Gestion de projets à impact sociétal 1ère journée Latha Heiniger et Claude Michaud michaud.claude@gmail.com.ch

Tour de table… ! Votre nom et celui de votre organisation Un de ses processus Un de ses projets

Gestion de projets à impact sociétal Objectif Posséder les compétences nécessaires pour : sélectionner au sein de vos activités un projet en fonctions des opportunités, des besoins, des ressources et de l’impact recherché utiliser divers outils pour la planification de vos projets communiquer vos projet à l’interne et à l’externe mettre en œuvre vos projets et les suivre dans leur réalisation évaluer vos projets et leur impact à court, moyen et long terme Contenu Cohérence et alignement stratégique Planification essentielle Gouvernance Communication externe et interne Exécution et suivi Evaluation

Une question de cohérence… D’où viennent les projets ?

L’organisation est un subtil assemblage Stratégie Sa vision: le modèle dynamique Valeurs Gouvernance Sa gestion: le modèle relationnel Les valeurs forment l’axe central de sa cohérence Valeurs Modèle d’affaires Sa mission: le modèle permanent

Qui peut être représenté par des canevas…

Et c’est de là que naissent les projets! Projets «organisation» Projets «prestation» Clients et bénéficiaires

Que l’on peut classer en grandes catégories Ce sont des projets qui implantent quelque chose de nouveau, qui n’existait pas encore Ce sont des projets qui améliorent quelque chose qui existe déjà Ce sont des projets qui éliminent quelque chose qui existe But Implantation Amélioration Elimination Organisation Type Prestation Ce sont des projets que l’organisation réalise pour elle-même, en fonction de sa stratégie, pouvant s’appliquer autant sur l’environnement interne que l’environnement externe Ce sont des prestations, c’est-à-dire des services ou des produits, que l’organisation fournit à ses clients, usagers et bénéficiaires, et qui sont réalisés sous la forme de projets et non de production «en série»

? I have a dream ?

Vos valeurs, votre mission et votre vision La raison d’être de l’organisation Les notions de «bien et mal» La vision du futur Dans son contexte et dans son environnement De votre organisation

Les valeurs étant… Les fondations de l’organisation Et le principal élément de cohérence Les valeurs

…à l’origine de la culture organisationnelle et des principes d’actions Comportements Croyances individuelles Culture organisationnelle Valeurs partagées Les valeurs

Eléments de l’énoncé de la mission Comportements Compétences Valeurs Eléments obligatoires : Quoi (étendue, cadre) Pour qui (positionnement) Visant (légitimité) Eléments optionnels : Valeurs (de l’organisation) Comportements (recherchés) Compétences (de l’organisation) Exemple: “ Rendre le sourire à ceux qui n’osent pas le faire, par des services odontologiques personnalisés. “ (Une clinique dentaire) Quoi Pour qui Visant

Exercice Utilisez le document ci-dessous, que vous avez probablement déjà complété et partagez vos impressions avec le groupe Temps à disposition: 15 minutes

Et pour choisir le bon projet ?

Processus de sélection des projets Valeurs Mission Projets Analyse des besoins Critères pondérés Critères génériques Projets sélectionnés Vision Stratégie Projets

Elaboration des critères de sélection de projets

Exercice Utilisez le document «Critères de sélection stratégique de projets» Pour choisir les vôtres Pour en rajouter d’autres Pour les pondérer Pour partager avec le groupe Temps à disposition: 5+10 minutes

? Dans quel contexte?

Image riche du contexte Les règles sont très simples! Où? Ne pas oublier les relations…

Exemple d’image riche: producteurs de manioc à Kinshasa

Qui influence – PESTEL ? Où? Politique Social Technologique Légal Environnemental Politique Social Technologique Légal Environnemental Economique

Exercice En vous basant sur l’idée de vos projets, choisissez la technique de l’«Image riche» ou celle de l’«Analyse PESTEL», faites-la et exposez vos chefs-d'œuvre sur les murs Temps à disposition: 15+5 minutes

! PAUSE !

Provoquer de l’impact en répondant aux besoins?

On peut analyser ces besoins ? Accomplissement personnel (morale, créativité,…) Estime (confiance, respect, estime personnelle) Besoins sociaux (amour, amitié, appartenance, politique, intimité) Sécurité (du corps, de l'emploi, de la santé, de la propriété) Besoins physiologiques (manger, boire, dormir, respirer) ?

Se mettre dans la peau du client

Ou dans la peau du processus de l’organisation !

Le triangle des domaines de résultats Efficience: Obtenir plus avec moins de ressources Efficacité: Des produits et services de qualité Faire ce qu’on a prévu Effectivité (ou impact) Faire ce qui doit être fait Produire les bénéfices attendus Efficience: Ressources Infrastructure Procédures Effectivité: Clientèles Impact Utilité Efficience Effectivité Efficacité Efficacité: Organisation Processus Produits et services

Exercice Choisissez un de vos projets, et, dans celui-ci, un de vos publics cibles… Faites le voyage mental et mettez-vous dans sa peau! Faites l’exercice, essayez de répondre aux questions… Réfléchissez a cette dernière question: «Comment allez-vous vérifier si ce que vous imaginez est vrai?» Temps à disposition: 10+5 (énoncer 1 des besoins)

? Etes-vous logique ?

Pourquoi ? – Arbre de problèmes On part d’un problème central On descend en listant les causes: Pourquoi… pourquoi…pourquoi? On remonte en listant les conséquences: Et alors… et alors… et alors? Conséquences Production du beurre de karité basse et de faible qualité Causes

Exemple d’arbre de problèmes: beurre de karité Exode rural Peu de débouchés locaux Prix de vente bas et fluctuant Aucun débouché à l’international Conséquences Production du beurre de karité basse et de faible qualité Problème central Qualité basse et inconstante Opérations très lentes Cueillette des noix de karité difficile Causes Longs déplacements à pied Chaleur et dangers élevés (morsures) Transports des noix très pénible Opérations essentiellement manuelles Opérations en contexte pénible Mauvaises procédures d’hygiène Conditionnement inadéquat

Exemple d’arbre de problèmes: beurre de karité

Exemple d’arbre de problèmes: beurre de karité

Visant? – transformation en arbre d’objectif On modifie l’arbre, transformant le problème central en une situation positive (objectif) On descend en regardant les leviers (pour cela, il faut que…) On remonte en faisant la même chose (donc, si j’ai cette situation, il est possible que…) Impacts Production de beurre de karité augmentée et de meilleure qualité Leviers

Exemple d’arbre d’objectifs: beurre de karité Production du beurre de karité basse et de faible qualité Longs déplacements à pied Chaleur et dangers élevés (morsures) Transports des noix très pénible Opérations essentiellement manuelles Opérations en contexte pénible Mauvaises procédures d’hygiène Conditionnement inadéquat Exode rural Qualité basse et inconstante Opérations très lentes Cueillette des noix de karité difficile Peu de débouchés locaux Prix de vente bas et fluctuant Aucun débouché à l’international Meilleures conditions de vie locale Marché local intéressé Prix de vente correct et stable Débouchés potentiels à l’international Impacts Production du beurre de karité augmentée et de meilleure qualité Objectif spécifique Qualité améliorée et standardisée Opérations 10 fois plus rapides Cueillette des noix de karité moins difficile Leviers, résultats immédiats Déplacements facilités Dangers diminués (morsures) Transports des noix facilité (motorisé) Opérations partiellement mécanisées Opérations en contexte plus favorable Procédures d’hygiène appliquées Conditionnement adéquat

Exemple d’arbre d’objectifs: beurre de karité

Exercice Choisissez le problème central de votre principal public-cible Imaginez les causes Imaginez les conséquences Cherchez quelles conséquences pourraient réalimenter les causes Transformez-le en arbre d’objectifs Imaginez des alternatives de projets… Temps à disposition: 20+20 minutes ?

Et pour choisir le bon projet ?

Stratégie d’intervention - hypothèses Zone d’intervention Hors du cadre d’intervention Projets

L’application des critères de sélection sur les projets

Exercice Vous avez probablement détecté quelques idées de projets lors de l’exercice précédent… Appliquez-leur les critères de sélection! Quel est le gagnant? Temps à disposition:

! INTERVALLE !

Mettre en pièces pour mieux construire ?

Arbre des livrables… On «démonte» le produit final en pièces détachées Si le produit final est intangible, on considère alors le service réalisé On utilise le bon sens! (pas besoin d’aller jusqu’à la plus petite catelle…)

…que l’on transforme ensuite en blocs de travail

…et en liste d’activités ! Construire ma nouvelle demeure Construire la maison Réaliser le gros œuvre Faire les fondations 3 mois Monter les murs 2 mois Poser le toit 1 mois Faire les finitions Réaliser les installations 2 mois Peindre (l’extérieur et l’intérieur) 1 mois Installer la cuisine (les équipements) 1 mois Monter le garage Monter les murs et le sol 1 mois Poser le toit et la porte (électrique) 15 jours Exécuter les travaux de jardin Planter les arbres et les haies 15 jours Semer la pelouse 1 semaine Préparer le potager

Exercice Et si nous testions ensemble la création d’un arbre de livrables et d’une liste des activités pour un projet moins «matériel» ? Exemples: Une fête au village Un cours de cuisine traditionnelle Un spectacle de danse … A vous de proposer et de choisir! Temps à disposition: 15+25 minutes Et maintenant, c’est au tour votre projet!

Quelques aspects de la planification Comm. RH Coûts Temps et délais Risques Pilotage Qualité

Mais avec quoi on fait tout ça?

Les ressources « PEMIF » Attention, on ne parle pas que de ressources humaines! (on ne devrait pas dire « ressources ») On parle de bien plus. PEMIF est l’adaptation de la classification anglaise 4M1B : Personnes Men Equipements Machines Matériels Materials Installations Buildings Finances Money

…on ajoute les ressources et le personnel Construire ma nouvelle demeure Construire la maison Réaliser le gros œuvre Faire les fondations Excavatrice, tracs Monter les murs Briques, maçons Poser le toit Bois, charpentiers Faire les finitions Réaliser les installations Electriciens Peindre (l’extérieur et l’intérieur) Plâtriers, peintres Installer la cuisine (les équipements) Catelle, poseur Monter le garage Monter les murs et le sol Briques, maçons Poser le toit et la porte (électrique) Bois, charpentiers Exécuter les travaux de jardin Planter les arbres et les haies Plantes, paysagiste, jardiniers Semer la pelouse Gazon, jardinier Préparer le potager Plantons, jardiniers

Et en plus il faut les planifier! Planifier les ressources est un processus d’identification et de calcul qui comporte: Relevé des nécessités: les ressources pour exécuter chaque activité doivent être identifiées et évaluées en quantité et qualité (personnes et autres) Appel au jugement de spécialistes: qui peuvent contribuer au projet par leur expériences antérieures, validant et ajustant les relevés antérieurs Identification d’alternatives possibles, par des processus d’analyse, de recherche et de créativité (brainstorm) Prise de décision, par l’utilisation d’outils d’aide à la décision, tels que l’analyse multicritères, et sélection de la meilleure alternative, répondant aux exigences de coût, délais et qualité Analyse de l’impact de la disponibilité des ressources sur l’échéancier avec réajustement des quantités et vice-versa Attention, on ne peut réduire la gestation d’un bébé à 4 mois ½ en la confiant à deux mamans !

Liste des activités, ressources, coûts et timing

Exercice Utilisez le tableau ci-dessous pour définir les premières colonnes de la liste de vos activités et ressources Temps à disposition: 15+10 minutes

! PAUSE !

? Faut pas se presser…!

On ajoute des durées à la liste des activités Construire ma nouvelle demeure Construire la maison Réaliser le gros œuvre Faire les fondations 3 mois Monter les murs 2 mois Poser le toit 1 mois Faire les finitions Réaliser les installations 2 mois Peindre (l’extérieur et l’intérieur) 1 mois Installer la cuisine (les équipements) 1 mois Monter le garage Monter les murs et le sol 1 mois Poser le toit et la porte (électrique) 15 jours Exécuter les travaux de jardin Planter les arbres et les haies 15 jours Semer la pelouse 1 semaine Préparer le potager 15 jours

Et si on se trompait ? Construire ma nouvelle demeure Construire la maison Réaliser le gros œuvre Poser le toit 1 mois Faire les fondations 3 mois Monter les murs 2 mois

Donc… avant, pendant ou après ? Anesthésie Opération Fin à début On ne peut commencer à opérer avant d’avoir terminé d’appliquer l’anesthésie… Publicité TV Publicité radio Début à début La campagne de publicité à la radio ne peut commencer que lorsque celle à la télévision commence Creuser le tunnel Evacuer le remblai Fin à fin On ne peut finir de transporter le remblai que si l’on a fini de creuser le tunnel Centrale hydraulique Centrale à gaz Début à fin On ne peut arrêter la centrale à gaz que lorsque la centrale hydraulique commence à tourner

On peut le faire comme ça… On comme ça… 

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 15 20 25 Gantt! Location voiture Sélection photos 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 15 20 25 Location voiture Sélection photos Aménagement Créer l’itinéraire Conduire Gantt!

Exercice A vous de créer votre échéancier Temps à disposition:

? Ça va faire mal docteur ?

Types de dépenses Variables Semi-variables Dépenses proportionnelles à la quantité de ressources allouées et utilisées (p.ex.: main d’œuvre directe, matière première) Semi-variables Dépenses liées par « forfaits » à la production (p.ex. location d’une voiture avec kilométrage illimité, certaines assurances) Fixes associées à certaines ressources Dépenses associées à la mise à disposition d’une ressource, qu’elle soit utilisée ou non (p.ex.: loyer, abonnement internet) Fournitures Dépenses associées aux fournitures diverses utilisées ou consommées au long de certaines activités (p.ex.: électricité, réseau, téléphone, papier) Prix, amendes Dépenses dues à des clauses contractuelles (p.ex. retards)

Budget – ne pas oublier! Alimentation et boissons Communications internes Equipements Imprévus Installations Loyers et autres locations Matière première Marges de réserve! Presse, affichage, communication externe Salaires et charges salariales Services de tiers Transports …

Le budget est-il toujours faux ? Type d’estimation Quand est-elle faite ? A quoi sert-elle? Erreur probable * Par ordre de grandeur Très tôt dans le cycle de vie du projet, durant la phase d’identification Pour avoir une première approximation servant aux décisions de sélection d’alternatives De -25% à +75% Par recherche d’informations et calculs Relativement tôt, lors de l’identification et de la planification A prévoir les dépenses dans les plans budgétaires De -10% à +25% Accompagnement Plus tard dans le projet, durant la phase d’exécution Fournit des détails pour les achats, en estimant les coûts réels De -5% à +10% * La tendance naturelle est de surestimer les coûts pour avoir de la “réserve”

Dépenses mensuelles et cumulées – la courbe en S Planification Exécution & contrôle Finalisation 1ère tranche 2ème tranche Final

Exercice Utilisez le formulaire de la liste des activités et des ressources pour y inclure la prévision de vos dépenses Temps à disposition: 10+10 minutes

! INTERVALLE !