Gestion de projets Fondements et pratiques Concepts de base Séance 1

Plan de la séance 1 Présentation et approche pédagogique Objectifs et révision du plan de cours Présentation du travail de session Introduction et révision des concepts de base Cycle de vie, phases et activités en gestion de projet (GP)‏ Types de projet et cycles de vie spécifiques La documentation du projet et de ses domaines de connaissances

Définition Qu'est-ce qu'un projet?

Révision des concepts de base

Introduction et révision des concepts de base en GP Qu’est-ce qu’un projet? Un projet est une entreprise temporaire décidée en vue de créer un produit ou un service unique.1 1 PMBoK 3ième édition. Temporaire : “Un projet a un début et une fin” Mise en oeuvre : Indique que c’est une décision d’entreprendre un projet. La version 1996 du PMBoK disait “décidé” Unique : “Signifie que le produit ou le service possède des traits distinctifs de tout autre produit ou service similaire” Différencie des opérations. Un changement requis par l’entreprise Pour passer d’une situation actuelle problématique À une situation désirée basée sur des objectifs précis influencé par différentes forces contraires et contraintes

Introduction et révision des concepts de base en GP Le Projet… un système Un processus de transformation des ressources Comportant des intrants qui sont les ressources Comportant des extrants qui sont les livrables Doit répondre à un ou des objectifs précis L’intégration et la cohérence doit se faire; Entre les composantes du projet Avec la planification stratégique de l’entreprise Certains intrants d’un sous processus proviennent de l’extrant d’autres processus Autrement dit, l’extrant de certains sous-processus devient l’intrant d’autre sous processus Est aussi la structure de base du PMBOK comment les relations avec l’environnement Fait référence aux PP Il faut se souvenir que le projet comme un système est aussi un sous-élément du système qu’est l’entreprise Le tout est plus important que les parties L’intégration est l’élément clé du fonctionnement global Le changement d’une partie peut avoir un impact considérable sur l’ensemble Chaque composante doit jouer son rôle pour assurer la bonne marche du système La nature et le fonctionnement d’une partie sont déterminés par la position qu’elle occupe dans le tout Il importe de bien identifier les composantes du « système »(ressources, processus, extrants, environnement) afin d’atteindre les objectifs Certaines composantes auront plus d’influence que d’autres Voir le projet comme un tout Toujours mettre l’accent sur la finalité et les objectifs Déterminer les sous-systèmes nécessaires pour l’atteinte des sous objectifs Déterminer comment les relations avec l’environnement externes et entre les sous-systèmes internes Définir comment les sous-systèmes doivent être régulés Généralement une nouveauté pour l’entreprise Souvent une activité importante qui a un impact sur les opérations Demeure une activité comportant son lot d’incertitudes Demande des ressources qui seront puisées partiellement ou totalement à l’intérieur de l’entreprise

Introduction et révision des concepts de base en GP Qu’est-ce que la Gestion de projet? La gestion de projet est l’application de connaissances, d’outils et de méthodes aux activités d’un projet afin de répondre à ses besoins. La gestion de projet tient compte Des objectifs du projet Acteurs aux besoins et attentes différentes (parties prenantes)‏ Des exigences concurrentes: envergure, échéancier, coût, risques et qualités L’une des principale cause de problèmes et de délai pour les projet est la disponibilité des ressources. La gestion de projet vise avant tout l’utilisation adéquate des ressources ce qui permettra de: Réduire les coûts afférents aux projets Mais avant tout de rendre les ressources disponibles le plus rapidement possible pour les affecter sur d’autres projets pour augmenter les revenus de l’entreprise La Gestion de projet c’est définir le: Pourquoi (les objectifs à atteindre)‏ Quoi (l’envergure, les livrables)‏ Qui ( les ressources)‏ Quand (l’échéancier)‏ Comment (le plan)‏

Introduction et révision des concepts de base en GP Le cycle de vie et phases de projet Source:Référentiel de connaissance en GP- PMI

Introduction et révision des concepts de base en GP Processus de la gestion de projet: Initiation Planification Réalisation Contrôle Fermeture

Introduction et révision des concepts de base en GP Interactions entre les processus Planification Initiation Réalisation Contrôle Types d’interfaces Externes: Entre le système et son environnement Internes Entre les composantes du système Sociales Entre les personnes ou l’organisation Produit Entre les composantes du produit Fermeture Source:Référentiel de connaissances en GP- PMI

Introduction et révision des concepts de base en GP Les sous-processus du PMBoK Gestion de l’intégration Gestion de l’envergure Gestion des coûts Gestion de l’échéancier Gestion des risques Gestion de la qualité Gestion de l’approvisionnement Gestion des ressources humaines Gestion des communications Intégration- Assurer la bonne coordination des éléments du projet Envergure- S’assurer que tout les besoins ont été identifié Coût – Projet est réalisé en respectant les coûts Échéancier – Réalisation du projet en temps voulu Risques- Identification, analyse des risques et plan Qualité – S’assurer que le projet répond aux besoins de départ Approvisionnement- Acquisition de bien et service à l’extérieur RH – Meilleure utilisation des ressourcres Communication – Assurer en temps voulu, génération, collecte et diffusion de l’information Source:Référentiel de connaissances en GP- PMI

Introduction et révision des concepts de base en GP Une contrainte c’est: Une situation sur laquelle nous n’avons aucun contrôle et avec laquelle nous devrons composer Une hypothèse (condition) critique c’est: Une situation qui doit se concrétiser pour que notre projet soit un succès Contrainte Date de livraison fixe pour un projet Une limite budgétaire Réglementation La limitation des ressources Le niveau d’expertise de l’équipe Hypothèses Que les ressources seront disponibles Que le projet soit approuvé par la direction Que la technologie soit disponibles

Introduction et révision des concepts de base en GP Qualité La triple contrainte en gestion de projet Ce qu’elle est Échéancier Coûts Envergure

Introduction et révision des concepts de base en GP Qualité La triple contrainte en gestion de projet Ce que la haute direction et le client veulent Coûts Échéancier Envergure

Différents modèles en GP Développement de nouveaux produits Initiation Planification Réalisation Contrôle Fermeture Définition des exigences Planification spécification Design Développement Test Évaluation Relâche du produit Wiley guide p1301 Définition des exigences- Définition du produit analyse de la technologie Planification et specs – Définition des spécifications et identification de la technologie Design – Design détaillé et finaliser les spécifications Test – Test et livraison du produit, plan de production Relâche – Transfert à la production Révision des exigences Approbation du plan Approbation du design détaillée Test complété Mise en commerce

Différents modèles en GP Développement de système (System Engineering)‏ Initiation Planification Réalisation Contrôle Fermeture Décision Contrat Conception Développement Pilote Transfert Wiley guide p1301 Définition des exigences- Définition du produit analyse de la technologie Planification et specs – Définition des spécifications et identification de la technologie Design – Design détaillé et finaliser les spécifications Test – Test et livraison du produit, plan de production Relâche – Transfert à la production Définition des requis / SRR PDR CDR TRR Test complété Mise en opération

Différents modèles en GP Ré-ingénierie de processus Initiation Planification Réalisation Contrôle Fermeture Sélection Décision Interview analyse Documentation Test / Pilote Déploiement Wiley guide p1301 Définition des exigences- Définition du produit analyse de la technologie Planification et specs – Définition des spécifications et identification de la technologie Design – Design détaillé et finaliser les spécifications Test – Test et livraison du produit, plan de production Relâche – Transfert à la production Choix du processus Définition solution Processus documenté Pilote complété Amélioration

Différents modèles en GP Mise à niveau d’installations techniques Initiation Planification Réalisation Contrôle Fermeture Faisabilité Planification conception Réalisation Test Évaluation Transfert aux opérations Wiley guide p1301 Définition des exigences- Définition du produit analyse de la technologie Planification et specs – Définition des spécifications et identification de la technologie Design – Design détaillé et finaliser les spécifications Test – Test et livraison du produit, plan de production Relâche – Transfert à la production Décision Go / No go Signature des contrats Achèvement des travaux Test complété Mise en opération

La Gestion des Opérations et de la production (GOP)‏ Définition L’ensemble des activités de gestion et de contrôle visant la transformation d’un ou des intrants en un ou des extrants Objectif principale de la GOP Transformer les intrants en extrants avec le plus d’efficience possible et les mettre à la disposition des éventuels utilisateurs Différents industrie appliquant la GOP: Production industrielle Construction Télédiffusion Service bancaireRestauration Etc…

La documentation de projet L’importance de la documentation Aide à la décision pour la direction de l’entreprise Protection pour le Chef et l’équipe de projet Évaluation et contrôle en cours et à la fin du projet Support pour les projets futurs Réponse aux vérificateurs internes Communication avec les parties prenantes

La documentation de projet Le processus de documentation du projet Conception Soumission Développement Exécution Évaluation Évaluation Posteriori Étude de Pré-faisabilité (opportunité)‏ Proposition de projet Étude de faisabilité Plan global Rapport d’avancement et de changement Rapport de fermeture Rapport Évaluation Posteriori Initiation Planification Réalisation Fermeture Contrôle

La documentation de projet L’étude de pré-faisabilité (opportunité) Vise à déterminer si le concept proposé est faisable Servira de base à la préparation De la proposition de projet De l’étude de faisabilité Amorce la phase d’initiation du projet

La documentation de projet L’étude de pré-faisabilité (opportunité)‏ Titre préliminaire du projet Contexte d’affaire Description de l’opportunité ou du problème Alternatives considérées Buts visés par le projet Priorité préliminaire pour l’unité d’affaire Liens stratégiques du projet Analyse préliminaire des coûts (ordre de grandeur)‏ Annexe Études techniques, de marché, financière)‏

La documentation de projet La proposition de projet Est requise par la direction (comité de gouvernance) pour décider de l’acceptation ou du refus du projet Permet de vendre le projet à la direction Doit être complète tout en étant succincte Amorce la planification générale du projet

La documentation de projet L’étude de faisabilité Vise à confirmer la faisabilité du projet sous toutes ses formes Peut déterminer que le projet n’est pas une bonne affaire pour l’entreprise Amorce la planification détaillée du projet

La documentation de projet Le plan global du projet Est généralement requis après l’approbation de l’étude de faisabilité comme condition de relâche des budgets Divisé en 2 grandes sections Le mandat (quoi)‏ Le plan détaillée (comment)‏ Permet de clarifier les attentes du client et de définir comment le projet sera géré

La documentation de projet Le mandat Page entête (Identification du projet)‏ Sommaire exécutif Le cadre logique Définition du problème Définition de la solution recommandée Envergure Livrables du client Livrables de l’équipe du projet Exclusions

La documentation de projet Le mandat (suite)‏ Jalons majeurs du projet Critères de succès du client Mesures d’évaluation du projet Contraintes et éléments à résoudre Risques majeurs du projet Communication de l’avancement aux parties prenantes Sommaire du processus de fermeture

La documentation de projet Le plan détaillé du projet Structure de découpage du projet Définition détaillée des livrables Définition détaillée de l’échéancier La structure décisionnelle du projet Détails budgétaires Plan détaillé du processus de fermeture et d’évaluation Plan détaillé de gestion des risques Plan détaillé de gestion de la qualité Plan détaillé de gestion des communications Annexes Tous les gabarits incluent dans le mandat et le plan détaillé

La documentation de projet Le plan détaillé du projet Plan détaillé de gestion des communications Besoin en communication Analyse des parties prenantes Type d’information requise et niveau de détail Plan de communication Échéanciers et fréquence Matrice de responsabilité Hypothèses et contraintes Risques reliés aux communications

La documentation de projet Le plan détaillé du projet Plan détaillé de gestion des communications Processus de communication Représentation graphique du processus Méthodologie de fermeture Annexe Types de rapports Politiques de l’entreprise Etc…

La documentation de projet Le rapport de fermeture du projet Sommaire Exécutif Gestion du transfert des livrables au client Évaluation de la performance Bénéfices Objectifs Envergure Livrables Échéancier Coûts Ressources

La documentation de projet Le rapport de fermeture du projet (suite)‏ Évaluation de la conformité du projet Gestion du temps Gestion des coûts Gestion de la qualité Gestion des changements Gestion des risques Gestion des approvisionnement Gestion des communications Gestion de l’acceptation du client Gestion du transfert aux opérations

La documentation de projet Le rapport de fermeture du projet (suite)‏ Éléments à résoudre Activité Action à prendre Responsable Les leçons apprises Archivage de la documentation du projet Annexe

La documentation de projet Le rapport d’évaluation à posteriori Évaluation des réalisations du projet Description des réalisations Effets sur l’entreprise (positifs et négatifs)‏ Les leçons apprises Annexe

Information complémentaire

Introduction et révision des concepts de base Approche systémique Inspirée de la Théorie générale des systèmes1. Un système est un ensemble d’éléments interdépendants organisés en vue d’atteindre un ou des but(s) ou une finalité commune. 1 Bertalanffy, Ludwig Von “Théorie générale des systèmes”,Dundo, 1993. Kélada P 10 Versus l’approche analytique: Subdiviser un problème complexe en un certain nombre de petits problèmes Décomposer le tout en éléments plus simples pour mieux les comprendre et les maîtriser Approche divisionniste Chacun de ceux-ci est alors facilement résolu la sa solution globale est considéré à tort comme la somme des solutions des petits problèmes Division du travail une manifestation de la pensée analytique L’approche analytique est bonne quand situations est simple et quand les parties concernés sont indépendants Vision axée sur l’ensemble et les relations entre les parties L’approche systémique permet donc une vision globale et indispensable à une gestion saine, efficace et complète.

Introduction et révision des concepts de base La performance d’un système en termes Efficacité; Degré auquel la finalité du système est atteinte et les extrants produits tels que prévus Efficience; Prise en compte de la performance des ressources et du processus qui les transforment pour atteindre la finalité Efficacité; Degré auquel la finalité du système est atteinte et les extrants produits tels que prévus Efficacité: Atteindre les objectifs visés et livrer ce qui était prévus Ex: Le système de chauffage maintien la température Efficience; Performance des ressources et du processus qui les transforme Efficience: Atteindre la finalité du projet aux meilleures coût possible Ex: Le système de chauffage maintien la température désirée avec la source d’énergie la moins dispendieuse Qualité des intrants, coûts du système, productivité

Introduction et révision des concepts de base en GP Le processus de gestion de projet La définition du projet finalité, objectifs, livrables et ressources Initiation Détailler, l’envergure, le travail à accomplir, l’échéancier, les ressources et les coûts Planification Réaliser le travail planifié Réalisation L’exigence fondamentale provenant du client qui justifie ou requiert la création du livrable Le besoin du client est rarement exprimé en termes précis, vous devrez le clarifier plusieurs fois Une fois le besoin identifié, assurez-vous de le définir clairement par écrit et de finaliser le mandat de projet Suivi et analyse de l’évolution du projet Rendre compte des progrès du projet Corriger et re-planifier au besoin Contrôle Évaluer la performance du projet Analyser les bons et moins bons coups Archiver la documentation du projet Fermeture

Introduction et révision des concepts de base en GP Le succès ou l’échec d’un projet repose sur; Une compréhension claire des objectifs du projet Une définition claire de l’envergure du projet Une vision globale de la façon dont le projet sera réalisé Une attention constante sur les résultats Une gestion rigoureuse des changements Une définition claire des rôles et des responsabilités Une identification et une gestion des risques Une identification et gestion des contraintes et hypothèses critiques Exemples d’échecs de projet Le stade olympique La Gaspésia Le métro de Laval Exemple de succès

Introduction et révision des concepts de base en GP La gestion de la triple contrainte Si l’envergure augmente, les coûts et/ou l’échéancier pourrait augmenter Si les coûts augmentent, l’envergure pourrait diminuer tout en gardant l’échéancier fixe Si l’échéancier s’étire, les coûts vont sûrement augmenter, l’envergure restant stable Etc…

Différents types de projet en GOP industrielle L’implantation de l’automatisation La ré-ingénierie des processus d’affaire L’implantation d’un nouveau processus de production L’implantation de nouvelles technologies Modifications au système de pilotage L’établissement d’un programme d’entretien préventif Le réaménagement des unités de production “Le réaménagement des unités de production” est le type de projet couvert par le cas Excell.