AUDIT Formuler des réponses aux recommandations TRAINING LAF 2009

Training LAF Objectifs de la formation Les participants seront capable de:  Définir un plan d’actions et son suivi  Décrire le processus plan d’actions  Décrire le processus suivi des recommandations  Rédiger des réponses aux recommandations – PLAN D’ACTIONS  Rédiger des réponses aux recommandations – SUIVI

Training LAF Définition RECOMMANDATION La recommandation est une proposition de solution à une faiblesse constatée par la mission d’audit. Elles est élaborée de façon à permettre la mise en place d’une ou plusieurs actions correctrices et de diminuer les risques.

Training LAF Définition PLAN D’ACTIONS C’est un formulaire rédigé sur base des recommandations incluses dans le rapport d’audit. Il permet d’indiquer pour chaque recommandation ; l’action correctrice à prendre, la personne responsable de la mise en œuvre, le délai prévu pour l’implémentation complète de l’action.

Training LAF Définition SUIVI PLAN D’ACTIONS  Le suivi d’un plan d’actions consiste à mettre à jour le statut des actions correctrices en fonction de l’état d’avancement de la mise en œuvre.  Trois types de statuts:  Réalisé => l’action correctrice est complètement mise en oeuvre  En cours => l’action correctrice est partiellement mise en oeuvre. Préciser une date ou une période pour la mise en oeuvre complète (deadline)  Abandon => l’action correctrice n’a pas été prise en compte pour des raisons X (justification(s) et alternative(s) pour la diminution des risques indispensables!)

Training LAF Processus PLAN D’ACTIONS  VOIR ANNEXES xx

Training LAF Processus SUIVI DES RECOMMANDATIONS VOIR ANNEXES xx

Training LAF Rédiger des réponses aux recommandations 1. Les réponses aux recommandations doivent être claires et sans ambiguïté  Soit l’audité accepte la recommandation dans son entièreté, ce qui devrait être le cas le plus fréquent après les conciliations et validations de la réunion de clôture  Soit, il ne l’accepte que partiellement, et pour certaines de ses dispositions. Une explication est nécessaire pour la partie rejetée

Training LAF Rédiger des réponses aux recommandations (suite)  Soit, il la refuse. Dans le cas du refus, une explication doit être fournie sur le pourquoi de ce refus et les alternatives mises en place pour maîtriser les risques qui ont été identifiés par la recommandation.

Training LAF Rédiger des réponses aux recommandations (suite)  Il faut être attentif au fait que le refus d’une recommandation au stade du plan d’actions peut être dû à l’inadaptation de la solution proposée et non à la négation du constat. Dans ce cas une alternative à l’action proposée peut être ajoutée au plan d’actions, plutôt qu’un refus ou abandon de la recommandation.

Training LAF Rédiger des réponses aux recommandations (suite) 2. Dans le plan d’actions, il est important de mentionner clairement qui sera chargé de la mise en place effective de la recommandation et quand cette mise en œuvre sera mener à bien. Il n’est pas possible de confier des responsabilités à des acteurs dont on n’a pas la charge ou dont on a pas obtenu l’accord préalable

Training LAF Rédiger des réponses aux recommandations (suite) 3. Les réponses données aux recommandations ne doivent pas se confondre avec des considérations historiques où l’on fait appel au passé pour expliquer comment et pourquoi on en est arrivé là. Ces considérations justifiables en réunion n’ont plus leur place dans le plan d’actions

Training LAF Rédiger des réponses aux recommandations (suite) 4. Les réponses doivent être concises, elles ne doivent pas se transformer en narrations justificatives 5. Les réponses doivent proscrire l’exposé de plusieurs solutions possibles. Elles constituent un choix et une prise de position. 6. La réponse doit se référer à la recommandation. Elle ne doit pas être l’occasion de nier les constations figurant dans le rapport

Training LAF Rédiger des réponses aux recommandations (suite) 7. Les réponses aux recommandations sont rédigées en tant qu’acteur de la CTB et non en tant qu’unité isolée. Le plan d’actions n’est pas un forum et ne doit pas servir à critiquer les autres services.

Training LAF Rédiger des réponses aux recommandations - SUIVI 1. Mentionner ce qui a été réalisé et comment 2. Indiquer ce qu’il reste à faire pour que la recommandation soit complètement mise en œuvre et quand et par qui (si des changements sont intervenus par rapport à la responsabilité et le délai de mise en œuvre mentionné dans le plan d’actions) celle-ci sera totalement implémentée

Training LAF Rédiger des réponses aux recommandations – SUIVI (suite) 3. Faire état des écueils qui ont pu se présenter et éventuellement ne permettraient pas d’atteindre une mise en œuvre totale 4. Indiquer le degré de mise en œuvre atteint:  Ouvert (Open) Aucune action entreprise  En cours (On going)  Clôturé/Réalisé (Closed)  Abandonné (Abandoned)  Dans le cas d’un abandon, les raisons de celui-ci doivent être expliquées ainsi que la manière dont les risques sont pris en considération et diminués à un niveau acceptable.

Training LAF Exercice pratique de formulation DODON’T Etre concis, précisEviter les tournures de phrases compliquées. Les explications sans fin. Mentionner quand la recommandation sera mise en œuvre. C’est à dire une période précise : Q ou mieux une date : 31/12/2009 (deadline). La recommandation sera mise œuvre « bientôt », « dans quelques temps », « on s’en occupe »… Mentionner qui sera responsable de cette mise en œuvre. Préférer le titre d’une fonction à un nom. Exemple : « Regional Controller » plutôt que M. X ou Mme Y. Désigner des services ou des acteurs dont on n’a pas la charge comme responsable, sans leur accord préalable Faire référence à des articles de loi, des outils de gestion interne, des procédures... Ré-expliquer le contexte historique et politique Documenter les décisions de gestion par écrit, signée par les responsables. « nous avons discuté de telle problématique et il a été décidé que… »

Training LAF Exercice pratique de formulation (suite) RecommandationActions / Justifications Recommandation 1:HQ RR PROJ Recommandation 2: HQ RR PROJ