Journée de formation des personnes chargées du recueil dans les CH Expérimentation d’un recueil d’indicateurs de performance pour l’amélioration de la qualité hospitalière (IPAQH) Rôles des personnes chargées du recueil et grandes étapes de l’étude pilote Journée de formation des personnes chargées du recueil dans les CH 18 septembre 2007

Les intervenants Le référent de l’étude Les personnes chargées du recueil Le DIM, collège du DIM Les praticiens (services et pôles) La direction Les instances consultatives (CME, sous commission(s) spécialisée de la CME, commission des soins infirmiers, de rééducation et médico-technique…) Les archives et secrétariat médical HAS – IPAQH, 18 septembre 2007

Rôles des personnes chargées du recueil Analysent des dossiers Saisissent les données Relèvent les temps de travail Participent à l’évaluation de la qualité de l’enquête Identifient des pistes immédiates d’amélioration HAS – IPAQH, 18 septembre 2007

Profil des personnes chargées du recueil Profil souhaité Responsable qualité, Cadre infirmier, Médecin DIM, TIM, Clinicien … Privilégier le travail en binôme (fiabilité, gain de temps) Assurer une assistance : Assistance par des médecins pour l’analyse des dossiers patients Assistance par des anesthésistes pour l’analyse des dossiers anesthésiques Assistance par des cardiologues pour l’analyse des dossiers du thème « infarctus du myocarde » HAS – IPAQH, 18 septembre 2007

Les étapes Phase préparatoire Information des instances de l’établissement Organisation : Du tirage au sort avec le DIM De la sortie des dossiers (archives, services, ou dossiers informatisés), notamment autorisation Des conditions d’analyse des dossiers Sous responsabilité médicale (DIM ou praticien) Pièce réservée fermant à clé, ordinateur et web pour la saisie, téléphone pour assistance en ligne HAS Respect de la confidentialité De la procédure de validation des données et de transmission à la HAS Choix des enquêteurs (binôme, formation, externes aux services, praticiens pour dossier d’anesthésie et IDM) RDV 1 : 1 session de formation des enquêteurs par la HAS 18 septembre 2007 Exercices sur dossiers fictifs. HAS – IPAQH, 18 septembre 2007

Les étapes Phase préparatoire Comment : Par exemple via réunion(s) de travail ou groupe projet : Référent de l’étude DIM Personnes chargées du recueil Anesthésistes, cardiologues, sous-commissions de la CME (douleur, nutrition, EPP) Responsable de l’EPP Contrôle de gestion Archivistes et secrétariats médicaux … Foire aux questions sur le recueil disponible sur Internet : IPAQH - Méthode générale (tirage au sort), IPAQH -Tenue du dossier patient, IPAQH - Tenue du dossier anesthésique, IPAQH - Prise en charge de l’infarctus du myocarde après la phase aiguë. HAS – IPAQH, 18 septembre 2007

Les étapes Déroulement du recueil au sein des établissements Information communication interne Supports (diaporama de la journée des référents de l’étude et des formations), page web IPAQH [http://www.has-sante.fr/portail/display.jsp?id=c_493937]. Formation interne des personnes chargées du recueil Transfert de compétences acquises au cours des journées de formation HAS Tirage au sort (Cf. méthode de tirage au sort) Recherche et mobilisation des dossiers Archives et services cliniques Accès aux dossiers informatisés (autorisation) Cas des dossiers non retrouvés Mise à disposition des personnes chargées du recueil HAS – IPAQH, 18 septembre 2007

Les étapes Déroulement du recueil au sein des établissements Analyse des dossiers Responsabilité / Encadrement médical Confidentialité Outils : logiciel de saisie et guide méthodologique Privilégier le travail en binômes Assistance des médecins pour l’analyse des dossiers patients Assistance des anesthésistes pour l’analyse des dossiers anesthésiques Assistance des cardiologues pour l’analyse des dossiers du thème IDM Saisie informatique des données En ligne avec le logiciel « Le Sphinx » Contrôle et validation technique des données Contrôle d’exhaustivité et cohérence (5 dossiers au hasard). Tableau de bord de suivi HAS – IPAQH, 18 septembre 2007

Les étapes Déroulement du recueil au sein des établissements Validation et transmission des données à la HAS (14 décembre 2007) Sous couvert de l’accord de la direction Évaluation du déroulement de l’enquête Transmission du document d’évaluation de l’enquête à la HAS (temps de travail et qualité des outils et accompagnement) : 14 décembre 2007. Par exemple : débriefing rapide enquêteurs, référent, DIM sur difficultés et améliorations possibles. HAS – IPAQH, 18 septembre 2007

Les étapes Exploitation et restitution des résultats pour la HAS Organisation de la rétro-information sur les résultats nationaux à la CME, la direction aux services participants RDV 2 : Réception des résultats individuels de la part de la HAS : semaine du 7 janvier 2008 RDV 3 : Journée d’échange avec les référents des CH sur le bilan de l’enquête et la restitution des résultats : le 22 janvier 2008 HAS – IPAQH, 18 septembre 2007