Changements à la BDCP et au SNISA pour 2018-2019 Compte rendu sur les changements apportés aux exigences en matière de collecte des données Juin 2017

Contexte L’exercice 2018-2019 est une année de changements majeurs dans le cycle de changement triennal de l’ICIS en ce qui concerne les bases de données clinico-administratives Les changements à la Base de données sur les congés des patients (BDCP) et au Système national d’information sur les soins ambulatoires (SNISA) seront effectués conformément à ceux apportés aux Groupes clients et aux Classifications (CIM-10-CA/CCI) Les changements retenus sont l’aboutissement d’un processus inclusif de consultation et de réflexion

Calendrier général et étapes clés Étape clé ou tâche Échéance Confirmation des changements au processus de soumission et de collecte de données de la BDCP et du SNISA Octobre 2016 Diffusion des spécifications préliminaires à l’intention des fournisseurs (changements relatifs aux données de la BDCP et du SNISA seulement) 31 mai 2017 Système de mise à l’essai des fournisseurs disponible (changements relatifs aux éléments de données de la BDCP et du SNISA seulement) 31 août 2017 Diffusion des spécifications définitives à l’intention des fournisseurs (comprend les mises à jour aux groupes clients et aux classifications) 15 décembre 2017 Diffusion des produits de formation de la BDCP et du SNISA pour 2018-2019 Décembre 2017 à avril 2018 Systèmes finaux de la BDCP et du SNISA disponibles (comprend les mises à jour aux groupes clients et aux classifications) pour la mise à l’essai des fournisseurs 1er février 2018 Diffusion des manuels de la BDCP et du SNISA pour 2018-2019 Février 2018 Diffusion des produits Folio de la CIM-10-CA et de la CCI, version 2018 Activation des systèmes pour 2018-2019 — BDCP/GMA+ et SNISA/SGCA Avril 2018 2 Phase Release: Spring/Summer 2017: Early release of DAD and NACRS only changes; includes vendor specs and test systems Fall/Winter 2017: Final Vendor Specs and Test Systems for an Integrated DAD/CMG+ and NACRS/CACS with v2018 ICD-10-CA/CCI Rationale: Committed to data providers/vendors sufficient lead time for implementing data collection changes – DAD and NACRS changes will be available for testing 9 months before implementation V2018 ICD-10-CA/CCI will be finalized early Fall 2017 Case mix (CMG+/CACS) changes will be aligned with V2018 ICD-10-CA/CCI before Final Vendor Specs are issued in Dec 2017

Changements apportés à la BDCP et au SNISA

Amélioration des données sur la transition entre les milieux de soins Uniformisation des codes et des définitions dans la BDCP et le SNISA, le cas échéant État à la sortie (BDCP) et Issue de la visite (SNISA) Ajout de nouveaux codes permettant de recueillir plus de détails sur les décès (p. ex. aide médicale à mourir) et certaines sorties (p. ex. absence sans permission [ASP] et sortie contre l’avis du médecin) Clarification des définitions et harmonisation des vérifications Numéros et types d’établissements de provenance et de destination Revue des types d’établissements et des types d’établissements analytiques, et ajout de nouvelles catégories et définitions qui permettront de saisir les transitions vers de nouveaux milieux de soins à la sortie des soins de courte durée (p. ex. hospice, services communautaires en santé mentale, foyers de groupe ou logements supervisés, logements de transition) Révision et retrait de certaines vérifications avec rejet en fonction des changements apportés aux types d’établissement et à leur définition

Nouvelles légendes des valeurs valides — État à la sortie (BDCP) et Issue de la visite (SNISA) Catégorie Description Code BDCP et SNISA Transfert Soins aux patients hospitalisés 01 Service d’urgence et soins ambulatoires 20 Soins en hébergement 30 Foyer de groupe ou logement supervisé 40 Établissement correctionnel 90 Domicile Domicile privé 05 Sortie ASP ou départ après l’inscription 61 Sortie contre l’avis du médecin ou départ après le traitement initial 62 Départ après le triage 63 SNISA seulement Départ après l’évaluation initiale 64 N’est pas revenu d’un congé temporaire 65 BDCP seulement Décédé pendant un congé temporaire 66 Suicide hors établissement 67 Décès Décès à l’arrivée 71 Décédé à l’établissement 72 Aide médicale à mourir 73 Suicide à l’établissement 74 Donneur décédé 08 Mortinaissance 09 Change summary: Standardized disposition codes across DAD and NACRS and added new codes to capture more details for Died (e.g., Medical Assistance in Dying) and Leave (e.g., AWOL separate from Left Against Medical Advice). Revised CIHI-assigned Institution Type and Analytic Institution Type with new categories and definitions to capture transitions to emerging post-acute care settings (e.g., Hospice, Community Mental Health, Group Living/Supportive Housing, Transitional Housing). DAD: Group 05 Field 05 Discharge Disposition — Revised and clarified definitions and aligned hard edits. Group 04 Field 04 Institution From and Group 05 Field 04 Institution To — Added, revised and deleted hard edits to align with changes in institution types and definition. NACRS: 35 Visit Disposition — Changed valid codes and definitions to align with the DAD and revised hard errors accordingly. 32 Institution From and 39 Institution To — Revised and deleted hard edits to align with new valid types. Rationale: Closes current data gaps on transitions between care settings.

Légende des nouveaux types d’établissement Catégorie Description du type d’établissement Code Soins aux patients hospitalisés Soins de courte durée aux patients hospitalisés 1 Réadaptation pour patients hospitalisés 2 Soins continus complexes aux patients hospitalisés 3 Soins de santé mentale aux patients hospitalisés 5 Soins palliatifs pour patients hospitalisés 9 Soins subaigus S Soins en hébergement Postes de soins infirmiers 6 Soins de longue durée (soins infirmiers 24 heures) 4 Hospice ou centre de soins palliatifs P (nouveau) Centre de santé mentale ou de traitement des toxicomanies T (nouveau) Foyer de groupe ou logement supervisé G (nouveau) Logement de transition H (nouveau) Service d’urgence et soins ambulatoires Chirurgie d’un jour A Clinique de soins ambulatoires N Service d’urgence E Soins communautaires Clinique communautaire Programme de services à domicile 8 Services communautaires en santé mentale et en toxicomanie M Autres Autre établissement de santé F (nouveau) Établissement correctionnel C Autre établissement non lié à la santé J (nouveau) Établissement inconnu U (nouveau) Change summary: Standardized disposition codes across DAD and NACRS and added new codes to capture more details for Died (e.g., Medical Assistance in Dying) and Leave (e.g., AWOL separate from Left Against Medical Advice). Revised CIHI-assigned Institution Type and Analytic Institution Type with new categories and definitions to capture transitions to emerging post-acute care settings (e.g., Hospice, Community Mental Health, Group Living/Supportive Housing, Transitional Housing). DAD: Group 05 Field 05 Discharge Disposition — Revised and clarified definitions and aligned hard edits. Group 04 Field 04 Institution From and Group 05 Field 04 Institution To — Added, revised and deleted hard edits to align with changes in institution types and definition. NACRS: 35 Visit Disposition — Changed valid codes and definitions to align with the DAD and revised hard errors accordingly. 32 Institution From and 39 Institution To — Revised and deleted hard edits to align with new valid types. Rationale: Closes current data gaps on transitions between care settings.

Amélioration des données sur la transition entre les milieux de soins (suite) Modification des vérifications Si le code de sortie est 01, 20, 30, 40 ou 90 (c.-à-d. lié à un transfert), le champ Établissement de destination ne peut pas être vide Si le code de sortie est 05, le champ Établissement de destination doit être vide ou contenir un numéro d’établissement valide parmi les types suivants : 8 (services à domicile), M (services communautaires en santé mentale et en toxicomanie), 0 (clinique communautaire), F (autre établissement de santé), J (autre établissement non lié à la santé) ou U (établissement inconnu) Les vérifications actuelles contenant des codes de décès ont été modifiées pour inclure les nouvelles options relatives aux décès Prochaines étapes Terminer la liste des valeurs valides pour les états à la sortie/issues de la visite et les numéros d’établissement, y compris les listes générales et les listes des types d’établissements Intégrer des ressources à l’intention des fournisseurs de données et des utilisateurs dans les manuels : établir la correspondance entre les nouveaux codes et les anciens, coupler les services locaux avec les types d’établissements nationaux aux numéros génériques (septembre)

Amélioration des données sur la santé mentale Nouveaux éléments de données (BDCP et SNISA) Statut juridique à l’arrivée au service d’urgence Type de contention Fréquence du recours à la contention Nouveaux éléments de données (BDCP seulement) Statut juridique à l’admission Éléments de données conservés (BDCP) Changement du statut juridique depuis l’admission Admission antérieure en psychiatrie Nombre de traitements par ECT Ajout de nouvelles vérifications avec rejet et retrait d’autres aux fins d’harmonisation avec les changements au niveau de la déclaration BDCP — Retrait d’éléments de données du groupe 15  Source de la référence Méthode d’admission ASP Suicide Référé à Traitement par ECT Formation Emploi Appui financier Retrait de l’indicateur de santé mentale du dossier de l’établissement

Groupe 15 — Disposition de l’abrégé de la BDCP Avant Source de la référence Méthode d’admission Changement du statut juridique depuis l’admission ASP Suicide Admission antérieure en psychiatrie Référé à   02 03 04 05 06 07 08 Traitement par ECT   Nombre de traitements par ECT Formation Emploi Appui financier 09 1 12 13 14 Après Changement du statut juridique depuis l’admission Admission antérieure en psychiatrie Nombre de traitements par ECT Statut juridique à l’arrivée au service d’urgence Statut juridique à l’admission   Type de contention Fréquence du recours à la contention 04 07 1 5 6 17 8 2 3 4

Statut juridique à l’arrivée au service d’urgence et à l’admission Code Définition À l’arrivée au service d’urgence À l’admission 10 Volontaire BDCP seulement 20 Évaluation psychiatrique non volontaire s.o. 30 Ordonnance d’évaluation/d’arrestation BDCP et SNISA 39 Ordonnance de traitement en milieu communautaire (OTMC) 40 Tribunal de traitement de la toxicomanie 50 Admission médico-légale 60 Consentement à l’hospitalisation 70 Détenus 80 Autre 99 Inconnu

Type de contention et Fréquence du recours à la contention M Contention mécanique C Chaise P Maîtrise physique ou manuelle par le personnel S Salle d’isolement N Aucune contention Fréquence du recours à la contention Constante D Jour ou nuit seulement I Intermittente — utilisation occasionnelle U Fréquence inconnue ou non consignée au dossier

Amélioration des données sur la santé mentale (suite) Modification des vérifications Faire en sorte que les nouvelles données soient saisies par les établissements de soins de courte durée et psychiatriques déclarants pour les enregistrements où le code de Service principal ou de Service de transfert est 64 ou 65 Statut juridique à l’arrivée au service d’urgence (pour l’ensemble des provinces et territoires, sauf l’Ontario, l’Alberta et le Yukon) Statut juridique à l’admission Type de contention et Fréquence du recours à la contention Les nouveaux éléments de données seront comparés aux valeurs valides correspondantes Aux fins d’uniformité, plusieurs lignes de type et de fréquence seront appliquées pour tous les champs portant sur le recours à la contention (p. ex. si on indique « N [Aucun] » dans le champ Type de contention, le champ Fréquence du recours à la contention devrait également indiquer « N [Aucun] ») Prochaines étapes  Mettre à jour les manuels pour y inclure les définitions et les correspondances entre les termes propres aux provinces et aux territoires et la terminologie locale Confirmer la définition d’un patient nécessitant des services de santé mentale et de dépendances qui sera utilisée pour surveiller l’utilisation des nouveaux champs dans la BDCP et le SNISA

Liste à jour des produits de transfusion sanguine Nouveaux produits sanguins Plasma cryoprécipité Plasma surnageant d’un cryoprécipité Immunoglobuline intraveineuse et sous-cutanée Fibrinogène Concentré de complexe prothrombique Complexe coagulant anti-inhibiteur (FEIBA) Antithrombine III Inhibiteur de la C1 Protéine C et autres facteurs Plasma est renommé : Plasma — autre et non précisé Vérification normalisée dans l’ensemble des provinces et des territoires pour rendre obligatoire la collecte des données de l’indicateur de transfusion sanguine pour les enregistrements sur les soins de courte durée (à l’exclusion des donneurs décédés et des mortinaissances) Justification  Les données de l’indicateur de transfusion sanguine sont essentielles au calcul de l’indicateur Préjudices à l’hôpital Liste de produits exhaustive et à jour Change summary: Added new DAD/NACRS data elements DAD Group 17 Field 08/NACRS 177 Cryoprecipitate Plasma DAD Group 17 Field 09/NACRS 178 Cryosupernatant Plasma DAD Group 17 Field 10/NACRS 179 Intravenous/Subcutaneous Immune Globulin (IVIG/SCIG) DAD Group 17 Field 11/NACRS 180 Fibrinogen DAD Group 17 Field 12/NACRS 181 Prothrombin Complex Concentrate (PCC) DAD Group 17 Field 13/NACRS 182 Anti-Inhibitor Coagulant (FEIBA) DAD Group 17 Field 14/NACRS 183 Antithrombin III DAD Group 17 Field 15/NACRS 184 C1 Inhibitor DAD Group 17 Field 16/NACRS 185 Protein C/Other Factors The following DAD/NACRS data elements have been renamed DAD Group 17 Field 04/NACRS 60 Plasma renamed as Plasma — Other and Unspecified Added new edits and revised existing edits to enforce mandatory collection of Blood Transfusion Indicator and accurate recording of new data elements. Rationale: Blood Transfusion Indicator data is integral to the calculation of the Hospital Harm indicator. Blood product listing has been made more comprehensive and current.

Mise en place de contrôles de la qualité des données en cours d’exercice dans les vérifications BDCP Intégration des contrôles de la qualité des données en cours d’exercice dans les nouvelles vérifications avec rejet et les messages d’avertissement dans le but de promouvoir la collecte de données de qualité dans les domaines suivants : Typage du diagnostic Interventions et attributs Codes de diagnostic qui nécessitent d’autres codes pour décrire les complications ou les causes externes Dates et heures dans le projet spécial 340 : Amélioration du rendement de la Stratégie canadienne de l’accident vasculaire cérébral SNISA Mise en place de nouvelles vérifications avec rejet et de nouveaux messages d’avertissement relatifs à la qualité des données dans le but de s’assurer de l’exactitude des dates et heures saisies dans le projet spécial 340 Change summary: Implement current open-year data quality tests as edits or warnings DAD: Incorporated current open-year quality tests into new hard edits and data quality warning messages to promote high-quality data collection in the following areas: Diagnosis typing; Interventions and attributes; Diagnosis codes that require other codes to describe complications or external causes; SCU Admit Date/Time consistent with Patient Left ED Date/Time; Proper coding of pregnancy-related complication(s) when ICD-10-CA code O99– (indicating maternal complications) is coded; and Project 340 Canadian Stroke Strategy Performance Improvement dates/times. NACRS: Implemented new core hard edit and data quality warning messages to enforce correct date/time recording in Project 340 Canadian Stroke Strategy. Rationale: Reduces burden of data correction, while promoting collection of high-quality data.

Simplification de la collecte des données de la BDCP et du SNISA Suppression des éléments de données peu utilisés pour réduire le fardeau de la collecte des données Aucun changement dans la disposition des données soumises pour minimiser l’impact des changements dans le système BDCP — éléments de données retirés  Groupe 01, champ 11 — Deuxième numéro d’admission ou de dossier Groupe 07, champ 04 — Dépassement de l’abrégé Groupe 10, champs 05 à 11 — Stadification du cancer Groupe 11, champ 08 — Code du tissu SNISA — éléments de données retirés  15 — Numéro de sortie de l’ambulance 16 — Milieu de vie 17 — Type de résidence 19 — Statut de la visite aux soins ambulatoires 64 à 68 — Unités transfusées 104 — Date de l’orientation (pour le service d’urgence) 118, 119 — Date et heure d’arrivée de l’ambulance (pour la chirurgie d’un jour et les soins cliniques) 120, 121 — Date et heure du traitement du transfert de l’ambulance à l’hôpital (pour la chirurgie d’un jour et les soins cliniques) Projet spécial 280 (Stadification du cancer)

Changements concernant la BDCP seulement

Saisie des données du Registre canadien des remplacements articulaires (RCRA) Sommaire des changements : Création de nouveaux éléments de données permettant la saisie des données du RCRA Ajout du groupe 20 — Information sur les prothèses de la hanche et du genou (RCRA) Nouveau groupe d’éléments de données du RCRA pour la saisie de l’identifiant de l’articulation, du côté, du type de ciment et de composants, y compris le fabricant, le numéro de produit et le numéro de lot (11 éléments de données au total, multiples lignes). Saisie d’au plus 2 arthroplasties par abrégé à l’aide des codes pertinents de la CCI. Utilisation d’un lecteur de codes à barres fortement recommandée pour la saisie de l’information sur les prothèses. Ajout de 2 nouveaux éléments de données dans le groupe 11 — Interventions Champ 22 — Identifiant de l’articulation et champ 23 — Raison de la reprise pour lier les interventions propres au RCRA aux données correspondantes du groupe 20. Pour tous les abrégés de la BDCP : ajout de 2 nouveaux éléments de données dans le groupe 03 — Renseignements démographiques Champ 28 (facultatif) — Taille (saisir la taille en centimètres). Champ 29 — Poids (en kilogrammes pour tous les patients). Facultatif pour les adultes. Obligatoire pour les nouveau-nés et les patients néonatals. Remplace le groupe 07, champ 03 — Poids (en grammes). Justification  Permettre aux autorités compétentes de soumettre les données du RCRA dans un enregistrement d’hospitalisation, plutôt que de continuer à soumettre les données séparément au RCRA. (Remarque : L’outil Web du RCRA a été abandonné.) Change summary: Created new data elements to enable capture of CJRR data Added 2 new data elements in Group 03 Patient Demographics Added optional new Field 28 Height to collect height in centimetres. Added new Field 29 Weight added to collect data in kilograms for all patients. Optional data for adults. This data element, which is mandatory to report for newborns and neonates, replaces former Group 07 Field 03 Weight (in grams for newborns and neonates). Added 2 new data elements in Group 11 Intervention Information Added new Group 11 Field 22 Intervention Joint Identifier and Field 23 Revision Reason to link CJRR-specific interventions to the corresponding Group 20 prosthesis information. Added Group 20 Hip and Knee Prosthesis Information (CJRR) Added new group of 9 CJRR data elements (multiple occurrences) to capture joint identifier, side, cement and component information, including manufacturer, product number and lot number. This group of data elements captures prosthesis information for up to 2 hip and knee joint replacement interventions. Clients currently capturing prosthesis information using a barcode scanner should continue this practice. Rationale: Reduces duplicate data collection in registry while building capacity for future capture of other prosthesis/medical device information.

Saisie de l’âge gestationnel sur tous les enregistrements de mortinaissance Sommaire des changements  Saisie de l’âge gestationnel rendue obligatoire sur les abrégés de mortinaissance au moyen d’une nouvelle vérification et de la révision des vérifications existantes Justification  Accroître l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements importants sur les soins obstétricaux Change summary: Implemented mandatory collection of gestational age on stillborn abstracts by adding new edit and revising existing edits. Rationale: Improves accuracy and completeness of valuable obstetrics information.

Amélioration des renseignements sur les soins obstétricaux Morbidité maternelle — outre le code O99.4, saisir le ou les codes I appropriés pour toutes les admissions en soins obstétricaux en raison de complications précises Nouvelles vérifications rendant obligatoire la saisie du code de complication de la CIM-10-CA lorsqu’un code de la rubrique 099.– est inscrit dans l’abrégé de la BDCP Justification  Garantir la codification adéquate des complications liées à la grossesse et fournir des renseignements additionnels importants sur les soins obstétricaux

Amélioration de la date et de l’heure d’admission à l’USS Nouvelles vérifications pour que la date et l’heure d’admission à l’USS soient égales ou ultérieures à la date et à l’heure de sortie du patient du service d’urgence Vérification avec rejet : Si la date et l’heure d’admission à l’USS (1re ligne) sont toutes les 2 codifiées et valides, que la date et l’heure de sortie du patient du service d’urgence sont toutes les 2 codifiées et valides, et que les heures d’admission à l’USS et de sortie du patient du service d’urgence ne sont pas 9999, la date et l’heure d’admission à l’USS (1re ligne) doivent être égales ou ultérieures à la date et à l’heure de sortie du patient du service d’urgence En cas de vérification avec rejet, des « Z » sont inscrits dans les champs correspondant à la date et à l’heure de sortie du patient du service d’urgence

Retrait du projet spécial 308 de la Nouvelle-Écosse Sommaire des changements  Retrait du projet spécial 308 (Information sur la psychiatrie — Adult Protection Act) et de toutes les vérifications qui s’y rattachent Justification  Le ministère de la Santé et du Mieux-être de la Nouvelle-Écosse a confirmé que ce projet a été aboli Change summary: Retired Special Project 308 (Psychiatric Information, Adult Protection Act) and all related edits. Rationale: The Nova Scotia ministry has confirmed that this project has been discontinued.

Changements concernant le SNISA seulement

Liste de sélection pour les interventions pratiquées au service d’urgence Sommaire des changements  Création de 3 nouveaux éléments de données dans le SNISA pour les soumissions de niveau 2, soit les données sur le service d’urgence 173a-c — Liste de sélection des interventions au service d’urgence 174a-c — Technologie d’examen au service d’urgence 175a-c — Nombre de technologies d’examen utilisées au service d’urgence Ajout de nouvelles vérifications avec rejet permettant de valider les nouveaux éléments de données sur les interventions au service d’urgence Justification Permettre l’attribution d’un groupe de maladies analogues (GMA) et de la pondération de la consommation des ressources (PCR) pour les données sur le service d’urgence soumises au niveau 2 Change summary: Created 3 new data elements in NACRS for ED Level 2 submissions 173a–c ED Intervention Pick List 174a–c ED Investigative Technology 175a–c Number of ED Investigative Technologies Performed Added new hard edits to validate new ED intervention data elements. Rationale: Enables assignment of case mix group and Resource Intensity Weights for ED Level 2 submissions.

Mobilisation des fournisseurs Spécifications à l’intention des fournisseurs

Mobilisation des fournisseurs L’ICIS s’est dotée d’une vaste stratégie organisationnelle de mobilisation des fournisseurs Les fournisseurs veulent se montrer plus réceptifs, offrir un bon service et être efficaces Les fournisseurs souhaitent collaborer et intervenir concrètement dans la soumission et l’utilisation des données de la BDCP et du SNISA À compter de la collecte de données de l’exercice 2018-2019, l’ICIS étoffera les spécifications à l’intention des fournisseurs pour la soumission de données et les vérifications, et ajoutera des recommandations en matière de cas d’utilisation et de fonctionnalités (p. ex. pour la saisie des champs relatifs au poids ainsi que pour la mise en œuvre des données relatifs à la liste de sélection et des champs de projet spécial) L’ICIS rencontrera les fournisseurs afin d’explorer d’autres caractéristiques courantes susceptibles d’améliorer la qualité des données et l’expérience de l’utilisateur en matière de soumission de données

bdca@icis.ca