OERF? Gestion du risque fiduciaire AU MAECD par Luc Bélanger Directeur, Gestion financière des S et C © Sa Majesté la Reine du chef du Canada, Affaires étrangères, Commerce et Développement Canada EDRMS 7340883

Subvention/Contribution? ORDRE DU JOUR Qu’est-ce que l’OERF? Qu’est-ce qu’un risque fiduciaire? Pourquoi une évaluation des risques? En quoi consiste la gestion du risque fiduciaire au MAECD? Qui fait quoi? Où s’insère-t-elle dans l’évaluation d’une proposition? Comment cela me concerne-t-il? Quelle est la différence entre une subvention et une contribution? Questions et commentaires OERF? Risque fid.? Pourquoi? Au MAECD? Qui? Où? Comment? Subvention/Contribution? Questions?

Subvention/Contribution? Qu’est-ce que l’OERF? OERF est l’acronyme d’Outil d’évaluation du risque fiduciaire L’outil sert à évaluer le risque fiduciaire du bénéficiaire et du projet 4 niveaux de risque : faible, moyen-faible, moyen-élevé, élevé OERF? Risque fid.? Pourquoi? Au MAECD? Qui? Où? Comment? Subvention/Contribution? Questions?

QU’EST-CE QU’UN RISQUE FIDUCIAIRE ? Un risque fiduciaire prend en compte la possibilité… Que les fonds ne soient pas utilisés aux fins prévues Que les fonds ne soient pas adéquatement comptabilisés Que les biens et les services obtenus ne correspondent pas aux fonds transférés Corruption, fraude, mauvaise gestion Mauvaise tenue de livres, mauvais suivi financier Mauvaise optimisation de l’argent des contribuables OERF? Risque fid.? Pourquoi? Au MAECD? Qui? Où? Comment? Subvention/Contribution? Questions?

Subvention/Contribution? POURQUOI : CONTEXTE POLITIQUES DIRECTRICES Rapport du groupe d'experts indépendant sur les programmes de subventions et de contributions (2006) : Simplifier l’administration de subventions et contributions du gouvernement fédéral Améliorer le processus de reddition de comptes Contrer la culture de l’aversion aux risques Réduire la bureaucratie et adapter les exigences administratives en fonction des risques Le Groupe d'experts indépendant sur les programmes de subventions et de contributions a été créé en 2006. Il est maintenant aussi associé au Plan d’action pour la modernisation des subventions et des contributions du MAECD. Le Groupe d’experts a consulté des demandeurs et des organismes qui exécutent des programmes de paiements de transfert au nom du gouvernement ainsi que des fonctionnaires pour élaborer et recommander des mesures pour que les programmes de subventions et de contributions soient exécutés plus efficacement tout en s’assurant d’une responsabilité accrue. Le Groupe a produit un rapport contenant d’importantes recommandations, y compris une directive claire selon laquelle il faut adopter une approche axée sur le risque pour réduire et rationaliser les fardeaux administratifs excessifs imposés aux bénéficiaires de fonds. Modifier l’approche unique et marquée par l’aversion aux risques des investissements du gouvernement OERF? Risque fid.? Pourquoi? Au MAECD? Qui? Où? Comment? Subvention/Contribution? Questions?

Subvention/Contribution? POURQUOI : CONTEXTE (suite) Politique du CT sur les paiements de transfert (2008) Exige que toutes les subventions et contributions (S et C) soient gérées selon une approche basée sur le risque : Réduire le fardeau administratif des bénéficiaires lorsque le bénéficiaire et le projet présentent un risque faible Équilibrer contrôle et flexibilité; Adopter une approche systématique à travers les différents programmes et ministères. Politique du CT sur la gouvernance en matière de gestion financière (2009) Exige une bonne structure de gouvernance en matière de gestion financière OERF? Risque fid.? Pourquoi? Au MAECD? Qui? Où? Comment? Subvention/Contribution? Questions?

Subvention/Contribution? POURQUOI : CONTEXTE (suite) Politique sur le risque fiduciaire (actuellement pour le portefeuille du développement seulement) Le MAECD a des rôles et responsabilités définis pour toutes les modalités de financement et a mis en place les outils nécessaires de façon à utiliser une approche de gestion basée sur le risque Efficacité de l’aide Les efforts sont en cours afin de développer des méthodologies et des outils communs parmi les donateurs OERF? Risque fid.? Pourquoi? Au MAECD? Qui? Où? Comment? Subvention/Contribution? Questions?

Subvention/Contribution? POURQUOI : CONTEXTE (suite) Rapport du groupe d’experts indépendant sur les programmes de subvention et de contributions 2006 Politique du CT sur les paiements de transfert Politique du CT sur la gouvernance en matière de gestion financière 2008-2009 OERF Gestion axée sur le risque 2010-2011 MAABR Administration basée sur le risque 2012 OERF? Risque fid.? Pourquoi? Au MAECD? Qui? Où? Comment? Subvention/Contribution? Questions?

EN QUOI CONSISTE LA GESTION DU RISQUE FIDUCIAIRE AU MAECD? Un processus interne de diligence raisonnable qui permet : de cerner et d’évaluer le risque fiduciaire d’établir des mesures de réponse au risque d’utiliser une approche de gestion axée sur les risques dans la gestion des projets de surveiller et de répondre au risque, au besoin OERF? Risque fid.? Pourquoi? Au MAECD? Qui? Où? Comment? Subvention/Contribution? Questions?

OUTIL D’ÉVALUATION DU RISQUE FIDUCIAIRE (OERF) Un outil de gestion du risque du MAECD qui : fournit une évaluation uniforme et systématique du risque fiduciaire pour améliorer la qualité de la gestion du risque pour tous les programmes du MAECD fournit la souplesse voulue pour inclure des aspects uniques et contextuels fournit des données probantes pour toutes les évaluations de risques documente et suit les réponses aux risques dans le temps contribue à déterminer l’instrument financier approprié, en fonction d’une solide analyse du risque OERF? Risque fid.? Pourquoi? Au MAECD? Qui? Où? Comment? Subvention/Contribution? Questions?

Organisations partenaires (canadiennes et étrangères) TROIS TYPES D’OERF Trois versions avec une structure de facteur de risque commune et des critères d’évaluation en fonction du type de bénéficiaire OERF - PB OERF - OI OERF - OP Pays bénéficiaires Organisations internationales, autres donateurs, fonds d'affectation spéciale multidonateurs  Organisations partenaires (canadiennes et étrangères) OERF? Risque fid.? Pourquoi? Au MAECD? Qui? Où? Comment? Subvention/Contribution? Questions?

COMMENT L’OERF FONCTIONNE-T-IL? Une évaluation uniforme et systématique du risque fiduciaire pour toutes les S et C de 100 000 $ et plus du MAECD (Développement) Structure d’évaluation des risques de l’OERF Profil du risque du bénéficiaire Risque 1 : Gouvernance et stabilité du bénéficiaire Risque 2: Historique de rendement Risque 3 : Viabilité et stabilité financière du bénéficiaire Risque 4 : Contrôle de la corruption et de la fraude Risque lié à l’initiative/ projet Risque 5 : Capacité des centres de responsabilité locaux Risque 6 : Capacité de passation de marchés du bénéficiaire Risque 7 : Complexité Risque 8 : Matérialité Niveau global de risque fiduciaire du projet Lorsque possible, utilisez des indicateurs, des repères et d’autres données internationales (par exemple : OCDE, Banque mondiale, FMI, PEFA, MOPAN) OERF? Risque fid.? Pourquoi? Au MAECD? Qui? Où? Comment? Subvention/Contribution? Questions?

EXEMPLE D’OERF POUR UNE ORGANISATION PARTENAIRE Risque fid.? Pourquoi? Au MAECD? Qui? Où? Comment? Subvention/Contribution? Questions?

QUI : RÔLES ET RESPONSABILITÉS RESPONSABLES RÔLES Agents de programme et gestionnaires Gérer les risques (évaluation, suivi, réponse et établissement de rapports) Spécialistes thématiques et sectoriels Fournir des conseils techniques sur les facteurs de risques pertinents Conseillers en gestion financière (CGF) et agents des contrats CGF et agents des contrats Fournir des conseils techniques et participer à la vérification de l’OERF Veiller à ce que les risques fiduciaires soient dûment pris en considération et que les mesures de réponse aux risques soient des actions visant à réduire ou à surveiller le risque Remplir l’attestation du DGDPF concernant le risque fiduciaire Agents des contrats Réviser la MAABR (les exigences administratives et les mesures de réponse au risque de l’OERF) avec les agents de développement S’assurer que les mesures de réponse au risque priment sur les exigences administratives standards Rédiger l’ébauche et conclure les accords, en fonction des recommandations de la MAABR OERF? Risque fid.? Pourquoi? Au MAECD? Qui? Où? Comment? Subvention/Contribution? Questions?

QUI : RÔLES ET RESPONSABILITÉS (suite) Unité d’évaluation du risque financier (UERF) Effectuer l’assurance-qualité des OERF et vérifier qu’ils sont dûment remplis Veiller à ce que les risques financiers du bénéficiaire soient dûment pris en considération Remplir la section de l’OERF sur les risques financiers (facteur de risque 3) pour les organisations partenaires et les organisations internationales bénéficiaires Administrer la base de données OERF et veiller à ce que l’information sur les risques soit dûment communiquée Préparer le gabarit de la MAABR Unité du risque fiduciaire et développement des pratiques (URFDP) Mettre à jour l’OERF et la MAABR Fournir l’encadrement et la formation Produire le rapport annuel sur le risque fiduciaire Faire la liaison avec les autres ministères du gouvernement et autres donateurs sur les pratiques de gestion du risque fiduciaire Unité de la conformité financière (UCF) Élaborer les plans de vérification basé sur le risque Coordonner, réviser et faire le suivi des vérifications de la conformité Planifier, réviser et faire le suivi des activités de renforcement des capacités financières (auparavant intitulée « visite initiale ») OERF? Risque fid.? Pourquoi? Au MAECD? Qui? Où? Comment? Subvention/Contribution? Questions?

PROCESSUS DE PROGRAMMATION AUTORISÉ (PPA) L’OERF est requis pour toutes les subventions et les contributions de 100 000 $ et plus (excluant les contrats) Compléter l’OERF et la MAABR OERF? Risque fid.? Pourquoi? Au MAECD? Qui? Où? Comment? Subvention/Contribution? Questions?

Comment cela me concerne-t-il? OERF? Risque fid.? Pourquoi? Au MAECD? Qui? Où? Comment? Subvention/Contribution? Questions?

MATRICE DES ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES BASÉE SUR LE RISQUE (MAABR) Approuvée en avril 2012 Révisée et automatisée en avril 2015 S’applique à toutes les S et C (développement) de 100 000 $ et plus Doit être utilisée avant l’approbation finale Faible risque Réduction du fardeau administratif Gestion de la trésorerie plus souple Rapports moins de rapports Vérification pour des initiatives à risques Suivi niveau d’effort faible MAABR Fournit des recommandations quant aux choix suivants : l’instrument financier (subventions ou contributions); la fréquence et le contenu des rapports financiers et narratifs; la méthode de suivi; la fréquence de la vérification; la méthode de gestion de la trésorerie (renvoie aux avances, aux retenues, aux notes sur les décaissements, etc.). OERF? Risque fid.? Pourquoi? Au MAECD? Qui? Où? Comment? Subvention/Contribution? Questions?

MATRICE DES ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES BASÉE SUR LE RISQUE (MAABR) OERF : Niveau global de risque fiduciaire résiduel Évaluation de l’OERF Faible - 1 Moyen-faible - 2 Moyen-élevé - 3 Élevé - 4 Instrument financier Subvention ou Contribution Contribution Avances Un paiement annuel Paiements semestriels Paiements trimestriels Aucune avance ou avance mensuelle Rapport financier Subvention : S.O. Contribution : Rapport financier de projet annuel Contribution : Rapports financiers semestriels de projet Rapports financiers trimestriels du projet et comptabilisation des avances Rapports financiers de projet mensuels/ justification mensuelle des dépenses engagées Rapport narratif Subvention : Un rapport annuel Contribution : Un rapport annuel Subvention : Rapports semestriels Contribution : Rapports semestriels Rapports trimestriels Rapports mensuels OERF? Risque fid.? Pourquoi? Au MAECD? Qui? Où? Comment? Subvention/Contribution? Questions?

QUELLE EST LA DIFFÉRENCE ENTRE UNE SUBVENTION ET UNE CONTRIBUTION ? Doit être utilisée pour les fins prévues Ne requiert pas de plan de travail annuel N’est ni assujettie à une reddition de comptes ni normalement sujette à vérification  Le MAECD peut suggérer la réallocation du montant résiduel Les paiements sont inconditionnels Requiert un plafond de subventions Lorsqu’il est jugé nécessaire : d’assurer le suivi des progrès réalisés et des résultats de recevoir des rapports sur l’utilisation des fonds de conserver le droit d’effectuer une vérification du bénéficiaire Le montant résiduel et les dépenses inadmissibles doivent être remboursés Contrôle sur le type de dépenses Paiements utilisés aux fins prévues OERF? Risque fid.? Pourquoi? Au MAECD? Qui? Où? Comment? Subvention/Contribution? Questions?

QUESTIONS ET COMMENTAIRES Luc Bélanger Directeur, Gestion financière des subventions et des contributions Alla Mozol Laporte Gestionnaire, Risque fiduciaire et développement des pratiques Lynn Hogan Gestionnaire, Évaluation du risque financier OERF? Risque fid.? Pourquoi? Au MAECD? Qui? Où? Comment? Subvention/Contribution? Questions?

Merci