Atelier : construire le POS fonctionnel du patrimoine Système d'information, numérique et patrimoine Cartographier le SI du patrimoine 09/11/2017 Cartographier le patrimoine - C. MUSET Atelier : construire le POS fonctionnel du patrimoine Des activités sont individuelles , d’autres sont en équipe, certaines sont en option+ 9 novembre 2017 – C. MUSET

Construire le POS fonctionnel de son établissement Les actions 1,2,3 et 4 sont individuelles sur votre établissement Identifier les fonctionnalités du domaine Patrimoine/Immobilier/Moyens généraux de votre établissement (s’inspirer des exemples et choisir le nom du domaine immobilier ou patrimoine - justifier) Détailler les activités de chaque fonctionnalité et/ou définir la fonctionnalité précisément Dessiner le POS au centre de votre feuille A4 (1 rectangle pour chaque fonctionnalité) Laisser de la place autour. Vous êtes en train de construire la zone bleue Opérations. Dessiner les 4 zones périphériques sur votre schéma. Identifier des zones « pilotage », « données transverses », « échanges » dédiées au patrimoine et les placer dans les zones périphériques Prevpoir une carte jocker et minuter les activités

Construire le POS fonctionnel d’équipe C’est le livrable de l’équipe pour la restitution. Décider d’une représentation commune de l’équipe Choisir parmi les fonctionnalités de la zone bleue « OPERATIONS » que vous avez trouvées pour votre établissement celles qui font consensus Si certains ont pu faire l’activité 5, ajouter ces fonctionnalités en repérant leur zone périphérique Nommer un dessinateur qui produit le POS de l’équipe sur un paperboard format paysage Faire des gros rectangles pour avoir de la place pour la suite Mettre au haut de chaque rectangle sa fonction Vous obtiendrez quelque chose qui ressemble à ça : Prevpoir une carte jocker et minuter les activités

Construire le POS applicatif actuel Lister les applications de gestion du patrimoine que vous utilisez dans votre établissement. Inscrire chacune sur un post-it (1 couleur par établissement) Les placer tous sur le POS commun de l’équipe dans le bon rectangle Si vous avez le temps, faîtes 1 deuxième post-it pour chacune de vos applications et posez le sur votre POS fonctionnel établissement (que vous aurez pu éventuellement compléter grâce au POS commun) => Ce n’est pas un livrable de l’atelier mais ça vous sera utile dans votre établissement

Compléter le POS applicatif actuel Lister les données que vous utilisez et les placer sur le POS commun en distinguant les bases de données produites par le patrimoine, des bases de données utilisées par le patrimoine Identifier les flux de données que vous échangez dans le domaine patrimoine, à destination d’autres applications ou venant d’autres applications : y aurait-il un sens de les stocker dans un endroit partagé ? ------ FIN de l’atelier ------

LE POS APPLICATIF CIBLE 09/11/2017 Retour d’atelier Cartographier le patrimoine - C. MUSET LE POS APPLICATIF CIBLE

Retour d’atelier – le POS applicatif cible Pour chaque zone fonctionnelle, analyser la couverture applicative : des zones sont sans applicatif, avec un applicatif en fin de vie, plusieurs applicatifs avec des saisies redondantes ? Voyez vous des axes d’amélioration sur les applicatifs, sur des procédures à automatiser, sur des référentiels à créer, sur des connecteurs manquants ? En discutant avec vos collègues, y a-t-il des pistes de mutualisation ou de réutilisation de composants ? Parmi les exemples de fond de carte du POS quelle est celle qui vous parait le plus pertinent ? Même question avec les exemples d’utilisation Apres la restitution

DOCUMENTS RESSOURCES POUR L’ATELIER 09/11/2017 DOCUMENTS RESSOURCES POUR L’ATELIER Cartographier le patrimoine - C. MUSET Fond de carte « Principe du POS SI  » Exemples de cartographies

La couche fonctionnelle - POS 09/11/2017 Cartographier le patrimoine - C. MUSET Doc de référence : REF 5

Les 5 domaines fonctionnels 09/11/2017 O P S Cartographier le patrimoine - C. MUSET E D Doc de référence : REF 5

Zoom immobilier et moyens généraux 09/11/2017 Cartographier le patrimoine - C. MUSET Doc de référence : REF 5

Les sous-fonctions du PATRIMOINE 09/11/2017 Gestion de la sûreté, de la sécurité et de l’hygiène Constructions et opérations de maintenance lourde (MOA) Maintenance et gestion physique des locaux Management des équipes de la fonction patrimoniale Pilotage de la politique immobilière (SD, PPI, interface entre DIRPAT et gouvernance politique) Gestion locative (utilisation des locaux) Gestion des contrats d’externalisation Cartographier le patrimoine - C. MUSET SD Schéma directeur PPI Projection pluriannuel Doc de référence : REF 1

Fonctions et activités du patrimoine 09/11/2017 Description du patrimoine Référentiel patrimoine, Description générale (identité des bâtiments, données de base, etc.) Mise à jour des biens (acquisition, cession, réaménagement de locaux, affectation des locaux,) Gestion des plans Gestion de Maintenance et l’entretien Description de la fiche d’identité/technique des équipements (chaufferie, VMC, etc.) Planification et suivi de la maintenance (curative et préventive) Gestion des demandes d’intervention, d’aménagement et services Contrôles techniques et règlementaires (gestion des visites, commission de sécurité, etc. Gestion des contrats Gestion administrative, financière et calendaire des contrats (ex: entretien, maintenance, prise à bail, assurance, et service*, etc.) Suivi des contrats (suivi des interventions, des prestations) Gestion des opérations de renouvellement du patrimoine Programmation pluriannuelle des opérations de Gros Entretien (financière et calendaire) Suivi des opérations Gros entretien Cartographier le patrimoine - C. MUSET PI prestations intellectuelles Gestion des opérations de grosse réhabilitation et travaux neufs Prévision des opérations de projet immobilier (budgétaire et calendaire) Planification et suivi des projets (lancement, réception, mise en exploitation, etc.) Suivi des marchés de PI et de travaux Performance énergétique Suivi des consommations des fluides Performance des bâtiments Gestion locative Gestion administrative et juridique des contrats de mise à bail (AOT, baux, etc.) Suivi locatif (loyer, charges locatives, propriétaire, taxes, etc.) Doc de référence : REF 4

POS Immobilier et Moyens Gén.(univ. Orléans) 09/11/2017 Echanges (partenaires) Collectivités Direction départementale France Domaines Rectorat Fournisseurs Cadastre Pilotage Immobilier Moyens généraux Référentiels Pilotage opérationnel patrimoine Conservation Culturelle Contrats et Services Gestion administrative du patrimoine immobilier Gestion administrative du patrimoine mobilier Gestion des abonnements Gestion des biens mobiliers Données typologiques plan pluriannuel fonctionnement Gestion de l'archivage administratif Gestion des biens immobiliers Gestion des opérations immobilières Gestion des événements Logistique Gestion des espaces plantés Equipements plan pluriannuel investissement Foncier schéma directeur immobilier Plannings Services aux biens immobiliers et aux occupants Service numérique Patrimoine Référentiel technique Serveur plan Ressources et Support Cartographier le patrimoine - C. MUSET Representation de travail Doc de référence : REF 6

POS Immobilier et Moyens Gén.(univ. Orléans) 09/11/2017 Cartographier le patrimoine - C. MUSET étape dans la démarche Doc de référence : REF 6

Démarche : état des lieux -> cible 09/11/2017 Cartographier le patrimoine - C. MUSET Doc de référence : REF 5

Bibliographie et références 09/11/2017 REF1. Guide audit des fonctions support IGAENR 2010 http://www.amue.fr/fileadmin/amue/actualites/IGAENR/Guide_Audit_fonction_support_-_.pdf REF2. Conférence le pilotage et ses outils des indispensables pour outiller le patrimoine immobilier Site Amue juillet 2015 http://www.amue.fr/pilotage/metier/articles/article/pilotage-succes-de-la-premiere-conference-sur-le-patrimoine/ REF3. Conférence présentation accord cadre Amue SI patrimoine sept 2015 http://www.amue.fr/patrimoine/metier/article10/article/accord-cadre-si-patrimonial-web-conference-dinformation/ REF4. Document GT AMUE pour l’accord cadre SIPAT REF5. LES DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE DU S.I. DE L'ÉTAT http://references.modernisation.gouv.fr/urbanisation-du-systeme-dinformation-de-letat Cadre Commun d'Urbanisation du SI de l'Etat v1.0_0 Plan d'Occupation des Sols du SI des Services Publics Français V3.1.1 REF6. Tous nos remerciement pour l’université d’Orléans et son architecte d’établissement Sylvie Haouy-Maure pour ses travaux de cartographie sur le patrimoine. Cartographier le patrimoine - C. MUSET