Gestion responsable en matière de biotechnologie « Renforcement des capacités pour une gestion saine de la biotechnologie en Afrique subsaharienne (SABIMA) » Cours sur la gestion responsable Introduction Gestion responsable en matière de biotechnologie Introduction de la gestion responsable dans une organisation Réponse aux incidents Formation et communication Vérification et audits

5. Formation et communication Rôles et responsabilités Plan de communication Messages clés Efficacité du suivi

5. Formation et communication Gestion responsable et communication La gestion responsable exige que la formation et la communication soient assurées de manière organisée et planifiée. Il n’existe aucune indication prédéfinie concernant la transparence ou les obligations liées au partage de l’information au delà de ce qui peut être nécessaire pour atteindre les objectifs en termes de gestion responsable. Gestion responsable du lancement du produit, exigences d’ordre réglementaire, etc. Au delà de ces obligations, il est loisible à chaque organisation de décider de quelles informations à partager ou à garder secrètes. La gestion responsable exige uniquement à l’organisation d’étudier la manière dont ces informations doivent être gérées en principe avant d’être demandées.

5. Formation et communication Rôles et responsabilités Chargé du plan de communication Responsable(s) du contenu de la communication Communicateur(s) : l’individu ou le groupe de personnes retenu pour véhiculer les messages ; comme condition préalable, le communicateur doit avoir reçu suffisamment d’informations et de formation pour accomplir cette tâche ; une organisation doit mettre en place un système afin de transmettre au porte-parole désigné les demandes d’informations soumises, par exemple par des tierces parties telles que les médias.

5. Formation et communication Plan de communication La mise en place d’un plan de communication constitue un volet essentiel de la bonne gestion des projets. Le plan de communication permet de veiller à ce que toutes les parties prenantes soient également informées de la manière dont la communication se fera, du moment auquel elle sera assurée et des raisons pour lesquelles elle le sera. La communication constitue souvent un moyen très efficace de résoudre les problèmes, de juguler les risques et de veiller à l’accomplissement en temps opportun des tâches.

5. Formation et communication Un plan de communication réussi identifie les parties prenantes, les informations à communiquer et la manière dont ces informations seront véhiculées. Il ne doit rien laisser au hasard.

Modèle de plan de communication pour le programme d’incitation du personnel et de gestion de la performance Période Porte-parole Canal/Mesure But Contenu Cible Responsabilité Juillet Approbation du comité exécutif Programme et plan de communication intégral Responsables des RH/RP Septembre (veille de l’annonce du PDG) Chefs de division Réunion Présenter le document de synthèse (?) Inculquer le savoir avant le reste des employés Présenter la justification et les avantages Résumer la prochaine activité Renforcement du rôle de la direction Cadres supérieurs et superviseurs Équipe conjointe RH/RP Septembre PDG Vidéotransmission Annonce initiale à tous les employés Donner un bref aperçu Tous les employés Brochure explicative de l’annonce Expliquer le programme Présenter le programme de manière détaillée Octobre Bulletin Présenter un résumé du programme Établir des liens stratégiques Assurer le renforcement à partir du sommet Réitérer les avantages Présenter dans les grandes lignes les premières étapes Chefs de service Réunions avec les groupes de travail Personnaliser la communication au sein de l’unité Dialogue à double sens Fournir des kits d’information Renforcer le soutien personnel Résoudre les problèmes locaux Gérer les attentes Tous les employés au sein de leurs groupes de travail respectifs Novembre Chefs de Section Courriel Assurer le soutien de la direction générale Faire le rapport sur la préparation et la formation/orientation Rappel des faits concernant la prochaine activité Decembre Préciser les détails du programme Recevoir la rétroaction Assurer la formation Étayer le but Valider la préparation Préparer la logistique pour la mise en œuvre Janvier Lancer le programme Annoncer le lancement Assurer le soutien de la direction: Étayer le but et les avantages EXEMPLE

5. Formation et communication Une partie essentielle de la préparation pour la communication consiste à formuler les messages clés : état de préparation; confiance; et uniformité. Il existe différents formulaires qui peuvent être utiles : messages clés, Q&R, présentation standard…

5. Formation et communication Audience cible Au plan interne Sensibilisation, sollicitation de l’engagement et formation du personnel de l’organisation. Tierces parties et parties prenantes Elément important de la gestion responsable ; les intérêts des parties prenantes peuvent différer considérablement. ONG, médias et public Possibilité de divergence de points de vue et d’objectifs ; Fourniture d’informations claires, fiables et factuelles.

5. Formation et communication Efficacité du suivi À l’instar de toute autre activité de projet, il sera important de vérifier si l’objectif a été atteint. Selon le résultat, le plan de communication ou l’approche peut nécessiter une adaptation. Il y a lieu d’envisager différents outils et différents « multiplicateurs ».

5. Formation et communication Rôles et responsabilités Plan de communication Messages clés Efficacité du suivi