Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP) DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

DAFPA - Lettre interne - Juin 2015 Le cadre réglementaire Objectifs et contenu de la réforme GBCP Grands principes du budget en AE/CP Pilotage du projet Échéances principales DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

1- Le cadre réglementaire DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

1- le cadre réglementaire La « réforme GBCP » porte sur une révision en profondeur du cadre budgétaire et comptable de l’Etat et de ses opérateurs. Cette réforme est régie par trois décrets : Décrets n°2012-1246 et 2012-1247 du 7 novembre 2012. Décret n° 2013-756 du 19 août 2013. Ces nouveaux textes de références remplacent le décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962. DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

2- Les grands principes de la GBCP DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

2.1- Les objectifs de la GBCP Renforcer le pilotage budgétaire des établissement , en s’assurant notamment de la soutenabilité des décisions (= gestion pluriannuelle). Moderniser les procédures et simplifier le traitement des actes de gestion (= efficience vs efficacité). Allouer plus de souplesse dans la gestion des crédits budgétaires (= pertinence). Mettre en œuvre le contrôle interne budgétaire et les outils d’audit (= sécurité). DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

2.2- Contenu de la réforme GBCP Réforme du cadre budgétaire (AE–CP) Dématérialisation des pièces Service facturier Contrôle Hiérarchisé de la Dépense (CHD) et Contrôle Allégé en Partenariat (CAP) Contrôle Interne Comptable et Financier Audit interne Réduction du délai de production du Compte Financier DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

2.3- Le contrôle interne comptable et financier (CICF) Le CICF était déjà obligatoire avant les décrets GBCP, mais la circulaire DGFIP du 1er juin 2011 en précisait le cadre. Les objectifs : Assurer la qualité et la soutenabilité de la prévision budgétaire et de son exécution. Meilleur maîtrise des circuits financiers par une analyse des risques. Opportunité d’optimisation des procédures et de l’organisation. Garantir la qualité budgétaire et comptable Les points d’attention : Implications d’acteurs divers à l’échelle des processus budgétaires. Démarche itérative et partenariale. DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

2.4- Réduction du délai de production du compte financier Depuis les RCE, les Etablissements doivent faire auditer leurs comptes financiers (CF) annuels par un Commissaire Aux Comptes, et les arrêter (= vote par le CA) avant le 30/04/N+1. La GBCP impose que les CF soient désormais arrêtés au 28/02/N+1. Durant la période transitoire (2012-2014), les CF peuvent être arrêtés avant le 31/03/N+1. DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

2.4- Réduction du délai de production du compte financier Compte tenu : - de la levée, en 2013, de 3 des 4 réserves portées par les CAC sur le CF, - de la meilleure maîtrise des process budgétaires et comptables par l’ensemble des acteurs, - de la fusion au 1er janvier 2016. L’Etablissement répond à l’exigence d’un arrêté des comptes au 28/02/N+1 dès le CF 2014, avec un accompagnement efficace des différents acteurs de terrain : - rétroplanning détaillé, - procédures adaptées, - expertise commune DAFPA/AC. DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

DAFPA - Lettre interne - Juin 2015 2.5- Audit interne L’audit interne est un outil de pilotage de l’Etablissement. L’Etablissement doit se doter de programmes d’audit et peut constituer des comités d’audit. L’audit interne évalue le contrôle interne et contribue à fiabiliser les processus. Il permet d’atteindre une assurance raisonnable sur la maitrise des opérations. Il assure la transparence et l’efficacité du contrôle interne. DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

2.6- La dématérialisation des pièces Avant les décrets GBCP, une première démarche de dématérialisation était possible : mandats et titres de recettes, compte financier, des factures. La GBCP valide et généralise les dématérialisation des pièces justificatives et le recours à la voie électronique. Ce chantier doit être mené de concert sous l’impulsion commune de la DAFPA et de l’Agent Comptable. Les chantiers SIFAC-WEB et SIFAC-Démat peuvent en être le support technique. Ils nécessitent une revue des circuits et procédures internes. DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

2.6- La dématérialisation des pièces Les chantiers SIFAC SIFAC-WEB Dématérialisation de la précommande d’achat. Dématérialisation du Service Fait. Suivi de l’exécution budgétaire. Suivi des Ordres De Mission. SIFAC-Démat Dématérialisation du flux des factures papiers. Substitution par un véritable work-flow, enrichi par les données saisies. Chantier très lié à la mise en place d’un service facturier. SIFAC-Rôles - Fin du SIFAC-All (proscrit par la CAC) DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

DAFPA - Lettre interne - Juin 2015 2.7- Le service facturier Définition : centre de traitement et de paiement unique des factures fournisseurs sous l’autorité de l’Agent Comptable. La mise en place d’un service facturier n’est pas une obligation, mais une option donnée à l’ordonnateur. Les objectifs : Raccourcissement des circuits internes => réduction des délais de paiement. Amélioration de la qualité financière et comptable. Suppression des contrôles redondants. Les points d’attention : Nécessité d’une très bonne maitrise des procédures internes par les composantes => risque de dégradation en l’absence du filtre des antennes budgétaires. Adaptation du système d’information. Qualité de la commande et du service fait en amont. DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

DAFPA - Lettre interne - Juin 2015 2.7- Le service facturier Organisation actuelle UR1 : Composantes DAFPA Agence Comptable Commandes Service Fait Contrôle Saisie SIFAC Visa Paiement Service facturier : Composantes Agence Comptable DAFPA Commandes Service Fait (Saisie SIFAC) Visa Paiement (Saisie SIFAC) Contrôle de gestion DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

2.8- Le contrôle hiérarchisé de la dépense (CHD) Applicable depuis 2004, à l’initiative de l’Agent Comptable. La CHD se définit par : un périmètre, une périodicité des contrôles, un plan de contrôle. Introduction de la notion de contrôle partenarial entre ordonnateur et comptable (contrôle allégé mais réparti efficacement). Nota : A gérer de manière cohérente avec un éventuel service facturier. S’appuie sur la cartographie des risques élaborée par la démarche CICF. Sécurisation du circuit de la dépense, en rendant les contrôles plus efficaces. Fluidifier les flux et réduire les délais de paiement. Nota : l’UR1 n’applique pas systématiquement les intérêts moratoires. DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

2.3- Des principes fondamentaux inchangés La GBCP maintient les grands principes de la comptabilité publique : La séparation ordonnateur/comptable. La responsabilité personnelle et pécuniaire du comptable. L’unité de caisse et de trésorerie. Les procédures de dépenses et de recettes. La règlement du paiement après le service fait. Les conditions de prélèvement sur le Fonds de Roulement (FR). Le contrôle budgétaire par le Rectorat. DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

3- Les grands principes du budget en AE-CP DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

3.1- La dimension stratégique et politique du budget Le budget est la traduction financière du projet d’établissement voté par le Conseil d’Administration, et du contrat quinquennal signé entre l’établissement et le MESR. La programmation budgétaire devient un élément fort du projet d’établissement. Budget 2015 Budget 2016 Budget 2017 Budget 2018 Budget 2019 Action 1 Action 2 Action 3 Action 4 Action 5 Action 6 Action 7 Action 8 Action 9 DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

3.2- Une nouvelle approche de la comptabilité Distinction claire entre comptabilité budgétaire, comptabilité générale et comptabilité analytique. La Comptabilité Budgétaire (CB) La Comptabilité Générale (CG) La Comptabilité Analytique (CA) retrace les suites données aux autorisations budgétaires. permet aux composantes de gérer au mieux les crédits dont elles disposent (capacité à prendre des engagements et les honorer). fournit une image fidèle de la situation patrimoniale et de son évolution d’une année sur l’autre. est la seule soumise aux contrôle des Commissaires aux Comptes. aide à la décision, par le calcul des couts. DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

3.3- Une programmation au service d’une souplesse accrue La GBCP apporte une plus grande souplesse dans la gestion des crédits : Une enveloppe globale de crédits par structure (composantes, unités de recherche et services), répartie sur les 3 grandes masses. Réduction drastique des comptes budgétaires « dépenses » (21 au lieu de 313) au sein des grandes masses. Fongibilité des crédits au sein de chaque masse, pour chaque structure. Réduction du nombre des destinations LOLF (12 au lieu de 18). DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

3.4- Un processus d’allocation des moyens rénové Le dialogue de gestion devient le principal support de l’allocation de moyens. Le Conseil d’Administration (CA) Les ordonnateurs secondaires ou délégués (CRB) Les Services Opérationnels (SO) Définit la stratégie globale dans le cadre du Débat d’Orientation Budgétaire (DOB). Accorde les autorisations budgétaires globales en AE et CP, dans le cadre du dialogue de gestion avec les CRB et les instances de l’établissement (ex: CAC) S’assure de la disponibilité de la trésorerie. Organisent le plan d’action relatif aux objectifs fixés par le CA, en tant que Centre de Responsabilité Budgétaire (CRB). Répartissent les autorisations budgétaires définis par grandes masses auprès des Services Opérationnels. Déploient le plan d’action au plus près des enseignants chercheurs. Procèdent à l’exécution budgétaire sous l’autorité du CRB. DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

DAFPA - Lettre interne - Juin 2015 3.5- Les définitions (1/2) Les Autorisations d’Engagement (AE) : Les Autorisations d’Engagement (AE) constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être générées par l’Etablissement sur l’exercice budgétaire, les paiements afférents pouvant intervenir les années ultérieures. Les AE résultent de l’approbation du budget par le Conseil d’Administration. Les AE sont constatées sur un exercice budgétaire donné, mais peuvent générer des dépenses sur plusieurs exercices comptables. L’AE est donc un support à la pluri annualité. Les Engagements (E) : Les Engagements (E) sont des actes juridiques auprès d’un tiers identifié portant sur des montants fermes, décaissable y compris au-delà de l’exercice. Les engagements se matérialisent par la signature d’un marché, d’un contrat, d’un bon de commande (…) et consomment les AE. Il n’y a pas d’engagement constaté sur la masse salariale, y compris pour les contrats sur ressources propres. DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

DAFPA - Lettre interne - Juin 2015 3.5- Les définitions (2/2) Les Crédits de Paiement (CP) : Les Crédits de Paiement (CP) constituent la limite supérieure des dépenses décaissables sur un exercice, indépendamment de l’engagement ou du décaissement de celles–ci. Les CP d’un exercice comptable donné peuvent résulter d’AE constitués sur plusieurs exercices budgétaires (en cours et antérieurs). Les Paiements (P) : Les Paiements (P) correspondent aux décaissements réalisés par l’Agent Comptable suite à l’ordonnancement de dépenses. Ils consomment les CP. Les Paiements s’opèrent réglementairement 30 jours après la réception de la facture par l’Etablissement. DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

3.6- Le schéma global des AE/CP Budget Engagement juridique Service fait Ordonnancement Paiement Ouverture AE Consommation AE Ouverture CP Consommation CP DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

3.7- Exemple : configuration décret 1962 Exemple : La DRIM a signé un contrat de maintenance sur 3 ans, pour un montant total de 90 k€, à date d’effet du 01/01/2014. Le CA vote un budget, chaque année, de 30 k€. La prestation est facturée chaque année, à terme à échoir. Le paiement des factures est effectué à 30 jours. Exercice 2014 Exercice 2015 Exercice 2016 Budget (voté chaque année) 30 k€ 30 k€ 30 k€ Engagement comptable 30 k€ (01/01/2014) 30 k€ (01/01/2015) 30 k€ (01/01/2016) Paiement (P) 30 k€ (01/02/2014) 30 k€ (01/02/2015) 30 k€ (01/02/2016) DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

3.8- Exemple : configuration AE/CP Exemple : La DRIM veut signer un contrat de maintenance sur 3 ans, pour un montant total de 90 k€, à date d’effet du 01/01/2014. Le CA vote une Autorisation d’Engagement, en une seule fois, pour le montant total du besoin, ainsi que des Crédits de Paiement répartis sur la durée du contrat. Le contrat est signé le 01/01/2014. La prestation est facturée chaque année, à terme à échoir. Le paiement des factures est effectué à 30 jours. Exercice 2014 Exercice 2015 Exercice 2016 Autorisation d’engagement (AE) 90 k€ (01/01/2014) Engagement juridique (E) 90 k€ (01/01/2014) Crédit de Paiement (CP) 30 k€ 30 k€ 30 k€ Paiement (P) 20 k€ (28/02/2014) 40 k€ (28/02/2015) 20 k€ (28/02/2016) DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

DAFPA - Lettre interne - Juin 2015 4- Pilotage du projet DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

DAFPA - Lettre interne - Juin 2015 4.1- Accompagnement AMUE Des supports méthodologiques et organisationnels : Notes générales : enjeux, concepts, objectifs… Formations à destinations des référents et formateurs des établissements. Web conférences thématiques. Ateliers en région. … DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

4.2- Conduite de projet au sein de l’établissement Comité de Pilotage 2/mois Président Bureau restreint du Président + DAF Rend compte et fait arbitrer Etablissement Cellule projet 1/semaine AMUE Formations Méthodologie et supports DGS 1 Référent (DAF) et 2 formateurs (PG + FB) Agent Comptable + DAPEC + équipe DGSA Conduite du changement Anime et coordonne Groupe de travail thématique 1 Groupe de travail thématique 2 Groupe de travail thématique 3 Groupe de travail thématique 4 Groupe de travail thématique 5 DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

5- Principales échéances DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

5- Principales échéances 23 février 2015 : 1er Comité de Pilotage (COPIL) 25 juin 2015 : vote de la lettre de cadrage budgétaire et RH 2016 par le Conseil d’Administration (CA) Fin juin/début juillet 2015 : formation des différents acteurs 12 décembre 2015 : vote du budget 2016 par le Conseil d’Administration (CA) en AE-CP DAFPA - Lettre interne - Juin 2015

Merci pour votre attention DAFPA - Lettre interne - Juin 2015