Evaluation et structure des besoins en RH Log dans une mission ACF standard Kit Log V3.2

Introduction Les informations suivantes peuvent vous aider lors de la définition ou la modification de l’organigramme des RH logistiques d’une mission. L’objectif est de vous fournir des conseils afin d’être plus créatif et flexible lors du processus en prenant en compte le fait que les profils et la structure représentées correspondent à un modèle type qui doit être adapté à chaque situation particulière. La structure logistique doit être flexible et anticiper les besoins croissants ou décroissants en fonction des activités de la mission et des différentes étapes d’implantation de la mission: Diagnostic / Evaluation Distribution en urgence Phase d’ouverture de programmes d’urgence Mise en œuvre des programmes à long terme Personnel en disponibilité / présence minimum Passation d’un programme à un ou des partenaires Il est important de noter que la plupart des missions travaillent sur plusieurs sites, certains pouvant en être à la phase de diagnostic et d’évaluation pendant que d’autres en sont au stade de la mise en œuvre à long terme.. Pour évaluer les besoins en RH de l’équipe logistique, il faut prendre en considération certains points : Calendrier Type de programmes: EAH (eau, assainissement, hygiène), nutrition et santé, sécurité alimentaire, approche intégrée... Contexte: zone de conflit, urbaine ou rurale Rentabilité Disponibilité des RH nationales et internationales Volume financier et visibilité financière doivent être plus particulièrement pris en compte Pour réaliser une estimation appropriée de la taille et de la composition de l’équipe logistique, le Coordinateur logistique doit être bien familiarisé avec la stratégie de la mission et coordonné avec le reste de l’équipe sur la mission. Lorsque l’équipe logistique au sein de la mission commence à se développer, le Coordinateur logistique doit dessiner l’organigramme des Ressources Humaines Logistiques de la mission et réaliser des descriptions spécifiques de poste pour chaque employé, en s’appuyant sur les profils de postes fournis dans le Kit RH. L’organigramme établit la couverture des fonctions logistiques examinées préalablement, en s’assurant que toutes les fonctions soient occupées et que l’équipe ne soit pas en sureffectif. L’organigramme indique également la hiérarchie, les liens de supervision entre les employés et leur niveau (place sur la grille de classification).

HoP / PM Exemple d’organigramme RH logistique dans une mission ACF Référent Log Siège Niveau Siège Chef de mission Niveau capitale Co LogCo Admin Tec Co Co Tech Log capital Chef de base (ou Coordo terrain) Niveau terrain Log Base Admin Base HoP / PM HoP / PM* Project log Log projet AcheteurMécanicien / électricienMagasinierChauffeursGardiensOpérateur TI / Radio Lien fonctionnel Lien hiérarchique * HoP / PM: Chef de Projet / Gestionnaire de Projet

Quelques remarques à propos de l’organigramme Chef de Base (HoB) Le chef de base n’est pas un poste à part entière mais un ensemble de responsabilités supplémentaires exercées par une personne dont le poste principal (selon chaque grille) pourra être celui de logisticien, administrateur ou gestionnaire de programme. Alors que le lien fonctionnel reste toujours inchangé, comme présenté sur l’organigramme, les liens hiérarchiques peuvent varier selon les missions. Par exemple, un Chef de Base/ log/admin aura toujours un lien fonctionnel avec les coordinateurs logistique et administratif mais le lien hiérarchique pourra exister avec le coordinateur logistique ou le chef de mission, selon la structure de la mission. Coordinateur Terrain (seulement pour ACF FR) Ce poste est sous la supervision directe du Chef de Mission/Directeur Pays. Il est en lien hiérarchique avec l’équipe de la base (gestionnaires de programmes; log, admin, etc…). Il gère les programmes et l’activité support sur sa zone. Gestionnaire de Programme (PM) et Chef de Projet (HoP) Merci de noter que selon le siège en charge de la mission, ces deux positions peuvent ne pas être considérés sur le même niveau par les RH. -NB: pour ACF – Espagne, le poste de chef de base est un poste séparé. -NB: pour ACF – France la responsabilité de Chef de base peut disparaitre et être remplacée par le poste de Coordo terrain

Notes sur le vocabulaire Selon les sièges, des intitulés différents peuvent être utilisés: –Chef de mission vs Directeur –Coordinateur Logistique vs Chef de département logistique –Chef de base vs Coordo ou Responsable terrain NB: Ces postes peuvent couvrir des responsabilités sensiblement différentes. Se référer au siège de rattachement de la mission pour plus de détails.

Quelques postes habituellement compatibles Administrateur Logisticien (Log/Admin) Postes très communément associés au niveau de la base Pas recommandé à l’étape de l’estimation et lors de la première phase de déploiement en urgence Administrateur Logisticien (Log/Admin) – Chef de Base Un profil mixte également très commun au niveau de la base; il est nécessaire que le personnel logistique et administratif national soit bien formé Coordinateur Logistique / Administratif (Log/Admin) Lors de nouvelles missions pour lesquelles la disponibilité financière future est incertaine, la capacité de gestion intermédiaire est importante et/ou le volume des activités de la mission n’est pas important. Chef de Base – Chef de Projet/Gestionnaire de Programme Dans les bases où il y a un seul projet et où d’importantes activités de support (log/admin) ne sont pas requises. Logisticien de Base (Log Base) – Logisticien de Programme Quand le budget est limité et qu’un programme spécifique requiert un soutien logistique important

Le rôle des responsables log: fonctions et relations

Rôles des managers intermédiaires et des employés sans responsabilités : fonctions et relations