Technologie de l'Information CRIS Contrats DEVCO R4 Technologie de l'Information 16/02/2018

Agenda du Jour Contrats: liens avec les autres modules Durées et échéances Vérifications préliminaires Informations Générales Responsables Ventilation Analytique & Imputations Engagements & Lignes Budgétaires Avenant Initial Paiements

Liens vers les autres modules 3

Modules CRIS Engagement budgétaire Niveau 1 = Engagement Global This slide contains animations Click 1: PRG - Programming: The Programming module is the top of the pyramid. It results in different other entities in CRIS Click 2: Linked to the Programming documents, we have a PRJ – Project where we record the operational data of the decision. By establishing this link, we are able to follow up on how the Programming (set up for different years) is being executed. Click 3: The Project serves as the link between the Programming and the DEC - Decision module. Click 4 : By using one or several contracting procedures (such as Call for tender / Call for proposals / FWC) we are able to find the contractor needed to execute the project. Click 5 : One contract result in one or several payments. They are recorded in the CRIS Invoices module Click 6 : Idem Click 7: It may be that we paid a contractor too much and that some money needs to be recovered (paid back to us). This is recorded in the CRIS Recovery Orders module. Engagement budgétaire Niveau 2 = Engagement Individuel

Durées et échéances

Durées et échéances 6 mois Période d’exécution du Contrat 6 mois Exécution de la CF Période de mise en oeuvre Période de clôture EOI/LMO Décision Période de signature des contrats FDC ILC 6 mois Période d’exécution du Contrat 6 mois Période de mise en oeuvre opérationnelle = 47 mois Contrat La diapositive contient des animations! Avant de cliquer sur: Nous voyons la chronologie de l'engagement global (type GF) Ce calendrier a un impact important sur le calendrier du contrat. La date du contrat doit respecter le délai fixé dans la décision !! Cliquez 1: La CE signe le contrat = visa ORDO dans ABAC: l'argent est réservé, l'engagement budgétaire est terminé Cliquez 2: L'entrepreneur signe le contrat. Cela signifie que le contrat entre en vigueur. Cliquez ici pour lire le texte intégral de l'article. Cliquez ici pour lire l'article complet. Cliquez 4: Entre le début et la fin des activités, nous avons la période opérationnelle, dans laquelle toutes les activités du contrat doivent être complétées Cliquez 5: au plus tard 18 mois après la fin de la période d'exploitation, nous avons la fin de l'exécution du contrat, spécifié dans CRIS comme l'IDE: Date finale pour la mise en œuvre Attention: l'IDE du contrat ne peut excéder l'IDE Cliquez 6: La Commission a 6 mois après l'IED pour terminer tous les paiements sur le contrat. Cependant, aucune facture ne peut être acceptée après l'IED! Date de début activités 01/08/2017 Date de fin activités 30/06/2021 Signature Contractant 20/07/2017 FDI 31/12/2022 Signature CE 09/07/2017 6

Date de démarrage des activités Champ obligatoire! Selon la nature du contrat, plusieurs options sont possibles (en choisir une): Services (SER) Date fixe Date de la dernière signature Ordre administratif Fournitures (SUP) Travaux (WKS) Devis Programmes & Appui Budgétaire (PF) Contrat spécifique (contrat cadre hors CRIS) (SPE) Date de fin des activités Subvention (SV) Date ultérieure Payement avance Date antérieure En comptabilité d'exercice, il faut attribuer à chaque "exercice" (année) les charges qui s'y rapportent. Cette opération (« cut off ») est la plus importante de celles de la clôture de l'exercice. L'unité R 1 procède à une répartition « prorata temporis » sur la base des dates de début et de fin d'activité telles qu'elles figurent dans Cris. Cette période d'activité doit être à l'intérieur de la période de mise en oeuvre opérationnelle éventuellement prévue par l'engagement budgétaire global (engagement de niveau 1). Cette période n'est pas nécessairement égale à la période contractuelle et ne peut pas comprendre la période de clôture. Souvent, le début de l'activité est le jour de la seconde signature. L'ordonnateur (Commission ou Autorité nationale) signe en premier et cette seconde signature est celle du contractant. D'autres formules peuvent être prévues comme par exemple fixer le début de l'activité à la date du premier paiement ou à une date ultérieure à la signature etc. Il est nécessaire de vérifier au niveau du contrat et de choisir la bonne formule. Il faut veiller à ce que les dates de début et de fin d'activité (avenant 000 dans Cris) correspondent, au jour près, à celles qui figurent dans l'engagement juridique (convention de financement, contrat ou avenant). Il faut notamment le vérifier dans le cas des devis-programme, où la Commission signe en dernier. Cette information doit pouvoir être vérifiée. Pour cela, le gestionnaire financier doit scanner le contrat (version signée) et l'attacher dans Cris avant de saisir ces dates et de mettre le « visa 80 ». Selon l'option choisie, l'introduction de la date se fera à l'encodage ou automatiquement

Final Date for Implementation (FDI) FDI = Date Limite D’exécution De L’engagement Budgétaire Individuel Comment calculer la FDI ? Date de début des activités + durée de la mise en œuvre opérationnelle + une durée qui dépend du type de contrat (rapport, période de garantie, etc..) Exemple: Conditions Générales d’un Contrat des Services (Art 19) ou d’un Contrat de Subvention (Art 21) Les obligations de la Commission Européenne en matière de paiements en vertu de ce contrat cesseront au plus tard 18 mois à compter de la date de fin de la mise en œuvre du contrat, à moins que le contrat soit résilié conformément à l'article xx des conditions générales. Le FDI ne peut jamais dépasser la FDI FA de la décision et pour une décision GN, il ne peut pas dépasser la décision LMO = EOI

Vérifications préliminaires

Ligne du temps Engagement GF Période pour signer la CF N+1 Décision de financement 21/12/2017 FDC FA 31/12/2018 FDC ILC 16/06/2021 FDI FA / DLE 16/06/2024 Visa ORDO 22/12/2017 Signature du pays bénéficiaire 16/06/2018 EOI/ LMO 16/06/2022 Période pour signer la CF N+1 Période d'exécution de la CF Slide with animation ! Details / Date: all info comes from Financing Agreement ! Follow the animation steps with the explanation below: Step 1: The Financing Decision is taken by the College of Commissioners. The use of the funds as specified in the Action Fiche have been approved. The Authorising Officer can now proceed to the budgetary and legal commitments. Step 2: The Authorising Officer (AO) signs the level-1 commitment in ABAC (the funds are now reserved) and signs the FA on paper (« Year N ») The AO (ORDO) is the Director of the concerned Directorate FDC FA: As of this date (ORDO visa), the beneficiary country has until the end of year N+1 to sign the FA (31/12/N+1) Step 3: signature of the FA by the beneficiary country (« FA date » in CRIS): the Financing agreement enters into force This date will have a great impact on the calculation of the subsequent dates! For the EDF, the signature is given by the NAO = National Authorising Officer / RAO = Regional Step 4 : FDC ILC = Final Date for Concluding individual legal commitments This date is calculated by CRIS at GESTO80 level on the basis of : signature date of beneficiary country + 36 months (the so-called D+3 rule) As of the signature date by the beneficiary country until FDC ILC, contracts may be signed, except for audit and evaluation contracts which can be signed after the FDC ILC as well After the FDC ILC, all remaining funds on the level-1 commitment EXCEPT contingencies, audit & evaluation amounts must be de-committed Step 5: LMO=EOI Date limite de mise en œuvre = End date of Operational implementation All activities foreseen within the poject except for audit & evaluation must be completed by this date! It is during the operational implementation period that the costs incurred are eligible, except for audit & evaluation: the costs are eligible beyond this date (until FDI FA / DLE) Step 6: FDI FA / DLE : end of execution, all activities under the corresponding contracts incl audit & evaluation must be finalised FDI FA: Budget equivalent of EDF term ‘DLE’, stands for Final Date for Implementation of Financing Agreement Step 7 : Closure Activities must be finalised by the LMO! Between the LMO and the FDI FA invoices, reports can still be submitted and processed. Audit & Evaluation activities can be performed during this period. Between the LMO/EOI and the FDI FA/DLE there must be a period of either 24 months (standard) or 30 months if the Project is complex. (DEVCO companion 5.5.3 + EDF Financial guide 3.2.7) Step 8 : 6 months: As of the FDI FA / DLE, only payments can still be processed over a 6-month period. No invoices are accepted anymore!! These dates come from decision 21-535 FED At the end of the slideshow, go to CRIS and show where you can find the dates mentioned above Don’t forget to talk about RA commitments (audits and Eval can be signed before AND after the FDC ILC) Période pour signer les Contrats (FCP FA) = 36 mois Période de mise en oeuvre = X mois (durée du projet) Période clôture = 24 mois 6 mois Seulement payments

Etat de la Décision Vérifier l'état de la Décision = EC – En Cours Vérifier le type d'engagement 3. Vérifier les dates de la Décision: Date limite de contractualisation (D+3) : FDC ILC Date limite de mise en œuvre opérationnelle : EOI/LMO Date limite de mise en œuvre (Budget) / d'exécution (FED): FDI FA/DLE FDI FA/DLE EN -> pas de décision Dans ce cas, regarder si l'argent est disponible sur la ligne budgétaire opérationnelle D+3/FDC ILC

Synthèse financière Vérifier la situation financière de la décision (Fonds suffisants sur le poste de la décision sur lequel le contrat va être imputé) (RAC total suffisant ? )

Etat du Contractant Les FEL et FCB du contractant doivent être valides afin que GESTFIN puisse donner son visa. Les états peuvent être consulté dans le module FEL: Fichiers des Entités Légales Identifiant du bénéficiaire/contractant Définie par rapport à sa personnalité juridique (administration publique, société privée, association, expert, etc.) Clé validée: 6xxxxxxxxx FCB: Fichiers des comptes bancaires Données bancaires du bénéficiaire/contractant un ou plusieurs comptes bancaires Les LEF et BAF sont copié d'ABAC vers CRIS toutes les 45 minutes *vérifier toujours le système d'alerte précoce FEL = Fichiers des Entités Légales contient l'ensemble des tiers avec lesquels la Commission effectue des opérations de recettes ou de dépenses Une Entité Légale (EL) est définie au niveau de la personnalité juridique, que ce soit une personne morale (administration publique, société privée, association, etc.) ou une personne physique (expert, interprète, etc.). Aucune transaction d'exécution budgétaire ne peut plus être effectuée si elle ne comporte pas la référence à une "entité légale" préalablement enregistrée dans le FEL Pour chaque entité légale (EL), il faut alors identifier les comptes bancaires sur lesquels elle reçoit des fonds de la Commission Une des caractéristiques principales de la comptabilité d'exercice (Accrual Accounting) qui résulte de l'exercice de modernisation de la comptabilité, est que toutes les opérations de dépenses et de recettes sont imputées à un compte du "Plan Comptable" correspondant à une entité légale. Ceci permet de définir, à tout moment, la position comptable/financière d'une entité légale vis-à-vis de la Commission ATTENTION! Si un FEL existant qui est envoyé vers la DG Budget pour validation il sera automatiquement rejeté par cette dernière ce que induirait inévitablement un blocage. De ce fait, il est important de ne pas recréer un FEL local dans le seul but d'identifier des correspondants différents au sein d'une même entité. Dorénavant des informations telles que le nom de la personne de contact ainsi que son adresse électronique peuvent être spécifiées au niveau du contrat et/ou appel d'offres/ à propositions.

Etat du Contractant Vérifier la FEL du contractant Vérifiez le système d'alerte précoce EDES Si OK, vérifier le FCB du contractant VALID-Waiting : FEL envoyé via l'interface vers ABAC. INVALID : FEL en attente validation par BUDG. VALID : FEL validé par BUDG. REJECTED: FEL refusé par BUDG (ex : doublons) BLOCKED: FEL bloqué par BUDG par manque de justificatifs. Sur un FEL bloqué on peut pas ni faire des engagements de niveau 2 (contrat), ni des paiements (factures). Cependant, sur une FEL bloqué on peut apurer des préfinancements: c'est à dire on peut enregistrer des factures de types FAC 100% clearings (qui apurent la totalité d'un préfinancement précédent). ATTENTION! Si un FEL existant qui est envoyé vers la DG Budget pour validation il sera automatiquement rejeté par cette dernière ce que induirait inévitablement un blocage. De ce fait, il est important de ne pas recréer un FEL local dans le seul but d'identifier des correspondants différents au sein d'une même entité. Dorénavant des informations telles que le nom de la personne de contact ainsi que son adresse électronique peuvent être spécifiées au niveau du contrat et/ou appel d'offres/ à propositions.

Contrat= engagement de niveau 2 (ou individuel) Définition Contrat= engagement de niveau 2 (ou individuel) Appel d'offres Autres Appel à propositions Contrat-Cadre Contrats de Mise en Oeuvre (ME) Contrats de Mise en Oeuvre (ME) Contrats Spécifiques (LM) Subventions (SV) Services PAGODA Autres types Travaux DP Appui budgétaire Fournitures Contrats internes entre deux entités de la Commission Engagements techniques ("dummy" contracts) ex: pour le paiement d'intérêts de retard Contrats spécifiques issus des contrats-cadres hors DEVCO

Informations Générales

Encodage d'un contrat 1 2 NB: Si vous avez la référence d'un appel à propositions en état "complété", vous pouvez créer le contrat en utilisant cette option-ci. Toutes les info encodées en E-calls vont être recopiés dans CRIS. 3

Encodage d'un contrat Mise en œuvre Subvention Contrat spécifique 4 Selon le type de contrat choisi, dans l'onglet "Info Générales", différentes sections seront à remplir: Mise en œuvre Subvention Contrat spécifique Identification Informations procédures attribution  - -  Requête Informations Publications Montant Ref. bancaire cabinet audit Suivi Suivi des rapports Echéancier initial des paiements Options spécifiques d'impression

Contrats de mise en œuvre (ME) Natures des contrats Contrats de mise en œuvre (ME) SER: Services SUP: Fournitures WKS: Travaux PF: Pro forma registration (Devis Programmes & Appui Budgétaire) CF: Convention de Financement – transfert de fonds aux entités déléguées IT: engagement technique pour payer les intérêts de retard RC: réengagement (à utiliser seulement si l'ancien engagement n'est plus valable ex: FDI périmé) AAR: Arrangements Administratifs (transactions entre différents services de la Commission Européenne ) AEE: Dépenses administratives excepté Marchés (ex: missions) SPE: Contrat spécifique (contrat cadre hors CRIS) ACT: Subvention pour action OPR: Subvention de fonctionnement AAR – Administrative Arrangements: Contracts between 2 entities of the Commission (for transactions between different services of the European Commission (JRC,OIB,...) – ex: Memorandum of Understanding between DIGIT and DEVCO regarding the ITIC service - DEVCO pays 350.000€ to DIGIT for the ITIC services in 2013 (RP contract 333-273, administrative line) This contract nature is also to be used for employment contracts for statutory staff of the Commission. AEE – Administrative expenditure except procurement – no tendering procedure is linked to this one (ex: missions) – mostly Erasmus Mundus (funds reimboursed to EACEA) or training expenditure in delegations– only 12 CTRs in CRIS to date 21/08/2014 – example CTR 252-008 CF – Financing Agreement: Co- Financing, like Delegation Agreements - IMDA, Indirect Management Delegation Agreement, is the new contractual template for Indirect Management with International Organisations and National Agencies. A single template replacing the Contribution Agreement and Delegation Agreement. Specificities of both IOs and National Agencies taken into consideration in the template. IMDA applies only for budget implementation tasks (tendering, contracting, paying); not for services (for ex: EU tenders) not for grants (for ex: EU calls for proposals) IT - Late payment interests (Commitment EN, dummy contracts) MEF – Membership Fees for the Commission - ex: EC annual membership fee for the Association for the Development of Education in Africa (ADEA) – CTR 280-597 (50.000€) PF – "Pro-forma registration: Program Estimates, Budget Support): Legally speaking these are not valid CTRs : the legal commitment for BS is the financing agreement (see decision). The FA signature date is retrieved automatically by CRIS from the decision to and copied in the CTR. Program Estimates should not have the same obligation. SPE: Specific contract (resulting from a Framework Contract not covered in the CRIS) CX- Reconciliation Contracts –These are Contracts (internal to CRIS) which should be recorded to cover data entered manually in ABAC, for instance, in the context of sub-delegations granted to other DGs. RC – Re-commitment: only to be used when the amount has already been committed previously but for some reason the initial commitment can no longer be used. In that case a re-commitment is needed (e.g.: when the FDI has expired). In those cases, the amount that is still due to the contractor/beneficiary but for some reason was not paid from the original commitment, must be first de-committed before it is re-committed using an RC Contract. (any difference for the EDF?) IT – Technical commitment allowing payment of late interest (only EDF ?) Services related to closure activities: This field can be filled for contracts related to closure activities of projects or programme-estimates (closure evaluations or audits) where the end date of activities can exceed the end date of operational implementation period (LMO/EOI). This field is available only for contracts with a type and nature ME / SER, ME / SPE or LM / SER and having AU- Audit or EV-Evaluation as type of services. By default it is set to No. If the ‘Yes’ value is selected the ‘End date of activities’ of the contract can go beyond the ‘End date of operational implementation period (LMO=EOI)" of the associated decision. If this information was disregarded in the initial version of the contract, this field can still be modified via a rider until the GESTFIN visa. Les données sont extraites directement de CRIS et tous les services doivent pour leurs subventions et marchés : – S'assurer de la qualité des données non financières enregistrées dans CRIS. Ceci implique que les intitulés et les descriptions des projets soient clairs et de nature à être publiés. – Compléter la localisation de l'action à partir de l'écran « contrat » dans CRIS. – S'assurer que l'ensemble des subventions et des marchés qui ne doivent pas être publiés soient marqués comme tels et que les motifs justifiant leur non-publication soient enregistrés dans CRIS. Un engagement de niveau 2 conserve la qualification qui lui est donnée selon les règles en vigueur au moment de la signature de l'ordonnateur, même si la règlementation change par la suite. Subvention (SV)

Nature, sous-nature et type Mise en Œuvre (ME): SER Nature, sous-nature et type Les données sont extraites directement de CRIS et tous les services doivent pour leurs subventions et marchés : – S'assurer de la qualité des données non financières enregistrées dans CRIS. Ceci implique que les intitulés et les descriptions des projets soient clairs et de nature à être publiés. – Compléter la localisation de l'action à partir de l'écran « contrat » dans CRIS. – S'assurer que l'ensemble des subventions et des marchés qui ne doivent pas être publiés soient marqués comme tels et que les motifs justifiant leur non-publication soient enregistrés dans CRIS. Un engagement de niveau 2 conserve la qualification qui lui est donnée selon les règles en vigueur au moment de la signature de l'ordonnateur, même si la règlementation change par la suite.

Mise en Œuvre (ME): SPE Nature et sous-nature Le code A27 a été supprimé. Dès lors, si vous avez un Contrat spécifique SPE avec le code A27, un changement s'impose! Comment procéder? Le GESTFIN doit modifier le code dans le champ Classe/Catégorie dans ABAC. Et le GESTOPE crée ensuite un avenant pour mettre à jour la sous-nature dans CRIS.

Mise en Œuvre (ME): SUP & WKS Nature et sous-nature

Subvention (SV): Nature et sous-nature

Règlement Applicable Contrat BUDG: Contrat FED:

NB: la référence doit être ajoutée correctement, avec le code complet. Référence des Prévisions financières C'est maintenant possible d'ajouter la référence du contrat draft BPC au moment de la création du contrat CRIS. Après le visa RESPFIN, l'histoire de prévision du contrat BPC est transféré vers le contrat CRIS et le contrat BPC disparaît de la liste en BPC. Plus d'info : http://www.cc.cec/wikis/display/crisknowledgebase/BPC+Chapitre+3+-+CONTRATS+DRAFT#BPCChapitre3-CONTRATSDRAFT-344 NB: la référence doit être ajoutée correctement, avec le code complet. Exemple: CTR_DR_JM_0010

Devises Contrat Paiement Budget € Devise locale FED € Devise locale Contracts are usually signed in EUR but the payments can be made in local currency as well !!! This is very different from the EDF: As of 9th EDF, all payments must be made in the currency of the contract EXCEPTION: programme estimates where we can have contractual currency and a specific payment currency. This means that in these cases, payments can be made in 2 different currencies. Currency is specified by the Contracting Authority in the procedure: Instructions to tenderers / guidelines for applicants Annexes PRAG: B8, C4, D4, E3c The financial offer must be presented as an amount in Euro or national currency EDF: The currency of the tender is the currency of the contract and the currency of payment Exception EDF ≤ 8: specific payment currency Exception: Devis Programme : Devise contractuelle peut être ≠ Devise de paiement Paiements possibles Devise contractuelle Devise spécifique de paiement

Etats des Contrats en CRIS PO (provisoire): ENCOD DE (décidé) : GESTOPE / GESTFIN / RESPFIN EG (engagé) : ORDO EC (en cours) : GESTFIN (étape 80) CA (annulé) : suite à un visa CC de refus CL (clôturé) : suite à la clôture du contrat via une version CL dans la page des avenants.

Responsables

Responsables Section Financière Visas ABAC Section Financière Section Opérationelle

Chaîne de visas Visa Etat 30 85 – 96 GESTITF EC – En Cours 80 GESTFIN 70 COMPTA EG – Engagé 60 ORDO 50 GESTITF 40 RESPFIN 30 GESTFIN 25 RESPOPE DE – Décidé 15 GESTOPE 10 ENCOD PO – Provisoire Visas techniques Introduit les dates de signature dans l’Avenant IN 000 Valide l’engagement budgétaire Visa technique L’engagement est généré et apparait dans la Ventilation financière Ventilation financière et l’Avenant IN 000 Ventilation analytique et Imputations + Vent.statistique + Descriptif +Encodage Formulaire CAD Encodage Informations Générales et Responsables 10: ENCOD - The general information tab, at least, must be filled in and submitted before granting your visa at this level 15: GESTOPE - The analytical breakdown and allocations tabs, at least, must be filled in and submitted before granting your visa at this level 20: ENCCAD – The DAC Form tab must be completed before granting your visa at this level 25: RESPOPE - The operational verifying agent cannot update any information in Cris except granting his visa 30: GESTFIN - The financial breakdown and the rider 000, at least, must be filled in and submitted before granting your visa at this level 40: RESPFIN - The financial verifying agent cannot update any information in Cris except granting his visa => a commitment request sent to ABAC 50 : GESTITF: This step means that the Commitment information is sent to ABAC for validation by the system and by the Authorising Officer 60 and 70 – ORDO – COMPTA - are visaed in ABAC but can be viewed in CRIS Once these two visas have been granted in ABAC, the budgetary commitment is approved and we may proceed with signing the legal commitment --- This means that the general, special conditions and any annexes need to be printed (http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm) and signed by the Commission and sent to the contractor/beneficiary for signature 80: GESTFIN - This visa can be given only if the EU and contractor’s signature dates are filled in the rider 000 Préciser les visas 85 à 96 85-86 envoi et retour Date signature contractant vers ABAC Workflow 90-91 envoi et retour vers ABAC CTR (Date attribution, procédure attribution, code garantie préfinancement, zone géographique,…) 95-96 envoi et retour Envoi du LCM vers ABAC Workflow (information liée à la publication : zone bénéficiaire de l’action, flag publication autorisée, etc..) What is the difference between ABAC Workflow and ABAC Contracts - ABAC Workflow: contains the commitment information: budgetary commitment is approved here. This is where the visas need to be granted - ABAC contracts: contains mainly operational information on the contract itself, award procedure, etc. NO visas are granted here. Information is sent into ABAC contracts automatically once it has been approved in CRIS already 30

Liste de Contrôle Bouton « Liste de Contrôle» dans l'onglet visa Disponible après le visa 30 – GESTFIN La liste inclut les informations les plus importantes que RESPFIN doit vérifier

Ventilation Analytique & Imputations

Ventilation analytique Ventilation financière Fonds - Onglet "Ventilations" Ventilation analytique Ventilation financière Utilisation Origine Dans CRIS on trouve d’une part des DONNEES OPERATIONNELLES, de l’autre des DONNEES FINANCIERES *OPERATIONNEL : ce qui se rapporte au PROJET ou au CONTRAT. PROJET : on va le définir « il s’agit de la construction d’une route entre Tombouctou et … », il est exécuté par la société de construction MACHIN et fils. Il a commencé à telle date et se termine l’année prochaine. Les bailleurs de fonds sont LA COMMISSION et TELLE ONG. LA COMMISSION A PASSE UNE CONVENTION AVEC LE PAYS BENEFICIAIRE. Cela se rapporte à tel OBJECTIF POLITIQUE. Le contrat est prévu pour un certain MONTANT. Depuis le début du projet il s’est passé tel ou tel événement qui ont fait qu’on est soit en AVANCE, soit en RETARD, soit DANS LES DELAIS. (ce sont les données de SUIVI du projet) *RESPONSABILITE = UNITES OPERATIONNELLES FINANCIERES : la SOURCE DE FINANCEMENT (9ème FED ou telle ligne budgétaire) On doit PAYER autant ou RECOUVRER autant On a constitué des GARANTIES FINANCIERES *RESPONSABILITE = UNITES FINANCES-CONTRATS ************************************************************ In CRIS, we can find both Operational data and Financial data Operational data: data linked to the Project or the Contract Project: we are going to define it as follows 'construction of a road between Tombouctou and X'. It is going to be executed by construction company THINGY and sons. The Project started at date Y and will end next year. The donors are the Commission and NGO Something. The Commission has signed a Financing Agreement with the beneficiary country. This agreement is linked to the political objective. The contract is foreseen for a certain amount. Since the start of the Project, an event has occurred which causes the project to be ahead on schedule, behind on schedule or following the schedule (they are the Follow up data of the Project) Responsibility: Operational section/unit Financial data: financing source (9th EDF or a certain General Budget line) We need to pay a certain amount or recover money Financial guarantees are established Responsibility: Finance & Contracts section/unit

Onglet "Ventilation analytique" NB: Pour les contrats Budget, ce n'est pas obligatoire de détailler la ventilation analytique du contrat comme dans la version papier Subvention: CT= UE+AC Mise en œuvre: 01= Montant Total C'est dans la Ventilation analytique que la structure du budget du contrat est définie. Par défaut, CRIS génère une version simplifiée de la Ventilation analytique qui varie en fonction du type de contrat. Par défaut, une seule ligne de ventilation analytique (type CT) est générée par le système lorsqu'un nouveau contrat est créé. L'utilisateur doit définir plusieurs lignes en ajoutant des niveaux / sous-niveaux si besoin. Notez qu'il y a deux exceptions à cette règle: Pour les contrats d'appui budgétaire (contrats avec la sous-nature Z02), un modèle prédéfini est importé, qui est toujours obligatoire; Pour les subventions (SV) et les accords de financement (ME, nature CF), trois lignes s'affichent: coût total (CT), contribution UE (UE) et autres contributions (AC). Pensez à vérifier que le montant en EUR figurant dans l'onglet Infos générales est identique au Montant Total de cet onglet. Depuis la migration des modules financiers de CRIS vers ABAC en avril 2016, la consommation sur le contrat doit être remplie par les utilisateurs, car elle n'est plus complétée automatiquement par les entités financières (factures, ordres de recouvrement, notes de crédit). Pendant la vie du contrat, le GESTOPE mettra à jour cet onglet et le GESTFIN peut également y faire des modifications ou des ajouts, le cas échéant. Le "montant prévu" a été déjà encodé lors de la création du contrat CRIS. Le champ "montant consommé" reflète l'exécution financière du contrat. Il n'y a aucun contrôle sur la consommation budgétaire encodée par l'utilisateur durant la vie du contrat. La seule vérification effectuée est lors de la clôture du contrat: le montant affiché dans la Ventilation analytique doit être égal au montant de la Ventilation financière. Dans la section "Détails" des postes Attention: Les valeurs à encoder dans le champ "montant consommé" sont différentes pour les contrats financés sous le Budget général de l'UE (BUDG) par rapport à ceux sous le Fond Européen de Développement (FED) à cause du traitement différent des ordres de recouvrement d'une perspective financière. Sous le BUDG, le montant à encoder dans la Ventilation financière correspond aux paiements effectués sur le contrat (montant consommé = montant payé). Plus simplement, la valeur à encoder est la somme de tous les paiements effectués sur le contrat. Au cas où un ordre de recouvrement est issu sur ce contrat, le montant apuré (avec un apurement ou sans) ne doit pas être encodé dans le montant consommé, sinon cela créerait une incohérence avec les informations provenant de la ventilation financière. Tout de même, l'ordre de recouvrement s'affichera automatiquement dans le tableau en-dessous de la ventilation budgétaire, pour que l'information ne soient pas perdue. imputables, deux liens permettent de modifier le montant payé et le montant recouvré - disponibles au niveau de l'ENCOD, du GESTOPE et du GESTFIN du contrat 2. Sous le FED, le montant à encoder en tant que "montant consommé" correspond également aux paiements exécutés sur le contrat, ainsi qu'à tout ordre de recouvrement qui sera finalement encaissé (montant consommé = montant payé – montant apuré). Puisque sous le FED le montant apuré revient sur l'engagement financier, l'utilisateur doit refléter cette situation dans le montant consommé, pour qu'à la fin de la vie du contrat le montant consommé dans la ventillation analytique soit identique au montant consommé dans la ventilation financière. Contrat de subvention pour le Budget La colonne "% Dép. Fact" (Pourcentage dépassement facture) permet d'indiquer le pourcentage de tolérance de dépassement entre les rubriques (comme spécifié dans le PRAG, section 6.4.10.3). Sur les rubriques imputables (contribution UE, pas les rubriques 99) d'un contrat, vous pouvez spécifier que le montant facturé peut dépasser de x% le montant contractuel sans avoir à générer un avenant au contrat. y a cependant deux conditions à cela : Le montant de la contribution UE du contrat ne peut pas varier. Si vous consommez davantage sur une rubrique, vous devez compenser en consommant moins sur une autre. Dans le cas où le montant total doit être augmenté, un avenant doit alors être introduit. Une fois que le "% Dép. Fact" est indiqué et que le contrat est signé, il n'est plus possible de modifier ce pourcentage par avenant. Il est dès lors conseillé de toujours indiquer le pourcentage maximum autorisé.  Contrats FED La Ventilation analytique d'un contrat FED doit contenir au moins autant de rubriques imputables que de postes à imputer au niveau de la Décision (principe regional) Il est impossible d'allouer une rubrique d'un contrat à plusieurs postes d'une Décision.   S'il existe une clause de révision de prix sur le contrat, ce montant doit figurer dans une rubrique séparée. Si le contrat est en EUR, la structure du budget doit être détaillée (comme celle se trouvant dans l'offre du contractant). Si le contrat est en devise, la structure du budget doit en revanche rester la plus simple possible, tout en prenant en compte les deux instructions précédentes. Colonne Imputable: Y= Yes => les fonds peuvent être consommés Yes No

Onglet "Ventilation analytique" Contrat FED La Ventilation analytique d'un contrat FED doit contenir au moins autant de rubriques imputables que de postes à imputer au niveau de la Décision (principe régional), car il est impossible d'allouer une rubrique d'un contrat à plusieurs postes d'une Décision S'il existe une clause de révision de prix sur le contrat, ce montant doit figurer dans une rubrique séparée Si le contrat est en EUR, la structure du budget doit être détaillée (comme celle se trouvant dans l'offre du contractant) Si le contrat est en devise, la structure du budget doit en revanche rester la plus simple possible, tout en prenant en compte les deux instructions précédentes  

La seule vérification effectuée est lors de la clôture du contrat: Onglet "Ventilation analytique": consommation Depuis la migration des modules financiers de CRIS vers ABAC en avril 2016, la consommation sur le contrat doit être remplie par le GESTOPE (factures, ordres de recouvrement, notes de crédit). Le champ "montant consommé" reflète l'exécution financière du contrat. Il n'y a aucun contrôle sur la consommation budgétaire encodée par l'utilisateur durant la vie du contrat. La seule vérification effectuée est lors de la clôture du contrat:  le montant affiché dans la Ventilation analytique doit être égal au montant de la Ventilation financière.

Onglet "Ventilation analytique": consommation Dans la section "Détail" des postes imputables, les champs permettent de modifier le montant payé et le montant recouvré sont disponibles au niveau de l'ENCOD, du GESTOPE et du GESTFIN du contrat. Nota Bene! CTR BUDG: seulement les paiements doivent être encodés CTR FED: paiements et ordres de recouvrements doivent être encodés

Subvention: lien avec la ventilation analytique de la décision Onglet "Imputations" Subvention: lien avec la ventilation analytique de la décision CTR 384-230 DEC 023-041 It is via the Allocations tab that we establish the link between the budget breakdown of the contract and the budget breakdown of the decision. It is very important to complete the Allocations tab correctly !!! By doing this, you will be able to follow up on the use of the funds at the level of the decision and follow up on the execution of the different sections of the project via the different contracts (dans la Synthese financiere)

Mise en œuvre: lien avec la ventilation analytique de la décision Onglet "Imputations" Mise en œuvre: lien avec la ventilation analytique de la décision CTR 382-279 DEC 024-811  39

Engagements Lignes Budgétaires

Types d'engagements GF GN RF RG EN SD Signature d'une Convention de Financement (CF) avec pays bénéficiaire Pas de Convention de Financement Autre Décision Engagement Budgétaire Niveau 1 Engagement global GF GN Contrat Engagement Budgétaire Niveau 2 Engagement individuel RF RG EN *Automatiquement généré. Pas d'impact dans ABAC SD Types d'engagements GN, GF & PI Les informations relatives au mode de gestion ne sont plus encodées dans le module Décision. Ces informations sont désormais enregistrées dans le module contrat pour chaque contrat Avantage: Pas d'ambiguité si la Convention de Financement prévoit plusieurs modes de gestion GN, GF et PI: Pas de champs disponible PP et EM: champs disponible Decision : HQ or devolved delegations Level-1 commitments or global commitments are generated by HQ, however, the decisions can be initiated by the delegation Level-2 commitments or individual commitments can be generated by both HQ and delegations In the level-1 commitment there are 2 main types: with or without Financing Agreement. A Financing Agreement is a legal commitment between the European Commission and one or more beneficiary countries GF commitment is used up by one or several RF commitments GN commitment is used up by one or several RG commitments The EN commitment exists only for the General Budget, not for the EDF! It is an ‘individual’ commitment that is not linked to a level-1 commitment. It can be used for instance for the payment of late interest on a previous contract where no funds were left on the commitment. It can also be used for a feasibility study, to help management decide on whether or not to include a certain project in the AAP (Annual Action programme). Recap Budgetary structure before Distinction between legal and budgetary commitments Here are the different types of budgetary commitments: Working together with the beneficiary country or not so FA or not FA Depending on the type of decision with or without FA: use of different types of contracts Who initiates DEC and CTR (erase HQ) GF commitment is used up by one or several RF, RA and/or RZ commitments RZ: Programme Estimates, Annual Work plans under a GF

Onglet "Ventilation financière" Info encodées dans Info générales Info déduites Info encodées dans Info générales S'il est nécessaire de remplir le "posting critéria" (= code statistique), cela doit se faire à cette étape -> uniquement obligatoire pour dépenses administratives pour BUDGET; -> pour le FED

Avenant Initial

Informations envoyées vers ABAC Onglet Avenant Initial (000)

Gestion Indirecte (IM) Mode de gestion DM: personnel CE (Commission, Agences d'exécution , Délégations de l'UE). IM: Organisations Internationales, pays tiers, agences décentralisées SH: Etats Membres Gestion Directe (DM) Gestion Indirecte (IM) Partagée BUDGET& EDF BUDGET Dans chaque document d'action, le mode de gestion est décidés. Le Règlement Financier définit les trois modes différents de gestion ainsi que les limites et les conditions de leur application. • Mode de gestion directe: Les services de la Commission et les agences exécutives mettent en œuvre le budget. Les agences exécutives sont des organismes communautaires créés par la Commission et investie de pouvoirs afin de mettre en œuvre tout ou partie d'un programme de l'Union ou d'un projet pour le compte de la Commission et sous sa responsabilité, conformément au règlement (CE) n ° 58/2003. Ils ont une personnalité juridique et sont situés à Bruxelles ou à Luxembourg. • Mode de gestion indirecte : délégation de tâches d'exécution budgétaire à des organisations internationales, des pays tiers, des organismes de l'Union, les agences des États membres, des organismes privés exécutant des missions de service public ou chargés de l'application de partenariats Public-privé (PPP). Agences nationales: elles forment un réseau d'entités ayant une mission de service public et sont désignés par les États membres. Organismes spécialisés de l'Union: la Commission peut déléguer certaines tâches d'exécution à des organismes spécialisés tels que la Banque européenne d'investissement (BEI), le Fonds européen d'investissement (FEI), certains organismes internationaux publics ou privés ou encore à des organismes privés ayant une mission de service public. Les pays tiers: Dans le domaine des actions extérieures (tel que les activités de l'UE concernant les Etats non-membres de l’UE), le budget peut être géré directement par le pays tiers bénéficiaire. Les organisations internationals :Toutes les entités qui exécutent le budget en gestion indirecte sont tenues de: - Respecter quelques règles de base telles que s'assurer de l'absence de conflit d'intérêts, définir un système efficace de contrôle interne et de respecter le principe de transparence dans l'exécution du budget de l'UE. Soumettre une déclaration annuelle de gestion ainsi que les rapports de mise en œuvre et les comptes annuels accompagnés d'une opinion de l’auditeur. • Mode de gestion partagé : mise en œuvre du budget par les États membres

Dépend du type de gestion et de la délégation responsable Mode de gestion 1.Type de gestion 2.Mis en œuvre par 3.Catégorie de dépenses Mode de Gestion 1. Type de gestion budgétaire 2. "Mis en œuvre par" : Dépend du type de gestion et de la délégation responsable DM La définition des codes proposées par CRIS est uniquement en anglais IM SM

Codes dérivés des deux champs précédents Liens entre codes 3. "Catégories de dépenses" Codes dérivés des deux champs précédents DM IM

Classe de paiements Codes Description FEC = Fractionné Commission européenne (avec préfin)  Plusieurs tranches de paiements + intérêts et recettes générés sur le Contrat sont comptabilisés dans le Budget général de la CE FTP = Fractionné Partie Tiers (avec préfin)  Plusieurs tranches de paiements + intérêts et recettes générés sur le Contrat sont la propriété du tiers MUL = Paiements « uniques » multiples  Plusieurs tranches de paiements, chacune étant unique Par exemple: Paiement du salaire mensuel des experts SIN = Paiement Unique  Un seul et unique paiement sur le Contrat

Intérêts de préfinancement - Subventions La Commission ne recouvre plus les intérêts de préfinancement dans les cas des Règlements Applicables suivants -FR2012 -MIX-FR2007/FR2012 -FREDF11 -FREDFMIX<11 La valeur FEC est toujours disponible pour tous les règlements mais un message d'alerte s'affiche lors de la soumission de l'avenant initial (000)

FDC ILC/D+3 Uniquement pour contrats avec un engagement budgétaire RF: Application de la règle D+3 Exception à la règle D + 3 Oui/Non La justification utilisée doit être compatible avec le : Domaine Instrument de financement : Budget ou FED Indicateur de co-financement (Infos générales) Type d'engagement

Paiements

(délai pour l'approbation du rapport + délai de paiement) Délais de Paiement: FREDF11 FR2012 FRMIX2007/2012 Toujours vérifier les conditions spécifiques du contrat 30-60-90 Délai de paiement unique (délai pour l'approbation du rapport + délai de paiement)

Taux d'intérêt de retard Onglet Paiement

Intérêt de retard Tous contractants ont droit au paiement des intérêts de retard par la Commission européenne si les factures n'ont pas été payées dans les délais légaux* et si le montant des intérêts ≥ 200€ L'intérêt par défaut est calculé pour la durée du retard: l'intervalle entre la date suivante l'échéance légale pour le paiement et la date du paiement effectif. *Exceptions: programme d'appui budgétaire et organismes publics des états membres

Taux d'intérêt de retard Factures en Euros= ECB Factures en devise locale=LCB Règles Règlement Applicable Type de contrat Banque Taux d'intérêt BCE+ 7 ou BCL+ 7 FR2007 FRMIX-2007-2012 FRFEDF<11 Services Fournitures Banque Centrale Européenne (BCE) or Banque Centrale Locale (BCL) Taux d'intérêt spécifique à la banque +7 points BCE+ 8 ou BCL+ 8 FR2012 FREDF11 FREDFMIX +8 points BCE+ 3.5 ou BCL+3.5 All Travaux Subventions +3,5 points

Onglet "Paiement" Pour encoder les délais de paiement et les informations sur l'approbation du rapport, au niveau du Contrat Comprend 3 zones: Liste de délais de paiement et approbation du rapport Chaque ligne identifiée par un "type de paiement"; Détail du délai de paiement et approbation du rapport   Information intérêts de retard

Onglet "Paiement"

Approbation du rapport Onglet "Paiement" Type de paiement Obligatoire Délai de paiement FREDF<11 FREDFMIX<11 FREDF11 Approbation du rapport Délai d'approbation du rapport

A Retenir à tout prix! Le lien vers l’engagement de niveau 1 Types d’engagements Dates: début et fin des activités et FDI Les codes conformes des procédures d’attribution Publication des détails du contrat