Djokodir est un Obeya septembre 2015 SERVICES COURRIER COLIS

Le projet   Contexte : L’arrivée d’une nouvelle DOTC, un collectif à mobiliser dans l’action après la mise en place d’un projet territorial qui a déstabilisé les DAS dans leur mode de fonctionnement. Beaucoup d’expertise, des collaborateurs qui doivent prendre plaisir à travailler ensemble, être fiers de leurs réalisations Ambition : mieux faire circuler l’information, passer de la décision à l’action en accélérant les transformations nécessaires en établissement Objectif : Mettre en place un séminaire du CODIR qui précèdera un séminaire avec les directeurs d’établissement pour co construire le projet de la DOTC à deux ans dans un contexte de nouvelle gouvernance 3 objectifs majeurs pour ce séminaire de co design : Faire plus vite Faire autrement Mieux travailler ensemble   2

Le projet   Format :un séminaire d’une journée avec un consultant en co-design qui permet de contribuer à l’élaboration collaborative et concrète de solutions à des problèmes qui contribuent au développement des compétences collectives Date : Le 20 mai au « bain douche » d’Argenteuil, lieu chargé d’histoire et transformé en lieu de collaboration et d’innovation des initiatives entrepreunariales Risque / Point de vigilance : trop innovant et décalé 3

Le projet Le déroulé de la journée   Le déroulé de la journée   Présentation par chacun autour d’un objet La galaxie Djokodir. Les problèmes de Djokodir Déjeuner Partage des enjeux Construction concrètes de solutions Les engagements Djokodir a été imaginé par le consultant pour animer la journée (à partir d’un joueur de tennis Djokovitch, en plein milieu de Rolland Garos) à partir de l’allégorie du tennis /la problématique du codir (on se passe la balle mais à un moment il faut marquer) Djokodir est adopté par le collectif pour représenter son identité et son action 4

Le projet La retour au quotidien et l’évolution…juin 2014   La retour au quotidien et l’évolution…juin 2014   Construction de supports muraux et changement de la configuration de la salle Djokodir S+1 Djoko Poete, espace d’expression libre, S+2 Mise ne place des To do de chacun S+3 PMR et projet d’établissement M+1, installation d’un frigo La salle Djokodir est un lieu de bilatérales, de réunion collaborative et de réunion pour partager le sens de la salle avec les équipes DAS, M+2 Voix du client M+2 5

Un nouveau collectif avec …. Djo’Kodir, octobre 2014 Un fonctionnement revisité, pour valoriser et optimiser le travail du collectif Tout en gardant en vue notre CAP Pour visualiser nos actions et leur chronologie Pour partager les difficultés et utiliser l’intelligence collective

Un nouveau collectif avec ….Djo’Kodir Pour partager les réussites : comme l’audit DNV qui a conclu sur : Non conformité : 0 Observations : 4 Objectifs d’Amélioration : 4 Efforts Dignes de Mention : 14 « …une DOTC innovante et s’inscrit dans une réelle démarche d’amélioration continue et d’adaptabilité aux évolutions du marché et du contexte du courrier… » Les outils du SMP : TSA, revues de direction, revues de processus sont d’excellents leviers lorsqu’ils sont intégrés au fonctionnement Le PMR…

Un projet de DSCC contruit par les DE et les DAS des idées de la méthode Qui s’articule aves les projets Etablissements : des incontournables Des boites à outils Tous les acteurs du projet ont accès à tous les fils de discussion… 07/07/2014

Djokodir évolue, apprend… « To do » de chacun des membres du codir qui évolue chaque semaine

Djokodir évolue, apprend… Le PMR et le projet d’établissement suivi de manière plus spontannée

Djokodir évolue, apprend… La Voix du Client prend sa place

Djokodir, un an après Djokodir a continué d’évoluer tout au long de l’année 2015, en intégrant dans la démarche les directeurs d’établissement Avec le murs des indicateurs de performances de chacun des établissements et rend vivant le tour de table /reporting La partie du mur concernant le PMR et le projet d’établissement a eu du mal à vivre et se renouvelle en ce début de mois de septembre avec un visuel plus interactif Les projets continuent de vivre notamment autour d’établissement 2020 Chaque partie de la salle est bien identifiée en terme d’objectif avec des mobiles accrochés au plafond Une partie du mur est maintenant consacrée aux évènements et visuels positifs de la DSCC La salle est ouverte et accueille des réunions diverses et variées, donnant aussi l’accessibilité, la transparence du codir DSCC

Djokodir, un an après, en photos Planning des actions, PMR, PGE La vie de la DSCC Décisions codir Indicateurs établissements

Pourquoi Djokodir est une Obeya? Parce que la démarche que Djokodir permet est très proche d’une démarche Lean: La démarche Lean permet d’attaquer les problèmes en 4 temps: 1. visualiser la production pour révéler les problèmes 2. réagir immédiatement 3. résoudre les problèmes un par un… 4. pour améliorer les pratiques de travail En tant que pratique dynamique et collaborative, les avantages de l’Obeya sont avérés et multiples : elle permet de développer le teamwork, de voir et résoudre les problèmes très rapidement, de maitriser puis réduire le «lead time» des projets et de la réaction/anticipation aux évènements

Pourquoi Djokodir est une Obeya? Si Djokodir a réussi à s’approprier la méthode de l’Obeya, c’est pour plusieurs raisons : Djokodir ne connaissait pas la théorie de l’Obeya, et n’avait pas une « culture lean » Djokodir a obtenu de rapides premiers résultats dans sa mise en action. Grâce à l’Obeya, l’équipe a développé sa capacité à identifier et trouver rapidement les «bons problèmes» Djokodir a été « challengé » chaque semaine par son manager pour montrer à l’équipe ses progrès et la soutenir dans la résolution des problèmes opérationnels. Cela lui a permis de se mettre en état d’amélioration continue permanente Djokodir s’est approprié la démarche et l’a adapté à sa propre situation ; Djokodir a choisi quelques outils de pilotage, quelques indicateurs de performance, développé une véritable autonomie et un sens de l’innovation au travers de la résolution de problèmes. Si l'équipe a ainsi appris à «voir» un peu mieux ses clients et à comprendre leurs besoins, elle a surtout développé un esprit différent, innovant qu’elle n’avait pas auparavant ; un esprit qui lui donne aujourd’hui du plaisir de travailler ensemble, la capacité à oser et faire autrement, pour son projet mais aussi et surtout in fine pour ses clients.

Axe de développement/amélioration Le projet Axe de développement/amélioration   En cours Création de nouvelles salles collaboratives au sein des DAS DSC Amélioration de la partie PMR et de la partie Vision Création d’un tableau mobile pour faciliter les affichages Faut –il ou non changer de salle, car celle-ci semble de plus en plus étroite? Question en suspens / décision 16