Workshop habilitations-e-paysage 05/05/2017

Organisation de la journée 9h45 : Accueil - Salle M2 10h00 : Présentation collégiale du processus et de la procédure habilitations 10h30 : Échanges de pratiques en sous-groupes (salles M2, L, S2) - formulaires et documents 12h00 : Lunch - Salle M2 13h00 : Collecte des données – Mise à jour des DB FASE et alimentation de la base de données HOPS – travail en sous groupes (salles M2, L, S2) 15h00 : Fin des travaux

Déliverables attendus sur base du travail de la journée Finalisation du formulaire de demandes d’habilitation et des formulaires de demandes allégées Mise à jour de la base de données FASE et mise à disposition des informations signalétiques des établissements en FWB (via WS et via fichiers format xls et csv) Alimentation en données de la base de données HOPS Alimentation du portail étudiants Mise à disposition de l’environnement d’exploitation HOPS pour les EES

Organisation de l’après-midi Lien entre les habilitations et e-paysage Données à collecter Méthode proposée Plannings PE

Lien entre habilitation et e-paysage

Les objectifs e-paysage Créer une base de données des inscriptions des étudiants de l’enseignement supérieur en FWB Technologies permettant une actualisation automatisée des données par des acteurs multiples Associer des outils d’exploitation des données pour les acteurs

Plateforme e-paysage/points d’intérêt du WS Interface d’exploitation des données Dataware House Portail de l’offre C Interface web Webservices Tables agrégées Sources anonymisées Tableaux de bord Référentiel des établissements Banque de données issues de sources authentiques v v SIEL-SUP HOPS SAPE FASE Alloc Fam RN Référentiels des habilitations et de l’offre Point central de l’inscription de l’étudiant Alimentation d’un référentiel des diplômes délivrés en FWB DB étudiants

Organisation des écrans HOPS

LES Données à collecter

Identification des données à collecter Ressources : Site e-paysage (https://sites.google.com/a/ares-ac.be/epaysage/) – onglet : GT/Workshops et boîte à outils Consigne : les données à collecter sont encadrées en rouge dans le document – 3 écrans sont concernés : le signalétique des études, les informations liées aux modalités et celles liées aux établissements Chaque donnée est définie sur base du dictionnaire des données – la définition vous semble-t-elle claire? Avez-vous des suggestions d’améliorations?

Ecran signalétique Donnée Définition Exemple Intitulé du grade académique Intitulé du grade pédagogique tel que précisé sur le diplôme (incluant la finalité et dans le cas des finalités spécialisées, l’intitulé de la spécialisation) Exemple : master en informatique, orientation web, finalité pédagogique

Ecran Habilitations Donnée Définition Exemple Modalités linguistiques Modalités linguistiques des cours Français Néerlandais Anglais Allemand Espagnol Modalités horaires Modalités horaires d'organisation des cours Horaire de jour Horaire décalé Modalités pédagogiques Modalités pédagogiques des cours Présentiel (classique) Alternance e-learning Enseignement hybride Type de collaboration Sans partenariat Avec partenariat

Ecran Etablissements Données Définition Exemple Nom de l'établissement référent Université libre de Bruxelles Nom des partenaires FWB Haute Ecole en Hainaut Nom des campus Campus de Louvain-La-Neuve Type de collaboration Sans partenariat Avec partenariat Modalités de partenariat Modalités d'organisation des études de l'habilitation Coorganisation Codiplômation Type de campus Le campus principal est celui sur lequel se donne la majorité des crédits associés aux études. Tous les autres campus sont qualifiés de secondaires. Dans le cas, où la répartition est équivalente, tous les campus sont dits principaux. Principal Secondaire

L’exploitation des données par les ees

Banque de données issues de sources authentiques Les données HOPS et FASE sont croisées dans un interface d’exploitation Interface d’exploitation des données Dataware House C Interface web Webservices Tables agrégées Sources anonymisées Tableaux de bord Banque de données issues de sources authentiques v v SIEL-SUP HOPS SAPE FASE Alloc Fam RN DB étudiants

Séparation de l’encodage et de l’exploitation L’encodage se fait dans HOPS L’exploitation dans un outil dédié -dataware house (DWH) – Il permet le croisement entre différentes bases de données (HOPS et FASE) et le traitement de calculs, de graphiques etc

Les utilisateurs de l’interface d’exploitation Les EES Les commissaires/délégués L’administration FWB L’ARES Le cabinet du ministre de l’enseignement supérieur L’AEQES

Des accès aux informations par univers Tout le monde n’a pas accès à toutes les informations de HOPS Paramétrer des univers dédiés pour les recherches les plus courantes Laisser une liberté de croisement entre données autorisées aux utilisateurs  Consignes : vous allez voir une liste de recherches demandées par des utilisateurs hors EES qui sera pré-programmée – Sur base de cette liste et en fonction de la présentation de ce matin, avez – vous des demandes complémentaires de pré-pragrammation en sachant qu’il vous sera possible d’effectuer votre propre recherche ?

Fonctionnalités courantes Liste des études/établissement référent/partenaire/forme du partenariat Liste des études/forme d'étude/établissement référent Liste des titres délivrés/établissements référents Liste des études/arrondissement (lien sur le campus) Liste des études /domaine/établissement référent Liste des études programmées (PE)/établissement référent/année académique Liste des études/pôle académique Liste des établissements travaillant en codiplômation Liste des études/établissement/modalité horaire Liste des études/établissement référent/modalités linguistiques autres que français Liste des études/établissement référent/dispositifs pédagogiques Liste des partenaires hors CFWB Liste des études /cycle/forme d'enseignement Liste domaine paysage/Campus/arrondissement Liste domaine/Etablissement référent Liste des études/Etablissements référents/modalités linguistiques/domaine Liste des études/Etablissements référents/modalités horaires/domaine

Méthodologie proposée

Forme de la collecte Collecte en deux temps : 1-les données établissements  mise à jour de FASE, 2-les données relatives aux habilitations  Mise à jour de HOPS Mise à jour de FASE : Fichier excel en trois feuilles + une feuille consigne en première page rappelant les définitions Première page : information signalétique du siège social de l’établissement – Informations à vérifier Deuxième page : Liste des implantations administratives Troisième page : Liste des campus Mise à jour de HOPS : Fichier excel en trois feuilles + une feuille consigne en première page rappelant les définitions Première page : écran habilitations Deuxième page : écran établissements (établissement référent, partenaires FWB et autres partenaires Notion Définition Implantation administrative Lieu où se trouvent les dossiers papiers de l’étudiant à contrôler par les commissaires (valeur dématérialisation sera proposée) Campus Lieu où l’étudiant suite ses cours, bénéficie de services adminsitratifs et collectifs

Planification

Planification proposée -Basée sur le rythme académique (vacances) -Tient compte de la publication du portail étudiant – 01 septembre 2017 -Dépôt des dossiers de demandes d’habilitation – 01 octobre 2017 Proposition : Envoi du document de la collecte FASE – 08 mai Retour du document complété – 22 mai Envoi du document de la collecte Habilitations – 29 mai Retour du document complété – 23 juin

ENVOI ANNUEL DES PROGRAMMES D’ÉTUDES DÉTAILLÉS A L’ARES

A terme Les envois des PE seront effectués par webservices (automatiquement dans HOPS) à partir des logiciels de gestion des inscriptions des établissements  uniformisation des formats L’écran « programme d’études » comprendra ces informations Seuls les intitulés du PE seront « exposés » sur le portail étudiant Des mises à jour seront possibles jusqu’au 01 septembre pour permettre l’intégration des PE liés aux nouvelles habilitations, obtenues dans le courant du mois de juin Coordination interne aux établissements pour que les informations soient disponibles dans les délais pour l’envoi L’environnement de test est en place et certains établissement sont déjà en train de tester

Envoi PE 2017-2018 A l’identique de ce qui a été fait les autres années Courriers d’information sera envoyé dans les jours prochains