Premiers modules de Démocratie Participative à la Ville de Niort

Sommaire - La Commande Politique - Organisation du Service de Proximité et contexte - Présentation des 4 premiers modules - Retour d’expérience

La Commande Politique Les objectifs étaient: - De moderniser la relation (au sens large) avec les citoyens en proposant: - Un bouquet de téléservices - Des fonctions de Démocratie Participative …Appel D’offre remporté par Libreair en 2016 C’est le Service de proximité qui pilote transversalement le projet avec la DSI

Présentation des 4 premiers modules 1) Module de Sondage 2) Module de Doléances Citoyennes 2) Module Forum 3) Module Extranet Conseil de Quartier

Organisation du Service de Proximité et Relation aux Citoyens Le choix a été fait de créer un vrai service de proximité «déconnecté» des «grandes» directions -> traduit la volonté de l’équipe municipale. - Lien direct avec le Maire - Plus de réactivité -> Depuis plusieurs années, Niort a investit fortement dans la vie des Quartiers - Conseils de Quartiers actifs - Réunion de Quartiers - Animations … Population de Niort: 59 000 habitants

Présentation des 4 premiers modules 1) Module de Sondage - Le retour est toujours positif, plusieurs centaines de réponses à chaque fois - Simple à déployer mais peu d’échanges / interactivité (logiciel OS pas Libreair) 2) Module de Doléances Citoyennes - Sollicitation de toutes natures - Propreté - Sécurité - Sociale Une fonction ouverte pour permettre à chacun de déposer sa demande. Une qualification par le Service qui associe des Workflows en conséquence: - Envoi de mail - Insertion dans ATAL - traitement dans le Back Office interne - Production de statistiques En 2017: 3650 traitements de demandes - 50% téléphone (ressaisies) - 30% via le web - 20% réunion de quartier, élus, etc …

Présentation des 4 premiers modules 3) Module de forum /Concertation - La définition du Forum est la suivante: - Description du thème - Possibilité de donner son avis - Possibilité de réagir à un avis - Possibilité de liker/disliker - Modération à priori (côté Citoyen et côté Ville) avant d’utiliser le même compte « citoyen »

Présentation des 4 premiers modules 3) Module de forum /Concertation Forum demandé par sondage ... 1ère tentative de déploiement dès le démarrage de l’ensemble des fonctions de l’AO (doléance, ensemble des téléservices, modules Démocratie Particiaptive). En pensant que le déploiement sera identique des « défauts » sont apparus rapidement sans pouvoir les traiter immédiatement pour cause de déploiement « massif » - Le manque d’implication de l’équipe politique -> certaines réponses ne sont pas du ressort du service de proximité - Le Manque de communication sur l’outil -> une campagne et une représentation sur le site importante (ca se prépare) - La gestion de toutes les fonctions (dispersion) => Une image peu positive (manque de réactivité, pas de réponses aux sollicitations) -> le contraire de ce qui est attendu !

Présentation des 4 premiers modules Les enseignements et les décisions prises 1) La nécessité d’animer et avoir une forte réactivité il faut créer un doublon: Community Manager / Elu - Le C.M. administre et fait remonter les interpellations à l’élu qui ne sont pas de son ressort - C’est un travail de fond et permanent (un des objectifs -> éviter l’utilisation excessive non structurée du compte FaceBook ). 2) En faire une priorité sur une période sur le site - On s’est posé la question de faire un site dédié à la DP

Présentation des 4 premiers modules 4) Module Extranet dédié aux Conseils de Quartiers et Citoyens Les objectifs de l’extranet - Mieux gérer la rotation des Conseillers (plus de 300 personnes dont la moitié est remplacée tout les 18 mois) - Permettre une « continuité » de service et une capitalisation des informations - Structurer l’envoi d’information qui reste important (compte rendu de réunion, conseil de quartier, ertc …) éliminer l’envoi de mails

Présentation des 4 premiers modules Pour le moment, la définition de l’extranet est la suivante: - Possibilité de partager des informations intra « Quartier » - Données clés du quartier - Calendrier - Des fichiers - Des forums - Possibilité de partager des informations inter « Quartier » - Calendrier - Des fichiers

Présentation des 4 premiers modules

Présentation des 4 premiers modules Les enseignements et les décisions prises - Prendre en considération que les Utilisateurs sont dispersés, nombreux et actifs sur une période (vidéo). - Procédure de gestion de compte - Procédure d’autoformation - détecter les non-utilisateurs - Sensibiliser les utilisateurs aux enjeux (réduire l’envoi de mails).

Conclusions En conclusion ! 4 Appels d’Offre sur 5 de refonte de site internet intègrent des modules de « Démocratie Participative » - le périmètre de la DP n’est pas formel, les composants sont variés. Pour chaque module on doit mesurer des indicateurs qui peuvent rendre le déploiement plus ou moins délicat - Impact élus opérationnels - Impacts engagements - Impact utilisateurs (effectifs, rotations, etc ….) - Charge de travail associée (suivi du flux d’information) - Organisation par rapport au site internet /Facebook - Evolutivité du système d’information

Berger Levrault et la Démocratie Participative Pour nous, la Relation Usager ne s’arrète pas à la mise en place de télé services… - Module Forum - Module Extranet - Module Préparation Réunion de Conseil de Quartier - Module de Votation et de Budget Participatif (avec implémentation d’une BlockChain - en cours de dev) Contacts: Serge VIDALI: 06 68 50 04 45 – serge.vidali@libreair.fr Bénédicte GABRIEL : 05 49 78 77 26- benedicte.gabriel@mairie-niort.fr