ACADEMIE DE LIMOGES 4,5 et 8 NOVEMBRE 2010 Changement de système téléphonique : Aastra M 6753I ACADEMIE DE LIMOGES 4,5 et 8 NOVEMBRE 2010

Aastra 6753i

Basculement Haut-parleur/ casque Aastra 6753i 6 touches fixes programmables 1/transfert 2/effacer 3/annuaire 4/liste d’appel 5/trenvoi 6/conférence Lampe messages Ecran LCD 3 lignes Retroeclairé Raccrocher Options Multilignes (3 lignes) Mise en garde Bis Basculement Haut-parleur/ casque Gestion du volume Coupure micro Touches de navigation

Aastra 6753i Ecran LCD – 3 lignes (non retro éclairé) Haut parleur Multilignes (3 lignes apparentes)1 seul appel par ligne, pour l’instant .A venir 6 touches fixes programmées avec led Écoute amplifiée/main libre/prise de ligne sans décrocher Réglage mélodies(5) et volume de sonneries Journal des appels reçus (200) Journal des appels émis (100) Annuaire personnalisé (200) Fonctionnalité possible a venir. Affichage heure & date affichage durée d’appel Prise casque

Les postes 6753i : Plan de formation Présentation du poste 6753i Personnalisation et consultation Consulter le journal des appels reçus Appel par le Nom Bis journal des appels emis Gestion des communications Prise d’appels (Combiné / Mains-libres) Mise en attente musicale / Secret Transférer un appel, Alternative Gérer une conférence Prendre un deuxième appel Une réponse, même lorsque nous nous absentons Renvoyer les appels vers un autre poste ou la messagerie vocale Intercepter l’appel destiné à un collègue Autres fonctionnalités Réglage du téléphone

Présentation du 6753i 1/3 Touche Bis: Au repos ou en communication, de rappeler le dernier numéro composé (fonction Bis) ou d’accéder au journal des Bis.En cours de consultation des journaux et répertoires, d’appeler le numéro affiché Touche rouge : permet de quitter un programmation ou de raccrocher un appel. Touche haut parleur/casques permet d’affirmer la position mains libres ou prise d’appel casque. Touche secret pour parler discrètement Diode message indique que vous avez reçu un appel en absence ou message dans votre boite vocale Touches de réglages .

Présentation du 6753i 2/3 Touche outils permet d’accéder : • à la programmation des touches (numéros et fonctions), • aux réglages du poste (sonnerie et contraste), • à la personnalisation du poste (gestion des répertoires), • aux informations privées, • à la saisie des libellés des touches programmables 4. Navigateur : • les touches ou permettent d’afficher les rubriques ou fiches,Déplacement dans les menus. • les touches ou permettent d’afficher un complément d’information ou d’effectuer un réglage. Touche attente musicale Permet de faire patienter votre correspondant Touches L1/L2/L3/ avec voyants associés : Permettent la prise d’appel en simultané jusqu’à L3 lignes.

3émeTouche 3. RECHERCHE PAR LE NOM 1er touche 1:TRANSFERT 2éme Touche : 2.GOMMER ou EFFACER 3émeTouche 3. RECHERCHE PAR LE NOM 4éme touche : 4. LISTE APPELANTS 5éme Touche 5.RENVOI 6éme Touche : 6. CONFERENCE

Bis Appuyer sur la touche : Autres fonctionnalités : bis Permet de rappeler les 100 derniers numéros composés (internes ou externes) Appuyer sur la touche :

Annuaire interne

Consulter le journal des 200 appels reçus Traitons efficacement les appels en absence : consulter le journal Consulter le journal des 200 appels reçus 4 

Les postes 6753I : Gestion des appels Gérer ses appels correctement, c’est être efficace dans son travail ! Nous commencerons par aborder les points suivants, essentiels concernant le téléphone : Prise d’appels (Combiné / Mains-libres) Mise en attente musicale / Secret Transférer un appel et reprise d’un appel Alternat et conférence à 3 Gérer une conférence Prendre un deuxième appel

Gestion des appels Mise en attente musicale Mise au secret En ligne avec un correspondant : Appuyer sur la touche de ligne, celle-ci clignote, la personne est en attente musicale. Pour retrouver le correspondant en conversation, appuyer à nouveau sur la touche de ligne. Mise au secret Appuyer sur la touche secret Le correspondant peut continuer à parler, il est entendu. Lui, en revanche, ne peut plus écouter ce qu’il se dit dans le bureau. Appuyer une dernière fois sur la touche secret : Permet de retrouver la conversation. Attention ! A n’utiliser que pour des situations ponctuelles et courtes !

En ligne avec un correspondant : GESTION DES APPELS Transférer un appel (1/3) Appuyer sur la touche programmée « Transfert » Soit touche 1 En ligne avec un correspondant : Transfert + numéro de poste destinataire Une fois votre correspondant obtenu « Raccrocher »ou « Transfert » Un instant je vous prie… Je voudrais Mr Martin… Pour annuler : L1

Après composition du numéro du correspondant demandé : GESTION DES APPELS : Transférer un appel (2/3) Après composition du numéro du correspondant demandé : Le premier correspondant est automatiquement mis en attente musicale Mr Dupont en ligne… Martin bonjour ! Je prends merci ! Annoncer l’appel : Si la personne accepte l’appel : TRANSFERT : Les deux personnes sont mises en relation

Transférer un appel (3/3) Reprise en cas d’échec Si la personne n’accepte pas l’appel, ou le poste sonne occupé : Le 2nd correspondant est raccroché, le 1er se retrouve en ligne L’ inviter à renouveler son appel REPRISE DU CORRESPONDANT sur ligne OU

Gestion d’un 2ème appel : En ligne avec un interlocuteur, un deuxième appel arrive : Le6753i dispose de 3 touches de fonctions d’appels et de ligne assorties chacune d’un voyant d’état. Ces touches et voyants de ligne/fonctions d’appel peuvent représenter des lignes physiques ou des appels d’un groupe dont fait partie votre poste. En appuyant sur une touche de ligne/de fonction d’appel, vous vous connectez à la ligne ou à l’appel qu’elle représente. Le voyant de ligne/d’appel indique l’état de cette ligne ou de cet appel. Lorsque vous décrochez, le téléphone sélectionne automatiquement une ligne pour vous.

Gestion de plusieurs communications

Gestion d’un 2ème appel : Mode multiligne 2/2 La seconde touche de programmation clignote : La première touche est fixe est indique que vous êtes en communication. La seconde touche clignote pour vous avertir du deuxième appel Par un simple appui le premier correspondant passe automatiquement en attente et la touche clignote. Cette programmation est effectué par l ‘administrateur du système

Pour que cette action soit possible : La programmation doit être effectuée par l ‘administrateur du système. Les touches permettent de mettre en attente le premier correspondant Puis de le transférer vers un autre poste.

En cas d’absence, il existe deux solutions pour réorienter les appels Une réponse, même en cas d’indisponibilité En cas d’absence, il existe deux solutions pour réorienter les appels Renvoyer les appels vers un autre poste On peut aussi : Intercepter l’appel destiné à un collègue

Il existe trois types de renvois Une réponse, même en cas d’indisponibilité : renvoyer ses appels Il existe trois types de renvois Le renvoi immédiat: Dans se cas tous les appels sont renvoyés immédiatement et votre poste ne sonne pas Le renvoi différé ou non réponse : L ‘appel se présente après 20 secondes il bascule. Le renvoi sur occupation , Vous êtes en ligne,le deuxième appels est dirigé vers un autre poste ou vers la BV.

Utilisation du renvoi Messagerie Appuyer sur la touche 5 « Renvoi » Touche allumer =Renvoi actif Touche éteinte renvoi désactivé

Vers un poste :*21 suivi du numéro de poste du correspondant Une réponse, même en cas d’indisponibilité : renvoyer ses appels Renvoi immédiat : Vers un poste :*21 suivi du numéro de poste du correspondant Vers la messagerie : *25 Annulation de ce renvoi : # 21

Renvoi sur Non réponse ou différé Renvoi Différé: Vers un poste :*22 suivi du numéro de poste du correspondant Vers la messagerie : *26 Annulation de ce renvoi : # 22

Renvoi sur occupation Renvoi Sur occupation: Vers un poste :*23 suivi du numéro de poste du correspondantVers la messagerie : *27 Annulation de ce renvoi : # 23 Annulation de tout les renvois # 20

Une réponse, même en cas d’absence Interception d’un appel destiné à un collègue absent : Composer *01 pour intercepter l’appel d’un poste dans un groupe. Lorsque un poste sonne, Uniquement dans un groupe d ‘interception * 02 + numéro de poste Il sera possible de programmer l’interception du même poste sur une touche ( en fonction des touche disponible)

Personnalisation du poste 1 Préférences Tonalités Sonnerie Kit de tonalités Régler intensité: Clavier interact Réglage audio Mode audio Vol mic. casque Heure et date Fuseau horaire Heure d’été Format de l’heure Format de la date Serveur horaire Serveur horaire 1 Serveur horaire 2 Serveur horaire 3 Régler heure Régler date Langue 2 Etat tél. Adresses IP&MAC Port LAN Port PC Info logiciel 3 Mot de passe utilisateur 4 Menu Administrateur (protégé par mot de passe) 5 Redémarrer tél. 6 Verrouiller tél. Vous pouvez personnaliser votre téléphone à l’aide de la touche Options et de l’interface utilisateur du téléphone IP Ces options vous permettent de personnaliser les réglages suivants de votre téléphone.

Choix de la mélodie Vous pouvez personnaliser votre téléphone N° d’option Option 1 Préférences Tonalités Sonnerie Kit de tonalités Régler intensité: Clavier interact Réglage audio Mode audio Vol mic. casque Heure et date Fuseau horaire Heure d’été Format de l’heure Format de la date Serveur horaire Serveur horaire 1 Serveur horaire 2 Serveur horaire 3 Régler heure Régler date Langue 2 Etat tél. Adresses IP&MAC Port LAN Port PC Info logiciel 3 Mot de passe utilisateur 4 Menu Administrateur (protégé par mot de passe) 5 Redémarrer tél. 6 Verrouiller tél. Vous pouvez personnaliser votre téléphone à l’aide de la touche Options et de l’interface utilisateur du téléphone IP Ces options vous permettent de personnaliser les réglages suivants de votre téléphone.

Verrou Appuyer sur la clef Puis flèche vers le haut Sélectionner « Verrou. Tel » Appuyer sur « Entrer » Appuyer sur « Verrouiller » Votre poste est verrouiller ,seul les appels internes et la réception est autorisé

Déverrouiller votre poste Appuyer sur la « Clef » Puis composer le mot de passe par défaut 1111 Puis entrer

Modification du mot de passe Appuyer sur la clef Allez jusqu’au menu « 3 mot de passe utilisateur » « Entrer » Composer 11111 « ENTRER » Puis saisir votre nouveau mot de passe « Entrer » Saisir a nouveau votre nouveau mot de passe « Entrer »

Gestion de la messagerie Traitons efficacement les appels en absence Gestion de la messagerie Initialisation Ecoute des messages Personnaliser l’annonce Changer le code secret Consulter ses messages sur site ou à distance Arborescence générale de la messagerie vocale

Messagerie vocale : Initialisation Traitons efficacement les appels en absence : la messagerie vocale Messagerie vocale : Initialisation Cette procédure n’est demandée qu’une fois, lors du premier accès. Cela permet de reconnaître votre boîte vocale et ses spécificités dans le système Appel messagerie *53 ou 4399 puis suivre les instructions du guide vocal : + numéro de boite vocale suivi de # N° du code « 1111» # écouter les instructions. Appel depuis l’extérieur :05.55.11.43.99 Pas accessible pour l’instant La messagerie est initialisée et opérationnelle

Messagerie vocale : Personnaliser l’annonce Traitons efficacement les appels en absence Messagerie vocale : Personnaliser l’annonce Accéder à la boîte vocale : Touche messagerie ou *53 : Messagerie commune

Messagerie vocale : consultation des messages Traitons efficacement les appels en absence: la messagerie vocale Messagerie vocale : consultation des messages Lorsqu’un nouveau message est déposé : une diode rouge clignote en haut à droite de votre poste L’écran indique : « Veuillez rappeler votre boîte vocale » Composer *53 pour accéder à la boîte vocale Composer : votre code secret (1111 par défaut) #

Et surtout, gardons à l’esprit Le sourire au téléphone Une réponse agréable et dynamique met le correspondant dans de bonnes dispositions La voix et l’accueil sont le reflet de l’image de l ‘ entreprise . Le discours au téléphone : éviter les termes négatifs Indiquer les situations (un instant je vous prie, qui dois-je annoncer, de la part, je vous mets en attente musicale) Avant de transférer, demander l’objet de l’appel et l’identité de l’appelant. Annoncer ces informations…