Un exemple de succès 22/09/2018 La Régie des rentes

La Régie des rentes La Régie a pour mission de contribuer à la sécurité financière des citoyens et citoyennes du Québec. Un siège social à Québec et 9 centres de services à la clientèle en régions 1232 employés Plus de 7 millions de clients 22/09/2018

Contenu de la présentation Contexte de la Régie Description du projet de transformation de la formation Résultats obtenus Stratégies Bons coups Conditions de succès 22/09/2018

La Régie de rentes La Vice-présidence aux services à la clientèle Plus de 150 préposés Près de 200 agents Autres clientèles 22/09/2018

Statistiques sur la demande de formation Du 1 janvier 2011 au 31 octobre 2011 70 formations différentes ont été diffusées et complétées 169 groupes d’apprenants 1063 jours de formation et, 3886 jours personnes apprenants 351 personnes ont suivi au moins une formation DSO 22/09/2018

Contexte : défis et enjeux Postes d’agents et préposés en transformation Nouveaux outils technologiques et processus optimisés en implantation Départs à la retraite et effet domino Autres projets de transformation RRQ Le rôle du formateur en transformation Impacts pour la formation Augmentation des demandes de formation Ajustement aux formations pour tenir compte du nouveau profil d’apprenant Révision et ajustements aux contenus de formation compte tenu des changements technologiques et des nouveaux processus Conception de nouveaux contenus dans le cadre des projets en cours Transformation des façons de former Développement des compétences des formateurs 22/09/2018

Le projet de transformation du processus de formation 22/09/2018

Les priorités 2010 et 2011 Rendre le processus de formation efficient Renforcer le partenariat Mobiliser les équipes et renforcer les compétences des formateurs 22/09/2018

Historique des réalisations Rendre le processus de formation efficient Transformation de 4 formations selon les pratiques de gestion de projet Développement d’outils et de gabarits en formation Mise en place d’outils de gestion permettant d’exercer un suivi des activités de formation Renforcer le partenariat Sensibilisation à la réalité de la formation; ses enjeux, défis, exigences… Implication dans chacun des projets de formation Amélioration de la gestion de la transition Mobiliser les équipes et développer les compétences des formateurs Formation des formateurs en andragogie et animation Apprentissage dans l’action dans le cadre des projets pilotes Accompagnement Sensibilisation des équipes aux coûts et à la rentabilité des activités de formation 22/09/2018

Migration du modèle de formation Moment optimal de retour dans les opérations Performance Courbe d’apprentissage: APRÈS Projet de Transfo DSO Projet de transfo DSO Courbe d’apprentissage: AVANT Zone d’intervention du chef d’équipe: APRÈS Zone d’intervention du formateur Zone d’intervention du chef d’équipe: AVANT Courbe de suivi: AVANT Courbe de suivi: APRÈS Temps

Les nouvelles orientations en formation Classe virtuelle et formation à distance Action learning et alternance présentiel et à distance Team teaching Épuration des contenus Formation en modules Approche expérientielle E-learning mieux encadré Aide opérationnelle comme outil de formation Transition post-formation 22/09/2018

Les résultats Jusqu’à maintenant… 22/09/2018

Bénéfices (Un exemple de nos bénéfices sur une moyenne estimée à trois diffusions/an) Directions opérationnelles 720 j/p de plus à chaque année dans les secteurs Direction du Soutien aux opérations 166 j/p disponibles pour les formateurs Bénéfices Vice-présidence services à la clientèle 886 j-p/année VSPC récurrent, soit plus de 4 ETC 22/09/2018

Bénéfices relatifs à la productivité pour les opérations Projet pilote rente d’invalidité Avant: 1.2 dossier/jr/apprenant 129 dossiers de plus traités dans les opérations pour un groupe de 6 apprenants durant les 3 premières semaines post-formation! Après: 3 dossiers/jr/apprenant 270 dossiers de plus traités dans les opérations pour un groupe de 6 apprenants durant les 3 premières semaines post-formation Autonomie complète après 10 jours! Selon les informations fournies par la Direction cliente… 22/09/2018

Directions opérationnelles Autres bénéfices… Moins de déplacements: diminution des coûts et augmentation de la qualité de vie des apprenants Meilleurs résultats aux tests finaux des formations Transition facilitée vers les opérations Apprenants plus autonomes et performants plus tôt en post-formation Directions opérationnelles Diminution des coûts de mise à jour des contenus Diminution du temps de préparation des formateurs Diminution des efforts (formateur) en banque de formation Diminution des coûts liés à l’utilisation des équipements et des salles de formation DSO 22/09/2018

Formation 22/09/2018

La stratégie Potentiel de réduction de durée et importance de la demande de diffusion Charte de projet soumise à l’approbation des partenaires quant à la transformation désirée Priorisation des formations à transformer Retirer les éléments peu mis en pratique Augmenter le ratio de pratique en formation Aide opérationnelle est l’outil central de la formation Formation Choix d’optimisation Rentabilité des changements (pédagogie et coûts) Accompagnement des formateurs 22/09/2018

Modes de fonctionnement Les bons coups Modes de fonctionnement Quitter le fonctionnement en silo pour une approche collaborative Choix des médiums pédagogiques selon les coûts et les objectifs visés Utilisation de gabarits de formation Formation E-learning mieux encadré Transfert des apprentissages et transition mieux préparés Accompagnement just-in-time lors de formation à distance 22/09/2018

Les conditions de succès Mettre en place une vision claire et partagée de ce qui est à changer, comment, jusqu’à quel point et ce auprès de l’équipe et des parties prenantes Miser sur les éléments de la culture et les identités professionnelles qui vont dans le sens du changement Accompagner les formateurs selon leurs besoins. L’approche par petits pas utilisée permet une plus grande autonomie Sensibiliser les équipes de projet aux coûts et aux efforts des différents médiums et types d’activités de même qu’aux bénéfices visés Arrimer les changements apportés dans les formations aux besoins des Directions opérationnelles et à leur organisation du travail 22/09/2018

Partenariat 22/09/2018

La stratégie Établir un véritable dialogue permettant de dégager une vision VPSC des besoins en matière de formation Communiquer à l’aide de faits afin de prendre des décisions éclairées ensemble Saisir les opportunités de rendre compte des résultats obtenus auprès des directions opérationnelles S’assurer que les actions de changement réalisées entraînent des bénéfices au niveau de la formation ET des Directions opérationnelles 22/09/2018

Les bons coups Sensibilisation sur les exigences, défis et enjeux de la formation auprès des Directions opérationnelles Grande implication des Directions clientes dans la révision des formations Suivi et reddition de comptes aux Directions opérationnelles face au déroulement des projets 22/09/2018

Les conditions de succès En dépit du contexte chargé, maintenir l’implication, le partage d’information, la communication Développer une meilleure compréhension des contextes et de la réalité de chacune des Directions 22/09/2018

Élément stratégique: Paver la route du succès Accès à davantage de ressources ainsi qu’aux meilleures ressources Meilleures conditions de succès Augmentation de la carte politique et du leadership Attention favorable Adoption de comportements optimaux Résolution de problèmes rapide et efficace Culture de collaboration, d’imputabilité et d’initiative et nouvelles routines organisationnelles Petits succès Émotions positives Confiance interne Confiance externe Favorise la mise en place d’une culture collaborative et de performance à la DSO Mise en place des conditions favorables à la réussite du projet 22/09/2018

Gestion du projet et du changement 22/09/2018

Stratégie d’implantation agile et par projets pilotes Avantages Permet de passer plus rapidement à l’action (bâtir sur des succès (quick wins)) Permet d’accélérer la récupération des bénéfices et de dégager la marge de manœuvre requise pour réaliser d’autres changements Permet de bénéficier d’un effet de levier pour la suite du changement (mobilisation) Diminution des risques (gestion de projet, gestion du changement) Crée un sentiment de maîtrise car on améliore les façons de faire tout en demeurant dans la zone de compétences Apprendre dans l’action Rythme adapté compte tenu de la complexité du changement et du contexte organisationnel Inconvénients L’absence d’architecture détaillée: plus difficile d’assurer la cohérence de la solution finale peut nécessiter des réalignements et des réajustements en cours de route (exige une vigie constante du contexte) augmente les risques liés à la cohérence de la solution globale (différences de perceptions et compréhension)  On remet à plus tard la véritable transformation on remet les chantiers majeurs à plus tard Enjeux Gestion de projet / coordination Architecte d’affaire solide en formation et en gestion Gestion de la vision Travail collaboratif – communications Équipe motivée dans le temps capable de se remettre en question et de se réajuster Mouvement de personnel Réutilisation des bénéfices pour absorber l’augmentation de la demande Un porteur présent et engagé 22/09/2018

Notre stratégie de gestion du changement: incrémentale par phase Augmenter la capacité réelle et perçue Prioriser les formations ayant le potentiel de retour sur investissement le meilleur tout en demeurant dans la zone de compétences en place Nourrir la passion face au projet de transformation Un rythme adapté à l’exigence et à la complexité du changement en cours Une grande participation d’acteurs clés Une communication constante afin de partager les actions du changement ET la vision du changement 22/09/2018

Trois axes majeurs d’accompagnement Dans le cadre du projet de transformation de la formation Accompagner les Directions clientes dans leur zone de responsabilité face à la formation et ses implications Supporter les formateurs car ils changent le visage de la formation et le font en devant changer en eux-mêmes Transformer la façons de gérer la transition VPSC de manière à augmenter la performance des opérations 22/09/2018

Les bons coups Impliquer les Directions opérationnelles dans les projets pilotes en tant que partenaires et contributeurs Faire preuve de souplesse et d’adaptation afin de saisir les opportunités permettant de renforcer les 3 axes prioritaires (ex: gestion de la transition) Implanter des pratiques de mesure de résultats et d’analyse coûts bénéfices des efforts de transformation réalisés Mise sur une approche participative auprès des acteurs impliqués Toujours garder le cap sur la vision et la dimension complexe du changement (les projets pilotes ne sont pas gestes isolés mais des actions cohérentes qui s’insèrent dans un projet plus vaste) 22/09/2018

Les conditions de succès Penser la stratégie d’implantation et la stratégie de gestion du changement ensemble Même en procédant par projet pilote, garder en tête l’ensemble des interventions en cours. Chaque geste posé doit l’être en se concentrant sur le court terme, sur l’effet de levier visé et tenir compte de ses impacts sur l’ensemble de la VPSC Un accompagnement et une présence importante auprès de chacun afin de pouvoir intervenir de manière proactive Le développement des compétences des formateurs selon deux axes: Formation pour l’ensemble des formateurs durant l’été Accompagnement dans l’action pour les formateurs impliqués dans les projets pilotes et partage le d’expériences avec les autres formateur 22/09/2018

En conclusion 1ier constat: Nous sommes plus forts ensemble! 2ième constat: Nous pouvons faire mieux sans investir plus d’efforts! 3ième constat: Il est possible de réussir à se transformer sans douleur! 4ième constat: Un dialogue ouvert et transparent permet de mettre en place des solutions innovantes, créatives et bonnes pour tous! 5ième constat: Chacune des actions posées doit l’être dans le respect de la cohérence d’ensemble et on doit garder le cap sur le vision (cible désirée)! 22/09/2018

Questions et commentaires 22/09/2018