Conseil scolaire XX___ Présentation d’ensemble générique * Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic Modules de formation pour les conseils scolaires Conseil scolaire XX___ XX 2014 * Présentation d'ensemble générique qui peut être modifiée pour introduire les modules de formation dans vos conseils scolaires Bonjour et bienvenu à cet aperçu GSN 2012-2013.  

Pourquoi est-ce que la formation en matière d’approvisionnement est importante? Gestion responsable des fonds publics Dans tout le conseil scolaire XX, le personnel et les parties prenantes participent à divers types d’activité d’approvisionnement. On fait confiance à ces personnes pour gérer les fonds destinés aux écoles de manière responsable et efficace. Des pratiques d’achat et d’approvisionnement efficaces et responsables promeuvent des solutions rentables, favorisent des processus ouverts, justes et transparents vis-à-vis les fournisseurs et protègent le conseil scolaire des risques et responsabilités. C’est la loi – Tous les conseils scolaires sont tenus d’être entièrement conformes à la Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic, y compris à la Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic. Le vérificateur général de l’Ontario présume que les conseils scolaires sont conformes à la Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic. Le conseil scolaire XX est tenu d’attester de sa conformité aux exigences.

Rôles et responsabilités – Qui doit répondre? Que vous soyez conseiller(ère), directeur(rice) de l’éducation, surintendant(e), agent de supervision, directeur(rice) d’école, directeur(rice) adjoint, secrétaire/commis, enseignant(e), membre du personnel opérationnel ou fonctionnel, membre du conseil d’école ou du conseil des élèves ou tout autre membre du personnel du conseil scolaire, il vous faut comprendre votre rôle et vos responsabilités à l’égard des activités et/ou des décisions qui sont prises en fonction de la Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic.

La Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic La directive est émise par la province de l’Ontario : elle énonce des pratiques uniformes en matière d’approvisionnement pour les organismes du secteur parapublic; elle permet de veiller à ce que les biens et services financés par les fonds publics soient acquis par des organismes du secteur parapublic moyennant un processus ouvert, juste et transparent; elle favorise la responsabilisation tout au long de chaque étape du processus d’approvisionnement; elle optimise la rentabilité que les conseils scolaires obtiennent de l’usage des fonds publics. Le conseil scolaire XX est tenu de satisfaire aux exigences suivantes : Élaborer un code d’éthique pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement Veiller à la mise en place de politiques et procédures relatives à l’approvisionnement Respecter les 25 exigences obligatoires de la directive

Situation actuelle : Pratiques d’approvisionnement du conseil scolaire XX En ce moment, le conseil scolaire XX est conforme à XX exigences obligatoires parmi les 25 qui sont énoncées dans la directive. Le personnel du conseil a décelé des lacunes sous XXX et XXX. Le conseil vise la pleine conformité d’ici le XXX moyennant des activités de formation et la mise à jour des procédures. Catégorie/Exigence de la Directive d’approvisionnement dans le secteur parapublic Situation actuelle : Exigence de la directive par rapport à la politique du conseil Calendrier de mise en œuvre/remarques Adoption d’un code d’éthique pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement   Répartition des tâches et pouvoirs d’approbation Seuils d’approvisionnement concurrentiel Sélection préalable des fournisseurs Processus d’approvisionnement concurrentiels (choix du moment, annonces, évaluation, etc.) Processus d’approvisionnement non concurrentiels (recours à une source ou à un fournisseur unique) Adjudication des contrats Gestion des contrats Conflits d’intérêts

Soutiens pour la conformité Pour atteindre la pleine conformité, les représentants des conseils scolaires de toute la province de l’Ontario ont identifié les soutiens clés suivants : une sensibilisation accrue à la Loi sur la responsabilisation et à la Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic parmi tous les conseils scolaires; une formation uniforme dans tous les conseils scolaires pour aider le personnel et les parties prenantes à comprendre leur rôle et les responsabilités connexes en ce qui a trait aux activités d’approvisionnement. À compter d’avril 2010, tous les conseils scolaires étaient tenus de se conformer à la Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic et à avoir des politiques d’approvisionnement à la disposition du public. Conseil scolaire XX – Insérer la situation du conseil Le cours que nous lançons aujourd’hui servira à promouvoir des activités d’approvisionnement efficaces, responsables et rentables tout en appuyant la conformité à la directive dans l’ensemble de notre conseil scolaire.

Nouveaux modules de formation en approvisionnement En 2012, le comité de travail relatif à la Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic a été établi sous la présidence du ministère de l’Éducation et avec des représentants des conseils scolaires, dont des directrices et directeurs, des cadres supérieurs des affaires, du personnel chargé de l’approvisionnement, des finances, des opérations, des transports, de la construction et de la maintenance, de la technologie de l’information, des ressources humaines et de la vérification interne. Avec le soutien de l’Ontario Association of School Business Officials (l’ASBO), le comité a collaboré et mis au point des modules de formation en approvisionnement pour aider les conseils scolaires à : mieux comprendre leurs fonctions et responsabilités collectives en ce qui a trait aux activités et/ou décisions en matière d’approvisionnement; optimiser la valeur que les conseils scolaires obtiennent de l’usage des fonds publics; gérer les risques inhérents aux marchés; se conformer à la Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic

Nouveaux modules de formation en approvisionnement (suite) Les modules de formation que nous vous présentons aujourd’hui devraient vous aider à répondre aux questions clés suivantes : Quelle est l’importance de la Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic? Pourquoi les conseils scolaires doivent-ils s’y conformer? Qui se charge des décisions en matière d’approvisionnement? (Répartition des tâches et pouvoirs d’approbation?) Quel est mon rôle dans ce contexte? Quels sont les seuils d’approvisionnement pour les biens et services? Quelle est la différence entre approvisionnement concurrentiel et approvisionnement non concurrentiel? Quand est-ce qu’il faut utiliser chaque méthode? Etc. Insérer de l’information supplémentaire ici au besoin

Principales caractéristiques des modules de formation La trousse de formation comprend six modules qui portent sur la Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic et ses 25 exigences obligatoires : Loi sur la responsabilisation du secteur parapublic Approvisionnement concurrentiel Évaluation de l’approvisionnement Attribution des contrats Gestion des contrats Approvisionnement non concurrentiel Le contenu est convivial, bilingue, conforme à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario et il est personnalisé pour quatre groupes d’utilisateurs distincts : Gouvernance et cadres supérieurs Personnel opérationnel Personnel chargé de l’administration des écoles Enseignants, parents et conseils d’élèves 9

Principales caractéristiques des modules de formation Les modules comprennent également : Des études de cas illustratifs assorties de questions et réponses afin de renforcer les principes d’apprentissage Huit listes de contrôle de l’approvisionnement Un glossaire (Voir les captures d’écran à l’annexe A). 10

Prochaines étapes : Options de mise en œuvre de la formation Principales décisions à l’appui de la mise en œuvre dans notre conseil Qui doit recevoir la formation et comment elle se déroulera; Comment s’assurer que tout le monde suive le cours; Rôles pour le personnel de l’approvisionnement, des ressources humaines, de la TI pour appuyer le déroulement du cours. Options possibles pour la mise en œuvre au conseil scolaire : Intégrer les modules dans le système de gestion de l’apprentissage du conseil (si disponible) Si les modules sont intégrés à ce système, le conseil pourrait automatiquement suivre le nombre de personnes qui ont pris le cours pour les besoins d’attestation Intégrer les modules à l’intranet du conseil qui est accessible à tous les membres du personnel Il faudra adapter le système pour les parties prenantes telles que les étudiants et les conseils d’école ainsi que le personnel scolaire ayant un accès limité au conseil Il faudra peut-être faire un suivi manuel de la participation des parties prenantes et du personnel Intégrer la formation dans les plans d’apprentissage et de la formation obligatoire du personnel, c’est-à-dire une formation de recyclage chaque année ou tous les deux ans et inclure la formation dans l’orientation des nouveaux employés

Annexe A : Caractéristiques des modules - 4 volets / groupes d’utilisateurs

Annexe A : Principales caractéristiques des modules - Contenu bilingue

Annexe A : Principales caractéristiques des modules - Glossaire

Annexe A : Principales caractéristiques des modules - Études de cas Cas pratiques qui se présentent dans les conseils scolaires assortis de questionnaires pour vérifier les connaissances et renforcer l’apprentissage

Annexe A : Principales caractéristiques des modules - Listes de contrôle de l’approvisionnement Huit listes de contrôle de l’approvisionnement détaillées faisant partie de la trousse à outils