Les 5 minutes de la GESTION Qu’est-ce que le contrôle de gestion? Un peu d’étymologie Latine : « contre-rôle » (registre tenu en double), pointage, vérification, inspection Exemple : contrôle fiscal, contrôle de police, contrôle de connaissances Anglo-Saxonne : « control », maîtrise, direction, commande, « to be at controls » : être aux commandes, planification, régulation La notion de contrôle de gestion correspond à mettre sous contrôle … 2013 Fondamentaux du Contrôle de Gestion

Mettre sous contrôle, c’est… Prévoir OBJECTIFS Efficacité Pertinence CDG = Co-pilote Mesurer Résultats (Ré)Agir Moyens Efficience 2013 Fondamentaux du Contrôle de Gestion

Le rôle du contrôleur de gestion et ses missions … 3 Le Contrôleur de Gestion, GARDIEN DU TEMPLE Fiabiliser les données Mettre sous contrôle les projets et plans d’action Faire vivre et respecter les règles groupe ECOUTE ORGANISATION Le Contrôleur de Gestion, BUSINESS PARTNER du Manageur Le Contrôleur de Gestion, COMMUNICANT LeCG etab est le business partner des membres du Codir étab ATTENTION : Format° Conduite du chgt 3 postures = Buss part + Challenger (~ gardien du temple) + Promotteur (~communiquant sens ambassadeur nouveau modele) L’aspect  Gardien du temple est abordé largement . Il faut bien suivre   la logique entre chacun des thèmes abordés : feuille de route ..cap / Rentabilité des projets et feuille de route /Compta ana  et cgi. Par contre je verrai bien Business Partner et Communicant en filigrane tout au long de la formation car le CG ne travaille jamais seul .L’aspect du travail avec les collatéraux en établissement et avec la DOTC est aussi très important et très présent . Le CG doit être aussi un bon communicant , capable de convaincre les autres membres de l’équipe , être capable d’identifier les signaux d’alerte en établissement . L’idée derrière ma remarque , c’est que le CG en formation , puisse se projeter rapidement sur ce qu’il doit être demain au sein du codir dans son établissement . Savoir apprécier les décisions prises / mesurer les risques associés Savoir conduire les opérationnels vers des objectifs ambitieux Apporter des idées / suggestions pour améliorer la performance globale Assurer la cohérence avec les objectifs nationaux Expliquer les différents ratios et choix de gestion au niveau de l’organisation Diffuser la culture économique 2013 Fondamentaux du Contrôle de Gestion

Les 5 minutes de la Gestion Sous Indicateur de la FGT: Les CDD Mode de calcul : Σ (masse salariale des CDD (yc charges patronales)), y compris paiement de leurs congés non pris en fin de contrat, y compris la prime de précarité en fin de contrat)/ coût unitaire d’un CDD Coût unitaire d’un CDD 2013: 31940 euros soit 2661 euros par mois Montant de la prime de précarité = 10% des sommes perçues pendant le contrat Montant du paiement des congés payés: pour les contrat inférieurs à 28 jours: les congés payés ne peuvent pas être pris => sont payés systématiquement 10% des sommes perçues (yc prime de précarité) Pour les contrats supérieurs à 28 jours: paiement des droits à congé non pris Ce que cela n’intègre pas: les contrats spécifiques : contrats de qualification contrats d'insertion professionnelle (CES et CEJ) contrats d'apprentissage , les contrats de professionnalisation, les emplois d’avenir, la gratification des stagiaires

La FGTi Définition : Je suis… 4 Je suis un indicateur qui fait partie de la vision financière, Sans moi, il y a des chances que le service ne soit pas assuré, Je suis corrélée à des indicateurs de l’axe Vie au travail, Je regroupe les ressources permanentes, variables et d’intérim. 4 3 2 1 2013 Fondamentaux du Contrôle de Gestion

Le CAP ETABLISSEMENT / FGT i 1. Les PT Notion de Besoins LE CADRE D’ORGANISATION C ’EST QUOI ? LE CHIFFRAGE DU NOMBRE DE POSITIONS DE TRAVAIL (PT) OU CHAISES UTILES POUR ECOULER UNE ACTIVITE MOYENNE MESUREE PAR LES ORGANISATEURS DU COURRIER DANS UNE ENTITE. Une activité que l’on traduit en « chaises » Le CADOR est validé par le DE et sa hiérarchie

Le CAP ETABLISSEMENT / FGT i 1. Les PT Notion de Besoins 2. Les notions de PTAR, PTNR et PTR PTR : PT susceptible d’être remplacée en cas d’absence PTNR : PT qui n’est pas remplacée en cas d’absence MRP : PT de Moyens de Remplacement Permanents

Le CAP ETABLISSEMENT / FGT i LES BESOINS PERMANENTS Surnombres et inaptes CADRE DE REFERENCE FTP Vacance d’emplois pilotée FTV de comblement LES RESSOURCES PERMANENTES

Le CAP ETABLISSEMENT / FGT i 2. LA FTP Notion de Ressources QUOI QUI PT = BESOINS FGT i = MOYENS/RESSOURCES NE PAS CONFONDRE LES BESOINS ET LES MOYENS UTILISES OU AFFECTES DANS UNE ENTITE LES PT PEUVENT ETRE COUVERTES : PAR DE LA FTP (fonctionnaires/CDI/CDII), PAR DE LA FTV (CDD, HS, rappels et avenants), PAR DES INTERIMAIRES OU NON COUVERTES (vacances d ’emplois pilotée car anticipation d’un projet, vacances d’emplois subie liées à des difficultés de recrutement, vacances d’emplois pilotée dans le cadre d’un baisse ponctuelle de charge (période estivale par exemple)

Le CAP emploi - Piloter la FGTi et la masse salariale réelle Le Tableau Besoins - Ressources un outil de représentation des leviers agissant sur la FGTi Besoins en FGTi = Ressources en FGTi Besoins Organisationnels (CADOR MOYEN) 83,7 Besoins de remplacement théorique 19,2% : FTP 92,4% - Flexibilité -4;5% CDD 5,3% Besoins de remplacement nets 14,7% HS 1,8% TBR = tableau emplois ressources TGA = taux global d’absence. Bien repérer pour le commentaire que : Besoins de remplacement nets (14,8%) =Besoins de remplacement théorique (19%) - Flexibilité (4,2%) Interim 0,5% FTVi (7,6%) Sureffectifs 1,1% Réalisé Prévisionnel 2011 Spécifiques 0,5% 2013 Fondamentaux du Contrôle de Gestion 10

! Le CAP ETABLISSEMENT dimensionnement de la FTP Pour définir la FTP (Force de travail permanente de l’Établissement) : CADOR ajout des surnombres organisationnels, des inaptes et des détachés permanents diminution des vacances d’emploi (VE) Sont à indiquer comme inaptes : uniquement les agents COTOREP, C3R (ou dossiers en cours) [suivi RH] Sont à indiquer comme surnombres organisationnels : uniquement les agents dont la quotité de contrat est supérieure à la position de travail qu’il occupe. Les surnombres impactent très défavorablement le CAP Nécessité de résorption des éventuels surnombres dans les délais les plus courts Implique de l’anticipation et un partage de l’information le plus en amont possible logique de pro-activité !

Le Besoin de Remplacement théorique Piloter la FGTi et la masse salariale réellec CADOR/FGTi Le Besoin de Remplacement théorique Objectif : Déterminer le Besoin théorique en EAA , en moyenne, nécessaires à un établissement pour couvrir à 100% les activités inscrites au CADOR CADOR : défini sur la base d’un temps de présence à 100 % Or, les Absences sur PTR, liées aux congés annuels, formation, arrêts maladie, congés maternité….  TGA = NJAPA (Nb de Jours Absence par Agent)/ NJO (Nb de Jours Ouvrables) Il faut bien connaître, identifier et maîtriser le TGA TGA : Min 19,2 % - Med 21,35 % - Max 23,9 % (national prévisionnel 2011) …. Doivent être remplacées et Créent un Besoin de Remplacement Théorique des PTR 2013 Fondamentaux du Contrôle de Gestion 12

Flexibilité des organisations Piloter la FGTi et la masse salariale réelle CADOR/FGTi Flexibilité des organisations Objectif : Calculer le Besoin de Remplacement Net en prenant en compte l’impact de la Flexibilité Il faut déterminer un taux de couverture optimal La Flexibilité est induite par la décision de ne pas couvrir, a priori, la totalité du Besoin Théorique de Remplacement sans dégrader la QS Coef. de couverture  100% ; taux de flexibilité = (1-coef. de couverture) Flexibilité d’utilisation des agents présents (journalière, hebdomadaire, annuelle) Variation de l’activité réelle d’un établissement / moyenne Trafic moyen annuel à partir duquel est défini le Cador de l’activité Distri Ménage 2013 Fondamentaux du Contrôle de Gestion 13

Les effectifs Les données effectifs sont exprimées en: EUTC : Equivalent Unité Temps Complet, EAM : Equivalent Agent Mensuel, EAP : Equivalent Agent Période. EAA : Equivalent Agent Année. 2013 Fondamentaux du Contrôle de Gestion

Les effectifs Les données en niveau : EUTC (Equivalent Unité Temps Complet) = unité de mesure des effectifs prenant en compte la quotité inscrite sur le contrat de travail (temps complet/temps partiel). EUTC : rapport entre le nombre d’heures hebdomadaires stipulé dans le contrat travail et la durée légale hebdomadaire du travail (soit, 35h). En vision de gestion, l’EUTC est l’expression des moyens budgétaires nécessaires à la couverture d’une PT en prenant en compte les besoins de remplacement illustrations : Pour 1 contrat de travail à temps complet, l’agent vaut 1 EUTC (= 35h / 35h) Pour 1 contrat de travail à temps partiel à 28 h, l’agent vaut 0,8 EUTC (= 28h / 35h) 2013 Fondamentaux du Contrôle de Gestion

Les effectifs Les données en moyenne : EAM, EAP et EAA = unités de mesure d’équivalents agents, utilisées dans le cadre du CG. EAM (Equivalent Agent Mois): rapport entre le nombre d’heures mensuelles contractuelles (en prenant en compte la date d’embauche si arrivée en cours de mois) et la durée légale mensuelle du travail standard d’un temps plein (151,67h). illustrations : 1 agent à temps plein présent dès le 01/01 : en mars, il comptera pour 1 EAM [ = 151,67h / 151,67h ] 1 agent à 80% présent dès le 01/01 : en mars, il comptera pour 0,80 EAM [ = 121,34h / 151,67h ] 1 agent à 80% présent à partir du 15/03 : en mars, il comptera pour 0,40 EAM [ = 60,67h / 151,67h ] 2013 Fondamentaux du Contrôle de Gestion

Les effectifs Les données en moyenne : EAM, EAP et EAA = unités de mesure d’équivalents agents, utilisées dans le cadre du CG. EAP (Equivalent Agent Période): moyenne des EAM sur une période donnée. illustrations : 1 agent à temps plein présent dès le 01/01 : à fin mars, il comptera pour 1 EAP [ = (1+1+1) / 3 ] 1 agent à 80% présent dès le 01/01 : à fin mars, il comptera pour 0,80 EAP [ = (0,8+0,8+0,8) / 3 ] 1 agent à 80% présent à partir du 15/03 : à fin mars, il comptera pour 0,13 EAP [ = (0+0+0,4) / 3] 2013 Fondamentaux du Contrôle de Gestion

Les effectifs Les données en moyenne : EAM, EAP et EAA = unités de mesure d’équivalents agents, utilisées dans le cadre du CG. EAA (Equivalent Agent Année): moyenne des EAM sur une année entière, la référence au titre de la durée légale annuelle du travail étant 1820 heures (52 x 35h). illustrations : 1 agent à temps plein présent dès le 01/01 : à fin décembre, il comptera pour 1 EAA [ = (12x1) / 12 ] 1 agent à 80% présent dès le 01/01 : à fin décembre, il comptera pour 0,80 EAA [ = (12x 0,8) / 12 ] 1 agent à 80% présent à partir du 15/03 : à fin décembre, il comptera pour 0,63 EAA[ = (0+0+0,4+ 9x 0,8) / 12] 2013 Fondamentaux du Contrôle de Gestion

Les 5 minutes de la Gestion Principes de construction du CAP FGTI

5 minutes de la Gestion : seuil de rentabilité et point mort Une entreprise a 2 commerciaux : 35 K€ chacun annuel 2 Voitures : 10 K€ chacune annuel Achat de marchandises au prix unitaire de 10€, revendues 20€ Combien l’entreprise doit-elle vendre de marchandises pour être rentable?

5 minutes de la Gestion : seuil de rentabilité et point mort Nombre d’objets représentés

Application possibles en local: Exemple: projet suppression de la navette dans l’AOC 2014: combien la navette doit-elle transporter de facteurs pour être rentable par rapport à une Kangoo? (impact PT du HLP, impact coût TBC, impact coût véhicule par rapport à une Kangoo…)

Les 5 minutes de la Gestion Les FRAIS d’ACHAT DAPO