Estimation des coûts Planification des investissements et gestion de projet Michael Lionais, directeur exécutif Centre d’expertise de l’établissement des coûts, Bureau du contrôleur général Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Programme Estimation des coûts Fondements Enjeux Concepts clés Prochaines étapes

ESTIMATION DES COÛTS DE HAUTE QUALITÉ Estimations des coûts Qu’est-ce qui fait une bonne estimation des coûts? ESTIMATION DES COÛTS DE HAUTE QUALITÉ Exacte Complète Reproductible Auditable Retraçable Souple Crédible Rapide Tenue à jour Rappelez-vous : l’estimation des coûts est un processus, pas un chiffre

Estimations des coûts Pourquoi une estimation des coûts de haute qualité est-elle importante? Garantir que les investissements sont rentables et que la gestion des ressources est saine Estimation des coûts de haute qualité Décisions budgétaires réalistes et répartition des éventualités Projets ou programmes exécutables et gestion solide des éventualités Résultats de programme et de projets améliorés

Fondement Résultats de programme et de projets améliorés Le CEEC a effectué une évaluation des écarts fondée sur des éléments probants de la capacité d’estimation des coûts dans tout le gouvernement Les quatre éléments fondamentaux desquels nous partons : Les processus, les personnes, les données et les outils Résultats de programme et de projets améliorés Estimation des coûts de haute qualité Processus Personnes Données Outils

Enjeux de l’estimation des coûts L’estimation des coûts ne peut pas : être appliquée à la lettre, elle doit être adaptée à la situation ou au programme (art et science); produire de meilleurs résultats que les données saisies; remplacer un jugement sûr, la gestion et la prise de décision; prédire les effets politiques et/ou non associés aux coûts. Une bonne estimation des coûts facilite la compréhension

Enjeux de l’estimation des coûts Un manque de renseignements contextuels limite souvent la capacité du décideur à comprendre pleinement les risques financiers associés à un projet Les estimations des coûts sont susceptibles de changement en fonction des éléments suivants : Portée, hypothèse du cadre, fluctuations des coûts saisis clés au fil du temps, calendrier de mise en œuvre, entre autres Présenter l’estimation des coûts en tant que valeur unique ne fournit pas suffisamment de renseignements contextuels pour soutenir une prise de décision fondée sur des éléments probants Il y a de nombreuses manières de présenter l’estimation des coûts Coûts d’acquisition par rapport aux coûts du cycle de vie Les coûts continus résultant de l’investissement sont-ils durables?

Étape de l’acquisition Concepts clés : établissement des coûts liés au cycle de vie Les coûts du cycle de vie (CCV) sont tous associés à la vie utile d’une immobilisation; c’est-à-dire, les coûts de planification, les coûts d’acquisition, les coûts de maintenance et d’exécution et les coûts d’exploitation (moins la valeur résiduelle) Étape des opérations et du maintien (en service) Coût annuel Étapes du CCV : Élaboration - Les décisions principales au sujet de la forme du système sont prises lors de l’étape d’élaboration. - Cette étape exige la collaboration entre les intervenants principaux qui participent au projet. Acquisition - Le bien est acheté - Intégration en tant que capacité opérationnelle Opération et maintien - Le bien est utilisé Aliénation - Le bien est retiré du service CCV c. CTP c. CGCV Les étapes fournissent la dimension horizontale (ou temps) du CCV. Il y a également la composante « densité » du CCV, ce qui représente le type de coûts qui sont inclus dans chaque étape. Coûts variables directs et indirects (carburant, maintenance, entre autres) – font habituellement partie d’un CCV L’inclusion de coûts indirects liés (installations communes, administrations communes, entre autres) entraîne souvent ce qui est appelé le coût total de possession (CTP) L’inclusion des coûts fixes indirects non liés (services médicaux, logement, entre autres) est habituellement nommée le coût global du cycle de vie (CGCV) Étape de l’acquisition (mise en oeuvre, clôture) Étape de l’aliénation Étape de l’élaboration (détermination, analyse des options, définition) Échéancier/étapes

Étape de l’acquisition Concepts clés : établissement des coûts liés au cycle de vie Les phases de gestion du projet ne correspondent pas aux phases des CCV Si les coûts postérieurs à la clôture du projet ne sont pas pris en compte, cela peut créer une importante pression financière Étape des opérations et du maintien (en service) Coût annuel Étapes du CCV : Élaboration - Les décisions principales au sujet de la forme du système sont prises lors de l’étape d’élaboration. - Cette étape exige la collaboration entre les intervenants principaux qui participent au projet. Acquisition - Le bien est acheté - Intégration en tant que capacité opérationnelle Opération et maintien - Le bien est utilisé Aliénation - Le bien est retiré du service CCV c. CTP c. CGCV Les étapes fournissent la dimension horizontale (ou temps) du CCV. Il y a également la composante « densité » du CCV, ce qui représente le type de coûts qui sont inclus dans chaque étape. Coûts variables directs et indirects (carburant, maintenance, entre autres) – font habituellement partie d’un CCV L’inclusion de coûts indirects liés (installations communes, administrations communes, entre autres) entraîne souvent ce qui est appelé le coût total de possession (CTP) L’inclusion des coûts fixes indirects non liés (services médicaux, logement, entre autres) est habituellement nommée le coût global du cycle de vie (CGCV) Étape de l’acquisition (mise en oeuvre, clôture) Étape de l’aliénation Étape de l’élaboration (détermination, analyse des options, définition) Échéancier/étapes

Concepts clés : incertitude et risques L’incertitude et les risques sont des défis importants pour l’estimation des coûts Les plans et les projets à long terme (par exemple, la planification d’investissements) ont de manière inhérente davantage d’incertitudes et de risques Par exemple, prévoir le coût de quelque chose maintenant ou dans cinq ans La maturité et la complexité du projet affectent également le niveau d’incertitude et de risques associés à l’estimation des coûts Un achat de navires 2007 : 6 à 8 navires pour 3,1 G$ 2014 : 5 à 6 navires pour 3,5 G$ Un projet de construction Analyse de rentabilisation de 2013 : 5,1 G$ Analyse de rentabilisation de 2015 : 6,9 G$ Les décisions sont prises avec une compréhension limitée des répercussions financières des risques

Prochaines étapes Contrôleur général du Canada Processus Personnes Priorité à faire progresser le travail du centre d’expertise de l’établissement des coûts du contrôleur général en recrutant à l’extérieur pour développer la capacité d’établissement des coûts dans les ministères Instruments de politique mis à jour harmonisés aux pratiques exemplaires internationales afin de renforcer les renseignements sur les coûts et d’augmenter la transparence Processus Adapter la formation et le perfectionnement professionnel pour s’harmoniser avec divers publics, dont l’attestation de l’ICEAA Personnes Collaborer avec la transformation de la gestion financière pour garantir que les données normalisées de base sont saisies Données Tester les outils qui soutiennent l’estimation des coûts avec divers niveau de complexité et fournir une formation à ce sujet (par exemple, PRICE® TruePlanning®, Crystal Ball, SEER, etc.) Outils