Le dossier unique de subvention aux associations

Les objectifs du dossier unique Le dossier unique de subvention a vocation de proposer à l’ensemble des services du Département ainsi qu’à ses partenaires associatifs un cadre partagé pour l’instruction des dossiers de subvention aux associations. Ce dossier unique présente plusieurs avantages : Les informations demandées sont conformes aux obligations légales de la collectivité pour le suivi des versements de fonds publics ; La constitution d’un dossier permanent permet aux associations en cas de renouvellement de la subvention de ne renseigner uniquement que les modifications apportées depuis la dernière demande ; Le dossier annuel de subvention permet d’avoir une présentation homogène des budgets par type de subvention (pour le financement fonctionnement général, d’actions spécifiques ou d’investissement) et par seuil.

Plan de la présentation Le dossier permanent Le dossier annuel de demande de subvention Les fiches d’accompagnements aux directions La mise en production : test et déploiement

Le dossier permanent

L’identification de l’association afin de permettre une orientation vers la direction qui va mener l’instruction de la demande de subvention.

Les informations pratiques permettant de préciser à l’association quels sont les documents à remplir en fonction de la récurrence de la demande (première demande ou renouvellement), du type de subvention attendue (fonctionnement / investissement)et du seuil du montant sollicité (dossier simplifié ou non). Il est également indiqué la liste des pièces à joindre nécessaires pour l’instruction du dossier (différenciation première demande ou renouvellement).

La rubrique « Renseignements administratifs » décline l’ensemble des informations légales de référencement de l’association ainsi que l’identité des personnes ayant une responsabilité au sein de la structure associative. La rubrique « Activités et organisation » permet de déterminer de façon générale le type d’activité qu’exerce l’association, le public visé, la localisation de ses activités et les moyens humains dont elle dispose et/ou qu’elle fédère pour les réaliser. Sont également demandé ses démarches pour l’évaluation de ses actions et projets. Enfin, la rubrique « Attestation sur l’honneur » engage le Président ou son représentant légal sur la véracité des renseignement fournis et sur la domiciliation bancaire de l’association.

Le dossier annuel de demande subvention

Le dossier annuel de subvention se décline en 3 fiches distinctes que l’association doit remplir en fonction de la nature et du montant de sa demande de subvention : Fiche 2-1 : Dossier de demande de subvention de fonctionnement Dans le cas où la demande de subvention est supérieure à 1.500 euros. S’il s’agit d’une demande de subvention en faveur d’une action ou d’un projet spécifique l’association doit remplir la fiche et le budget de l’action ainsi que son annexe. Ces fiches permettent de décrire la cohérence du projet S’il s’agit d’une demande de subvention de fonctionnement général, seul le budget général de l’association suffit.   Fiche 2-2 : Dossier de demande de subvention de fonctionnement simplifié Si la demande de subvention est inférieure à 1.500 euros, l’association utilisera cette fiche. Fiche 2-3 : Dossier de demande de subvention d’investissement A utiliser si la demande de subvention de l’association concerne uniquement l’acquisition d’équipement et/ou de matériel.

Fiche 2-1 : Dossier de demande de subvention de fonctionnement Pour les demandes de subvention supérieures à 1.500 euros. Description générale de l’action ou du projet. Les directions peuvent y adjoindre des demandes spécifiques (détails par public, par typologie de moyen mis en oeuvre …) afin de faciliter l’instruction du dossier. Sont présentés deux budgets : le budget de l’action et le budget général de l’association, dont le renseignement (ou la transmission s’il est aux normes comptables associatives) est obligatoire dans tous les cas de figure. Ceci afin d’évaluer le montant sollicité pour le projet au sein du budget général.  

Les annexes concernant la présentation de l’action ou le projet sont également à intégrer. Suivant la direction concernée, la nature des renseignements est variable. Par exemple la direction des sports sollicite une ventilation très complète par classe d’âge des licenciés de l’association sportive.

Fiche 2-2 : Dossier de demande de subvention de fonctionnement simplifié Si la demande de subvention est inférieure à 1.500 euros. Seuls les budgets simplifiés de l’association et de l’action (si subvention spécifique) sont demandés.

Fiche 2-3 : Dossier de demande de subvention d’investissement Si la demande de subvention de l’association concerne uniquement l’acquisition d’équipement et/ou de matériel. Seul la fiche de financement du bien subventionné est à renseigner.

Les fiches d’accompagnement

Les fiches d’accompagnement Fiche 1 : Définition de la subvention Fiche 2 : L’assiette subventionnable Fiche 3 : La lecture du budget prévisionnel de fonctionnement Fiche 4 : Le budget d’investissement Fiche 5 : La comptabilisation des contributions en nature

Tests et déploiement

Le dossier permanent et le dossier annuel de subvention sont soumis à une phase de « recettage » (de mai à juin) par : La direction de l’insertion ; La direction de la culture ; La direction de l’éducation, des sports et des transports ; Après cette phase, les modèles seront généralisés et mis à disposition de l’ensemble des directions via le site intranet (à compter de juillet / août) ; En complément des fiches, des formations en intra seront proposés notamment sur la lecture et l’analyse des comptes (bilan et compte de résultat) au cours du second semestre ; Les modèles seront ensuite téléchargeables sur le site internet de la collectivité, mais sans saisie de demande en ligne (à compter de septembre) ; Enfin, la mise en place d’un extranet « subvention » est prévue dans le cadre du renouvellement de la gestion des aides (janvier 2013) ; il permettra d’une part d’une saisie en ligne de la demande et, d’autres part, le suivi de l’instruction et de la décision d’attribution ;