Jean Roch ANDRE – Benoît EYMERY Réunion de briefing 21 Juin 2017 – Paris Jean Roch ANDRE – Benoît EYMERY

Agenda Introduction – Présentations Cadre de votre demande 10-11/04/2017 Introduction – Présentations Cadre de votre demande Travailler en intelligence collective : principes, méthodes, exemples Échanges sur la mise en perspective de votre événement Cahier des charges : lieu, dates, participants, temps… Prochaines étapes

Marianne KOPF - Fondatrice de EYWA® 10-11/04/2017 Marianne KOPF - Fondatrice de EYWA® 15 ans d’expérience du management en entreprise - Consultante et Coach indépendante depuis 1999 Accompagne la transformation stratégique et culturelle des organisations et de leurs dirigeants. Conception, organisation et facilitation d’événements faisant appel à l’Intelligence Collective (Forum Ouvert, World Café, Action Café, Ateliers, Focus Groupes…) Ecriture narrative (stratégie, vision, missions, valeurs…) Ingénierie et animation de formations sur mesure (communication, management, expérience client) Clients : entreprises privées, collectivités, ESS En savoir plus : LinkedIn et eywa-consulting.com

Le cadre : les objectifs rh (2018 ?) 10-11/04/2017 Mise en œuvre d’un contrat de service RH et des comportements à adopter pour faire émerger le niveau de service attendu, les objectifs, les indicateurs…

Une stratégie en 4 étapes 10-11/04/2017 Une stratégie en 4 étapes Evénement « kick off » - lancement de la démarche d’intelligence collective (Forum Ouvert ou autre) sur la posture et la relation client RH Présentation et validation de propositions à Marc Landais Entretiens professionnels des salariés RH (évaluation & développement) Plan d’accompagnement et de formation individualisé.

Travailler en intelligence collective 4 Principes fondateurs Forum Ouvert ou World Café

Principe fondateur N° 1 : la co-construction (avec vous) 10-11/04/2017 Principe fondateur N° 1 : la co-construction (avec vous) Une démarche apprenante qui s’inscrit dans le temps (et non un événement isolé) L’Avant et l’Après, aussi important que le jour J Une implication de la conception au suivi Un engagement authentique de la Direction (DRH, DG) tant en amont que sur le suivi des plans d’actions. Un comité de pilotage représentatif de la population concernée.

Principe fondateur N° 2 : La force du cercle 10-11/04/2017 Principe fondateur N° 2 : La force du cercle Tous sur un pied d’égalité (pas de hiérarchie) Vision 360° des participants Forme bienveillante et rassurante Présence « ici et maintenant » (pas de technologie intrusive) Respect de la parole, écoute active Au centre : ce qui nous relie, ce que nous partageons, ce que nous voulons réaliser ensemble.

Principe fondateur N° 3 : La communication 10-11/04/2017 Principe fondateur N° 3 : La communication De l’invitation au rapport de suivi Un ton enthousiaste, un esprit ouvert Des rythmes, des rituels Un mode conversationnel La parole à tous et à chacun L’appropriation & la transmission

Principe fondateur N° 3 : confiance & empathie 10-11/04/2017 Principe fondateur N° 3 : confiance & empathie Faire confiance au processus organique (chaos) Chaque individu compte Toutes les perspectives sont éclairantes pour le groupe Lâcher prise (facilitation/animation, ordre du jour/contrôle)

Open Space Technology – Art of Hosting Le Forum Ouvert Open Space Technology – Art of Hosting

Forum ouvert : un protocole a respecter Une thématique introduite par la formule « Quelles sont les idées, les questions, les possibilités que je veux explorer pour…. » + UNE QUESTION CENTRALE INSPIRANTE Des facilitateurs formés au Forum Ouvert, avec des rôles précis avant, pendant et après (coaching d’accompagnement post-événement à la demande)

Forum ouvert : un protocole a respecter Une organisation codifiée : réunions préparatoires, validation direction, réunions de planification, comité de pilotage, des scripts précis pour l’hôte et le facilitateur, des équipements et du matériel, des règles de fonctionnement. Du temps : entre 1 journée complète à 2, voire 3 jours pour le FO + plusieurs journées de préparation (entreprise et facilitateurs) et de synthèse….  Voir vidéos : https://vimeo.com/168808444 https://vimeo.com/74102039

Forum ouvert : un protocole a respecter Un espace unique pouvant accueillir un grand cercle et des espaces-ateliers Un photographe/vidéo, de la musique (ambiance conviviale et rythmes/rounds) Option souvent retenue : un facilitateur graphique (fresque murale / banderole) Des boissons et snacks à discrétion (pas de pause formelle)

Forum ouvert : 10 conditions de réussite La question centrale doit être inspirante pour tous les participants Diversité d’origine des participants (internes, externes) Respect du protocole FO, des rythmes (émergence, convergence, action) Objectifs clairs pour efficacité maximum (plans d’actions collectifs et perso.) L’équipe de facilitation doit maîtriser toutes les étapes L’hôte doit s’engager à donner suite aux travaux réalisés Le lieu est déterminant (visite de repérage par les facilitateurs) La logistique est importante (informatique, matériel, affichage et signalétique, gestion du temps, traces écrites et visuelles…) La communication avant, pendant et après doit être co-construite Un groupe de pilotage/projets impliqué (amont, suivi)

WORLD CAFÉ & DÉCLINAISONS Principes généraux – Etapes Déroulé type (exemple)

World Café : des conversations inspirantes Plusieurs questions peuvent être traitées en même temps Elles peuvent être pré-déterminées par l’organisateur (ex : axes stratégiques) Les participants sont 4 à 5 autour d’une table en mode conversation Ils discutent tout en notant leurs idées sur la « nappe » (paperboard)

Quelques principes de fonctionnement Pollinisation : 2 à 3 rounds – les participants changent de table Chaque table définit une « balise fixe » (un participant qui accueille et explique aux nouveaux venus à la table les grandes lignes de ce qu’ont fait les participants précédents) Les Dirigeants sont des participants comme les autres Une table peut générer plusieurs projets autour de sa thématique Certains projets peuvent être regroupés (affichage et priorisation) Les groupes présentent en pitch leurs idées phares

Pro-Action Café Exemple de déroulement Sur 2 jours 40 participants + CODIR 14 thématiques abordées 6 groupes de travail définis https://vimeo.com/219909587 Mot de passe : DDV2021

une Participation active En 6 ÉTAPES 4. Pitch Les 6 Etapes 1. Emergence Exploration 2. Pollinisation (2 à 3 fois) 3. Convergence Synthèse 4. Pitch 5. Partage Priorisation 6. Mise en action une Participation active En 6 ÉTAPES

Exemple Timing pro-action café 2 X 4 heures Round 1 10 + 30’ T1 Round 2 30’ T2 Round 3 Synthèse 45’ Déj. Pitchs 60’ Plénière 30 mn Plénière Chaque table / groupe présente sa synthèse et ses propositions de projet(s) Entre 5 et 10’ + Echanges + Affichage des projets présentés Plénière Regroupement de sujets si pertinent Définition des GPA Priorisation des projets Equipes Et Calendrier Table 5 pers. 1 Sujet 30 mn 1 balise fixe 1 carnet de bord Table 5 pers. 1 Sujet 30 mn 1 balise fixe 1 carnet de bord Table 5 pers. 1 Sujet 30 mn 1 balise fixe 1 carnet de bord Table 5 pers. Synthèse des idées Prépara-tion du pitch Emergence Pause déjeuner 1 H 30 Action Pollinisation Pollinisation Partage Convergence

Autre exemple : 12 Cercles de discussion – 180 dirigeants

Cahier des charges de votre projet Objectifs, aspects pratiques, équipes d’organisation

vos objectifs Fédérer les équipes autour d’un projet commun : développer une posture et une culture de service au sein de la RH Libérer la parole au sein des équipes Développer la cohésion d’équipe Mettre en lumière et partager les bonnes pratiques Identifier les besoins en formation et développement personnel des salariés RH (en prévision des entretiens annuels/évaluation)

Aspects pratiques Participants : Environ 50 personnes Equipes RH (à ce jour sans personne externe au service) Dates possibles : en Septembre/Octobre 2017 pour un Forum Ouvert d’une journée Lieux envisagés : Locaux de Agir&Arrco ou d’un partenaire

Equipe et organisation Comité de pilotage de la démarche : Benoît + 4 personnes (2 RH/1 GIRC, 1 ARRCO, 2 salariés (1 récente embauche, 1 ancien, et idéalement quelqu’un de la communication interne) Conception, facilitation & accompagnement : Jean Roch + Marianne Validation DRH : Marc Landais

Contact : marianne@eywa-conseils.fr Merci de votre accueil ! Contact : marianne@eywa-conseils.fr Tél 06 21 97 26 82 & 03 69 30 09 78