Discussions relatives à l’application de pénalités Québec, le 5 février 2014

Ordre du jour Préambule Contexte Problématique Exemples Impacts potentiels sur le marché Pistes de solution

Préambule Le RPGTI croit que l’application de pénalités doit être mieux encadrée Le RPGTI désire qu’elles soient: Assez élevées de façon à favoriser l’atteinte des résultats visés, mais pas au point d’en rendre l’application difficile dans certains cas Formulées clairement et uniformément pour en baliser l’application Conditions d’application et d’exclusion Appliquées de la même façon pour tous

Contexte Ce document se concentre sur les pénalités liées aux appels d’offres pour la fourniture de ressources humaines en TI La grande majorité de ces appels d’offres se présentent en mode « per diem », les forfaits ayant considérablement diminué au cours des dernières années Les pénalités visent particulièrement les ressources stratégiques, ainsi que le remplacement de ressources en cours de mandat Les pénalités sont présentes dans les appels d’offres depuis de nombreuses années Autrefois plutôt utilisées comme « menace », rarement appliquées La « menace » a continuellement crû au fil des années Depuis l’été 2013, elles sont appliquées de façon variable et peu prévisible Les pénalités liées aux acquisitions de produits matériels et logiciels ne sont pas couvertes dans ce document

Principales difficultés des pénalités Généralement trop élevées, plus que requis pour l’atteinte de l’objectif visé Très variables dans leur formulation Varient d’un organisme à l’autre L’interprétation porte parfois à la confusion Jusqu’à 7 types de pénalités différentes dans un même appel d’offres Non disponibilité des ressources clés identifiées dans la soumission Remplacement des ressources clés Délai pour le remplacement des ressources clés Délai de mise en place des ressources demandées Délai pour le remplacement de ressources supplémentaires Réponse aux demandes de support et d’entretien Remise de la carte d’accès Les pénalités liées aux ressources souvent: N’excluent pas les cas de démission, maladie grave, maternité Ne sont pas limitées aux ressources stratégiques S’appliquent sur plusieurs années pour une même ressource On ne trouve que très rarement une limite financière aux pénalités individuelles ou collectives Application variable entre le début et la fin d’un contrat Difficilement applicables aux plus petits fournisseurs

Impacts potentiels sur le marché Hausse du coût des ressources à long terme Les consultants peuvent utiliser le risque de pénalité dans la négociation de leurs conditions de travail (salaire vs affectation) si la pénalité n’exclut pas la notion de lien d’emploi Réduction du nombre de soumissionnaires par appel d’offres Si un fournisseur présente la même ressource disponible sur plus d’un appel d’offres, il risque d’encourir des pénalités s’il gagne plus d’une soumission avec la même ressource qu’il ne peut fournir qu’à une place Hausse du prix des soumissions Des provisions pour pénalités devront être incluses dans le prix des soumissions Réduction progressive de la qualité des ressources disponibles Les pénalités trop élevées réduiront la mobilité des ressources entre les mandats, au détriment de la diversité d’expériences cumulées Climat de concurrence entre les donneurs d’ordres pour l’approvisionnement en ressources Les appels d’offres avec pénalités moindres vont attirer davantage de soumissionnaires, alors que les pénalités élevées vont réduire le nombre de soumissionnaires à cause du risque plus élevé

Exemple d’impact sur les coûts / prix Une ressource permanente d’un fournisseur devient disponible Il ne peut la proposer sur plus d’un appel d’offres en cours sans risques de pénalités; s’il gagne plus d’un appel d’offres avec la même ressource, des pénalités s’appliqueront En la proposant dans un seul appel d’offres, la ressource est immobilisée pendant au moins deux mois Délai de réponse plus délai de décision Entretemps, la ressource est inutilisée Si la soumission est non gagnante, on recommence avec un nouveau délai minimum de 2 mois

Exemples de variabilité dans les pénalités Ressource proposée non disponible au début du mandat Pénalité initiale forfaitaire Varie d’environ 5,000$ à 75,000$ par ressource; souvent 50,000$ par ressource Remplacement de ressource 5,000$ à 20,000$ pour remplacement d’une ressource en cours de mandat Ou de 10 à 20 jours au tarif de la ressource Ou 20 jours au premier remplacement, 25,000$ aux suivants Ou des pénalités appliquées sur les 4 années du contrat: 107 500 $ pour le remplacement d’une ressource dans la première année du contrat; 90 000 $ pour le remplacement d’une ressource dans la deuxième année du contrat; 65 000 $ pour le remplacement d’une ressource dans la troisième année du contrat; 47 500 $ pour le remplacement d’une ressource dans la quatrième année du contrat. Appliquées parfois aux ressources stratégiques, parfois à l’ensemble des ressources Délai pour remplacement d’une ressource Pénalité de 500$ à 15,000$ par jour Passé un délai de 5 à 10 jours Indépendant de la cause du remplacement (demandé par le fournisseur ou le client) Appliqué parfois aux ressources stratégiques, parfois à l’ensemble des ressources

Recommandations Pénalités liées à la disponibilité initiale des ressources: En limiter l’application aux ressources stratégiques dont l’affectation est prévue dans le premier mois du mandat Ne pas les appliquer si le démarrage du projet est décalé Ne pas les appliquer aux ressources sur demande dont les conditions d’arrivée ne sont pas prévisibles Accorder un délai de grâce minimal de 5 jours avant d’appliquer la pénalité Pénalités liées au remplacement d’une ressource en cours de mandat Accorder un délai minimal de 15 jours ouvrables pour présenter une nouvelle ressource et de 10 jours additionnels pour la livrer La pénalité applicable pour les délais additionnels est établie au tarif quotidien de la ressource par jour additionnel de retard Prévoir un maximum financier pour chaque pénalité 5% de la valeur de la facturation prévue pour la ressource 5% de la valeur totale du contrat pour le total des pénalités Encadrer le nombre de jours non facturables de transfert d’expertise lors d’un remplacement de ressource Maximum de 10 jours par remplacement Le nombre de jours calculé au prorata de la présence passée de la ressource à remplacer par rapport à la durée totale du mandat

Recommandations Ne jamais pénaliser la non disponibilité d’une ressource ou son remplacement dans un cas de force majeure, tel: Décès Maladie grave Rupture du lien d’emploi Congé parental Étaler le paiement des pénalités ou les appliquer à la fin du mandat pour tenir compte que les contrats sont souvent réduits en valeur avant la fin du mandat La pénalité ne doit pas s’appliquer sur la valeur prévue du mandat alors que cette valeur risque d’être réduite Limiter dans le temps à une année par ressource l’application des pénalités associées au remplacement d’une ressource Appliquer la pénalité à 50% lorsque la non disponibilité d’une ressource présentée est due au fait qu’elle a été retenue dans une autre adjudication préalable Ne pas appliquer la pénalité lorsque le CV de la ressource remplit les exigences et que son remplacement est demandé par le client

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