SCHEMA DE MUTUALISATION

PLAN  Préambule  Première partie: bilan de la mutualisation actuelle H E M A D MU T U L I O N PLAN  Préambule  Première partie: bilan de la mutualisation actuelle  Deuxième partie: schéma de mutualisation - I. Détermination des axes principaux de mutualisation - II. Impact prévisionnel sur les effectifs et les dépenses de fonctionnement - III. Indicateurs de suivi et d’évaluation

S C H E M A D MU T U L I O N  Préambule La loi du 16 décembre 2010 de réforme des collectivités territoriales a institué l’obligation pour les EPCI , à l’article L5211-39-1 du Code général des collectivités territoriales, d’établir un «rapport relatif aux mutualisations de services entre les services de l'établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre et ceux des communes membres ». Ce rapport comporte nécessairement un « projet de schéma de mutualisation des services à mettre en œuvre pendant la durée du mandat » qui prévoit « notamment l'impact prévisionnel de la mutualisation sur les effectifs de l'établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre et des communes concernées et sur leurs dépenses de fonctionnement ». 

Méthodologie d’élaboration du schéma de mutualisation Réunion de la commission mutualisation pour déterminer la méthodologie d’élaboration du schéma de mutualisation Réunion de travail avec le personnel de la CCM Réunion de travail avec les principaux secrétaires de mairies Réunion de la commission générale pour déterminer les orientations principales Réunion de travail avec l’ensemble des secrétaires de mairies et du personnel technique Présentation du projet de schéma de mutualisation devant la commission mutualisation Approbation du schéma de mutualisation par le Conseil Communautaire Approbation des communes membres dans un délai de trois mois

 Première partie : bilan de la mutualisation actuelle H E M A D MU T U L I O N  Première partie : bilan de la mutualisation actuelle 3 formes de mutualisations actuellement mises en place : Mutualisation par la mise à disposition de services Mutualisation par le recours aux fonds de concours Mutualisation par le recours aux groupement de commandes Mutualisation par les compétences obligatoires de la CCM

S C H E M A D MU T U L I O N

LES COMPETENCES DE LA CCM H E M A D MU T U L I O N La CCM agit ainsi sur l’ensemble du territoire des communes membres dès lors que l’opération présente un intérêt communautaire Par la définition d’une politique touristique communautaire, la CCM a l’objectif de faire du territoire un produit touristique A ce titre, on peut relever des projets d’envergures, tels que la construction de la Maison des Services ou encore la construction du Cadran Interrégionales des Hérolles En application de ses Statuts, la CCM exerce actuellement obligatoirement les compétences : Aménagement de l’espace Développement économique Définition d’une politique touristique communautaire Protection et mise en valeur de l’environnement Développement et aménagement sportif de l’espace communautaire Politique du logement social d’intérêt communautaire et actions, par des opérations d’intérêt communautaire, en faveur du logement des personnes défavorisées Autres compétences : culture et patrimoine, stratégie et développement du territoire, emploi insertion, transports et infrastructures, action sociale et santé

LA MISE A DISPOSITION DE SERVICES H E M A D MU T U L I O N LA MISE A DISPOSITION DE SERVICES LES FONDS DE CONCOURS Services actuellement mis à disposition : service suivi de chantier (bâtiment / VRD) service marchés publics service santé service prévention 25 conventions de mise à dispositions de services en cours d’exécution en 2014 contre 8 en 2013 Mise à disposition du service instruction du droit des sols pour les communes exerçant la mission d’instruction de leurs autorisations du droit des sols à compter du 1er juillet 2015 8 fonds de concours sont actuellement en place: fonds d’aide aux communes fonds culturel fonds d’aide aux transports fonds d’aide pour les intervenants dans le cadre du périscolaire fonds d’aide pour les technologies de l’information et de la communication (TIC) fonds d’aide « vallée des fresques » fonds d’aide accessibilité voirie fonds d’aide accessibilité bâtiment

Bilan général de la mutualisation actuellement en place à la CCM : H E M A D MU T U L I O N Bilan général de la mutualisation actuellement en place à la CCM : Forte expansion de la mutualisation par le développement de la mise à disposition de services

 Deuxième partie : schéma de mutualisation I  Deuxième partie : schéma de mutualisation I. Détermination des principaux axes de mutualisation S C H E M A D MU T U L I O N Les objectifs généraux de la mutualisation Apport en moyens et en compétences pour les communes membres Maintien de services au sein du territoire Professionnalisation des acteurs Economie d’échelle à terme Faire face aux diminutions des moyens financiers de la CCM et des communes membres, liées directement et indirectement aux baisses de dotations financières de l’Etat Chaque forme de mutualisation mise en place à la CCM vise à remplir un ou plusieurs de ces objectifs La CCM offre la possibilité à ses communes membres et aux syndicats de communes du territoire de bénéficier, en dehors des transferts de compétences et des services communs, d’une mutualisation à la carte, afin de tenir compte des objectifs et contraintes de chacun, ainsi que des spécificités de chaque secteur du territoire

La mutualisation est envisagée dans trois directions : H E M A D MU T U L I O N La mutualisation est envisagée dans trois directions : Mutualisation de la CCM à destination des communes membres et des syndicats de communes du territoire Mutualisation des communes membres ou des syndicats de communes du territoire à destination de la CCM Mutualisation directement entre les communes membres

B) Le choix des mutualisations à mettre en œuvre La poursuite de la mise à disposition de services : Services concernés : suivi de chantier (bâtiment/VRD), marchés publics, santé, prévention, instruction du droit des sols Limite à l’extension : nombre de dossier pouvant concomitamment être pris en charge par les différents services La CCM va chercher à poursuivre la mise à disposition de services déjà en place, tout en cherchant à identifier des domaines supplémentaires de compétences pouvant être mis à disposition Accessibilité : mise en place et suivi des agendas programmés d’accessibilités La création de services communs : Services concernés : instruction du droit des sols, prévention Calendrier de mise en place : 2016 Périmètre : l’ensemble des communes membres Particularité: le service instruction du droit des sols est, dans un premier temps, mis à disposition des communes membres exerçant, à compter du 1er juillet 2015, la mission d’instruction de leurs autorisations du droit des sols Particularité: le service prévention est dans un premier temps mis à disposition des communes membres La CCM va chercher à approfondir l’hypothèse concernant la mise en place d’un service commun en matière de ressources humaines

Le recours au groupement de commandes : H E M A D MU T U L I O N Le recours au groupement de commandes : La CCM cherchera à favoriser le partage de matériels entre les communes membres ou les structures intercommunales en jouant, le cas échéant, le rôle d’intermédiaire et en apportant son expertise juridique et technique La CCM va lancer un recensement du matériel disponible dans les communes membres et les syndicats de communes Une cartographie du matériel pouvant être mis à disposition sera réalisée afin de faciliter ce partage La CCM mettra à disposition des communes intéressées des modèles de conventions de partage de matériels et offrira une assistance juridique et technique aux communes intéressées La CCM effectuera une mission d’assistance technique pour la négociation des abonnements téléphonique, internet et autres Le recours au partage de matériels : La CCM cherchera à favoriser la mise en place de groupement de commandes, dans le but principal de réaliser des économies d’échelle, en cherchant des domaines possibles de groupement de commandes et en proposant les outils juridiques et techniques adéquats pour les mettre en place En parallèle, la CCM veillera particulièrement à la préservation des commerces locaux A titre indicatif, les domaines suivants ont déjà été identifiés comme intéressant pour la constitution de groupement de commandes: fourniture de vêtements de travail et d’équipements de protection individuelle, domaine de la formation, fourniture de produits d’entretien Ces pistes seront approfondies pour en vérifier la pertinence Dans l’hypothèses où elles seraient jugées pertinentes, les groupements de commandes correspondants seront mis en place

Présentation des actions mutualisées H E M A D MU T U L I O N Présentation des actions mutualisées

CONTEXTE ET COMPOSITION Mise à disposition de service : marchés publics et assistance juridique S C H E M A D MU T U L I O N S C H E M A D MU T U L I O N OBJECTIFS Optimisation des services: utilisation et valorisation des compétences des agents communautaires Sécurisation juridique des marchés publics des communes membres Economie d’échelle pour les communes membres MISSIONS Passation et suivi d’exécution des marchés publics des communes membres recourant à la mise à disposition du service marchés publics Mise en place de groupement de commande entre la CCM et les communes membres intéressées Conseil juridique à destination des communes membres Gestion de la mutualisation (rédaction des conventions et facturation) CONTEXTE ET COMPOSITION Une convention de mise à disposition de service par projet des communes membres Nombre annuel de marchés publics variable selon les demandes des communes membres Service composé de 2 agents : un responsable marchés publics (tél.: 05.49.91.35.40.) et une assistante (tél.: 05.49.91.90.00.) PERIMETRE Communauté  de Communes du Montmorillonnais et : le SMPM, les communes membres et les syndicats de communes du territoire intéressés … IMPACT FINANCIER Mise à disposition de service: remboursement des frais de déplacement remboursement des frais de fonctionnement (postes et environnement de postes) par application d’un coût horaire des heures réelles effectuées des agents du service Conseil juridique effectué à titre gracieux par la CCM Coût annuel estimatif: 83 K € CALENDRIER Mise à disposition du service marchés publics depuis 2010 LOCALISATION Maison des Services 6, rue Daniel Cormier 86502 Montmorillon

Mise à disposition de service: suivi de chantier (bâtiment/VRD) MU T U L I O N OBJECTIFS Optimisation des services: utilisation et valorisation des compétences des agents communautaires Accompagnement et conseils aux communes membres Economie d’échelle pour les communes membres MISSIONS Mission de maitrise d’œuvre pour la partie VRD: étude de projet suivi de chantier jusqu’à la réception des travaux Mission d’assistance à maitrise d’ouvrage pour la partie bâtiment : suivi technique de la conception du projet suivi du chantier jusqu’à la réception des travaux Réalisation des agendas programmés d’accessibilités pour les communes membres recourant à la mise à disposition du service suivi de chantier CONTEXTE ET COMPOSITION Une convention de mise à disposition de service par projet des communes membres Nombre annuel de projets variable selon les demandes des communes membres Service composé de 3 agents : un technicien bâtiment (tél.: 05.49.91.35.43.), un technicien VRD (tél.: 05.49.91.87.35.) et une assistante (tél.: 05.49.91.87.94.) PERIMETRE Communauté  de Communes du Montmorillonnais et : les communes membres et les syndicats de communes du territoire intéressés … IMPACT FINANCIER Mise à disposition de service : remboursement des frais de déplacement remboursement des frais de fonctionnement (postes et environnement de postes) par application d’un coût horaire des heures réelles effectuées des agents du service Coût annuel estimatif : 129 K € CALENDRIER Mise à disposition du service suivi de chantier depuis 2010 LOCALISATION Maison des Services 6, rue Daniel Cormier 86502 Montmorillon

Mise à disposition de service: service santé H E M A D MU T U L I O N OBJECTIFS Optimisation des services: utilisation et valorisation des compétences des agents communautaires Accompagnement et conseils aux communes membres et structures extérieures Economie d’échelle Maintien des services liés à la santé sur le territoire MISSIONS Rédaction et animation du projet de santé Rencontre des professionnels de santé Accompagnement au montage des demandes de subventions CONTEXTE ET COMPOSITION Une convention de mise à disposition de service par projet Service composé d’un chargé de mission santé (tél.: 05.49.91.73.13.) PERIMETRE Communauté  de Communes du Montmorillonnais et la commune de Civaux IMPACT FINANCIER Mise à disposition de service : remboursement des frais de déplacement remboursement des frais de fonctionnement (poste et environnement de poste) par application d’un coût horaire des heures réelles effectuées des agents du service Coût annuel estimatif: 42 K € CALENDRIER Mise à disposition du service santé depuis juillet 2014 LOCALISATION Maison des Services 6, rue Daniel Cormier 86502 Montmorillon

Mise à disposition de service : service prévention H E M A D MU T U L I O N OBJECTIFS Optimisation des services: utilisation et valorisation des compétences des agents communautaires Accompagnement et conseils aux communes membres dans le domaine de la prévention Economie d’échelle MISSIONS Elaboration du document unique et du plan d’action de prévention Appui technique Accompagnement au montage des demandes de subventions CONTEXTE ET COMPOSITION Une convention de mise à disposition de service par projet Réalisation progressive du document unique pour l’ensemble des communes membres Service composé d’un chargé de mission prévention (tél.: 05.49.91.87.95.) PERIMETRE Communauté  de Communes du Montmorillonnais et : l’ensemble des communes membres et des syndicats de communes du territoire intéressés IMPACT FINANCIER Mise à disposition de service: remboursement des frais de déplacement remboursement des frais de fonctionnement (poste et environnement de poste) par application d’un coût horaire des heures réelles effectuées des agents du service Conseils en prévention effectués à titre gracieux Coût annuel estimatif: 48 K € CALENDRIER Mise à disposition du service prévention depuis septembre 2014 Mise en place du service commun en 2016 LOCALISATION Maison des Services 6, rue Daniel Cormier 86502 Montmorillon

Mise à disposition de service: service instruction du droit des sols H E M A D MU T U L I O N OBJECTIFS Optimisation des services: utilisation et valorisation des compétences des agents communautaires Uniformisation du service sur l’ensemble du territoire Sécurisation juridique de l’instruction des autorisations du droit des sols des communes membres assurant cette mission au 01/07/2015 Economie d’échelle pour les communes membres Remplacement des services assurés jusqu’au 1er juillet 2015 par l’Etat MISSIONS Instructions des autorisations du droit des sols pour les communes assurant la mission d’instruction de leurs autorisations du droit des sols Conseil pour l’ensemble des communes membres CONTEXTE ET COMPOSITION Fin de l’instruction des autorisations du droit des sols des communes dotées d’un document local d’urbanisme par les services de l’Etat à partir du 1er juillet 2015 Service composé de 3 agents : deux instructeurs et un aide instructeur (tél.: 05.49.91.13.99.) NOMBRE ANNUEL ESTIMATIF DE DOSSIERS 129 permis de construire 287 déclarations préalables 5 permis d’aménager 314 certificats d’urbanisme (a) 105 certificats d’urbanisme (b) 6 permis de démolir PERIMETRE Communauté  de Communes du Montmorillonnais et les 12 communes membres assurant la mission d’instruction de leurs autorisations du droit des sols IMPACT FINANCIER Financement du service commun par prélèvement du coût sur le Fonds National de Péréquation des Ressources Intercommunales et Communales Coût estimatif annuel: 125 K € CALENDRIER A partir du 1er juillet 2015 : service mis à disposition des communes assurant la mission d’instruction de leurs autorisations du droit des sols 2016 : mise en place du service commun LOCALISATION Jusqu’au 31 décembre 2016 : locaux de la Ville de Montmorillon 17, rue du four 86500 Montmorillon A partir du 1er janvier 2017 : Maison des Services 6, rue Daniel Cormier 86502 Montmorillon

Groupement de commandes H E M A D MU T U L I O N OBJECTIFS Optimisation des services: utilisation et valorisation des compétences des agents communautaires Sécurisation juridique Economie d’échelle pour les communes membres Favoriser l’achat en commun pour faire face à la diminution des moyens financiers MISSIONS Recenser les besoins Elaborer les conventions constitutives du groupement de commandes Passation et suivi des marchés publics objets du groupement Soutien aux communes membres pour développer directement entre elles des groupement de commandes CONTEXTE ET SERVICES CONCERNES Diminution des dotations financières de la CCM et des communes membres Services concernés: Service marchés publics pour la partie juridique Chaque service de la CCM en fonction de l’objet du groupement de commandes PERIMETRE Communauté  de Communes du Montmorillonnais et les communes membres intéressées Les communes membres directement entre elles IMPACT FINANCIER Prestation réalisée à titre gracieux si la CCM fait partie du groupement de commandes Mise à disposition de service si la CCM n’est pas partie au groupement de commandes Diminution des coûts de procédure Facturation des frais de procédure entre l’ensemble des membres du groupement

CONTEXTE ET SERVICES CONCERNES Partage de matériels S C H E M A D MU T U L I O N OBJECTIFS Sécurisation juridique du matériel partagé Economie d’échelle pour les communes membres Favoriser le partage de matériels pour faire face à la diminution des moyens financiers MISSIONS Recenser le matériel pouvant être mis à disposition et établir leur disponibilité Réaliser une cartographie du territoire du matériel pouvant être partagé Elaborer des modèles de conventions de partage de matériels et de personnels (en cas de besoin d’habilitation particulière) Conseils aux communes membres CONTEXTE ET SERVICES CONCERNES Diminution des dotations financières de la CCM et des communes membres Services concernés: Service marchés publics pour la partie juridique Chaque service de la CCM en fonction du matériel partagé PERIMETRE Communauté  de Communes du Montmorillonnais et les communes membres intéressées Les communes membres directement entre elles IMPACT FINANCIER Diminution des coûts de fonctionnement pour les bénéficiaires Réduction des investissements en matériels

S C H E M A D MU T U L I O N II. Impact prévisionnel de la mutualisation sur les effectifs et les dépenses de fonctionnement de la CCM et des communes membres Impact prévisionnel sur les effectifs : En ce qui concerne la CCM, la mutualisation a entrainé la nécessité de renforcer quantitativement et qualitativement les effectifs de la manière suivante : Recrutement d’un technicien VRD en 2014 Recrutement d’un chargé de mission santé en 2014 Recrutement d’un agent en charge de la prévention et de la sécurité en 2014 Création d’un service d’instruction du droit des sols, composé de trois agents (2 instructeurs et 1 aide instructeur) en 2015 En ce qui concerne les communes membres : Effectifs stables pour l’ensemble des communes membres Certaines créations de postes sont la conséquence du transfert de charge de l’état vers les communes et la Communauté de Communes et de l’augmentation des normes applicables Impact prévisionnel sur les dépenses de fonctionnement : Légère hausse des dépenses de fonctionnement globales qui s’explique essentiellement par le transfert de charge de l’Etat vers les communes et la Communauté de Communes et de l’augmentation des normes applicables Le financement est aujourd’hui assuré par facturation directe de la mutualisation aux communes en bénéficiant ou par prélèvement sur le fonds national de péréquation des ressources intercommunales et communales

III. Indicateurs de suivi et d’évaluation H E M A D MU T U L I O N III. Indicateurs de suivi et d’évaluation Pour la mise à disposition de services : Indicateurs quantitatifs : Evolution annuelle globale du nombre de dossier mutualisé en cours Evolution annuelle du nombre de dossier mutualisé en cours par service Indicateurs qualitatifs : Evolution de l’importance des projets mutualisés en termes de montant et de difficultés techniques et juridiques Evaluation de la qualité du service rendu et des problèmes rencontrés par le biais d’une rencontre avec les communes bénéficiaires Pour le service commun : Indicateurs quantitatifs : Evolution annuelle globale du nombre de dossier traité Evolution annuelle du nombre de chaque type de demande d’instruction traitée (permis de construire, permis d’aménager, certificat d’urbanisme,…) Indicateur qualitatif : Evaluation de la qualité du service rendu et des problèmes rencontrés par le biais d’une rencontre avec les communes bénéficiaires

Pour les groupements de commandes : Indicateurs quantitatifs : H E M A D MU T U L I O N Pour les groupements de commandes : Indicateurs quantitatifs : Evolution annuelle globale du nombre de groupement de commandes constitués Evolution annuelle du nombre de groupement de commandes constitués en matière de fournitures, services et travaux Indicateurs qualitatifs : Evolution de l’importance des groupements de commandes constitués : en termes de nombre de membre du groupement et en termes d’objet de la commande Evaluation de la qualité du service rendu, des problèmes rencontrés et des économies réalisées   Pour le partage de matériels : Indicateurs quantitatifs : Evolution annuelle du nombre de convention de partage de matériel en cours d’exécution Evolution des frais de fonctionnement Indicateurs qualitatifs : Type de matériels partagés Difficultés éventuelles rencontrées Evaluation de la satisfaction des parties aux conventions de partage de matériels

Le schéma de mutualisation sera actualisé chaque année au moment du débat d’orientation budgétaire