La méthodologie patient-traceur Pilotage et formation à la méthode

Plan de la formation Contexte de la méthodologie patient-traceur Historique Définition Conduite de projet (matin) Initiation Désignation des chefs de projet Constitution du groupe projet Conduite de projet Communication

Plan de la formation Mise en œuvre de la méthode (après-midi) Qu’est-ce que la méthode du parcours patient-traceur? Quels sont les objectifs ? Quels acteurs sont concernés? Comment commencer ? Quels patients sélectionner ? Qui participe ? Comment se déroule un parcours patient-traceur ? Quelle traçabilité et quel archivage ? Quel bilan ? Quels écueils éviter ? Facteurs de succès

La méthodologie patient-traceur: pilotage et formation à la méthode 1. Contexte

a. Historique Méthode utilisée depuis 2002 aux USA par la Joint Commission pour l’accréditation des établissements de santé. Première présentation en France par la HAS en avril 2012 : Nouvelle méthode de certification, Méthode d’EPP validante pour le DPC. LCA Une première étude préliminaire a été conduite dans 8 établissements-tests entre avril et juin 2012 afin d’évaluer la faisabilité de la mise en œuvre de cette méthode et d’analyser la perception des professionnels. Parmi ces établissements, on compte : CHRU de Lille, CH de Lunéville (54), Hopital privé mère-enfant Natécia de Lyon, EPSM du centre hospitalier Henri Laborit de Poitiers, Un établissement de Brest ? dont l’avis sur la méthode a été publié par la HAS dans la lettre Certification et Actualités n°8 des mois de janvier-mars 2013(2). La méthode, particulièrement bien accueillie par les établissements et les experts-visiteurs, est en cours d’analyse. Elle a vocation à être généralisée en 2014 et servira de méthode d’enquête, parmi d’autres, pour la certification V2014. Un premier guide méthodologique expérimental a été publié en octobre 2013 par la HAS, décrivant les grandes étapes de réalisation d’un patient-traceur. Appel à expérimentation des visites patient-traceur en janvier 2014

b. Définition La méthodologie du parcours patient-traceur est un audit qualité qui s’intéresse aux pratiques réelles via le parcours d’un patient Rapport d’évaluation rédigé en terme de: CONFORMITE NON-CONFORMITE Il consiste en une analyse rétrospective d’une section choisie du parcours d’un patient en s’appuyant: Sur un entretien patient Sur l’analyse en équipe de son dossier médical LCA Audit de conformité: réponse en conforme / non-conforme Audit: plusieurs patient pour évaluer une pratique PT: un patient pour évaluer plusieurs processus

Apports de cette nouvelle méthode Parcours patient-traceur Evaluation de la réalité des pratiques Intégration de l’expérience du patient Comparaison aux bonnes pratiques Vision dynamique d’un processus et de son évolution Analyse des interfaces

La méthodologie patient-traceur: pilotage et formation à la méthode 2. Conduite de Projet

Conduite de projet Initiation Chefs de projet Groupe de projet Soutien institutionnel Origine de la demande Définition claire de la finalité et des objectifs de la réalisation du parcours Allocation des moyens Chefs de projet Binôme : Médecin / Personne-ressource QualiSanté Formation à la méthode et à l’audit Groupe de projet Pluri-professionnel Compétences du service Compétences méthodologiques 4 à 5 professionnels formés/sensibilisés à la méthode Conduite de projet Définir le projet (fiche-projet) Etablir le plan de communication Mener les différentes réunions Définir le plan d’action

a. Initiation du projet Volonté institutionnelle de l’établissement de santé : Inscrit dans le projet d’établissement Soutien des instances : portage du projet par la CME, la coordination générale des soins, la coordination de la qualité et de la gestion des risques de la DURQ. Origine de la demande : service source ou demande institutionnelle. LCA. Questions pratiques au lancement du projet.

Initiation du projet Définition claire de la finalité et des objectifs du parcours patient-traceur à mener: à quelles questions veut-on répondre en réalisant ce parcours patient-traceur ? Exemples: « Quelles sont les pratiques de vérification d’identité pour un patient de chirurgie digestive ? (hospitalisation, examens de laboratoire et d’imagerie, bloc, etc …) » « Quelle est la prise en charge effective de la douleur dans mon service de pédiatrie ? » ! Ne jamais initier un parcours patient-traceur sans avoir défini les questions d’intérêt !! ? Se limiter à 4 questions d’intérêt

b. Désignation des chefs de projet Binôme obligatoire pour mener à bien le projet: Médecin du service qui apporte la compétence médicale sur les pratiques, Méthodologiste (Personne Ressource QualiSanté) qui apporte ses compétences organisationnelles. Tous deux doivent être formés à la méthode du parcours patient traceur et au travers d’elle, à la méthodologie de l’audit. Si aucun médecin disponible: possibilité de recruter le cadre ou un infirmier du service motivés pour mettre en place le parcours. !! ATTENTION !! Prévoir de dégager un temps dédié conséquent !!

Chefs de projet Attitudes et qualités d’un auditeur Ouverture d’esprit Diplomatie Observateur Perspicacité Ténacité Capacité de décision Autonomie Polyvalence Intégrité / déontologie Capable de travail en équipe Courtois Naturel Ferme Curieux Compréhensif

Chefs de projet Rôle principal du binôme-chefs de projet: manager le parcours patient-traceur au travers des différentes réunions Missions Compétences Constituer et animer les équipes  Garantir le respect de la méthode Définir, coordonner et déléguer les responsabilités Planifier les étapes du parcours patient-traceur et les mettre en œuvre    Conduite des différentes réunions du parcours patient-traceur Etablir un rapport d’évaluation avec un plan d’action   Etablir et assurer les plans de communication Connaître et savoir appliquer la méthode du parcours patient-traceur Planifier et utiliser les différentes ressources Connaissances des pratiques évaluées et des documents de référence Capacités d’animation et de conduite de réunions Savoir amener l’équipe à élaborer les conclusions Savoir préparer et établir le rapport de synthèse Savoir assurer une fonction de représentation et de communication

c. Constitution du groupe-projet Soutien institutionnel Portage de projet Projet d’établissement Binôme chefs-projet Médecin du service-source Personne Ressource QualiSanté Groupe projet Compétences méthodologiques Personnel de la structure qualité d’appui Groupe pluri-professionnel 4 à 5 professionnels suffisent Formés à la méthode Temps dédié Equipe soignante et médicale du service volontaires et motivés (appel à candidature) Compétences propres au service

Définir le projet: Fiche projet spécifique patient-traceur d. Conduite de projet Définir le projet: Fiche projet spécifique patient-traceur Modèle QQOQCP QUI: composition des groupes de travail QUOI: Processus concernés, profil retenu OU: Service-source QUAND: Dates envisagées et planification horaire COMMENT: Modalité de fonctionnement du groupe-projet, référentiels choisis, modalités de suivi, plan de communication, investissement, formation et assistance à prévoir POURQUOI: Questions d’intérêt LCA.

Conduite de projet Animer les différentes réunions du parcours patient-traceur Type de réunion Objectifs Déroulement Documents Lancement et travail en amont (groupe-projet) 2 à 3 réunions Initier la constitution de l’équipe-projet Présenter la méthode Elaborer les grilles Définir les modalités de communication Avertir le service évalué Présentation du projet Présentation des membres Répartition du travail Modalités de fonctionnement et calendrier Elaboration des grilles Envoi d’un avis d’évaluation Fiche de présence Fiche-projet Grilles génériques et guide Référentiels à utiliser Rétro-planning ou programme horaire du parcours à réaliser Plan de communication Fiche d’avis d’évaluation parcours patient-traceur LCA. Présentation du projet : objectifs, enjeux, cadre organisationnel, grandes lignes de la planification

(avec l’équipe du service-source) Planification sur une demi-journée Conduite de projet Animer les différentes réunions du parcours patient-traceur Type de réunion Objectifs Déroulement Documents Mise en œuvre (avec l’équipe du service-source) Planification sur une demi-journée Respect du planning Détecter les écarts Prise de conscience des professionnels Première réflexion sur les actions d’amélioration à mettre en œuvre Réunion d’ouverture Analyse du dossier avec remplissage des grilles Entretien patient Réunion de restitution Grilles et éventuel guide de remplissage Dossier-patient

Lors de la réalisation de l’évaluation Conduite de projet Animer les différentes réunions du parcours patient-traceur Type de réunion Objectif Déroulement Documents Travail d’aval (groupe-projet) Lors de la réalisation de l’évaluation Rédiger une synthèse de la réalisation du parcours Valoriser les réussites Partager l’expérience Validation DPC Rédaction de la synthèse Restitution des résultats et tour de table sur l’impact de la démarche Fiche-synthèse Fiche DPC (service-source) 1 réunion Définir un plan d’action Synthèse et hiérarchisation des actions d’amélioration Elaboration du plan d’action Fiches-action Plan d’action

Conduite de projet Définir le plan d’action Hiérarchiser : Matrice impact/effort Organiser : Plan d’action (responsables, délais réalistes, dates de début et de fin, coordination avec les autres projets de la structure). Planifier ces actions : Diagramme de Gantt (rétro-planning) Communiquer : réunion avec le personnel du service-source pour communiquer sur la réalisation et le planning défini du parcours patient-traceur, note interne, affiche, journal interne, intranet, mail, … LCA. A réaliser par le service-source

e. Communication Portée par les chefs de projet Formalisée lors des réunion de travail en amont dans un plan de communication

Communication Identifier les destinataires Instances directionnelles Professionnels de terrain Patients Identifier les destinataires Lancement du projet: informer et promouvoir Visibilité des moments-clés du projet Communication des résultats Définir les objectifs de communication Résultats Destinataires Déterminer les messages prioritaires Canaux habituels de l’établissement Intranet, journal interne, notes d’information Conférences, staff, entretiens Sélectionner les méthodes de communication LCA Identifier les destinataires de l’information : Au niveau institutionnel : présentation du projet lors de son lancement puis restitution des résultats. Au niveau des professionnels : donner et recueillir des informations, engager les équipes dans le plan d’action, identifier les problèmes. La communication au niveau des professionnels se doit d’être attractive pour rechercher leur adhésion, elle peut se faire au moyen de documents synthétiques et attractifs. Elle doit être : Régulière Recadrée Redondante et pédagogique Interactive Authentique Au niveau des patients : information sur la démarche pour recueillir le consentement du patient. Définir les objectifs de communication : Lancement du projet : informer et promouvoir, Visibilité des moments-clés du projet, Communication des résultats, Déterminer les messages prioritaires en lien avec les résultats du parcours réalisé et le destinataire du message, Sélectionner les méthodes de communication (conférences, réunions, entretiens, journal interne, note, intranet, …)

3. Mise en œuvre pratique du parcours patient-traceur La méthodologie patient-traceur: pilotage et formation à la méthode 3. Mise en œuvre pratique du parcours patient-traceur