Améliorations apportées aux pratiques opérationnelles en matière de garde denfants Séance de formation sur le SIFE à lintention des GSMR/CADSS le 10 mars 2011

Grants for Student Needs 2 Aperçu/Objet Le transfert des responsabilités à légard du financement et de la gestion des contrats portant sur la garde denfants au ministère de lÉducation (EDU) à compter du 1 er janvier 2011 a permis au ministère dapporter quelques modestes améliorations aux pratiques opérationnelles à suivre dans ce contexte. Ces améliorations portent sur les aspects suivants : Rapports financiers Objectifs des services Marge de manœuvre financière Processus de souscription des contrats de services. Les améliorations sont apportées pour les motifs suivants : Répondre à la rétroaction reçue des gestionnaires des services municipaux regroupés et des conseils dadministration de district des services sociaux (GSMR/CADSS); Instituer un processus plus uniforme et parcimonieux pour les besoins de rapport et de gestion des contrats portant sur la garde denfants; Donner suite aux recommandations du vérificateur général.

Grants for Student Needs 3 Améliorations apportées aux pratiques opérationnelles en matière de garde d'enfants Pratique opérationnelle : Budgétisation et dépenses Ancien processus (MSEJ)Nouveau processus (EDU) -Le financement était négocié entre le ministère et les GSMR/CADSS à longueur dannée et des rajustements étaient apportés au fur et à mesure à la répartition du budget (contrats) en fonction des dépenses. -Il existe trois concepts; 1) Subvention (allocation) 2) Dépenses 3) Droit de subvention -La subvention (lallocation) est établie au début du cycle de rapport financier (année civile) et demeure tel quel tout au long de lannée. -Le droit de subvention (droit des GSMR/DSSAB aux subventions qui leur reviennent) peut varier au long de lannée en fonction de lenvergure des dépenses, de la marge de manœuvre prévue par la politique dans ce contexte, ainsi que des objectifs fixés pour la prestation des services..

Grants for Student Needs 4 Améliorations apportées aux pratiques opérationnelles en matière de garde d'enfants Pratique opérationnelle : Le facteur temps : synchronisation des contrats de services Ancien processus (MSEJ)Nouveau processus (EDU) -Les contrats et le budget étaient habituellement présentés au mois de février. Le 30 juin était la date limite pour retourner la documentation dûment signée au ministère. -En 2011, la documentation pour les contrats de services paraîtra dès le début du mois de mars et le contrat signé devra parvenir au ministère dici la date limite, soit le 30 avril En 2012, la documentation paraîtra au mois de novembre et le contrat signé devra être en possession du ministère le 31 décembre au plus tard.

Grants for Student Needs 5 Améliorations apportées aux pratiques opérationnelles en matière de garde d'enfants Pratique opérationnelle : Fréquence des rapports financiers Ancien processus (MSEJ)Nouveau processus (EDU) Processus en six étapes : -Présentation du budget (autour du 31 mars) -Rapport du premier trimestre (date limite : le 1 er mai) -Rapport du deuxième trimestre (date limite : le 19 août) -Rapport du troisième trimestre (date limite : le 19 novembre) -Rapport de fin dexercice (date limite : le 4 mars) -Rapprochement des comptes (date limite : dans les six mois suivant la fin de lexercice) Processus en trois étapes : -Présentation du budget (prévisions budgétaires) dici le 30 avril. -Rapport de mi-exercice (prévisions révisées en fonction des dépenses réelles engagées au 30 juin et prévisions jusquau 31 décembre). Date limite : le 30 août. -La date limite pour la présentation du rapport de fin dexercice est le 30 avril. Pratique opérationnelle : Mécanisme à suivre pour les rapports financiers Les GSMR/CADSS présentaient leurs rapports sous forme de chiffriers en Microsoft Excel. Les GSMR/CADSS présenteront leurs rapports à laide du SIFE (Système dinformation sur le financement de léducation). Il sagit du système exploitable sur le Web quEDU utilise pour les conseils scolaires.

Grants for Student Needs 6 Améliorations apportées aux pratiques opérationnelles en matière de garde d'enfants Pratique opérationnelle : Sanctions à légard de la présentation tardive des rapports Ancien processus (MSEJ)Nouveau processus (EDU) -La politique suivie imposait progressivement des sanctions plus ou moins rigoureuses pour la présentation tardive des rapports. Ces sanctions pouvaient aller jusquà la retenue des paiements. -Les présentations tardives sexposent automatiquement à des retenues sur les versements, comme suit : - Premiers 30 jours de retard = 1 % de la subvention annuelle totale (sapplique dans la plupart des cas à 50 % des codes didentification de nature administrative). -De 30 à 60 jours de retard = 2 % de la subvention annuelle totale (sapplique à lintégralité des codes didentification de nature administrative). -De 60 à 90 jours de retard = 5 % de la subvention annuelle totale (sapplique dans la plupart des cas à 3 % des codes didentification portant sur les programmes). - Une fois que le ministère aura reçu le(s) rapport(s) en question, les versements reprendront leurs cours et toutes les sommes retenues seront restituées.

Grants for Student Needs 7 Améliorations apportées aux pratiques opérationnelles en matière de garde d'enfants Pratique opérationnelle : Objectifs des services Ancien processus (MSEJ) Nouveau processus (EDU) - De par leur contrat de services, les GSMR/CADSS devaient répondre de latteinte dune centaine dobjectifs; - Manquer latteinte des objectifs ne se traduisait pas automatiquement par le recouvrement des fonds. -Établissement de cinq objectifs pour les services contractuels (ce qui représente 52 des objectifs existants et environ 70 à 80 % de la subvention destinée aux CMSM/DSSAB) qui font partie intégrante du contrat de services. 1) Nombre mensuel moyen denfants de 0 à 12 ans desservis (places subventionnées – mélange de financement à 100 % et à 80 %) 2) Nombre mensuel moyen d'enfants desservis (ressources pour besoins particuliers) 3) Nombre mensuel moyen d'enfants desservis (Ontario au travail – Garde formelle/informelle denfants de 0 à 12 ans) 4) Nombre mensuel moyen d'enfants desservis (ADJE - places de garde intégralement subventionnées) 5) Nombre total cumulatif denfants desservis (places subventionnées - programme de jour prolongé) -Si le GSMR/CADSS natteint pas lensemble des cinq objectifs de services contractuels par 10% ou plus, les versements du GSMR/CADSS seront réduits de 1 % pour chaque 10 % des objectifs non réalisés afin de refléter le manque de productivité à ce chapitre. -Les formalités de rapport pour les objectifs restants demeurent telles quelles.

Grants for Student Needs 8 Améliorations apportées aux pratiques opérationnelles en matière de garde d'enfants Pratique opérationnelle : Marge de manœuvre financière Ancien processus (MSEJ)Nouveau processus (EDU) - Le système prévoit une marge de manœuvre permettant la réaffectation ponctuelle de fonds en cours dexercice sous réserve de latteinte de la presque totalité des objectifs de service. - Les GSMR/CADSS disposent dune marge de manœuvre en cours dexercice pour procéder à la réaffectation des fonds aussi souvent que nécessaire sans lapprobation préalable du ministère, sous réserve de satisfaire aux critères relatifs à la concession de cette marge de manœuvre. - Si les GSMR/CADSS ne seront plus tenus datteindre la presque totalité de leurs objectifs de service pour pouvoir se valoir de cette marge de manœuvre financière, il demeure que le ministère pourra procéder au recouvrement des fonds si ces objectifs ne sont pas atteints.

Grants for Student Needs 9 Améliorations apportées aux pratiques opérationnelles en matière de garde d'enfants Pratique opérationnelle : Marge de manœuvre financière – Places subventionnées au titre de la garde denfants et dans le cadre du programme de jour prolongé Ancien processus (MSEJ) Nouveau processus (EDU) -Aucune marge de manœuvre nétait prévue pour la code didentification Apprentissage et développement des jeunes enfants (ADJE) – Fonctionnement (A661). -Les fonds peuvent être transférés de la code didentification Apprentissage et développement des jeunes enfants (ADJE) – Fonctionnement (A661) à la combinaison Program de jour prolongé et ADJE – Places de garde intégralement subventionnées (A663/A664) sous réserve de satisfaire les conditions suivantes: -Le financement pour les places de garde dans le cadre du programme de jour prolongé (A664) et ADJE – Places de garde intégralement subventionnées (A663) a été épuisé; -Les GSMR/CADSS nont pas dépensé la totalité des sommes autorisées pour les places subventionnées dans le cadre du programme de jour prolongé.

Grants for Student Needs 10 Améliorations apportées aux pratiques opérationnelles en matière de garde d'enfants Pratique opérationnelle : Marge de manœuvre financière – Frais dadministration Ancien processus (MSEJ)Nouveau processus (EDU) -Les fonds destinés aux programmes pouvaient être transférés pour couvrir les frais administratifs, mais uniquement avec le consentement préalable du ministère. -Aucune demande de réinvestissement des sommes réservées aux programmes pour couvrir ces frais ne devrait être autorisée.

Grants for Student Needs 11 Améliorations apportées aux pratiques opérationnelles en matière de garde d'enfants Pratique opérationnelle : Santé et sécurité Ancien processus (MSEJ) Nouveau processus (EDU) -Les dépenses au chapitre de la santé et de la sécurité étaient habituellement envisagées sur présentation dune demande de la part des GSMR/CADSS en plein exercice. Le ministère examinait et approuvait les demandes au cas par cas, généralement dans le cadre du rapprochement des comptes du troisième trimestre. - Les fonds peuvent être transférés de la code didentification Apprentissage et développement des jeunes enfants (ADJE) – Fonctionnement (A661) ou de la combinaison Program de jour prolongé et ADJE – Places de garde intégralement subventionnées (A663/A664) pour subvenir aux besoins en matière de santé et de sécurité sans lapprobation préalable du ministère, à condition que les besoins en question se rapportent à des établissements titulaires dun permis qui ne sont pas (ou qui risquent de ne pas être) conformes aux exigences prescrites par la Loi sur les garderies pour lobtention dun permis. -Le montant maximal pouvant être réinvesti au chapitre de la santé et de la sécurité à partir des fonds destinés aux programmes sera calculé à raison dune moyenne de $ par établissement titulaire dun permis.

Grants for Student Needs 12 Prochaines étapes Transmettre la trousse de documentation contenant les formulaires remplis à lavance pour les contrats de services et la présentation du budget – dici la semaine commençant le 4 mars. Le contrat de services et le budget dûment signés sont transmis au ministère – dici le 30 avril Fournir tout lappui nécessaire aux GSMR/CADSS et continuer à les consulter à mesure que les améliorations aux pratiques opérationnelles en matière de garde denfants sont implantées tout au long de 2011.