Formation et conduite du changement juin 2005 1

Sommaire 1. La démarche 2. Des outils pour conduire le changement 2

Partie 1 La démarche 3

Le Contexte Le Plan stratégique et le plan d'action ADELE 112 : Plan générique de formation ADELE 113 : Formation et conduite du changement ADELE114 : e-formation Deux appels d'offre : Mission d'appui à une démarche de conduite du changement exprimée en termes de compétences Accompagnement de la démarche de formation liée au développement de l'administration électronique 4

La Méthode Une trentaine d'entretiens avec des responsables de structure/direction/sous-direction ; des chefs de projets ; des responsables de formation ; dans des ministères, dans des collectivités territoriales, dans des organismes de formation. Deux journées de rencontre pour faire dialoguer l'offre de formation avec la demande ; entendre et comprendre les expériences déjà engagées dans et hors l'administration. 5

L'analyse de l'existant Des obstacles et difficultés à prendre en compte L'Administration électronique perçue par les acteurs de l'administration: - un changement mal compris - des interférences avec d'autres mutations plus puissantes ou plus anciennes - de l'administration informatique à la e-administration, un chemin à parcourir. Les projets : - des projets juxtaposés, des chefs de projets isolés - des projets informatiques, une difficulté à placer tous les agents en position active - peu de place pour la formation (à l'outil) et pour la conduite du changement. La formation: un existant apparemment réduit, mais d'importantes possibilités La cohésion des formations : un enjeu et un besoin Les ressources humaines et l'accompagnement du changement, clés du succès des projets Des questions de statut, de métier, de compétences. 6

Des outils pour conduire le changement Partie 2 Des outils pour conduire le changement 7

Un Dispositif d'ensemble Construire un dispositif d'appui aux acteurs du changement Mutualiser les ressources pédagogiques, informationnelles, méthodologiques Favoriser la formation d'une communauté des acteurs Mettre en œuvre un plan de communication à destination des agents publics Ordonner l’offre de formation : repérage/labellisation Créer/gérer un label "Adèle Formation" pour les modules de formation des ministères 10 thématiques prioritaires définies Construire une offre spécifique de formation Sur 3 sujets qui permettent un positionnement visible/structurant de l’Agence Définition de service Stratégie technologique Enjeux de l’administration électronique Définir une offre d’accompagnement pour les « grands décideurs publics » 8

Le Catalogue générique de formation à l’administration électronique Contenus Outils de définition du besoin collectif (gestion des compétences) Outils de mise en réseau des formateurs et des apprenants Répertoire d’offreurs Financements ciblés Recommandations sur les manières de former (en ligne, perso, etc.) Conseils sur la certification, la validation, etc. Et, sur chacun des dix domaines prioritaires : Un « Syllabus » Une Banque de slides Une Banque de cas 9

Les Dix Compétences prioritaires pour le chantier "administration électronique" Enjeux Enjeux pour la redéfinition des métiers Enjeux locaux et d’organisation liés aux TIC Contexte national de l’administration électronique Besoins & Services Usages, utilisateurs, usagers et agents Concevoir de front processus, outils, compétences et collectifs Stratégie technologique Projets Dynamique et cycle de projet Évaluation et diagnostic Équipes & Réseaux Négocier pour forger des représentations communes Manager en s’appuyant sur les TIC 10

Les Quatre blocs de compétences prioritaires Motivations du choix Comprendre les enjeux de l’administration électronique Savoir traduire des besoins en services Savoir définir et mener des projets Forger les équipes qui conduisent les projets et les réseaux sur lesquels ils s’appuient Reprendre ce qui a marché sur le terrain Privilégier les actions qui "donnent du sens" à ce qui se fait Maximiser l’effet de levier Éviter les redondances avec l’existant Limiter le champ à couvrir en fonction des capacités 11

Une Communauté de pratiques Des personnes qui deviennent un collectif Des compétences Un processus Des outils "Qui suis-je, "Mes questions, Réponses, Où suis-je ?" problèmes" moyens, aides 12

Un "Réseau de ressources" Accès Thèmes Réseau FAQ Formations Guides (auto)Diag Cas Conseil Métier, fonction Achats publics, Accueil et relation avec les publics, Communication, Edition, Formation, Instruction des subventions, etc. Administration électronique, modernisation de l’Etat Management, Process, etc. Information, Service, Relation à l’usager, etc. Réseau métier, répertoire de contacts Les questions «métier» Modules métiers, Slides, argumen-taires Guides métiers Encadrement, sens du nouveau service, migration/intégration dans le métier Etudes de cas métiers  Reformulation du rôle Les questions : sens et impact pour mon organisation, mission et rôle clubs, groupe de travail inter-institutions Décideurs et chefs de service Compétences, formation, valeurs, objectifs, Evaluation, Outils, etc. Mise en cohérence ADELE/LOLF/Charte Marianne, etc. Audit du plan de formation, accompagnement du changement Les questions «Conduite de projet» Et les jalons Chef de projet Constituer l’équipe, quelles compétences, etc. Post-mortem projets Checklists, méthodologie sur les démarches participatives « Qui suis-je, « Mes questions, Réponses, Où suis-je ? » problèmes », moyens, aides Organisation Documentation Française, Ministère de l’Equipement, Ministère des Finances, Etc. Projet -en préparation, -en exploitation, ` -en refonte 13

Pourquoi ces outils ? Accompagner le changement, adapter les compétences Mieux identifier et accompagner les changements Une meilleure inscription de l’Administration électronique dans le périmètre des changements de l’administration (enjeux, dynamiques) Un meilleur appui aux maîtres d’ouvrage et aux chefs de projets Une meilleure résolution des difficultés rencontrées Adapter les compétences aux nouveaux projets et métiers Mettre en cohérence les formations existantes Permettre la constitution et la montée en qualité des équipes projets Engager l’adaptation des métiers existants aux nouveaux services et besoins Le rôle de l’ADAE Une position partenariale forte et attendue Un rôle de cœur de réseau nécessaire et permanent 14

Les Publics prioritaires pour la formation Viser les « moments privilégiés » Étudiants Opérationnels en formation continue Viser la "capacité d’action " "Très haute fonction publique" : directeurs, cabinets Responsables de projets "informatiques" Équipe projets Décideurs métiers Viser l’importance du public pour "l’adhésion au changement " Formateurs "Première ligne" 15