Rénovation BTS AM – S.Vial Outils de travail collaboratif et référentiel du BTS Assistant(e) de manager 26 mars 2008 Serge Vial Rénovation BTS AM – S.Vial

Rénovation BTS AM – S.Vial La page d'accueil privée : accès aux outils, synthèse des informations « remontées » du site (notion de portail) Liens donnant accès aux articles récents publiés sur le site Aide, formation au collaboratif, intranet… Forums d’échange au sein de la classe Flux rss choisis par l’équipe (veille informationnelle) De nombreux outils de type collaboratif : menu Utilisateur => unifier le système d’information de l’organisation Notion de « portail » : agrège, remonte l’information du site (évent. Provenant de plusieurs entités : site acad ecogest) Des espaces qui organisent la communication, en fonction de la place de l’utilisateur dans l’organisation Accès aux outils collaboratifs : Agenda, Annuaires, Forums, Faq, Messagerie… Lancement d’applications : Livret de compétences… L’organisation dans le temps (thèmes d'études, projets, devoirs…) Des ouvertures vers d'autres lieux de vie du lycée… Rénovation BTS AM – S.Vial

1. Publier du contenu (site d’établissement) 2.1.3. Assurer une veille informationnelle 2.2.2. Elaborer un dossier documentaire… L’élève identifié : Sélectionne le thème Veille informationnelle (partagée) Publie (auteur) un article dans la classe AM1 Un professeur (modérateur) valide l’article L’élève : Dépose un fichier Modifie l’article : lien vers le fichier Soumet à nouveau l’article Un professeur (modérateur) valide l’article Un professeur (prof2, gestionnaire) : contrôle, archive, supprime les contenus 1.2.2. Animer un travail collaboratif 1.3.3. Communiquer par écrit 2.4.1. Optimiser la circulation de l’information 2.4.1. Optimiser la circulation de l’information 2.3.2. …Trier, classer et archiver les documents du service Rénovation BTS AM – S.Vial

Cycle de vie d’un article d’un thème modéré (avec approbation) Workflow de publication du système de gestion de contenu (CMS) 4.2.1. workflow Cycle de vie d’un article d’un thème modéré (avec approbation) Auteur Modérateur (approbateur) Lecteur Gestionnaire 1 Crée l’article 2 Visualise Modifie 3 Soumet (Terminer) article brouillon 4 Confirme (ou non) soumis 4 « rôles » de base dans l’organisation de la publication : auteur (écrit), modérateur (valide les contenus), lecteur, gestionnaire (organise) Un rôle non présenté ici : l’administrateur, qui crée les objets informatiques nécessaires (crée l’arborescence des catégories de thèmes d’après les spécifications des utilisateurs) Le « workflow » automatise la circulation des documents (et tâches liées) : voir le site W4 7 Modifie Réaffecte Page accueil en attente 5 Visualise (commente) confirmé 6 Modifie 8 Archive Supprime article publié temps Rénovation BTS AM – S.Vial

Des partages de publication  des entités (vue élève) 5.3.2. Assurer la communication …Définir les cibles… ETABLISSEMENT : communication externe de l’organisation (sur internet) SECONDES : communication externe (intranet) PREMIERES : communication externe (intranet) TERMINALES : communication externe (intranet) Thème public (intranet) Thèmes privés (intranet) partagés par toutes les classes de terminale Page d'accueil privée personnalisée en fonction des sections présentes (portée, degré de visibilité de la communication) Le site est décomposé en niveaux (délégations d'administration) comportant : Un administrateur de niveau (ex: TstgAdmin) Un groupe de gestionnaires du niveau (ex: TstgGest) Des objets, dont certains sont publics, d'autres à visibilité limitée à ce niveau Thèmes privés à chaque classe du niveau TSTG (spécialité…) L'utilisateur accède aux informations qui le concernent dans l’organisation (groupes auxquels il appartient). Rénovation BTS AM – S.Vial

Des espaces de communication  des entités (vue professeur) Informations internes à l’équipe des professeurs de STG Informations partagées avec les collègues de l’enseignement général Aucune classe… Informations partagées avec tous les prof. Portée, visibilité de l’information => organisation de la communication Toutes les classes en charge D’autres entités… Lancement d’applications, QCM… Rénovation BTS AM – S.Vial

2. Produire une information structurée 2.2.1. Créer et modéliser un document : Gestion des versions Règles de production : (standard HTML, charte graphique) L’élève : Dépose une nouvelle version du fichier (gestion des versions) Observe le code html de l’article Modifie la forme de l’article (dissociation fond / forme) : crée un lien vers une feuille de style existante Soumet l’article + organisation par le thésaurus de publication : structure des thèmes Rénovation BTS AM – S.Vial

Dépôt de documents (Gest. de fichiers) Choix du répertoire de travail (formateurs) Téléchargements Gestion des versions Accès aux autres versions Historique des versions Historique des accès en écriture L'outil Gest. de fichiers autorise un travail à plusieurs sur un fichier (gestion des versions) : L'utilisateur télécharge la version actuelle du fichier, verrouille l'accès sur le site, Il modifie le fichier en local (usages bureautiques habituels) Il dépose la nouvelle version (icône), ce qui incrémente la version du fichier Rénovation BTS AM – S.Vial

Notion de feuille de style (css) 2.2.1. Créer et modéliser un document, règles de production : (standard HTML, charte graphique) La feuille de style structure le document : Séparation fond / forme Métiers : 1. Définir les obectifs et le contenu du doc 2. Réaliser le graphisme au service de cette communication La forme (feuille de style) est dissociée du fond (page html). Rénovation BTS AM – S.Vial

Rénovation BTS AM – S.Vial 3. Organiser, planifier 4.2. Tenir les agendas personnels et partagés L’élève partage son calendrier personnel avec le professeur Le professeur (calendrier personnel partagé, de groupe) définit un rendez-vous à l’étudiant saisit les dates de devoirs (un agenda de groupe par classe) saisit les activités des étudiants vérifie les disponibilités pour une date : « conflit » Rénovation BTS AM – S.Vial

4. Planifier : le gestionnaire de tâches 3.3. Assurer le suivi de la décision 4.2.2. Participer à la coordination des activités des membres Le professeur crée les groupes ("rôles") nécessaires au suivi d’un projet : un groupe de "Gestionnaires", un groupe de "responsables de tâches" Il crée le projet et ses propriétés : droits donnés aux groupes Le professeur crée les tâches (en prévisionnel) il définit les dates de début, de fin, les relations d’antériorité, le responsable de tâche Chaque responsable de tâche saisit le taux d’avancement de sa tâche… Rénovation BTS AM – S.Vial

Le gestionnaire de tâches 1. Définir les rôles : droits sur le projet 2. Définir les tâches : - contraintes d’antériorité - responsable - dates de début et de fin… 4. Diagramme de Gantt : - prévisionnel - ou réel 3. Saisir l’avancement des tâches - description - taux de réalisation Rénovation BTS AM – S.Vial

5. Compréhension et évolution du SI Rénovation BTS AM – S.Vial

Site d'établissement, organisation des partages de communication pour un niveau d'enseignement 2.4. Contribuer à la qualité du système d’information 2.4.2 Participer à l’évolution du SI 2.4.3 Participer à la sécurité du SI Lire (voir) Utilisateurs enregistrés Prof. tous niveaux Elèves du niveau (toutes les classes) Prof et élèves d'une classe Ecrire Commenter Prof. et élèves du niveau Prof. tous niveaux Prof et élèves d'une classe Approuver Prof. du niveau Prof. du niveau de la classe TSTGADMIN (un compte) Administrateur crée, modifie les objets informatiques du niveau (thèmes d'articles, répertoires partagés, forums) définit les droits d'accès (objet / droit / groupe) TSTGGEST (groupe) Gestionnaire Il gère les contenus (articles, commentaires, contributions, fichiers, faqs…) archive, modifie, supprime les articles modifie, déplace, supprime les fichiers ouvre un sujet de forum, le ferme, le supprime Comprendre une organisation Contribuer à son évolution (adéquation besoins / outils) Un auteur peut modifier le contenu qu'il a déposé sur le site C'est le « gestionnaire » qui est le garant des contenus… Rénovation BTS AM – S.Vial

Site d'établissement, organisation des partages de fichiers pour un niveau d'enseignement 2.4. Contribuer à la qualité du système d’information 2.4.2 Participer à l’évolution du SI 2.4.3 Participer à la sécurité du SI Répertoire partagé Espace TSTG TSTGens TSTGclasse Télécharger Utilisateurs enregistrés Prof. tous niveaux Elèves du niveau (toutes les classes) Prof et élèves d'une classe Déposer Modifier Tous les prof. et élèves du niveau Prof. du niveau Prof et élèves d'une classe Approuver Prof. du niveau Aucune approbation Prof. de la classe TSTGADMIN (un compte) Administrateur Il crée les partages crée, modifie, supprime, renomme les partages du niveau définit les droits d'accès sur les partages TSTGGEST (groupe) Gestionnaire Il gère les contenus modifie, supprime les fichiers modifie, déplace, supprime les fichiers Rénovation BTS AM – S.Vial

6. Accès à l’administration d’un site collaboratif 5.3.2. …accès à l’administration d’un espace de publication dynamique sur le web 4.2.2. Participer à la coordination des activités des membres de l’entité La délégation d’administration permet de faire évoluer les espaces de stockage des contenus afin de mieux répondre aux besoins de l’organisation On peut créer une autre délégation liée à une classe (espace très limité d’administration…) afin de (sans risques) : Créer, modifier des groupes spécifiques Créer, renommer, changer les propriétés d’un thème d’articles, associer des droits d’accès Définir un répertoire partagé, définir les droits 1.2.2. …mise en œuvre efficace d’outils de travail collaboratif Rénovation BTS AM – S.Vial

7. Architecture technique 2.4.3. Participer à la sécurité du système d’information : Le SI Réseaux Architectures client-serveur n-tier Rénovation BTS AM – S.Vial

Site collaboratif d'établissement Un serveur Windows 2003 par établissement (07, 26, 38, 73) http://pbeghin-tertiaire.ac-grenoble.fr/ Serveur Slis (sécurité internet pour la pédagogie) - Passerelle internet - Proxy-cache, pare-feu… - Redirection des requêtes http vers 172.31.x.y Un serveur AMP (Apache, Mysql, Php) par établissement Le SLIS assure la sécurité, et il est configuré pour rediriger les requêtes http vers le serveur Ovidentia Serveurs de fichiers - Mrpet, Orpeo - Domaine Windows 2000 ou 2003 Serveur Ovidentia 172.31.x.y Windows 2003 autonome + pare-feu Apache, MySql, Php Salle informatique Salle informatique Salle informatique 15 sites centralisés sur un serveur Linux (CRI d'Archamps en Haute-Savoie) Rénovation BTS AM – S.Vial

Architecture AMP (Apache-Mysql-Php) client-serveur n-tier (ici : 4 niveaux) 2.4.3. Participer à la sécurité du système d’information : Le SI Réseaux Architectures client-serveur n-tier Requête CLIENT SERVEUR Réponse 2- Serveur web (Apache) 1. Requête http://ecogest.ac- grenoble.fr/index.php 2. Transmet à php 5. Résultat: code html 6. Résultat : page html 3. Requête sql 3- Application (PHP) 1- Présentation navigateur web (Internet Explorer, Firefox…) 4. Résultat : données 4- Données (MySql ) Architecture client-serveur de type Apache – MySql – Php Serveur web de pages dynamiques Interface web de création de requêtes SQL (PhpMyadmin) Rénovation BTS AM – S.Vial

Rénovation BTS AM – S.Vial Quelques conclusions Les usages collaboratifs au quotidien, en classe, analysés et « compris » (rôle dans le SI), permettront de construire des « mises en situation » professionnelles riches. La plate-forme collaborative de type AMP autorise des usages très diversifiés accès distant au « livret de compétences » site du lycée : xxx-tertiaire.ac-grenoble.fr site académique : ecogest.ac-grenoble.fr site de test : otcter.ac-grenoble.fr un simple pc : localhost (réaliser un site local de test) De l’informatique de l’utilisateur à l’informatique du management (de l’organisation) : mettre en place les structures de communication qui répondent aux besoins de l’organisation. Rénovation BTS AM – S.Vial

Bibliographie, sitographie (à actualiser…) –    BALMISSE Gilles, Gestion des connaissances. (Vuibert, 10/2002), ISBN: 2-7117-8697-8 –     Gestion des connaissances : un"livre blanc" très intéressant est téléchargeable http://www.knowledgeboard.com/community/zones/fr.html –     Gestion des connaissances http://www.knowledgeconsult.com/fr/ –     Gestion des connaissances (master Aix-Marseille TIDE) : très intéressant http://ntide.u-3mrs.fr/services/ntide02_03 –     Dossier Journal du net, travail collaboratif : très simple pour découvrir et actualiser http://solutions.journaldunet.com/dossiers/km/sommaire.shtml –     Panorama des outils, nombreux liens (educnet) http://www.educnet.education.fr/dossier/formation-ressources/outils.htm –     Glossaire sur le travail collaboratif, étude de quelques plateformes (acad. de Rennes, 2002) http://www.ac-rennes.fr/tic/glossaire/Lexique.htm http://www.ac-rennes.fr/tic/glossaire/AnalysePlateformes.htm –     Test d’outils collaboratifs en ligne (très nombreux !) http://www.cms-quebec.com –     Classification des outils collaboratifs (en anglais) http://www.collaborate.com/publication/newsletter/nl0603.html –     Internet, premiers pas, lexiques informatiques (educnet) http://www.educnet.education.fr/tech/ppas/ppas3.htm http://www.admiroutes.asso.fr/espace/intranet/glossaire.htm –     Charte des usages internet/informatique en établissement scolaire (voir aussi la Cnil, l'outil collaboratif comporte des informations nominatives...) http://www.educnet.education.fr/aiedu/guide-charte.htm http://www.educnet.education.fr/chrgt/charteproj.pdf Rénovation BTS AM – S.Vial

Rénovation BTS AM – S.Vial Conclusion Vive la rénovation « collaborative » (entre autres) du BTS Assistant de manager ! Rénovation BTS AM – S.Vial