Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus Formations données à l’ensemble des directions Septembre-octobre 2013 Cécile Lagoutte Conseillère senior en développement organisationnel Direction du soutien à la Transformation

Pour commencer Feuille de présence Porte-nom Présentation PPT sera disponible sous forme électronique Faire un tour de table

La direction du soutien à la Transformation Soutenir les projets de transformation liés à l’ouverture du CRCHUM, du CIEF, du bâtiment administratif en 2013 et, à plus long terme, à la mise en service du nouvel hôpital en 2016 et 2019. à la transition de Notre-Dame vers un hôpital communautaire

L’harmonisation/optimisation des processus Organisation du travail : au moins 3 façons de faire différentes Gestion du changement : travailler ensemble avec de nouvelles personnes Optimisation : lourdeurs et difficultés dans de nombreux processus Démarche qui valorise l’implication de tous les membres de l’équipe

La boîte à outils et le Lean Magasiner dans le Lean les éléments les plus pertinents pour la culture et les besoins du CHUM Développée à l’interne pour être utilisé par des utilisateurs du CHUM sans expertise particulière Appui des principaux syndicats du CHUM à la demande de subvention Lean récemment obtenue

Modalités de développement en soutien La boîte à outils Fiches méthodes Modalités de développement en soutien Groupe de partage

Porte-nom Un projet pour lequel je pourrais utiliser la boîte à outils Un élément qui m’encourage à l’utiliser Un élément qui m’inquiète/m’empêche de l’utiliser 3 min

Aujourd’hui Les phases de la boîte à outils www.boiteaoutilstransfo.ca Inscription aux prochaines modalités de développement offertes en soutien Planifier l’équipe et le projet Éléments importants de la fiche d’identification de projet Planifier la collecte de données Adaptation de la liste des informations à rassembler à vos projets Planifier les zones d’amélioration Choix des modes d’amélioration selon les besoins de vos projets Implanter Rôle du gestionnaire dans la phase Implanter de l’harmonisation/optimisation Suivre Suivis de projet rapides et efficaces avec vos équipes de travail Ajuster pause Pause prévue à

Règles de fonctionnement

Questions?

si on utilise l’ensemble des outils proposés 6 étapes 1 h 30 par semaine 6 à 8 mois au total si on utilise l’ensemble des outils proposés

Planifier l’équipe et le projet Partir sur des bases solides Une équipe qui partage une vision Un projet clair, ambitieux et réaliste Des alliés dans l’organisation Prévoir dès le début les communications

Au fait, c’est quoi un processus? www.boiteaoutilstransfo.ca

Un processus doit être CONTINU Processus : Succession d’activités qui génère un produit, un soin ou un service

Une question de taille ? Ambitieux Réaliste Amélioration significative Insatisfaction envers la situation de départ forte/partagée Processus qui sont au cœur des activités de l’équipe et de l’expérience des patients Apprendre d’abord avec des petits projets? Toujours dans notre zone de contrôle Selon la disponibilité des membres de l’équipe

Exemples fictifs de processus pouvant faire l’objet d’une harmonisation/optimisation La communication avec les bureaux externes des médecins dans une clinique La création d’un nouveau code budgétaire ou l’ajout d’une référence La présence du CHUM dans les évènements de recrutement : choix, organisation, suivi L’installation d’un nouvel appareil bio-médical

Partager une compréhension commune du processus : la FIP Fiche d’identification de projet

Enregistrer sur votre poste de travail au format pdf

Un atelier de 45 min est disponible sur la section des risques

On s’exerce! Deux fiches d’identification de projets fictifs Par équipe de 4 personnes Trouver un point fort dans la fiche projet Trouver une erreur dans la fiche projet 10 min en équipe 10 min partage grand groupe

Les modalités de développement offertes en soutien Rencontre d’information le 20 septembre Groupe de co-développement 8 séances D’octobre 2013 à mai 2014 Phase Planifier 1 Atelier Gestion des risques 23 octobre 2013 Atelier Gestion de projet 20 novembre 2013 Ateliers de 45 min Surveillez vos courriels

Questions?

Planifier la collecte de données Prise de décision basée sur les données probantes Privilégier les données existantes Associer les membres de l’équipe à la collecte de données

La cartographie Sondages en ligne Statistiques issus du système de Pathologie et données RH Décomptes réalisés par les membres de l’équipe de Pathologie

Des documents à adapter selon vos besoins

Rechercher les bonnes informations

Deux exemples d’adaptation disponibles : Pathologie Ophtalmologie Bien présenter chacune des étapes Collier de perles ou maillons de chaîne

On s’exerce! 10 min 5 min Projet des diètes spéciales Par équipe de 4 personnes Travailler sur l’étape attribuée à votre équipe 10 min en équipe 5 min partage grand groupe

Bien présenter chacune des étapes Collier de perles ou maillons de chaîne

Les modalités de développement offertes en soutien Rencontre d’information le 20 septembre Groupe de co-développement 8 séances D’octobre 2013 à mai 2014 Phase Planifier 2 Atelier Observations instantanées 22 janvier 2014 Une méthode à découvrir! Surveillez vos courriels

Questions?

Planifier les zones d’amélioration Attention on est dans l’analyse des points forts et des problèmes pas dans la recherche des solutions! Livrable de cette phase Zone d’amélioration Mode d’amélioration 1 2 3 4

Choisissez-en une, deux ou essayez-les toutes! Deux incontournables pour l’excellence des pratiques de soins et de gestion et l’amélioration de l’expérience-patient Choisissez-en une, deux ou essayez-les toutes!

Choisir les modes d’amélioration les mieux adaptés à vos besoins

On s’exerce! Plusieurs constats après la collecte de données par l’équipe des services alimentaires et des cuisines Par équipe de 4 personnes Choisissez 3 zones d’amélioration Associez à chaque zone un mode d’amélioration 7 min en équipe 8 min partage grand groupe

Les modalités de développement offertes en soutien Rencontre d’information le 20 septembre Groupe de co-développement 8 séances D’octobre 2013 à mai 2014 Phase Planifier 3 Techniques Lean 26 mars 2014 Formation d’une journée Surveillez vos courriels

Questions?

Pause 15 min

Implanter le plan d’action Trouver ensemble et expérimenter en équipe les solutions Élément le plus critique : Pas les connaissances Rôle des gestionnaires pour encourager, challenger et soutenir les équipes

Éléments présentés dans la journée de formation aux techniques Lean Projet 5S J’organise mon CHUM à la DRC

Les participants à la démarche d’harmonisation/optimisation en pathologie

Les facteurs clés de succès selon Sophie Lépine et Madeleine Laforme « Il faut aller chercher l’engagement et l’implication des gens terrain et des médecins » « Il faut trouver des gens dans l’équipe qui pourront porter le projet avec les gestionnaires, les groupes de travail, les kaizens et les rencontres de résolution de problème. Les groupes de travail doivent avoir une bonne représentativité des trois sites si applicable » « Afin d’avoir une culture d’amélioration continue, il faut créer un mouvement. Pour ce faire, avoir plusieurs groupes d’amélioration nous apparaît essentiel. De cette façon, nous avons remarqué que les employés croient au projet et se l’approprient »

Et quand cela ne fait pas votre affaire … « Les gestionnaires doivent faire preuve d’humilité, respecter les opinions et les idées que les employés peuvent apporter même s’ils sont en désaccord avec ce qui est proposé » Une seule solution : l’expérimentation et la mesure des résultats

Ou que les solutions expérimentées ne fonctionnent pas 1 Quels sont les indicateurs de l’échec de cette solution? 2 Est-ce parce que la solution est mal appliquée ou bien parce qu’elle ne fonctionne pas? 3 Quels apprentissages pouvons-nous en tirer pour les autres solutions? 4 Que puis-je faire pour vous aider dans les prochaines expérimentations?

Les modalités de développement offertes en soutien Rencontre d’information le 20 septembre Groupe de co-développement 8 séances D’octobre 2013 à mai 2014 Phase Implanter Atelier Résolution de problèmes 1er avril 2014 Atelier de 60 min Surveillez vos courriels

Questions?

Suivre l’atteinte des objectifs Sans y passer ses journées ni perdre la motivation de son équipe! Créer des habitudes simples et positives de suivi Utiliser les moments habituels de communication avec votre équipe

Évaluer ce qui fonctionne et ce qui plaît à l’équipe plutôt que lister les problèmes!

Les audits croisés

Le Kamiquoi? Kamishibai : représentation visuelle de l’adoption du processus cible audit par les pairs rapide à effectuer et facile à analyser Inscrire ici un élément d’évaluation ou de suivi du projet L’autre côté est rouge Inscrire ici un élément d’évaluation ou de suivi du projet

On l’essaie! 20 critères et autant de cartes sur notre kamishibai Chacun prend une carte et procède à l’évaluation de l’élément indiqué : Oui : vert Non : rouge Retour en grand groupe : analyse des résultats 3 min Avantages Inconvénients 5 min

Questions?

À venir : la phase Ajuster

www.boiteaoutilstranfo.ca

Les modalités de développement offertes en soutien Groupe de co-développement 8 séances 90 min : éléments de discussion puis échange D’octobre 2013 à mai 2014 Phase Planifier 1 Atelier Gestion des risques 45 min 23 octobre 2013 Atelier Gestion de projet 20 novembre 2013 Phase Planifier 2 Atelier Observations instantanées 90 min 22 janvier 2014 Phase Planifier 3 Techniques Lean Une journée 26 mars 2014 Phase Implanter Atelier Résolution de problèmes 60 min 1er avril 2014 Phase Suivre Atelier Modèle de performance À confirmer 28 mai 2014