle  Modification de la typologie des lits  Arrêt d’hospitalisation de semaine  Augmentation du nombre de lits  Pourquoi ?  15% d’activité supplémentaire au bloc entre et prévision de 15% supplémentaire.  Augmentation de 100h de programmation de bloc offert en 2 ans  Recrutement de chirurgiens supplémentaires sur 2 ans  Optimisation du TROS du bloc (72% en moyenne contre 80 % en 2014)

Les problématiques de gestion de lits rencontrées  Accroissement du nombre de patients hospitalisés en chirurgie  Visualisation par unité limitée  Absence complète d’anticipation de gestion de lits  Jusqu’en avril 2014 : occupation rarement au maximum  L’unité d’ambulatoire n’est pas optimisée  Conséquences immédiates Gestion au derniers moments quand les patients arrivent et qu’il n’y avait pas de place, changements de service… mécontentements des patients désorganisation des unités de soins

Objectif du travail réalisé  Établir des règles de gestion des lits sur les hospitalisations de chirurgie  Obtenir une vision globale des patients programmés en hospitalisation en lien avec la programmation du bloc opératoire  Coordonner la gestion des patients hébergés entre le bloc, les secrétariats, les unités de soins et l’encadrement  Anticiper les problématiques de « bouchon »  Alerter les décideurs du pôle en cas de saturation des lits

Un postulat de départ  Pour optimiser la gestion des lits, il est nécessaire de savoir qu’en chirurgie 30% des lits sont liés à l’activité d’urgence et 70% à l’activité de programmation  De ce fait, seul 70% de la capacité de lits d’hospitalisation sont réservables  Un périmètre restreint : les patients programmés pour une intervention au bloc opératoire dans l’ensemble des secteurs d’hébergement du pôle de chirurgie

Méthodologie de travail  Réalisation d’un fichier Excel de suivi des lits sur l’année calendaire  Aout 2014 : Expérimentation du ficher par les secrétaires sur le mois  Septembre 2014 : Mise en place de la procédure de gestion des lits avec test  Octobre 2014 : 1 ère évaluation du processus  Début 2015 : évaluation à 4 mois de fonctionnement  2015 : intégration des urgences et des programmés sur un même fichier

Définir des règles d’hébergement : un préambule indispensable  Répartir les lits par spécialités  Introduire la notion de géométrie variable en fonction du type de patient présent par spécialité et relevant de chirurgie  Désigner des chefs d’orchestre de cette gestion de lit  Définir la manière dont est réservé un lit  Quand la capacité de 70% n’est pas atteinte  Quand la capacité de réservation est dépassée : autrement dit comment faire en cas de « surbooking »

Créer un outil informatique : fichier Excel  Définir son but  Organiser son mode d’utilisation  Définir son contenu 10

Définir les modalités d’utilisation et le rôle de chaque acteur autour de cet outil  Faciliter le remplissage de l’outil en créant un thésaurus des DMS de séjour en fonction du motif d’hospitalisation  Qui utilise ce fichier ?  Qui le remplit ?  Qui contrôle ?  A quel moment se font les différents contrôles ?  Mettre en place une instance de régulation  Prévoir la gestion quotidienne en cas de difficultés de placement

Bilan à 1 mois de fonctionnement  Pour la gestion des lits au quotidien  Une meilleure visibilité de la semaine suivante aussi bien pour le bloc que pour l'hospitalisation d'où une meilleure anticipation.  Le bloc souligne le gain de temps et la qualité des relations entre bloc et unité (hospitalisation et secrétariat).  Effet non négligeable : une meilleur répartition des patients avec des chirurgiens qui laissent l'encadrement acteur et qui informe ces derniers  Le gestionnaire de lits est identifié.  Pour les patients :  une arrivée échelonnée appréciée : c'est une réelle avancée dans la prise en charge  Un meilleur accueil : le patient est informé du service où il sera hospitalisé

Le futur envisagé  Continuer de cette manière jusqu'à la fin de l'année  Réaliser un questionnaire de satisfaction des patients  Etudier la faisabilité de mettre en adéquation la réservation de lit avec la réalité des patients hospitalisé avec notamment la notion de jour de sortie dans les 24h/48h après l'entrée.

Les difficultés rencontrées  Adhésion du corps médical à laisser l’encadrement chef d’orchestre des lits  Apprendre aux équipes administratives et soignantes à utiliser l’outil informatique  Être en capacité à réaliser un fichier Excel un peu complexe pour en faciliter l’utilisation avec une absence de recopiage  Et le changement ….

Merci de votre attention !