LA VIE DU DOCUMENT NUMÉRIQUE

Les outils bureautiques actuels, tels Microsoft OfficeXP, permettent : DOCUMENT NUMÉRIQUE ? Les outils bureautiques actuels, tels Microsoft OfficeXP, permettent : De travailler de façon toujours plus simple et conviviale Tout en profitant mieux des fonctionnalités du logiciel et des périphériques rattachés à l’ordinateur De créer facilement tous types de documents Courriers, tableaux de bord, lettres d’information… De les diffuser aisément, en interne et/ou en externe «sans quitter son bureau» Vers ses clients, partenaires ou fournisseurs Office XP a été conçu pour vous permettre d'accéder facilement aux fonctionnalités que vous utilisez le plus au quotidien et de travailler efficacement en groupe par l'échange très simple de documents. Avec Office XP, concrétisez et mettez en avant vos idées. Créez des documents professionnels grâce aux fonctionnalités améliorées de mise en forme, d'édition et de saisie. L'étroite intégration des programmes Office simplifie la collecte et le classement d'une grande variété d'informations, ainsi que la création de documents adaptés à l'organisation et la communication de vos idées. Accédez aisément aux informations provenant de bases de données dans l’entreprise ou de pages Web pour les analyser et ainsi disposes de données pertinentes pour prendre les bonnes décisions. Comparez et fusionnez facilement des modifications. En tant qu'auteur d'un document, utilisez la fonction « Envoyer pour relecture » pour recueillir et combiner automatiquement les éléments de révision (insertions, suppressions, modifications de mise en forme et commentaires) effectuées par plusieurs relecteurs dans un même document (Word, Excel, PowerPoint). ================================================================== Microsoft Office XP vous permet de créer une myriade d'outils marketing par vous-même. Par exemple : créez vos propres brochures, plaquettes, et tout autre document imprimé, avec Microsoft Publisher. Ses assistants et modèles vous aident à mettre en forme vos outils de communication de base, créez des présentations multimédia avec Microsoft PowerPoint, qui impressionneront vos clients potentiels, en présentant vos produits et services avec style. Les fonctionnalités de Microsoft PowerPoint vous permettent de facilement ajouter son, images et même vidéos, créez des documents qui sortent du lot avec Microsoft Word, en vous appuyant sur des modèles que vous réutiliserez pour donner à toute votre communication papier un style cohérent, créez votre propre site Web. Être présent sur Internet peut réellement aider une entreprise qui démarre. Microsoft Publisher et Microsoft Frontpage sont deux outils de conception graphique et de mise en page Web développés pour les non-spécialistes qui désirent véhiculer une image sophistiquée.

EXEMPLE : CRÉER UNE LETTRE D’INFORMATIONPOUR SES CLIENTS Objectif : Communiquer régulièrement vers les clients du cabinet par une lettre (newsletter) Actions : Rassembler dans un document des données extraites de divers documents Compiler les informations, les mettre en forme et en page Faire valider par plusieurs collaborateurs Diffuser la lettre par tout moyen possible (courrier, fax, email, mise en ligne sur le Web ou l’intranet) La communication peut être mensuelle, trimestrielle, semestrielle… Il convient de définir une « politique éditoriale » légère : Le ton employé (proche des clients, technique…) Le style, adapté au ton Les personnes impliquées Le planning de publication La charte graphique, qui sera définie par un modèle de mise en page réutilisable autant que faire se peut.

Choisir une mise en page PRÉPARER - 1 Choisir une mise en page Créer son propre modèle Utiliser un modèle existant Publisher 2002 PowerPoint 2002 Word 2002 L’idéal pour créer une lettre d’information est de partir de l’un des nombreux modèles de Publisher 2002. Dans tous les cas, quel que soit le logiciel utilisé, si vous créez votre propre modèle, pensez ensuite à le sauver pour le réutiliser la prochaine fois.

Collecter les informations PRÉPARER - 2 Collecter les informations Saisir Numériser : acquérir des données depuis un scanneur, un appareil photo digital… Copier et coller depuis des sources externes, y compris le Web Intégrer images ou photos En dehors de la classique saisie de textes ou chiffres, un document numérique peut être constitué de : d’images ou photos, importées depuis le disque de l’ordinateur, depuis un autre logiciel (de dessin, de retouche d’images : Photodraw, Visio…), depuis la bibliothèque d’images Microsoft Office XP (plus de 10000 éléments proposés) ou directement acquises (numérisées) depuis un scanneur ou un appareil photo numérique de données réalisées dans des feuilles de calcul (tableaux ou graphiques), insérées ensuite par copier/coller dans le document principal. Remarque : il est possible de lier les données à la feuille originale, afin que des modifications éventuelles dans cette dernière soient répercutées dans le document principal, afin que celui-ci soit toujous à jour. Remarque 2 : les données présentes dans la feuille de calcul peuvent elles-mêmes être liées dynamiquement à des sources externes comme des bases de données (Access, SQL…) ou à des pages Web grâce aux requêtes Web actualisables.

EXPÉRIENCE PERSONNELLE Simplifier la façon de travailler Volet tâches, Smart Tags, Options AutoCorrect, options du couper/coller, comptes messagerie multiples, évaluation de formules Exploiter davantage Office Volet tâches, Smart Tags, Media Gallery, outils sur le Web, intégration Messenger, Requêtes Web Des outils sur lesquels on peut compter Récupération automatique des applicatifs et des documents, autoréparation, mode sans échec, remontée et traitement des erreurs

VOLET OFFICE (INTERFACE) Recherche Clipboard Office Clip Art Nouveau document Mise en page Modèles de conception Animation Jeux de couleurs Traduction Transitions Formats Styles

REQUÊTES WEB ACTUALISABLES Permet de connecter des données provenant d’une page Web dans une feuille de calcul Excel 2002 Disposez des données pertinentes pour prendre les bonnes décisions. Il est maintenant encore plus facile d'importer des données actualisables du Web vers Excel pour les consulter et les analyser. Vous pouvez utiliser la nouvelle interface de type navigateur pour sélectionner visuellement des tableaux dans des pages Web et les importer dans Excel, ou copier les données d'une page Web pour créer une requête actualisable. Exemple : Suivre les prix d’achat de produits dans de multiples devises Lorsque l’activité de l’entreprise est fortement dépendante des échanges internationaux, par exemple lorsqu’elle importe des produits ou matières premières de l’étranger pour les distribuer en France ou les intégrer dans sa propre production, il est important de suivre les évolutions des taux de change au jour le jour, voire d’heure en heure…

Intervenir à plusieurs PRÉPARER - 3 Intervenir à plusieurs Chaque personne «responsable» de sa partie peut participer à l’élaboration du contenu via la messagerie interne, un dossier public ou un forum sur l’intranet Y compris à distance, grâce aux possibilités offertes par NetMeeting. Ensuite Créer le document en groupe Envoyer pour relecture Voir les changements Comparer et fusionner Le choix des thèmes, la préparation des différentes parties du document peuvent donner lieu à débats et échanges. En dehors de l’organisation de réunions, facilitées par les agendas partagés de Microsoft Outlook 2002 s’appuyant sur Exchange 2000 Server, il est possible également de « discuter » de manière asynchrone via : l’échange d’emails la publication de messages dans des dossiers publics, créés avec Exchange 2000 Server Ou de participer à un forum créé avec SharePoint Team Services. Envoyer pour relecture Comparez et fusionnez facilement des modifications. En tant qu'auteur d'un document, utilisez la fonction Envoyer pour relecture pour recueillir et combiner automatiquement les éléments de révision (insertions, suppressions, modifications de mise en forme et commentaires) effectuées par plusieurs relecteurs dans un même document (Word, Excel, PowerPoint).

TECHNIQUES DE COLLABORATION Travail collaboratif basé sur la messagerie électronique L’e-mail est une fonction banalisée : média universel, intranet et extranet, pas d’infrastucture spéciale requise Montre le bénéfice d’une logique «cliente» Travailler de façon pragmatique : Envoyer des pièces attachées Intranets utilisateurs Prêts à l’emploi, personnalisables avec FrontPage Basés sur des activités de travail de groupe compréhensibles (documents, tâches, agenda, discussions)

TRAVAIL COLLABORATIF VIA E-MAIL Choisir «envoyer vers» «…pour relecture» OfficeXP prend tout en charge Suivi des modifications maintenant dans PowerPoint (et nouveau style dans Word) Guide l’utilisateur si nécessaire La complexité du processus est totalement transparente pour l’utilisateur Gérée par Outlook Interopère avec Office 2000 et Office 97 Organisez la relecture de vos documents avec Office XP Avec Microsoft Word 2002, l'application de traitement de texte de Office XP, vous pouvez bien entendu créer tous vos documents Web, vos messages électroniques ou votre documentation papier. Grâce à la fonction de révision, il vous est également possible de collaborer avec des personnes ne travaillant pas sur le même site que vous, et ce, sur l'ensemble des documents que vous rédigez. Ainsi, il vous est possible de créer un document et l'envoyer simplement par e-mail aux autres personnes devant également intervenir sur ce texte. Elles pourront y intégrer leurs modifications et vous les faire parvenir rapidement par le même procédé.

RELECTURE - 1 Organisez la relecture de vos documents avec Office XP Avec Microsoft Word 2002, l'application de traitement de texte de Office XP, vous pouvez bien entendu créer tous vos documents Web, vos messages électroniques ou votre documentation papier. Grâce à la fonction de révision, il vous est également possible de collaborer avec des personnes ne travaillant pas sur le même site que vous, et ce, sur l'ensemble des documents que vous rédigez. Ainsi, il vous est possible de créer un document et l'envoyer simplement par e-mail aux autres personnes devant également intervenir sur ce texte. Elles pourront y intégrer leurs modifications et vous les faire parvenir rapidement par le même procédé.

RELECTURE - 2 Organisez la relecture de vos documents avec Office XP Avec Microsoft Word 2002, l'application de traitement de texte de Office XP, vous pouvez bien entendu créer tous vos documents Web, vos messages électroniques ou votre documentation papier. Grâce à la fonction de révision, il vous est également possible de collaborer avec des personnes ne travaillant pas sur le même site que vous, et ce, sur l'ensemble des documents que vous rédigez. Ainsi, il vous est possible de créer un document et l'envoyer simplement par e-mail aux autres personnes devant également intervenir sur ce texte. Elles pourront y intégrer leurs modifications et vous les faire parvenir rapidement par le même procédé.

FONCTIONS ATTENDUES D’UN “INTRANET COLLABORATIF” Partager de l’information: Status, annonces, évènements, tâches, feuilles de calcul, contacts Partager des documents: Publication facile, catégorisation, Gestion de versions, recherche, workflow Interagir : Discussions, revue de document, sondages Notifier, personnaliser : Souscriptions & notifications

SharePoint Team Services : INTRANET D’ÉQUIPE SharePoint Team Services : Site d’équipe: 5-100 utilisateurs Focus sur la valeur ajoutée pour l’utilisateur final Facilité de prise en main et d’utilisation Synergie avec les clients Office Possibilité de personnalisation poussée SharePoint Team Services : intranet clés en main Travaillez en groupe de façon naturelle. L'intégration de la solution SharePoint Team Services vous permet de disposer d'un intranet prêt à l'emploi. Vous allez ainsi pouvoir partager des documents, des contacts, créer des études en ligne ou intégrer des liens vers d'autres sites Web...au sein d'un espace de travail entièrement personnalisable. SharePoint Team Services peut être utilisé comme intranet d'entreprise, d'équipe ou de projet. SPTS est Accessible Installation “one-click” Administration en “self-service” Hostable directement par les ISP et ASP

INTRANET D’ÉQUIPE SharePoint Team Services : intranet clés en main Travaillez en groupe de façon naturelle. L'intégration de la solution SharePoint Team Services vous permet de disposer d'un intranet prêt à l'emploi. Vous allez ainsi pouvoir partager des documents, des contacts, créer des études en ligne ou intégrer des liens vers d'autres sites Web...au sein d'un espace de travail entièrement personnalisable. SharePoint Team Services peut être utilisé comme intranet d'entreprise, d'équipe ou de projet. SPTS est Accessible Installation “one-click” Administration en “self-service” Hostable directement par les ISP et ASP

UTILISER NETMEETING NetMeeting est un logiciel de communication aux fonctions évoluées, intégré à Windows 2000 Professionnel. Il vous permet de communiquer avec vos partenaires ou collaborateurs où qu'ils se trouvent dans le monde via Internet, ou tout simplement à travers votre Intranet. Grâce à NetMeeting, vous pouvez parler à d'autres utilisateurs aussi simplement qu'avec un téléphone, mais aussi utiliser la vidéo pour voir et être vu, partager des documents, autoriser le partage de vos ressources, communiquer par messages écrits et même utiliser un tableau blanc pour dessiner. Vous pourrez organiser des réunions avec des collègues distants en utilisant NetMeeting à la place du téléphone et donc économiser sur les frais téléphoniques.

Publipostage (mailing) DIFFUSER Publipostage (mailing) par courrier, Impression et routage en interne ou sous-traités par fax, Fax-mailing via un serveur de télécopies ou une solution d’impression MultiFonction et une liste de distribution par email Via serveur de messagerie et liste de distribution Publication «on-line» Enregistrer au format HTML Depuis toutes les applications Office Publier sur Intra/Extra/Internet Intégration entre le serveur Web de Windows 2000 et FrontPage Publisher 2002 permet de préparer le document pour une impression chez un professionnel de l’imprimerie. L’email permet de communiquer collectivement et en temps réel une information à plusieurs collaborateurs, partenaires, clients ou fournisseurs et peut limiter le risque d’omission d’un des destinataires. L ’e-mail apporte une réelle souplesse (rapidité, modularité) dans les relations clients/fournisseur car il répond aux besoins de délais rapides, y compris ceux des situations d’urgence.

MICROSOFT OFFICEXP EN BREF Expérience personnelle Simplifier la façon de travailler Exploiter davantage Office Des outils sur lesquels on peut compter Expérience pour les équipes Communiquer efficacement Simplifier la création de document en groupe Enregistrer et partager l’information Expérience pour l’entreprise Outils pour adresser de façon conviviale les besoins métiers Amélioration de la fiabilité et de la sécurité, Facilité de déploiement et de contrôle

QUESTIONS ?

EXPÉRIENCE POUR LES ÉQUIPES Communiquer efficacement Proposer une nouvelle heure, intégration de messenger, agenda de groupe, périodes libres/occupées online, fenêtre de rappels, couleurs, intégration de comptes d’e-mail multiples Simplifier la création de document en groupe Envoyer pour relecture, voir les changements, comparer et fusionner Enregistrer et partager l’information Dossiers Web, SharePoint Portal server, SharePoint Team Services, Intégration FrontPage

EXPÉRIENCE POUR L’ENTREPRISE Outils pour adresser de façon conviviale les besoins métiers Smart Tags, Web Components, VBA, Data Access Pages, Real Time Data… Amélioration de la fiabilité et de la sécurité Récupération automatique des applicatifs et des documents, auto-réparation, mode sans-échec, remontée et traitement des erreurs Signature digitale, Cryptage des documents, Sécurité Macro, Facilité de déploiement et de contrôle CIW, CMW, Setup INI Wizard, pas de nouveaux formats de données, setup Intelligent, pack multi-Langue

Signatures numériques : FONCTIONS DE SÉCURITÉ Contrôle d’accès A des documents A des objets Programmatique au modèle objet d’Office Signatures numériques : Signature de documents Signature des macros Confidentialité et préservation des informations personnelles Chiffrement Fonctionnalités spécifiques à Outlook

FONCTIONS DE SÉCURITÉ SIGNATURE DE DOCUMENTS Un document peut être signé via l’onglet : Outils | Options | Sécurité Plusieurs signatures peuvent être apposées Les signatures sont sauvegardées au sein du document La modification du document et sa sauvegarde suppriment la signature