Support à la Recherche Prospectives LPNHE Paris Biennale 2016 04/10/2016 – Pise

Déroulement Méthode de travail du Groupe de Travail (GT) Les fonctions support dans le CNRS et localement Bilan de l’enquête Pistes de discussion Biennale 2016 04/10/2016 – Pise

Méthode de travail du GT Composition du GT: Patricia Warin-Charpentier – informatique Thomas Audo – informatique Evelyne Mephane – administration Magali Carlosse – administration Bernard Canton – services généraux Michaël Roynel – services généraux Des réunions élargies sur des thèmes Accueil (Gesper,…) : GT + François Legrand, Diego Terront, Isabelle Cossin, Laurence Marquet Doctorants: GT + Rémy Le Breton Une enquête auprès du personnel Enquête en ligne + des interviews 40 personnes: 11 ITA et 29 chercheurs dont 7 doctorants Représentativité des groupes, des services et des représentants des instances Biennale 2016 04/10/2016 – Pise

Les fonctions support dans le CNRS et localement Qu’est ce que le support? Ensemble des compétences qui fournissent des services aux fonctions métier de l’établissement mais sans être en lien direct avec le cœur de métier. Périmètre : finance, achat, ressources humaines, patrimoine, système d’information, services généraux, communication, juridique, secrétariat de direction, restauration Personnels concernés au LPNHE Service administratif (dont Pôle financier, Pôle RH, Pôle communication) Service informatique (la partie support) Services généraux Des fonctions individuelles Assistant de Prévention (AP) Correspondant Formation (CoFo), Correspondant Valorisation Correspondant Communication … Biennale 2016 04/10/2016 – Pise

Les fonctions support dans le CNRS et localement Fonctions support au CNRS RGPP a entrainé Plan d’Action 2012-2015 au CNRS Optimisation des fonctions supports (taux de 11,8%) 1 COMUE = 1 DR  nouvelle répartition des labos dans les DR Service mutualisé IDF à Villejuif: IFSeM Achats transverses, Formation collective, Patrimoine immobilier et logistique, Systèmes d’informations partagées Dématérialisation de la chaîne des dépenses Achats en ligne Plateforme de réception centralisée des factures à Nancy Protocole de travail pour un SI partagé CNRS, Universités, AMUE Déploiement d’une Offre de Services au unités Mail, Hébergement web, MyCore, MyCom, etc… MAP succède à RGPP et nouveau Plan d’Action 2016-2019 au CNRS Développement de la numérisation des procédures Optimisation des activités Biennale 2016 04/10/2016 – Pise

Les fonctions support dans le CNRS et localement Fonctions support sur campus Jussieu Renforcement du rôle des services de l’UPMC depuis 2010 Direction de la logistique et des campus (DLC): Service de Sureté Contrôle d’accès (programmation clefs Kaba et serrures) Service de Sécurité Incendie Assistance à personnes  DATI Service soutien Ménage  prestataire Labrenne Courrier  centralisé au Bâtiment Esclangon Mise en place des Chefs de site Relais entre labos et services UPMC : DLC, DPI, et autres Contacts obligés pour Maintenance, Incidents, etc … Direction du Patrimoine Immobilier (DPI) Services Techniques Entretien et Réparations Service du patrimoine et de la Maitrise d’ouvrage Gestion des garanties de construction (GPA)  Infiltrations, Fenêtres Mise en place des Demandes de travaux (DPI) Tous les travaux passent par la DPI Biennale 2016 04/10/2016 – Pise

Les fonctions support dans le CNRS et localement Fonctions support au LPNHE Effectifs Départ en mutation : 1 Technicien depuis 01/2016  Pas remplacé Départ en détachement : 1 Ingénieur à partir 01/11/2016 1 Technicien à 80% à partir mi-septembre 2016 Départ en retraite : 1 Ingénieur en 2018  Risque d’une baisse plus importante? Compétences Adaptation aux évolutions des tutelles, des outils et de nos équipements Gestion adminsitrative des Véhicules par IFSeM  Prestataire d’analyse des coûts d’entretien Equipements audio-vidéo de l’amphi Charpak Outils communs en informatique : serveur mail, et sauvegarde par CCIN2P3 Outils de gestion : GesLab, Facturation centralisée, Agate, Simbad, Webcontrat, Reseda, etc… Expertise Formateurs : Accompagnement des gestionnaires, Communication Observatoire des métiers (OMES) : groupe de travail fiche métier Participation aux réseaux métiers de l’IN2P3 et du CNRS Resinfo, CoFo, AP, CTB, Administrateurs, Communication, etc… Biennale 2016 04/10/2016 – Pise

Bilan de l’enquête Infos générales dans LPNHE Multiplicité des outils Redondance et saisie multiple Gesper / Fichier de gestion des personnels sous Excel Formulaire des missions / Simbad / Agate Foodle / Meeting! / Doodle Site web LPNHE Ergonomie site web LPNHE peu pratique Infos pas toujours à jour Souhait de documents bilingues Améliorer la communication au sein LPNHE Vers qui ? Comment ? Mail, Web, Ecran Led, Indico, Atrium, oral, papier … Biennale 2016 04/10/2016 – Pise

Bilan de l’enquête Activités pour les locaux Bureaux Salles de réunion Souhait de ne pas dédier des pièces aux doctorants Pouvoir ouvrir ou fermer les fenêtres Résoudre le problème des infiltrations Salles de réunion Stabiliser l’aménagement (nombre sièges, prises) Fonctionnement climatisation/chauffage Annuler la réservation si la salle n’est pas utilisée Réservation pour amphi Charpak à simplifier Equipements de l’amphi Charpak à améliorer Visioconférence Fonctionnement difficile dans certains cas Attente d’une aide Multiplicité des solutions  Mais souvent pas « plug and play »! Rien d’automatique pour les salles de réunion Biennale 2016 04/10/2016 – Pise

Bilan de l’enquête Activités pour les locaux (suite) Salles blanches / de tests Compléter les équipements des sas Relation avec l’UPMC Ménage des locaux à améliorer  LPNHE ne maitrise pas Téléphonie subissant des coupures  LPNHE ne maitrise pas Chauffage/Climatisation  piloté par UPMC Suivi des interventions aléatoires  peu de retour par UPMC Turn-over des responsables UPMC Activités logistiques Véhicules Souhait de garder véhicules à Paris et à Genève Difficulté à effectuer la maintenance du véhicule de Genève Utilisateurs satisfaits de la location de véhicule au Cern Peu de respect des véhicules par les utilisateurs (surtout à Genève) Problème de batterie, propreté, essence… Biennale 2016 04/10/2016 – Pise

Bilan de l’enquête Activités logistiques (suite) Inventaire Difficile communication entre inventaire comptable et inventaire physique Absence d’outil adapté Démotivation des services GLPI (informatique et services généraux) Satisfaction de l’utilisation Certains tickets avec des temps de traitement long Fermeture de ticket avant la résolution complète Résa LPNHE Ergonomie limitée Peu adaptée pour réservation véhicule Absence d’infos réglementaires Noms des conducteurs et passagers Destination et étape éventuelle Engagement des conducteurs sur permis de conduire en règle Biennale 2016 04/10/2016 – Pise

Bilan de l’enquête Activités d’accueil de personnes Circuit d’information à améliorer (avec Gesper ou sans) Remontée des informations à la direction Transmission des éléments à tous les intervenants concernés L’accueillant Responsable de groupe ou service de l’arrivant, Services Administration, Informatique, Généraux Assistant prévention Administrateur Atrium … Délai d’annonce à respecter pour les arrivants (visiteurs, stagiaires, etc …) Faciliter les démarches administratives externes (visa, etc ...) pour l’arrivant Biennale 2016 04/10/2016 – Pise

Bilan de l’enquête Activités financières Missions Achats Multitude de documents à remplir Faciliter l’accès aux documents Changement de réservation difficile dans Simbad Délai de remboursement à réduire Avance remplacée par Carte Corporate  Nécessite que le remboursement intervienne avant le prélèvement (45 jours) Achats Fonctionnement des précommandes trop peu informatisé Attente du module Achat du CNRS  saisie directe par l’acheteur Suivi des commandes à améliorer Mettre à disposition la copie de la commande pour l’acheteur 1 rubrique budgétaire = 1 gestionnaire  fonctionnement difficile en cas d’absence, l’acheteur n’est pas toujours prévenu de l’absence Suivi du budget à améliorer Mettre à disposition l’état des dépenses pour les responsables des rubriques budgétaires Biennale 2016 04/10/2016 – Pise

Bilan de l’enquête Activités informatiques Nécessité d’avoir des ASR dans le laboratoire Assurer la Sécurité informatique (réseau spécifique LPNHE) Spécificité du domaine de la physique et des expériences Améliorer l’information / la formation aux utilisateurs Développer des outils, des bases de données Améliorer le Wifi Augmenter nombre borne Wifi 25 bornes sur domaine/réseau LPNHE Environ 10 bornes sur domaine/réseau UPMC (à l’intérieur locaux LPNHE) Activités pour Appels à Projets (AAP) Des procédures très changeantes pour déposer un AAP Attente d’une aide interne pour monter les dossiers Avoir les liens avec les sites des AAP Faire remonter les informations à la direction du LPNHE Biennale 2016 04/10/2016 – Pise

Pistes de discussions Aménagement des locaux Quelle répartition des activités dans les locaux Quel « confort » souhaitable Circulation des informations dans le laboratoire Comment elles arrivent aux personnes concernées ? Bottom up Comment elles sont diffusées ? Top down Comment travailler avec l’extérieur ? Collaborateurs UPMC CNRS Autres Biennale 2016 04/10/2016 – Pise

Pistes de discussions Vers quel avenir ? Malgré tout: En moyens humains En moyens financiers Quelle organisation ? Exemple des véhicules :  Moyens financiers + Moyens humains + Organisation Malgré tout:  Personnel du LPNHE globalement satisfait des services support du laboratoire ! Biennale 2016 04/10/2016 – Pise

Discussion ! Biennale 2016 04/10/2016 – Pise