la dématérialisation à la BnF Présentation CEP du 10 avril 2014 Comité d'établissements publics Sirepa et produits interfacés

L’objectif Améliorer la qualité et l’efficacité de la gestion : S’inscrire dans une démarche de développement durable : diminution significative de la production, de la circulation et du stockage de papier : plus d’un million de feuilles imprimées par an Réduire les délais de paiement : La non circulation de papier va mécaniquement entraîner une diminution des délais de traitement Pour les dépenses, l’objectif est d’atteindre un DGP inférieur à 20 jours en 2017 (annonce du gouvernement) Faciliter la production des pièces justificatives demandées au cours des audits Cour des Comptes, Commissaires aux comptes, URSSAF, Commission européenne, etc.

La dématérialisation, pourquoi ? Une nouvelle réglementation la rend possible : Le décret GBCP du 7 novembre 2012 autorise la dématérialisation des documents comptables, des justificatifs (articles 51 et 52) Le projet d’arrêté sur la dématérialisation Distingue la dématérialisation « native » de la dématérialisation « duplicative » Prévoit la possibilité de transmettre au juge des comptes des documents scannés (« dématérialisation duplicative ») Dans ce cas, il impose cependant la conservation des pièces originales Ces nouveaux textes autorisent également le remplacement de la signature sur les ordres de payer et les ordres de recette par la validation d’une transaction du logiciel de gestion

Postulat Une instruction conjointe Ordo/Comptable qui s’attachera à proposer une solution ouverte, simple et opérationnelle Une solution qui s’insére dans l’organisation actuelle Sirep@Net n’est pas un outil de GED : pas de partage aisé des documents, nécessité d’un accès à Sirep@net pour consultation des pièces, etc, Nécessité de disposer d’un outil ouvert à tous (selon habilitations) permettant la consultation, l’édition (si nécessaire…), l’export des pièces dématérialisées et leur archivage Toutes les pièces qui concourent à une dépense ou à une recette sont à terme, dématérialisées (pas de double gestion papier/numérique sauf pour les originaux)

Un fonctionnement à 3 acteurs avec des rôles définis Création d’un dossier dématérialisé ordonnateur dès réception d’un devis Attestation du service fait DOR Gestionnaire métier Scanne de la facture et création du Dossier comptable dématérialisé Création de la commande à partir des éléments fournis par le Gest métier DOP Rapprochement Dossier ordo / dossier comptable et copie des pièces nécessaires au comptable à partir du dossier ordo Gestionnaire administratif Comptable

Trois types de dossiers dématérialisés identifiés – DOR / DOP /DOC Le dossier ordonnateur (DOR) Remplacer les dossiers papier actuels de tous les services (administratifs et métiers) intervenant dans la chaîne ; le dossier ordonnateur devient l’« armoire électronique » où sont stockées toutes les pièces d’un dossier de dépense Permettre à l’ordonnateur de préparer le travail avant l’arrivé de la facture Scanner et conserver sur support dématérialisé l’ensemble des pièces du dossier au fur et à mesure de leur disponibilité Les deux types de dossiers d’ordonnancement  Le dossier d’ordonnancement particulier (DOP) : pour les dépenses traitées en « mode service facturier » (paiement sur la base d’une facture, hors dépenses interfacées) Le dossier est initié par l’agence comptable, à l’arrivée de la facture Le dossier d’ordonnancement classique (DOC) en cours d’instruction Pour les autres dépenses : paie, œuvres sociales, missions, avances, pôles associés, dépenses interfacées, dépenses payées par ordres de paiement Pour les recettes Le dossier dématérialisé peut être créé, selon le cas, par le SGA ou par l’AGC

Le rôle des acteurs de la chaîne de la dépense Les services gestionnaires administratifs : Engagement de la dépense : signature des marchés et avenants, émission des bons de commande, réservation des crédits Certification du service fait et émission de l’ordre de payer Constitution du dossier d’ordre de payer et transmission à l’agence comptable Production des certificats administratifs Conservation des pièces justificatives Les services gestionnaires métier : Expression du besoin et rédaction du cahier des charges Vérification que les prestations sont réalisées conformément au marché ou à la commande (respect des délais, des contenus, des modalités, des moyens, etc.) Attestation du service fait : constate que les prestations exécutées sont conformes  à l’engagement juridique et indique la date du service fait (livraison ou réalisation de la prestation) Participation avec le SGA à l’établissement ou la collecte des pièces justificatives prévues aux marchés/commande

Le rôle des acteurs de la chaîne de la dépense L’agence comptable : Réceptionne, enregistre et numérise les factures Nouveau : Les factures sont adressées directement à l’agence comptable (pour les dépenses traitées en mode service facturier) Contrôle la régularité de l’ordre de payer : Qualité de l’ordonnateur ou de son délégué ; Caractère exécutoire des actes administratifs qui justifient la dépense ; Disponibilité des crédits ; Imputation comptable. Contrôle la validité de la créance : La justification du service fait prononcée par la personne habilitée ; L’exactitude de la liquidation ; L’intervention préalable du contrôleur financier ; La production des pièces justificatives : complétude et cohérence des pièces justificatives produites. Effectue le paiement au fournisseur, après avoir vérifié sa qualité

Les moyens techniques Un outil collaboratif sous Lotus-Notes : GEODE (GEstion de l’Ordonnancement DEmatérialisé) Qui permet de : Créer un dossier ordonnateur, Créer un dossier d’ordonnancement dématérialisé, Echanger les dossiers entre les services et les enrichir, Organiser son travail Suivre la progression du dossier Archiver le dossier une fois le paiement effectué Partagé par tous les acteurs de la chaîne pour aider au pilotage du processus : Aide au pilotage des délais de paiement Suivi d’activité et animation de son unité de travail (Ré-)affectation des dossiers aux gestionnaires Lotus-Notes

Les moyens techniques Des scanners en réseau pour l’agence comptable et pour les les SGA (scan des factures à leur arrivée pour l’AGC, scan des pièces par l’ordonnateur (BC, BL, Devis, Etc.) Deux écrans sur les postes de travail de l’agence comptable et des SGA Une évolution de Sirep@Net pour une génération de fichiers pdf unitaires (mandats, CSF, Etc.) avec un nom prédéfini (Ex : MDT-2014-BNF-APSFA-1001245)

L’outil Lotus-Notes Une solution réalisée sur Lotus-Notes qui permet : Une gestion des habilitations et des droits Un partage des données Une gestion de mails avec des liens vers les dossiers (DOP/DOR/DOC) Une fonction de workfow Un lieu unique de dépôt et d’archivage des pièces dématérialisées Un archivage pérenne Un outil de recherche Des liens entre fichiers

Le scénario retenu Le circuit

Services Gestionnaires Métier SGA SGM Services Gestionnaires Métier SGA Services Gestionnaires Administratifs AGC Agence Comptable Elaboration du projet de dépense: Demande le devis auprès du fournisseur Peut créer le dossier ordonnateur (DOR) dans GEODE et numériser le devis. Sinon, transmet le devis au SGA. Création du dossier ordonnateur (DOR) : Crée le dossier ordonnateur et numérise le devis (seulement si le SGM ne l’a pas déjà créé) Crée et numérise la commande Numérise les autres pièces du dossier Informe de la notification de la commande Atteste du service fait : Renseigne la date de service fait dans le dossier ordonnateur Renseigne son nom Numérise les pièces justificatives prévues au marché et les dépose dans le dossier ordonnateur Création du DOP Réceptionne et saisie la facture fournisseur Crée le DOP et dépose la facture Alimente le DOP et ordonnance la dépense: Type le dossier ordonnateur « DOP reçu » Transfert les pièces justificatives du dossier ordonnateur vers le DOP Crée, Numérise et dépose les certificats administratifs dans le DOP Crée et dépose le CSF dans le DOP Envoi le DOP à l’agence comptable Type le dossier ordonnateur « complet » ou « non complet » Paiement du fournisseur : Contrôles Paiement

L’outil GEODE Le DOR - Ordonnateur

Le Dossier ordonnateur Les finalités du « dossier ordonnateur » (DOR) : Préparer le travail d’attestation du service fait et de constitution du dossier dématérialisé avant l’arrivée de la facture Recueillir les éléments d’information et les justificatifs dématérialisés (au format PDF) produits par le SGA ou par le SGM : devis, numéro du marché, numéro de convention nom du fournisseur, bon de commande, date de service fait bon de livraison, etc. Le DOR est créé, selon l’organisation retenue : soit par le SGA soit le SGM

Le Dossier ordonnateur Le DOR n’est pas une étape obligée : un dossier peut être traité et payé avec seulement le DOP Le DOR est créé pour chaque commande : pour un marché, on peut avoir plusieurs DOR Le DOR comporte les informations suivantes : Le niveau budgétaire SIREPA : obligatoire à la création Le nom du fournisseur : obligatoire à la création Le numéro de marché, le cas échéant Le numéro de convention, le cas échéant La commande au format PDF Le devis retenu au format PDF, le cas échéant Un DOR concerne une ou plusieurs attestations de service fait Chaque attestation de service fait donne lieu à un paiement (une facture)

Le Dossier ordonnateur Les rubriques « Attestation de service fait » comportent les éléments suivants : Le nom et le service de la personne qui atteste du service fait La date du service fait Le bon de livraison le cas échéant Toute pièce exigée à l’occasion du service fait au format PDF : VA, VSR, décompte général définitif, rapport d’avancement, etc.

Le Dossier ordonnateur

Le Dossier Ordonnateur

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